Minhas ferramentas de organização para 2021

No começo do ano passado eu fiz um post compartilhando quais ferramentas eu iria usar para me organizar em 2020. Achei uma boa ideia fazer esse ano de novo, apesar de existirem poucas mudanças do ano passado pra cá. Mas como de vez em quando aparece alguém perguntando, fica aqui a versão mais atualizada do que eu uso.

Como eu já expliquei no post de 2020, às vezes eu mudo as ferramentas, seja porque algo na minha rotina mudou, porque a minha forma de pensar as coisas está diferente ou só pra testar uma ferramenta nova mesmo. E apesar de ao longo do ano passado ter testado alguns aplicativos, eu acabei voltando para as ferramentas que são as bases do meu sistema.

A principal diferença, que eu já tinha adiantado em um dos últimos posts do ano passado, é que eu voltei ao usar bullet journal, depois de um ano usando planner. No post de 2020 eu contei que tinha optado pelo planner por conta da praticidade de não ter que ficar criando os layouts, apesar de amar o bullet journal.

Pois bem. Eu descobri duas coisas. A primeira é que o bullet journal é insubstituível pra mim. Usei o planner esse ano e senti muita falta da liberdade que o bujo dá. Às vezes eu precisava de mais espaço e às vezes ficava espaço em branco e isso me irritava. As semanas todas iguais me entediavam e não funcionavam porque o volume de coisas a fazer variava. No planner eu não tinha espaço para anotações, para criar coleções com informações extras e fui enchendo de folhas soltas e ficou tudo uma bagunça. Então, planner é limitado demais pra mim. Percebi que isso é o que mais me incomoda nessa ferramenta, ela é muito genérica, dificilmente vai atender as necessidades de todo mundo. E para alguém como eu, que tem variações no volume de tarefas, projetos e compromissos de um mês para o outro, o planner é uma ferramenta engessada demais. Lembrando que isso é pra mim, tá? Não é uma crítica ao planner em si ou a quem usa; até porque eu sempre reforço que a melhor ferramenta é aquela que funciona bem para você.

Outra coisa que eu descobri é que eu gastava tempo fazendo layouts no bujo porque eu queria. E olha que eu nunca fui de enfeitar, decorar ou fazer coisas diferentes. Mas lendo o livro do criador do método percebi que ele é, em essência, minimalista. Não requer criatividade nem tempo para ser usado. A verdade é que quando a gente pesquisa sobre bujo acaba encontrando tantas imagens decoradas e enfeitadas, que fica com a ideia errada de que para ter um bujo é preciso tempo, paciência, criatividade. E não é nada disso. Essa decoração toda é opcional. Quando você lê o livro fica extremamente claro que você só precisa, de fato, de um caderno e uma caneta. E o seu bujo não tem que ser todo bonitinho para você tirar foto e postar no Instagram. Ele tem que te ajudar a se organizar, se planejar. Se você quer usar várias canetas diferentes, colar mil adesivos, se isso te faz bem, te ajuda a ser organizar, ótimo, continue! Mas é preciso saber que isso não é obrigatório.

ferramentas organizacao post blog produtivamenteImagem de IvoryMix

Mais uma diferença com relação ao ano passado é que eu voltei a centralizar minha gestão de projetos no Trello. Ano passado eu usei o Asana para controlar tarefas de projetos mais complexos, e é um bom aplicativo, mas acabei percebendo que para mim valia mais a pena, manter tudo centralizado em uma única ferramenta, e voltei a controlar tudo pelo Trello, que eu já uso a anos e adoro.

O que eu vou usar esse ano então: 

Como eu disse nos parágrafos anteriores, as mudanças com relação a 2020 são voltar para o bullet journal e deixar de usar o Asana. Eu já expliquei em outros posts como eu uso cada um desses itens, mas como é um processo dinâmico e que está sempre sendo adaptado ao meu dia a dia, algumas mudanças sempre acontecem, então vamos falar um pouco de cada item.

O bullet journal é o centralizador, onde eu reúno absolutamente tudo relacionado a metas, projetos, tarefas, compromissos, lembretes. Para algumas coisas ele funciona como consulta, com informações de forma resumida ou indicando onde ela está. Por exemplo, eu tenho no bujo minha lista de projetos, mas a organização do projeto em si, como objetivos, cronograma, ações, está no Trello. No dia a dia, o bujo é onde eu planejo meu mês, minha semana e organizo meu dia.  Também funciona como calendário, para controle de prazos e datas em geral (datas de pagamento, eventos, compromissos e similares). Tenho ainda diversas coleções, como informações sobre meus animais de estimação e controle do meu ciclo menstrual. Para algumas coisas acho mais prático para armazenar e consultar em um caderno que está sempre na minha mão do que um aplicativo. Por fim, uso também para organização e planejamento de projetos, ainda naquela fase de brainstorm, quando o projeto está sendo estruturado; depois de esvaziar a mente e organizar minimamente, crio a estrutura de controle do projeto no Trello.

