O que é e como fazer sua revisão semanal

Aqui estamos de novo depois de um tempinho de pausa. Quem recebe a newsletter já sabe, mas pra quem não recebe, quero dizer que eu tive problemas de saúde e, por consequência, precisei de alguns dias de descanso. Obviamente minhas atividades se acumularam e, levando em conta o que eu sempre falo aqui sobre prioridades, o blog acabou ficando um pouco em segundo plano. Mas agora tudo está voltando ao normal e voltamos com a programação de costume por aqui.

E hoje vamos falar sobre Revisão Semanal. Originalmente, é um conceito vindo do método GTD e segundo o livro do seu criador, David Allen, a revisão semanal pode ser definida como “tudo que você precisa fazer para esvaziar sua cabeça. É percorrer as 4 fases do fluxo do trabalho – coletar, processar, organizar e revisar”.  Dizendo de outra forma, a revisão semanal é o que garante que seu sistema de organização vai continuar funcionando já que ela serve, literalmente, para revisar suas listas, seu calendário e tudo que aconteceu na semana que passou – de modo que você possa planejar a sua próxima semana de forma eficiente.

Mesmo que você não use o método GTD, se você tem o hábito de planejar sua semana, o processo de revisão deve fazer parte do planejamento. E, por outro lado, se você não tiver o hábito de se planejar semanalmente, a revisão ainda é bem vinda, e nesse caso estamos falando de revisar seus planos e metas de longo prazo, seus horizontes e até seu propósito. Eu acredito que revisões assim, mais abrangentes, não precisam ser feitas semanalmente; há quem faça, mas não é assim na minha rotina. E como quase tudo que se refere à organização e produtividade, cada um precisa decidir por si qual a melhor forma de ser feito, porque cada um sabe das suas próprias necessidades.

Eu não preciso nem dizer o quanto eu defendo o planejamento, já falei inúmeras vezes disso por aqui. E no contexto do planejamento a revisão é fundamental. Eu já falei também que eu gosto de usar o período de uma semana para me planejar porque considero um intervalo ideal para manter as tarefas sob controle e garantir o bom andamento dos projetos. Assim, a revisão semanal é o que eu gosto de fazer. E independente de esse ser o conceito defendido por David Allen, eu recomendo porque vejo na prática que funciona muito bem.

Caso ainda não tenha ficado claro, a importância da revisão está em garantir que toda a organização que você fez para suas tarefas e projetos se mantenha. É na revisão que você atualiza o andamento de tarefas e projetos, verifica coisas que estão pendentes, permite que erros sejam identificados e corrigidos. 

notebook caderno com anotacoes oculos e celular sobre uma mesaFoto de Dan Dimmock em Unsplash

Acho legal, ao planejar sua semana, já deixar um tempo pré-definido para fazer essa revisão, geralmente junto com o planejamento para a próxima semana. Há quem goste de fazer isso nas sextas-feiras, mas eu prefiro fazer aos finais de semana, geralmente no domingo. Mais uma vez, vai do que funciona melhor para cada um.

Vamos ver então uma série de coisas a serem levadas em conta durante a sua revisão semanal. Em essência, você pode revisar tudo que faz parte do seu sistema de organização. Mas como eu já disse, metas para as áreas da vida, que são coisas mais a longo prazo eu não reviso toda semana porque para mim, particularmente, não é necessário. Os projetos relacionados a essas áreas e que estão em andamento, sim, mas a meta não. Não reviso também a lista de projetos em suspenso ou em espera, porque me programo para fazer essa revisão mensalmente. De qualquer forma, cada um sabe com que frequência cada uma das partes do seu sistema de organização deve ser revisada para que ele se mantenha atual e confiável. Os itens a seguir são apenas um lembrete e você deve avaliar cada um deles e decidir com que frequência serão revisados.

Coletar

Acredito que o primeiro passo da revisão semanal é a coleta. Quem usa o GTD ou mesmo quem acompanhou a Semana da Produtividade que eu fiz, sabe que esse é a primeira etapa do processo de organização. E nada mais é do que reunir todas as informações que você vai precisar. O processo de coleta na revisão semanal significa juntar papéis avulsos que você recebeu durante a semana (contas e recados, por exemplo) e processar sua caixa de entrada (todas elas, incluindo seu e-mail e o whatsapp). Aproveite também para esvaziar sua mente, anotando alguma nova ideia que apareça, e reúna todo o material a ser revisado (agenda/planner/bujo, calendário, lista de tarefas, lista de projetos e o que mais fizer parte do seu sistema de organização).

A semana que passou

Em algum momento da revisão você precisa analisar a semana que passou, para identificar pendências e coisas que ficaram por fazer, avaliar quais foram os erros e dificuldades e verificar atividades e demandas novas que surgiram. Essa parte da revisão é muito importante justamente por permitir ver o que deu certo e o que deu errado no planejamento da semana anterior e fazer os ajustes necessários. É aqui que você verifica a sua To Do List semanal, se você tem o hábito de fazê-la, ou  verifica se a sua meta da semana foi cumprida, caso você costume definir alguma.

