Organização de arquivos digitais

Eu acredito que um dos aspectos mais complexos da organização, e às vezes também um dos mais negligenciados, é o mundo digital. A organização digital é muitas vezes deixada de lado por dois motivos principais: 1) ela não é visível como a bagunça física. Você só percebe que a memória do seu celular está cheia quando ele te avisa não é? 2) o volume de conteúdo digital é praticamente infinito. Não há limites para o número de arquivos que podemos criar, para as fotos e vídeos que queremos guardar, para os sites que salvamos para ler depois, para os e-mails que chegam. 

E justamente por esses dois motivos é que devemos estar atentos a esse lado da organização porque a tendência é que o caos apareça com grande facilidade. Como eu já listei no primeiro parágrafo, a organização digital engloba várias coisas: arquivos, e-mails, sites, aplicativos de celular. Já tem post aqui no blog com dicas de organização digital, mas hoje eu quero falar especificamente da organização de arquivos.

Eu já expliquei que o arquivamento é uma parte essencial do processo de organização. Arquivamento nada mais é do que a forma como você guarda suas coisas. Se organização é colocar cada coisa em seu lugar, é o sistema de arquivamento que te permite definir qual exatamente é esse lugar. E é importante ter esse entendimento para que a organização dos seus arquivos funcione.

De forma geral, pode-se usar para a organização de arquivos digitais os mesmos princípios usados para os arquivos físicos, especialmente no que se refere aos critérios de classificação e categorização.  Por outro lado, existem dois pontos distintos que devem ser levados em conta para que esse tipo de organização funcione: a forma de nomear os arquivos e a realização de backups.

Isso porque, diferente dos arquivos físicos em que só de olhar já sabemos do que se trata, arquivos digitais precisam ser abertos para que saibamos qual o seu conteúdo. Por isso, nomear cada um deles informando claramente qual o conteúdo é essencial na hora de recuperar a informação, ou seja, na hora de encontrar o que você está procurando.

Foto de Domenico Loia em Unsplash

Mas já falaremos mais disso. Por que antes de se preocupar em como nomear os arquivos, você precisa se preocupar com a organização e nomeação das pastas. Então, para começar a organizar seus arquivos digitais, o primeiro passo é definir qual critério será usado para estruturar as pastas. 

Existem muitas possibilidades de categorização, mas eu acredito que as duas mais eficientes e práticas são as indicadas pelo Christian Barbosa, quando ele fala de taxonomia pessoal em seu livro “A Tríade do Tempo“. Ele diz que você pode classificar seus arquivos a partir de dois pontos de vista: considerando seus papéis (ou áreas da vida) ou usando temas gerais, de acordo com os seus interesses.

No primeiro caso, você pode criar pastas chamadas: pessoal, profissional, família, finanças, saúde e por aí vai. Se usar temas gerais, simplesmente utilize aquelas assuntos/temas que são recorrentes na sua vida, desde obrigações até hobbies e interesses em geral: inglês, decoração, animais de estimação, músicas, fotos, livros. 

Vale lembrar que essas formas de categorização são apenas sugestões. Você deve criar a sua estrutura de pastas da forma mais intuitiva possível, porque é você quem deve ser atendido por ela. Só você sabe a melhor forma de localizar alguma coisa: pense como você vai encontrar as informações quando precisar delas. A sua lógica pessoal é o seu melhor guia.

Quanto às subpastas: eu acredito que o ideal é criar tantas quantas forem necessárias para que as coisas estejam de acordo com a sua lógica pessoal. Mas aqui também é questão de gosto. O método GTD, por exemplo, recomenda evitar subpastas tanto quanto possível, mas para mim isso não faz sentido, já que a grande maioria dos assuntos possuem ramificações e eu acho que essa é a forma mais natural de se fazer. Faça como for melhor para você.

Na hora de se nomear os arquivos esteja atento para que ele informe claramente qual o conteúdo. Dependendo do tipo de arquivo, o nome pode conter datas, locais e qualquer outra informação relevante. Arquivos de trabalho, por exemplo, podem ser nomeados como “tipo de arquivo (orçamento, proposta, contrato) + nome do cliente + data”. Fotos em si não precisam ser nomeadas, mas as pastas que as guardam podem conter local, data e ocasião: “aniversáriomaria2019”, “fériasnordeste2018”. Tanto nos nomes de pastas quanto de arquivos é importante saber só de olhar qual o conteúdo.

