Como criar uma rotina (e porque ela não precisa ser uma coisa chata)

Rotina: eu amo, mas sei que muita gente odeia. E longe de mim querer impor minha opinião, mas a impressão que eu tenho é que a rejeição à rotina vem de uma certa confusão com o seu real significado. Muita gente associa rotina a algo inflexível, extremamente controlado, repetitivo e chato. E rotina não é isso.

Na realidade, ter um rotina te permite lidar com tranquilidade com eventualidades que apareçam. Ter uma rotina, acreditem, traz espontaneidade para viver sua vida de forma mais leve. Isso porque rotina não inclui apenas suas atividades planejadas; ela deve abrigar tudo que não é planejado também. O segredo da rotina é estruturar seu dia, sua semana, de modo que você possa não só realizar suas tarefas e todas as outras coisas que você planeja, mas também dar conta do inesperado sem se sobrecarregar e sem se atrapalhar.

O primeiro passo para criar uma rotina é entender que ela não representa horários fixos e pré definidos e sim regularidade. Rotina poupa energia e tempo porque você não precisar parar para pensar e decidir o que você vai fazer a seguir.

Apesar de não ser necessariamente organização de horários, sua rotina pode ser assim se você quiser. Ou seja, ao criar sua rotina diária, você pode sim se basear em horários definidos para cada tarefa ou tipo de tarefa, com hora para começar e para terminar. Lembrando sempre de manter e flexibilidade e deixar uma folga entre um horário e outro para que as coisas não fiquem emboladas. Você também pode organizar sua rotina considerando sequências de atividades, determinando coisas  a serem feitas umas depois das outras.

mesa com notebook caderno caneta celular xicaraFoto de Alejandro Escamilla em Unsplash

De qualquer forma, na hora de criar uma rotina, pode ser útil seguir as etapas abaixo:

  1. liste tudo o que você precisa fazer, não só suas tarefas e obrigações, também suas atividades diárias, coisas que você faz com frequência.
  2. anote como é sua rotina hoje, o que faz e quando faz. Aproveite para anotar também o tempo médio que você leva para fazer suas tarefas. É o que chamamos de rastreamento de rotina. Eu já falei disso no post sobre picos de energia e a ideia é bem simples: pegue uma folha de papel (ou um editor de textos) e escreva suas atividades ao longo do dia, que horas começou e terminou. Se quiser, pode anotar também como estava se sentindo (focado, animado, distraído, cansado)  porque isso te ajuda a identificar suas oscilações de energia bem como as atividades que você tem maior ou menor facilidade de executar.
  3. baseando-se nas informações dos itens anteriores, crie sua rotina ideal, o que você gostaria de fazer. Leve em conta as coisas que você não pode deixar de fazer, as coisas que você gostaria de fazer, o tempo que você tem e o tempo necessário para cada coisa.
  4. traga o quanto for possível da sua rotina ideal  para a sua realidade. Leve em conta seus picos de energia, que você deve ter conseguido observar a partir do rastreamento de como é sua rotina hoje.

Nesse último ponto é onde está o pulo do gato: a forma como você distribui suas atividades é que garante que sua rotina será bem sucedida. O ponto é colocar a sua rotina ideal em prática levando em conta as limitações da sua realidade mas ao mesmo tempo buscando escapar dessas limitações o quanto der.

Por exemplo, se você trabalha em horário comercial, claro que fica mais difícil flexibilizar sua rotina já que seu horário de trabalho é fixo. Mas você ainda pode gerenciar a sua rotina de trabalho organizando suas tarefas de uma forma mais eficiente e que lhe agrade mais. E pode criar uma rotina “fora do trabalho” justamente para usar melhor seu tempo livre. E antes que me digam que programar o tempo livre não é legal, lembre-se que eu não estou falando de ser inflexível e nem de encher seu tempo fora de trabalho de atividades. Na verdade é bem o contrário. Se você chega do trabalho exausto, por exemplo, não é legal programar nada para esse horário. Sua rotina pós trabalho pode ser simplesmente “tirar uma hora para descansar e relaxar”. Percebem? Nessa hora você pode fazer o que quiser: ler, comer, se exercitar ou ficar totalmente a toa. A rotina estrutura o seu tempo mas não define obrigatoriamente o que você vai fazer com ele. 

