Revisão e Planejamento de Metas

Continuando no clima do post passado, essa semana também quero falar de algumas coisas que tradicionalmente fazemos nessa época de fim de ano. Se no outro post eu listei 5 coisas para fazer antes do ano acabar, nesse eu quero me aprofundar em duas delas: revisão e planejamento. Mais especificamente, revisão e planejamento de metas.

Eu já falei bastante aqui no blog sobre metas, uma busca rápida na barra de pesquisa vai te mostrar todo o conteúdo já postado sobre o assunto. E eu gosto de falar sobre isso porque produtividade, em uma de suas definições, é alcançar metas, não é? Eu já expliquei como funciona a metodologia SMART para definir metas, falei sobre como planejar suas metas  e transformá-las projetos concretos e sobre a importância da revisão para garantir o bom andamento.

E também já expliquei porque as metas de fim de ano costumam não funcionar: em geral elas são muito abstratas e não são traduzidas em objetivos concretos e, por isso, não fica claro quais ações precisamos realizar para que elas se concretizem. Assim, metas são traçadas em dezembro e espera-se que elas se realizem magicamente na virada do ano. O que, é claro, não acontece e aí as metas ficam esquecidas na gaveta em poucos dias.

Hoje eu quero compartilhar com vocês o meu processo de revisão de metas e planejamento. Eu poderia dizer que é uma revisão das metas de 2020 e planejamento de 2021, mas quem me acompanha já sabe que comigo não funciona bem assim. Desde a primeira vez que eu sentei para refletir e definir minhas metas, elas estão sempre em processo de revisão e planejamento. Eu costumo fazer isso em dezembro também e não só em dezembro. Então não são metas de 2020 e sim metas de longo prazo, considerando que eu fiz essa definição pela primeira vez alguns anos atrás. E não é planejamento para 2021 e sim um planejamento geral de metas, desde as de curto prazo (2 ou 3 meses, por exemplo) até de prazo maior (até 2 anos). Aqui eu explico como é meu processo de gestão de metas e projetos, se você quiser saber.

mesa com teclado caderno celular livros blocos de notaFoto de Melinda Gimpel em Unsplash

Em agosto eu contei aqui sobre como eu fiz uma revisão fora de época e meio radical nos meus projetos. Fora de época porque minhas revisões são trimestrais, em março, junho, setembro e dezembro. E meio radical porque eu decidi pausar todos os meus projetos, focando em apenas 4, que eram minha prioridade máxima naquele momento. Mas aquela revisão, além de forçada pelas circunstâncias, foi pouco profunda,  no sentido de avaliar apenas “o que eu posso deixar para depois sem grandes problemas já que a situação agora exige que eu foque na área x”.

Claro que foi muito válida, tanto que de agosto para cá eu consegui dar um gás nos tais 4 projetos, a ponto de agora eu me sentir a vontade para, novamente, me dedicar aos outros, embora aqueles 4 continuem sendo prioritários. Além disso, agora eu fiz uma revisão geral das metas, bem completa, para cada uma das áreas da minha vida, enquanto que naquela época a revisão teve um viés mais prático, mais a nível projetos.

Nessa revisão de agora, mais completa, eu acabei percebendo que os objetivos gerais não mudaram, no sentido de que eu sei exatamente como eu desejo que cada área fique. Fiz apenas alguns ajustes, refinando, excluindo algumas coisas que não fazem mais sentido para mim.

Para a revisão, fiz um mapa mental para me ajudar a pensar melhor e ter mais clareza. Consultei minhas metas definidas e avaliei cada uma, bem como os objetivos definidos para representá-las. Tendo verificado que o que eu desejo para cada área estava ok, me pus a analisar os projetos que me ajudariam a alcançar os objetivos desejados. Lembrando que as metas são onde eu quero chegar em cada área da vida e os objetivos são essas metas traduzidas de forma concreta: “o que precisa acontecer para isso ficar como eu quero?”

mesa com notebook planner cadernos e canetaFoto de Alison em Wonderlass

Definindo da forma mais simples possível, projetos são conjuntos de ações. Tudo o que precisa de mais de uma ação para ser concluído, pode ser considerado um projeto. Um projeto pode envolver vários aspectos: definir etapas, determinar ações, estipular prazos, identificar os recursos necessários. Para o planejamento de qualquer projeto eu costumo usar o método MNP.

Para gerenciar minhas metas, objetivos e projetos eu uso o Trello, que eu gosto muito e me atende perfeitamente. Tenho um quadro chamado Áreas da Vida, onde para cada área eu defino a meta, os objetivos,  listo os projetos e faço seu detalhamento. E tenho outro quadro chamado Projetos Ativos, para controlar o andamento, listando as ações necessárias. Durante um tempo eu usei o Asana para controlar o andamento dos projetos e funcionava bem, mas achei que fica mais prático centralizar tudo em uma única ferramenta.

Feito todo esse processo, eu fiquei com uma lista de projetos. Aqui é onde termina a revisão e começa o planejamento. E duas coisas precisam ser feitas: definir uma prioridade para cada área (qual projeto farei primeiro?) e escolher uma área de foco (aquela a qual darei maior atenção e que norteará as minhas decisões). Os critérios que você vai usar para definir sua área de foco são totalmente pessoais. Você pode escolher aquela em que está mais insatisfeito, a que vai te trazer um retorno mais imediato ou a que mais impactará nas demais áreas. Você é quem decide. Lembrando que essa área de foco pode ser por um período maior ou menor: você pode defini-la para o próximo ano ou para o próximo trimestre. E priorizar um projeto, objetivo ou área não quer dizer que você vai trabalhar só com ela e sim que se tiver que escolher ela será priorizada na hora de alocar recursos: tempo, energia, dinheiro ou o que for necessário.

