O que fazer quando você está sobrecarregado pelo excesso de tarefas

Eu digo sempre que estar ocupado não é o mesmo que ser produtivo. Por mais que eu sempre reforce por aqui que cada um deve ter seu próprio conceito de o que é produtividade e deve buscar ser mais produtivo de acordo com esse conceito, acho que todo mundo concorda que apenas fazer tarefas uma atrás da outra, sem como nem por que, está bem longe de ser algo produtivo.

Se você associa produtividade à alta performance pode até considerar que um dia foi produtivo quando você conseguiu concluir um grande número de tarefas. Mas tais tarefas, ou a maioria delas, está necessariamente ligada a um objetivo maior, a um propósito, já que ninguém busca a alta performance sem uma meta definida. Então, se você está caminhando na direção dos seus resultados você está sendo produtivo, mesmo que essa rotina de descansar pouco e trabalhar muito não faça parte do meu conceito pessoal de produtividade.

O meu conceito busca atingir objetivos de forma equilibrada, sem excessos e sem abrir mão de descanso e lazer. Mas qualquer que seja a forma como você enxerga a produtividade, de forma geral pode-se dizer que essa forma apenas determina o caminho para se atingir um mesmo fim, que é o de obter os resultados desejados, concretizando seus objetivos.

Talvez a frase do início do post possa ser reescrita: ser produtivo é diferente de estar ocupado, se você está se ocupando apenas com atividades pouco importantes ou que não contribuem com seus objetivos.

Ainda assim é muito comum que a maioria das pessoas esteja sobrecarregada de coisas a fazer. E claro que não é fácil lidar com o excesso de tarefas, já que é impossível ter um dia com mais horas e muitas vezes não dá para dar conta de tudo que queremos e precisamos fazer.

Daí vem a sensação de se sentir cansado, sobrecarregado, o que nos leva ao estresse constante e prováveis problemas de saúde. Sem falar que, com o acúmulo de estresse e falta de descanso, temos menos energia e motivação e conseguimos fazer ainda menos coisas, aumentando a quantidade de tarefas, a sobrecarga, que nos deixa ainda mais com a sensação de falta de tempo e estresse e por aí vai, em um círculo vicioso de cansaço, irritação, pouco tempo e muita coisa a fazer.

mulher usando notebook caderno de notas e varios post itsFoto de You X Ventures em Unsplash

Vamos conversar então sobre o que fazer quando estamos sobrecarregados de tarefas. Acredito que o primeiro passo é uma mudança de mentalidade, no sentido de entender que nossa lista de tarefas nunca terá fim. Acho que eu já disse isso por aqui e não é algo fácil de aceitar, mas a verdade é que nós nunca daremos conta de fazer todas as coisas que queremos e precisamos. As tarefas nunca vão acabar, o tempo que temos é limitado, então é impossível chegar a um momento em que não teremos mais nada a fazer. E tudo bem. Precisamos aprender a viver com essa realidade.

Quando entendemos isso, o pensamento natural que vem a seguir é: ok, eu posso não dar conta de tudo, mas e se eu reduzisse o volume de coisas a fazer? E sim, é por aí que começa. É importante fazer uma distinção entre as coisas que acreditamos que precisam ser feitas e aquelas que realmente devem ser feitas.

Para fazer essa separação é necessário avaliar cuidadosamente todas as nossas pendências, analisar item a item tudo aquilo que de uma forma ou de outra acabou indo parar em nossa lista de tarefas.

Mesmo depois dessa avaliação não é improvável que a lista de tarefas ainda permaneça com um grande volume de coisas a serem feitas. O segundo passo é exercitar a percepção de que nem tudo que precisamos fazer tem a mesma importância. Estou falando de definir prioridades.