O caderno não tem muito segredo, é minha Caixa de Entrada, fica perto de mim o tempo todo. O Google Keep também funciona como Caixa de Entrada, para coletar informações de origem digital (um link, por exemplo) e também para armazenar informações curtas e que uso constantemente no ambiente digital, como dados de conta bancária que eu frequentemente envio aos clientes.

agenda planner caneta oculos cafe telcadoFoto de Andrijana Bozic em Unsplash

O Trello centraliza toda a minha gestão de projetos. Tenho um quadro geral, com as metas para cada uma das áreas da minha vida, além dos objetivos e projetos relacionados à elas. Para os projetos mais simples detalho as ações e prazos no seu cartão específico dentro desse quadro. Quando há necessidade, em projetos maiores e mais complexos, crio um quadro próprio para ele, que é arquivado quando o projeto é concluído. Também uso o Trello para controlar o conteúdo produzido para o blog, para administrar os serviços de consultoria que eu presto bem como os de assistente virtual e ainda para organizar os assuntos/temas que estou estudando. Por fim, uso para informações mais triviais, como controle de séries que estou assistindo, filmes que quero ver, livros que quero ler e wishlist.

O Google Calendar, como o próprio nome diz, funciona como um calendário. Controlo todo tipo de prazo relacionado ao blog e à compromissos e eventos de trabalho. Trabalho com o período de um mês, ou seja, todo final de mês, quando estou planejando o mês seguinte, coloco os compromissos que acontecerão nesse. Datas e prazos fora desse mês, ficam no bullet journal e são migrados durante o planejamento de cada mês. 

E o OneNote é meu arquivo de referências/informações de projetos e também um caderno digital de estudos. Eu vejo o OneNote como uma grade caixa cheia de pastas e cadernos. É onde eu guardo as mais diversas informações relacionadas aos meus projetos, especialmente arquivos maiores. O OneNote e o Trello estão linkados quando se fala em projetos. Como caderno, uso em meus estudos tanto para fazer anotações (como um caderno mesmo) quanto para armazenar arquivos relacionados. Recentemente eu estava estudando, por exemplo, sobre finanças pessoais e formas de investimentos. Ao assistir um vídeo no Youtube ou ler algum livro sobre o assunto, as anotações sobre iam sendo feitas no OneNote. Do mesmo modo, qualquer arquivo relacionado ao tema fica no OneNote também.

E é isso. E vez ou outra eu testo algum aplicativo, mas geralmente só compartilho se eu gosto muito, como foi o caso do Asana, que apesar de ter parado de usar, ainda recomendo e acho um excelente aplicativo. Atualmente estou testando o Habitica, desde o final de novembro. Tenho usado mais para controle de hábitos e tarefas sem prazo, mas ainda não tenho uma opinião definitiva sobre ele. 

Como podem ver comparando com os posts anteriores, eu tenho bem definidas as ferramentas do meu sistema e, apesar de trocar de vez em quando e testar uma ou outra coisa diferente, em geral acabo voltando para o que eu já sei que funciona bem para mim.

Então me contem, o que vão usar para se organizar esse ano?

Até mais,

Juliana Sales

24 comentários sobre “Minhas ferramentas de organização para 2021

  1. Oi Ju, tudo bem?
    Esse ano também adotei o bullet exatamente pela liberdade de deixar cheio de “fluflu”! Uma agenda que funciona como um “link” para o bullet e um caderninho para anotações em geral, ideias de última hora… Não conheço o Google Keep, mas, vou pesquisar…
    Abraços

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    • Em termos de ferramentas analógicas, temos muitas semelhanças, Alexsandra. Tirando a parte dos enfeites do bujo, que eu não faço muito. O Google Keep é bem simples e por isso mesmo gosto dele, pra mim é bem útil.