Precisamos falar também sobre não confundir rotina com planejamento. Rotina é repetição de uma sequência de atividades. Planejamento é definir como suas tarefas serão feitas e como seu tempo será utilizado. Você pode planejar várias coisas, inclusive sua rotina.

teclado cadernos canetas oculosFoto de Jess Bailey em Unsplash

Eu costumo organizar minha rotina de duas formas: usando blocos de tempo e definindo temas para os dias da semana. Eu gosto muito de blocos de tempo porque eles me ajudam a me manter focada, já que sei que tenho um intervalo definido para fazer determinada tarefa. E também otimiza a realização das atividades e me dá flexibilidade para mudar as ordem de realização das tarefas ao longo do dia ou até mesmo entre os dias da semana.

De forma simples: eu tenho listadas as tarefas que quero e preciso realizar. Atividades similares são agrupadas. Então eu defino blocos de tempo (de 30 minutos a 1h30min)  para cada tarefa ou grupo de tarefas e distribuo ao longo do dia ou semana. Vamos supor que eu criei no meu dia um bloco de 1 hora para estudar inglês. Esse bloco pode ser planejado em função do horário (das 14h às 15h, das 20h às 21h) ou de uma sequência de atividades (um bloco de trabalho, um bloco para checar e-mails e mensagens e um bloco de estudos). Em qualquer dos casos é possível remanejar com tranquilidade esse bloco se houver necessidade.

A definição de temas para os dias da semana é interessante quando você tem várias áreas diferentes as quais precisa se dedicar. Eu uso de forma complementar aos blocos de tempo, quando estou com um volume maior de tarefas. Por exemplo: na segunda me dedico ao blog; na terça e na quarta às minhas atividades profissionais principais; na quinta e na sexta à atividades e projetos profissionais paralelas.

Mas é importante entender que isso não quer dizer que na segunda eu só faço tarefas do blog: é o meu foco principal, mas não quer dizer que eu só faça isso. Do mesmo modo, eu não trabalho apenas na terça e na quarta, mas esses são os dias em que me dedico essencialmente à isso. E eu mencionei apenas atividades do lado profissional, porque é onde eu aplico essa ideia dos temas. Se você quiser, pode usar também para outras atividades: ter um dia para atividades físicas, outro para estudos, outro para leitura. Cada um deve identificar o que funciona melhor para si.

Para finalizar, existem algumas coisas a serem levadas em consideração na hora de criar uma rotina:

  • é super prático e útil ter uma rotina da manhã e uma rotina da noite. E para deixar mais uma vez bem claro que rotina não tem que ter a ver com horário, sua rotina da manhã não precisa ser de manhã e sim no momento em que você acorda. Talvez seja melhor chamar de “coisas a fazer assim que acordar” e “coisas a fazer antes de dormir”.
  • também é muito útil ter um rotina de limpeza da casa, para não se sobrecarregar ou se atrapalhar com essas atividades. Clicando ali no link tem um post só sobre como criar essa rotina e tem também uma planilha que eu criei para te ajudar com isso e você pode baixar clicando aqui.
  • é legal criar uma rotina de comunicação ou o que eu chamo de bloco de respostas (termo que aprendi no livro do Geronimo Theml). É uma rotina para otimizar o tempo que você gasta respondendo as pessoas: telefonemas, e-mails, mensagens. A ideia é ter um bloco onde você responde tudo e não ficar respondendo o tempo todo ao longo do dia, assim que chega um nova mensagem. Eu não aplico isso para conversas pessoais, com amigos e família, mas você até pode aplicar se quiser. 

Depois de ler esse post, me conta: você é como eu, que ama ter uma rotina, ou é daqueles que odeiam? E se odeia, me diz por que?

