Níveis de organização para a vida

Quem começa a entrar no universo da organização e produtividade logo de cara pode ser assustar com o volume de coisas que precisam ser consideradas. Organizar um guarda-roupa é relativamente fácil; organizar uma casa inteira dá um pouco mais de trabalho, mas ainda não é algo muito complexo. Quando falamos de organizar tarefas, projetos, planos, já começa a parecer algo mais complicado. Se considerarmos organizar a nossa vida inteira, parece que não daremos conta, porque é realmente muita coisa.

Quando nos lançamos na missão de sermos pessoas mais organizadas e produtivas, precisamos entender que é um processo, algo que leva tempo e que deve ser feito aos poucos. Se hoje você decidisse organizar toda a sua vida, por onde começaria? Dá medo de pensar na resposta porque realmente são muitos aspectos a serem considerados. E é por isso  que eu digo que esse processo deve ser dividido em etapas.

E existem algumas formas de fazer essa divisão quando falamos de organização. Um tempo atrás eu fiz uma série aqui no blog chamada Manual da Organização e dividi o processo em 3 grandes áreas: organização física (de objetos, ambientes, espaços), organização digital (tudo relacionado a vida digital: celular, computador, e-mail, arquivos, fotos, vídeos, aplicativos) e organização mental ( envolve tudo que tendemos a manter na nossa mente, como tarefas, compromissos, prazos, planos, projetos, metas, sonhos, ideias).

Essa divisão é bem interessante em termos de entendimento de conceitos e aplicável para situações específicas e pontuais de organização, mas talvez na prática ela não seja assim tão fácil de realizar. Por isso, outra sugestão é a organização em termos de “níveis” ou “horizontes”. E esse é um conceito vindo do famoso método GTD. Eu sempre falo sobre GTD aqui no blog e quem me acompanha sabe que, apesar de não se adepta do método, eu utilizo muitos conceitos dele no meu dia a dia.

notebook eFoto de Melinda Gimpel em Unsplash

Vamos entender então o que é esse conceito de horizontes dentro do método e depois eu falo de como uso no meu dia a dia. Lembrando que todas essas informações estão no livro do David Allen, o criador do método: GTD – A Arte de Fazer Acontecer. Eu trago aqui uma explicação resumida e sempre recomendo a leitura para informações mais completas.

O conceito de horizontes está diretamente ligado a identificar qual o seu trabalho, considerando trabalho em um nível mais amplo, no sentido de as coisas que você tem a fazer na vida, e não só no âmbito profissional. David Allen nos fala da importância de saber quais nossas prioridades e para isso é necessário saber qual o nosso “trabalho”. No entanto, existem algumas perspectivas que podemos usar para encontrar essa resposta. O método GTD nos aponta seis:

  • Vida
  • Visões para 3 a 5 anos
  • Metas para 1 a 2 anos
  • Áreas de responsabilidade
  • Projetos atuais
  • Ações atuais

As seis perspectivas ou horizontes estão inter relacionadas e podem ser trabalhadas de baixo para cima ou de cima para baixo. A abordagem ideal seria de cima para baixo: primeiro definir qual o seu trabalho de vida, qual seria a sua “missão”, se preferir. A partir daí você estabelece passos para chegar a essa missão: coisas de longo prazo (visões), médio prazo (metas) e curto prazo (projetos e ações). Assim, você determina as suas ações atuais como sendo os passos mais básicos para atingir sua “missão de vida”.

No entanto, como eu disse, essa é a abordagem ideal. O próprio Allen indica no livro que essa não é a atitude mais prática. Segundo ele, pode ser difícil pensar em coisas mais abstratas como visões e missões se no dia a dia você está mergulhado em um sem fim de tarefas, sem tempo sequer de respirar, que dirá parar e pensar se o seu trabalho hoje contribui para a sua missão de vida. 

notebook cadeFoto de Trent Erwin em Unsplash

Então comece organizando suas ações atuais, que se refere a listar de forma completa tudo o que você precisa fazer (tarefas e compromissos), tudo que está acumulado. Depois organize seus projetos atuais, lembrando que o conceito do GTD para projeto é “tudo que precisa de mais de uma ação para ser concluído”. Seus projetos representam resultados que você quer alcançar em um prazo relativamente curto. Suas áreas de responsabilidade são a origem da maioria das suas tarefas e projetos. São os papéis que você assume no trabalho, junto a sua família e amigos, com a sociedade e consigo mesmo; podem ser expressas pelas áreas da famosa ferramenta roda da vida.: carreira, finanças, relacionamento, saúde e bem estar, espiritualidade e assim por diante.

Esses três primeiros níveis se referem ao gerenciamento das coisas que estão acontecendo, tem a ver com organizar o presente e as o que você tem que fazer ou está fazendo agora. Os três níveis mais altos tem relação com o futuro, com planejar o que você deseja que aconteça e que se torne realidade daqui a algum tempo. 

E como colocar todos esses conceitos em prática para organizar sua vida? Pra começar preciso repetir o que eu já disse lá no começo: eu não sou adepta do método GTD na sua totalidade, mas uso no meu dia a dia muitos conceitos originados dele e adaptados para a minha realidade.