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  2. Uau, excelentes dicas de ferramentas para organização, Juliana!
    Esse ano eu continuei com o planner; ia usar uma agenda simples ou ele, ai acabei ganhando de presente um planner bem fofinho e agora tô com ele mesmo (e aprendendo a usar, pois o do ano passado era mais “simples”, tipo uma agendinha mesmo); e até que tô gostando do método. É como você bem colocou, tem que ver qual deles se adapta melhor a você, sua rotina, compromissos e etc.
    Também estou usando um caderninho, mas só para o blog, e o Google Calendar (adoro!!!)
    Vou dar uma pesquisada depois nas outras ferramentas que você citou. Não estou com tantos projetos assim, mas poderá ser útil futuramente. Obrigada pelas dicas!

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    • Apesar de eu não ter me adaptado 100% ao planner, ainda o acho uma excelente ferramenta, tomara que ele funcione bem pra você! Eu também tenho um caderno separado para o blog, mas não tem muito a ver com organização, é mais para a parte criativa mesmo.

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      • O planner até que está funcionando bem; já o caderninho do blog é mais pra eu me organizar quanto aos posts. Porém é uma boa usar também pra criatividade. Vou seguir a dica, hein?! *_*

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  3. Excelentes ferramentas essas que citou para nos organizarmos. Eu, sinceramente, não tenho disciplina com bullet journal, planner, agenda e afins. Só me dou bem com o velho e popular caderno. Todo ano tenho um e lá me organizo e dá certo, viu? Fico pasmo de ver como a coisa flui. E esse ano não será diferente. Já o coloquei em ação, aliás é o mesmo do ano passado, sobraram muitas folhas, nem irei trocar. rsrs

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    • Acabei de responder outro comentário sobre o uso do caderno, Gustavo, e realmente estou com a impressão que o uso desse caderno tem muito a ver com os princípios do bullet journal, sabe? Lendo o começo do livro, onde o autor explica qual a proposta do método, e vendo tanta gente que gosta do uso desse caderno, fiquei com essa impressão. De qualquer forma, que bom que você já encontrou a ferramenta que funciona para você!

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  4. Só testando e usando pra saber se vamos nos adaptar não é mesmo? Foi legal sua experiência com o planner e o Asana, apesar de serem boas ferramentas não são as ideais para você e é assim que devemos fazer: testar para saber se vamos nos adaptar. No meu caso já testei algumas, mas para mim nada substitui o caderno, uso sempre e vou me organizando com ele do meu jeito, ano após ano. Dá super certo pra mim!

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    • Exatamente isso, Patrícia, só na prática conseguimos ter essa percepção. Pelo feedback que eu tive nesse post, muita gente gosta de usar um caderno. Achei isso bem interessante. Não sei como exatamente é o seu caderno, nem de nenhuma outra pessoa que falou comigo sobre isso, mas talvez nesse caderno as pessoas usem a essência do método bullet journal. Posso estar enganada, mas foi uma impressão que eu tive e que me deixou pensativa por aqui.

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  5. Bacana ler o seu post!
    Por aqui estou com um planner onde anoto tudo (até mesmo os compromissos em relação a organização e limpeza da casa), e estou pensando muito seriamente em configurar a Alexa que descobri que pode ser utilizada direto no celular, sem ter que adquirir o equipamento. Além disso, tenho utilizado um bloqueador de tela no celular para me impedir de passar muito tempo em procrastinações online.

    Abraços!

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    • Eu tenho ouvido muito falar da Alexa, mas ainda não parei para entender quais as funcionalidades. Não sou usuária da Apple, então acabou passando batido por mim. Mas me parece que pra quem tem esse lado mais tecnológico pode ser uma ferramenta muito útil. Depois me conte como foi sua experiência!

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      • Se eu tomar coragem para instalar, contarei sim ❤ Tenho um pouco de medo de pensar em um software que conhece toda a minha rotina… Assustador, embora várias pessoas do meu círculo utilizem e digam que é mega útil.

        Abraços!

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  6. Boa noite, cara mia…
    Nossa, eu sempre travo quando leio a palavra “caixa de entrada”. Lembro que o meu e-mail, por mais que eu o arrume, bagunça-se. rs
    Bem, nesse ano eu vou com o meu moleskine (que eu amo-adoro). Não é novo e eu decidi que não seria. È uma agenda diária e que me permite usar no formato bullet. Eu uso o Keep, Calendar e o One note. Tanto o Keep quanto o One note me ajudam a tomar notas, preparar meus projetos e organizar minhas publicações. Nesse ano já consegui encontrar um caminho para o meu instagram pessoal. Ainda falta para o profissional e preciso conseguir aprender a usar o bendito do pinterest (para mim era apenas uma ferramenta criativa) mas já soube que é mais que isso.
    Bem, é isso…
    bacio