Foto de John Schnobrich em Unsplash

Ok, já tenho minha estrutura de pastas (recomendo fazer no papel antes de começar a criar pastas no computador, para ter clareza da estrutura e não ter pastas similares ou até repetidas) e já sei nomear os arquivos. Mas por onde eu começo a colocar em ordem a bagunça que é o meu computador?

Eu gosto de começar pela área de trabalho. Muita gente acumula ali ícones de programas que nem usa, rascunhos de arquivos já desatualizados, outros tantos inúteis que já poderiam ter sido deletados. Então, analise cada ícone da sua área de trabalho para decidir vai mantê-lo ou descartá-lo. Tenha em mente que você precisa deletar todos os arquivos antigos, duplicados, temporários. Aqui, mais uma vez fica clara importância de destralhar, afinal não se organiza tralha. Então, para cada arquivo, decida se ele será descartado ou mantido. O que for mantido, renomeie se for necessário e direcione para a respectiva pasta dentro da estrutura que você criou.

O mesmo procedimento deve ser feito para tudo que você tem guardado no computador, todas as pastas: descartar o que é para ser descartado e guardar o que vai ser mantido em seu devido lugar. É um processo trabalhoso e que pode demandar um bom tempo especialmente se você não tem nenhuma estrutura mínima de organização. Se você já tem uma forma de organizar muitas vezes parte das pastas que você usa pode ser aproveitada. 

E eu indiquei começar pela área de trabalho, mas você pode começar por onde quiser. Eu já li que a Gabriela Brasil, especialista em organização digital, recomenda começar pela pasta “downloads” porque muita gente deixa acumulado ali tudo que chega no computador. Como em tudo antes, definir por onde começar é opção pessoal. 

Antes de terminar precisamos falar sobre como manter a organização, já que organizar apenas uma vez não garante que essa organização se manterá já que o tempo todo novos arquivos estão sendo criados ou baixados. Organização é também uma questão de mentalidade porque é uma questão de criar hábitos que sustentem a organização.

Quando se fala de arquivos digitais é essencial criar hábitos para lidar com os novos arquivos que chegam ou são criados. O ideal é direcionar imediatamente os arquivos para a pasta na qual ele se encaixa. Se diariamente você recebe ou cria um grande volume de arquivos talvez seja útil você criar uma pasta que sirva como caixa entrada: um local onde você mantém os arquivos novos até o momento de direcioná-los à sua devida pasta. Lembrando que essa pasta deve conter arquivos apenas temporariamente, não permita que arquivos se acumulem ali por muitos dias senão você vai acabar criando uma espécie de “quarto da bagunça virtual” e logo o seu sistema de organização ficará desatualizado e não te atenderá mais.

De forma similar, se te for útil, você pode criar uma pasta “temporários”, onde você mantém arquivos que estão em uso no momento, que você precisa acessar todos os dias por algum motivo. Quando esse acesso frequente não for mais necessário, direcione o arquivo para a pasta que lhe cabe.

E por fim, embora não tenha diretamente a ver com organização, é importante falar do processo de backup. Afinal, você não vai se dedicar a manter seus arquivos organizados para perder tudo se o seu computador tiver alguma problema não é? Você pode fazer o backup em um HD externo ou em nuvem. São diversas as opções, como Google Drive, OneDrive, Dropbox. Eu, particularmente, uso as duas formas, o HD e a nuvem, porque segurança nunca é demais. E claro, torne o backup um hábito, não adianta fazer uma vez e nunca mais, senão ele ficará desatualizado. 

Como eu disse no post da semana passada, tenho sentido a necessidade de revisar e reavaliar meus planos e projetos e veio junto uma vontade de reorganizar minhas coisas. Escrever esse post me fez querer reorganizar minha estrutura de pastas e reescrever minha taxonomia pessoal. Inclusive, quando o post for ao ar, eu provavelmente já terei feito isso. Se quiserem posso mostrar como ficou. E se quiserem, compartilhem nos comentários como é a organização dos arquivos de vocês.

Até mais,

Juliana Sales