O planejamento é essencial para estruturar projetos e também para conseguir incluir no seu dia a dia as ações que compõem os projetos relacionados à suas metas e objetivos. E aqui eu falo de todos os níveis de planejamento: não só das tarefas que constituem os projetos, mas também das suas atividades cotidianas, de tudo que precisa ser feito. É planejar o uso do tempo para conseguir fazer todas as coisas que você quer e precisa fazer, para equilibrar as obrigações diárias com as ações que te levam até seus objetivos. Afinal, não adianta planejar o seu propósito de vida se você não consegue planejar as atividades da semana.

xicara caderno cobertor

Em resumo, meu processo de revisão e planejamento de metas segue as etapas:

  1. revisar metas para as áreas da vida (ou defini-las se for a primeira vez que você faz isso);
  2. escrever as metas sob a forma de objetivos concretos: o que precisa ser feito para que essa meta seja realizada?
  3. planejar a realização dos objetivos: criando projetos.
  4. traduzir projetos em ações, definindo recursos e prazos.

Eu já disse que eu não uso o conceito de “metas de ano novo”, mas se você gosta e quer usar essa ideia o que eu sugiro é, na hora de escrever seus objetivos e criar seus projetos, estabelecer o prazo de um ano. Ou seja, em vez de traçar objetivos gerais, se pergunte: “o que posso fazer para alcançar essa meta no próximo ano?”. Eu prefiro fazer o contrário, traçar os objetivos e projetos independente do tempo e na hora de estruturar e planejar, já tendo clareza sobre o que precisa ser feito, definir os prazos. Mas cada um faça como achar melhor. Se você trabalhar com o horizonte de tempo de um ano, eu recomendo também trabalhar com horizontes de tempo menores: “considerando o que posso fazer em um ano, o que eu posso fazer nesse trimestre? E nesse mês? E começar essa semana?”. Trabalhar com períodos de tempo maiores pode nos trazer a sensação de que sempre há tempo suficiente, nos levando a adiar a realização de ações.

Espero que tenham conseguido entender como é esse processo de revisão e planejamento de metas. Ressaltando que as duas coisas andam juntas: não acho que seja possível planejar sem revisar seu planejamento anterior (a não ser que seja a primeira vez a fazer isso) e também não adianta revisar e não planejar a execução.

Até mais,

Juliana Sales

8 comentários sobre “Revisão e Planejamento de Metas

  1. Li os dois posts (este e o anterior) e estou em choque – Como assim Dezembro já chegou! Confesso que apesar da mudança no calendário e das contas do início do mês (que já paguei assim que o salário caiu na conta, ainda em Novembro), eu ainda não tinha percebido a chegada de Dezembro – O clima natalino parece ter tirado férias, talvez efeito deste ano atípico. É… Começarei pela faxina e depois vou pensar nas metas e planejamentos…

    Abraços!

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  2. Eu sou daquelas que tem metas de ano novo, mas opto sempre por revisar o que fiz e não fiz no ano anterior para que no ano seguinte possa dar continuidade ou fazer de vez, acho importante colocar num papel e definir a altura em que quero feito 🙂 comigo tem funcionado
    Um beijinho enorme **

    Curtido por 1 pessoa

    • Essa revisão é essencial mesmo, bem como você disse, ajuda a entender o que queremos manter em andamento, o que vamos deixar para lá… além de permitir perceber o que deu certo, o que deu errado e quais mudanças podemos fazer.

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  3. Boa noite, minha cara…
    Nossa, meu planejamento foi todo para o espaço e as metas implodiram. Eu precisei me reorganizar em meio a toda essa maluquice e não foi nada fácil. Como você, não planejo nada para o ano novo. Não gosto…

    Prefiro a organização bi ou tri mestral e meu ano começa depois do carnaval e me planejo nesse sentido, mas nesse ano, não houve depois. Eu fui uma das primeiras a recuar do calendário e a cancelar as atividades.

    Depois disso, durante uns dois meses… fiquei a deriva até que os eventos virtuais começaram a acontecer e eu precisei me adequar. Foi tudo muito confuso e estranho e agora ainda estou em dúvida quanto ao mover das peças.

    Confesso que ainda estou com dificuldades quanto a metas, projetos para os próximos meses.
    A insegurança está nas alturas.

    Curtido por 1 pessoa

    • Sim Lunna, está tudo muito incerto para fazer grandes planejamentos. Mas é o que eu disse, eu planejo aquilo que independe de fatores externos, porque a instabilidade e a dúvida não permitem fazer planejamentos maiores.

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  4. Adoro suas dicas e sua forma didática e simples de explicar sobre organização!
    Amo criar metinhas para poder alcançar minhas metonas, mas falho em reviá-las, sabia? É um hábito que preciso criar para ontem!
    Adorei demais o seu post ❤

    Curtido por 1 pessoa

    • Oi Vitória, obrigada, fico feliz que goste! E revisar é importante pra gente ter noção do andamentos das metas, se está como o esperado, se precisa de algum ajuste… Crie esse hábito sim, garanto que vai ajudar muito com suas metas!

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