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    • Sabe que eu adoro minha “caixa de entrada”, Lunna. Acho tão tranquilizador descarregar as coisas no meu caderninho que tem essa função, que nem associo mais com o e-mail. Você falou do Instagram e me lembrei que o meu pessoal está as moscas… E o Pinterest, durante um bom tempo eu usava apenas como banco de imagens, fonte de inspiração. Mas é uma ferramenta incrível, tanto para procurar dicas quanto para divulgação… é a segunda maior fonte de tráfego aqui do blog. Se quiser aprender mais sobre ele te indico o próprio Pinterest. Se você mudar sua conta para comercial ele mesmo disponibiliza várias ferramentas, tutoriais e às vezes palestras e workshops sobre a plataforma.

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  7. Todo ano eu tento utilizar uma ferramenta nova para me organizar, já tentei bullet journal e não tenho paciência para ficar decorando ou fazendo aquelas imagens personalizadas para o trabalho, fico com preguiça apenas de pensar. Nos dois ultimos anos tentei usar todos os tipos de planner, mas sempre esqueço de fazer as anotações necessárias neles, vou ficando estressada quando lembro que preciso atualizar tudo manualmente, então, esse ano resolvi usar além das minhas planilhas digitais o Trello e o Google Calendar que mandam mensagens direto para o meu celular sempre que eu tenho uma atividade nova para realizar, sinceramente, espero que funcione.

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    • Eu também não tenho paciência para decorar o bujo Viviane, por isso não faço isso. Só divido a página em seções e anoto as coisas. Quando dá vontade até coloco um ou outro adesivo, mas normalmente tenho preguiça de fazer isso. E pelo que você falou, talvez as ferramentas digitais funcionem melhor para você mesmo. Tenha sempre em mente que você não tem que se sentir obrigada a usar a ferramenta, tem que ser algo natural, que faz parte da rotina.

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  8. Vou ler sobre as ferramentas, sempre encontro algo para ajudar por aqui rs. Em 2021 até agora, o bom e velho “caderno comum” tem sido minha ajuda e, quem
    sabe acabo aderindo a alguma das dicas? Abraço.

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    • Quando deixei de usar a agenda comum e comecei a busca outras ferramentas que me atendessem melhor, comecei usando um caderno comum também, dividido em seções diferentes. Foi bem útil pra mim durante um tempo.

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  9. Esse é o segundo ano que vou de planner, mas confesso que tenho vontade e curiosidade com o bujo. E sabe que eu ficava pensando nisso de ter tempo e paciência para decorar e tudo, mas vc me ajudou com esse post. Gostaria de experimentar, pois também tenho essa variação no volume de tarefas, projetos e compromissos de um mês para o outro.
    Acho que vou experimentar! bjs

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    • Que bom que o post ajudou Fê. Eu queria muito desmistificar isso que para ter um bujo precisa de tempo, paciência, criatividade. É uma ferramenta ótima e muita gente deixa de usar por ter essa ideia de que precisa ser todo decorado e enfeitado, sendo que o próprio criador do método sempre enfatiza que não é nada disso!

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  10. Particularmente, acho que o bullet journal funciona mais como o nosso velho diário, como um registro do que foi o dia e as informações mais relevantes. Muito mais para escrever tudo que nos passa na cabeça e não propriamente como uma ferramenta de produtividade. Em relação ao Trelo, não me ficou claro se você o utiliza para as próximas ações ligadas a suas metas e projetos, ou apenas para registro dos projetos em andamento.

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    • Olá Sérgio! Interessante seu ponto de vista. Já vi pessoas que usam o bujo como diário mesmo, mas eu nunca usei assim. Raramente faço registro do que aconteceu no dia, exceto se for algo significativo. Pra mim ele tem a função de organizar e planejar mesmo. E quanto a escrever tudo que se passa na cabeça, essa é a função da caixa de entrada. E ela pode ser parte do bujo, mas são ferramentas diferentes com funções diferentes.
      Quanto ao Trello, eu uso para o gerenciamento de projetos como um todo. Defino as metas, objetivos, prazos, etapas e as próximas ações. Fica tudo centralizado lá. Qualquer informação que eu precise saber sobre algum projeto, vai estar lá. Na hora de planejar minha semana no bujo, verifico no Trello os prazos e as próximas ações e os incluo no planejamento semanal.

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