Ter clareza sobre nossas prioridades é fundamental. E cada um tem uma forma diferente de identificar o que é prioritário, conforme seus próprios critérios pessoais. Uma técnica bastante conhecida e muito útil é a matriz de Eisenhower. Mas independente da ferramenta, a identificação de prioridades tem também um fator intuitivo: ao olhar para suas atividades quase todo mundo sabe instintivamente o que ali é mais importante. Na hora de planejar e executar até podemos deixar as prioridades de lado, pelos mais diversos motivos. Mas no fundo quase todo mundo tem essa consciência do que é realmente importante.

Pois bem, definir prioridades te ajuda a separar as atividades que você precisa fazer primeiro. Mas e todo o resto da sua lista? Porque se as tarefas que estão ali passaram pela triagem inicial é porque elas precisam mesmo ser feitas. Como lidar com o excesso se ele ainda existir nesse momento? Sem querer ser óbvia mas é tudo uma questão de planejamento e organização.

pessoa usando notebook com lista de tarefas ao ladoFoto de Eugene Chystiakov em Unsplash

Existem inúmeras formas de organizar suas tarefas. Nesse post, por exemplo, eu mostro 5 formas de fazer essa organização. Cada um deve organizar da forma que mais faça sentido em sua realidade. Além disso é importante planejar a forma como essas tarefas serão executadas, estando atento ao modo como você usará seu tempo. Aqui tem um post sobre planejamento semanal que pode te ajudar e aqui tem outro com dicas sobre gestão do tempo.

Não podemos falar sobre lidar com a sobrecarga sem buscar formas de evitar que ela aconteça. E para isso é preciso adquirir uma habilidade muito importante: saber dizer não. E isso envolve avaliar cada nova demanda que surge sob alguns critérios: é algo que precisa mesmo ser feito? Ou que você realmente quer fazer? Mesmo que você queira ou precise, é algo que pode ser feito agora? Você tem tempo? Não irá comprometer outras atividades mais importantes? Pode ser adiado? Ou delegado? É fundamental fazer essas perguntas para evitar assumir tarefas que vão comprometer seu tempo e acabar te sobrecarregando.

Temos muito o hábito (eu tenho e vejo que muita gente também tem) de querer abraçar o mundo. Aproveitar todas as oportunidades que surgem. Ler todos os livros que indicam e assistir todas as novas séries que aparecem. Estar sempre fazendo algum curso, estudando alguma coisa, planejando um novo projeto. E temos que entender que não precisamos fazer tudo. Ao menos, não ao menos tempo. Algumas coisas podem ficar para depois, podem ser planejadas para serem realizadas futuramente. Isso passa também por outra habilidade: aprender a delegar. Nem tudo que deve ser feito precisa obrigatoriamente ser feito por você.

Além disso, por mais que você seja adepto da alta performance, eu não posso deixar de recomendar respeitar seu próprio ritmo. E eu não falo só de descansar, dormir e se alimentar, que para mim são questão de saúde. Conhecer e respeitar seu ritmo ter a ver com conhecer suas variações de energia ao longo do dia: identificar seus picos de energia e aproveitá-los para realizar tarefas mais difíceis e complexas, enquanto os momentos de baixa energia podem ser usados para atividades mais simples.

Resumindo o que fazer quando você está sobrecarregado de tarefas:

  1. Entenda que sua lista de tarefas nunca terá fim. E tudo bem.
  2. Identifique o que pode ser descartado da lista de tarefas: analise e identifique o que você precisa ou quer mesmo fazer.
  3. Defina prioridades.
  4. Organize suas tarefas e planeje a execução.
  5. Evite que a sobrecarga apareça: saiba dizer não e aprenda a delegar.
  6. Aproveite seus picos de energia.

Sabemos que às vezes se sentir sobrecarregado é inevitável e muitas vezes fatores externos ou demandas de outras pessoas acabam de fato nos sobrecarregando. Mas precisamos tentar evitar com isso tanto quanto possível e quando não der lidar com organização e tranquilidade. Então, me conta: como você lida com a sobrecarga e o excesso de tarefas?

Até mais,

Juliana Sales

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