Até mais,

Juliana Sales

11 comentários sobre “Como criar uma rotina (e porque ela não precisa ser uma coisa chata)

  1. Acho que a primeira vez que vi um post sobre rotina foi aqui no teu blog – E me lembro de pensar: Socorro! Como alguém pode gostar de ter rotina? Mas permaneci por aqui, lendo sobre organização, planejamento e etc. Na época eu sempre dizia que minha rotina é não ter rotina, mas aos poucos reconheci que não ter rotina é também uma rotina, só que caótica. Hoje não posso dizer que sou viciada em rotinas, não consigo me impor uma grande rigidez e nem pretendo, mas seguindo as dicas dos vários posts, posso dizer que consegui estabelecer uma rotina suficiente para não me perder nem desperdiçar tempo, assim como para organizar melhor algumas coisas da minha casa. Se eu amo rotina? Não. Mas posso dizer que a rotina é uma boa colega de vida hheheh

    Abraços

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    • A sua colocação foi muito bom Darlene, “não ter rotina também é uma rotina”. Captou bem a ideia que eu quis passar, de que cada um pode criar sua própria rotina, do seu jeito, e isso passa por descobrir uma forma do dia fluir melhor e não existe a menor necessidade de ser algo rígido ou chato.

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  2. Sou uma pessoa que gosta de rotina, é uma coisa natural pra mim. Principalmente pela manhã costumo seguir o mesmo passo a passo diariamente. Não é nada que me prenda ou sufoque, mas sim uma forma de me manter organizada com as tarefas do dia a dia. Funciona pra mim, acho importante seguir esse fluxo habitualmente.

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    • Eu também gosto muito de rotina, Patrícia, até quando ela é repetitiva, coisa que a maioria das pessoas odeia. Mas para mim traz tranquilidade. E claro, eu quero mostrar que rotina não é sempre assim, cada um tem que encontrar a sua própria forma de fazer o dia fluir melhor. E isso é rotina também!

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  3. Como disse uma vez meu professor de Filosofia “Não deixe sua vida ser uma rotina, mas também não a deixe ser movida apenas por novidades”. A rotina querendo ou não faz parte da nossa vida, mas como você apontou, não precisamos deixá-la ser algo chato e maçante, basta dosarmos tudo na medida certa.

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  4. Buongiorno cara mia…
    Eu tinha implicância com rotinas, principalmente na época escolar, que me obrigava a ritmos. Na faculdade e período integral, foi um caos. Com horários espaçados e um cronograma de aulas aqui e ali. Surtei… mas, depois percebi que rotinas são necessárias até para nos organizar mentalmente. Somos repetidores e isso nos coloca em um lugar. A mesa do café, as calçadas. Não sou muito ligada em relógio, mas me acerto com os meus ponteiros internos. Me disciplino principalmente quando tenho projetos a realizar.
    Já até escrevi a respeito… rotina é como receita de bolo. A base é sempre a mesma, você apenas acrescenta um aroma e pronto. Temos uma realidade. rs

    bacio

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  5. Eu e meu marido somos nômades e no começo foi bem dificil estabelecermos uma rotina, pois mudávamos de casa a cada 30 dias. Até que começamos a mudar a cada 2 ou 3 meses e conseguimos estabelecer uma rotina que funcione pra nós mais rápido. Muita gente acha que trabalhar de casa te dá muita liberdade de fazer sua própria rotina ou não ter uma. Dá liberdade sim, porém se você não tiver uma e não tiver principalmente a disciplina pra seguir ela, vai tudo pros ares! Ótimo post, pontuou muito bem o que passamos já e como fazemos hoje. 🙂

    Temos uma rotina pré-definida, mas ela se adapta a realidade do lugar em que estamos e isso tem funcionado super. Se tiver interesse em ver nosso blog, deixo aqui! http://nomadlikealocal.com/

    Beijão!

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    • Achei ótimo seu comentário Bárbara, porque você resumiu bem a essência da ideia do post: quando fala de ter uma rotina mas adaptá-la de acordo com as circunstâncias. E é exatamente isso. A rotina é pra dar uma direção e não pretender em uma repetição sem fim.

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