Assim, essa divisão em seis níveis do David Allen eu transformei em três grandes categorias que englobam todas as coisas na minha vida que precisam ser organizadas, planejadas e gerenciadas para que eu consiga executá-las. Minhas 3 categorias são: tarefas, projetos e metas/objetivos.

Tarefas

Essa categoria se refere as coisas que eu tenho a fazer no dia a dia. Inclui todas as atividades que eu preciso estar atenta diariamente: tarefas, compromissos, prazos, eventos. As principais ferramentas que eu uso para gerenciar são uma to do list simples, contendo as “próximas ações”, que são as coisas a serem feitas durante a semana e o calendário/agenda para compromissos, eventos e prazos. Uso o Google Calendar em conjunto com um planner. Ocasionalmente uso também minha lista “algum dia/talvez” e uma lista chamada “aguardando“, para tarefas delegadas ou que dependem de fatores externos.  Essas duas últimas listas também são usadas na próxima categoria, a de projetos.

notebook caderno canetas fone de ouvidoFoto de Maya Maceka em Unsplash

Projetos

Aqui entram aquelas atividades que não se concluem apenas com uma única ação. Se para alcançar um resultado eu preciso de duas ou mais etapas, então é um projeto. Assim, existem desde projetos simples, com poucas etapas compostas de ações pontuais, até projetos grandes, que levam meses para ser finalizados. O meu prazo máximo é coisas a serem realizadas em até 1 ano e é uma definição puramente pessoal e que faz sentido para mim. 

Para gerenciar meus projetos, eu tenho 3 listas: ativos, suspensos e em espera. Na lista de ativos estão os projetos em que estou trabalhando atualmente; a lista de suspensos contém os projetos que por qualquer motivo estão parados no momento e a lista em espera contém projetos que ainda não comecei. Essas listas contém apenas o nome dos projetos e servem para que eu tenha noção do andamento de cada um deles e não os perca de vista. Para gerenciar cada projeto individual, quando é preciso um nível maior de controle, uso o Trello ou o Asana, dependendo do nível de detalhamento necessário.

As listas de “algum dia/talvez” e “aguardando” também são usadas aqui quando precisam abrigar itens relacionados aos projetos e não apenas tarefas simples.

Metas e objetivos

Nessa categoria entram as coisas de longo prazo e, se formos comparar, pode-se dizer que correspondem aos três níveis mais altos do GTD. Aqui é onde eu traço minhas metas, defino objetivos práticos relacionados a elas e crio os projetos para chegar à esses objetivos, que são gerenciados na categoria anterior.

Pode-se falar também de propósito de vida, que para mim eu defino como: “onde eu quero chegar/como eu quero estar daqui a x anos”. Faço essa análise para a vida em geral e depois desenvolvo para cada uma das áreas da vida. A parte de pensar, refletir, eu faço no papel e depois de tudo esclarecido e organizado, armazeno as informações no Trello.

Eu quis escrever esse post porque pretendo fazer uma grande revisão nos meus projetos e metas como um todo, quase como começar a organizar do zero, sabe? Esse ano foi bem confuso e complicado e estou sentindo essa necessidade, de rever e reestruturar muita coisa. E apesar de eu já ter dito por aqui que não costumo fazer metas e revisões de fim de ano, acho que nesse ano atípico que vivemos pode ser uma boa pedida. Estou pensando em talvez compartilhar esse processo, mas ainda não decidi se farei isso ou não. De qualquer forma, esse post tem uma visão bem completa de como eu organizo esse tipo de processo.

Até mais,

Juliana Sales.

3 comentários sobre “Níveis de organização para a vida

  1. O interessante dos métodos é que podemos usar alguns conceitos e adaptá-los para a nossa realidade, como você fez com o GTD, é uma forma de aproveitar ideias que façam sentido dentro da organização de cada um. Confesso que o tópico metas para daqui a 3 ou 5 anos me chamou a atenção, apesar de parecer abstrato me fez pensar no planejamento para um futuro não tão distante. É realmente difícil de prever, pois muitos acontecimentos inesperados podem surgir nesse meio tempo e mudar todo o plano inicial.

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  2. Minha cara, esse ano eu confesso que toda a minha organização foi para o espaço. Bug do milênio, que chama? Com algum atraso. rs
    Acho que já disse que passei um mês inteiro em colapso. Tive momentos de tentar me organizar e outros de nem saber o que fazer. Fiquei sem horizonte. Depois a minha realidade foi toda para o virtual (não é ruim) mas foi um caminho possível… o único até aqui e pronto. Nada organizado, apenas em fase experimental. Testando o que funcionava e o que não funcionava.
    Acho que agora vou finalmente conseguir pensar-planejar e idealizar algo para o tal do 2021 que tem hora que eu quero que chegue logo e tem hora que eu tenho receio o que é futuro-amanhã. aff
    Enfim, deve ser por isso que ao ler-te fique a olhar para a parede e precisei reler e reler e reler e meio que bateu um pânico, sabe? rs

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    • Ah Lunna, essa ano bagunçou com o planejamento de todo mundo. Tive um mês de “bug” também, fiquei sem rumo com meus projetos quase todos em espera, levo um tempinho para me adaptar e voltar aos trilhos. Mas esse ano foi bem atípico, revisei meus planos muito mais vezes que o normal. E, sinceramente, meu planejamento para 2021 está bem básico, acho que ainda está tudo muito nebuloso para fazer planos maiores.

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