Compromissos, prazos e eventos

Aqui você revisa seu calendário, agenda ou o que quer que você use para controlar seus compromissos, prazos e tudo aquilo que tem data e horário pré-definido. Essa informação é essencial não só para o planejamento da semana que vai começar, mas também para identificar se existe alguma providência a ser tomada ou tarefa a ser feita em relação a prazos e compromissos. Se você tem uma reunião marcada, por exemplo, talvez seja necessário preparar a pauta ou algum tipo de apresentação; se sabe que precisa ir ao supermercado, já faça a lista com tudo que precisa ser comprado; se você estuda e tem uma prova marcada é preciso incluir no seu planejamento futuro tempo para se preparar. 

caderno com anotacoes post iFoto de Wulan Sari em Unsplash

Lista de projetos

Meus projetos são divididos em 3 categorias: ativos, suspensos e em espera. Os ativos são aqueles nos quais estou trabalhando no momento; suspensos são aqueles que estão parados por algum motivo (por que não são prioridade no momento ou porque estou aguardando por algo relacionado a ele, inclusive de terceiros) e em espera são aqueles que ainda não comecei. Na minha revisão semanal eu analiso apenas meus projetos ativos, para garantir que eles estão em andamento através das tarefas e ações relacionadas a cada um. Se algum dos projetos ativos foi concluído ou precisou ser pausado, dou uma olhada também na lista de suspensos ou em espera para ver se algum pode ser trazido para a lista de ativos. Se não, essas duas listas só serão revisadas na revisão mensal, quando eu planejo em quais projetos irei trabalhar no mês seguinte. 

Lista de tarefas / Próximas ações

Essa, junto com os compromissos e prazos, é a base da revisão semanal. Se você puder revisar apenas duas coisas para manter seu sistema de organização em ordem e planejar a sua próxima semana, eu recomendo revisar seu calendário/agenda e sua lista de tarefas. É aqui que você avalia todas as atividades que planejou realizar na semana e verifica uma a uma. Quais foram realizadas? Quais não foram e por quê? Das tarefas relacionadas aos projetos, qual a próxima a ser feita para manter o projeto em andamento?

Outras informações que você pode querer revisar

  • sua lista em espera ou aguardando: aquelas tarefas que estão em espera por qualquer motivo, que estão esperando algum tipo de resposta. Aqui podem entrar também as tarefas delegadas, as quais você está aguardando algo de outra pessoa. Se você tem muitas atividades delegadas, pode ser interessante ter uma lista só para elas, para ter um controle de o que você delegou, para quem e quando espera um retorno da pessoa para a qual a tarefa foi delegada. Essa lista também é revisada semanalmente.
  • lista Algum dia/talvez: eu costumo revisar essa lista apenas mensalmente, mas se você achar necessário e útil, pode incluí-la na revisão semanal.
  • se você é adepto do método FlyLady organiza a limpeza de casa por áreas ou zonas, onde a cada semana do mês é dedicada a uma delas. Assim, na sua revisão você pode incluir a verificação das tarefas de limpeza da semana anterior, para ver se não ficou nada pendente, bem como checar qual é a área da próxima semana para saber se existe alguma providência prévia a ser tomada. 

Antes de terminar quero reforçar novamente que cada um deve decidir por si o que deve ser analisado durante a revisão semanal. Tudo depende de quais listas e ferramentas você usa no seu sistema de organização para manter suas coisas em ordem. Deve-se levar em conta também com que frequência tais listas e ferramentas precisam ser atualizadas e isso é muito uma questão de percepção e sensibilidade. Como eu disse algumas vezes, eu não acho necessário revisar toda semana minha lista de projetos suspensos ou em espera, mas isso porque eu planejo meus projetos mês a mês, então a revisão só é feita mensalmente. Você precisa descobrir qual a melhor forma para você.

Agora, me digam: vocês tem esse hábito da revisão semanal? Como funciona para vocês? Me contem nos comentários!

Até mais,

Juliana Sales

 

14 comentários sobre “O que é e como fazer sua revisão semanal

  1. Confesso que não tenho o hábito de fazer a revisão semanal, mas esse é mais um tópico importante que venho aprendendo aqui no blog. Faz todo o sentido incluir essa tarefa na rotina da organização, certamente facilita bastante o entendimento do que foi realmente feito e o que ainda se tem a fazer. Vou passar a incluir esse hábito no planejamento da minha semana, certamente vai me ajudar!

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  2. Eu não faço revisão semanal, mas confesso que é necessário, pois podemos saber como que anda algum projeto a médio e longo prazo, além de perceber se alguma coisa passou despercebido ou não está dando certo. Eu preciso começar a fazer isso por necessidade.

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  3. Que legal, Ju! Eu gosto de organizar minha semana no domingo, geralmente já tem algumas tarefas que eu deixo delegadas para aquela semana + as novas + as que eu não consegui cumprir na semana anterior. Mas eu nunca pensei em fazer uma análise mais profunda, ver o que deu errado, limpar caixas de entrada, e etc. Adorei todas as dicas e vou adicioná-las às minha rotina!

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    • Vitoria, eu também tiro um tempinho no domingo pra fazer revisão+planejamento semanal. E a revisão pra mim é fundamental, tenho certeza que você vai ver a diferença quando começar a fazer.

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  4. Nossa, eu sou super adepta à revisão semanal sem nem perceber! Faço quase todas essas coisas muito naturalmente e jamais pensaria que, juntas, fazem parte de um método de organização (principalmente porque sou mega bagunceira, hahahaha). Só acho difícil falar “como”

    Claro que algumas acabam indo com menos frequência porque, como você mesma disse, não vejo tanta necessidade de ficar retomando sempre, como as metas muito gerais dos projetos (sempre olho isso por mês) e o que está em stand by. Por outro lado preciso com urgência incorporar as limpezas de lixo físico, o virtual rola sem falta, mas o tanto de notinhas de compras sem uso que acaba ficando por aqui por era, socorro… E atrapalha, né, ter isso no meio do nosso caminho…

    Adorei o post! Arrasou!

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    • Muito legal isso que você disse Luly, de fazer a revisão sem perceber. Já é uma coisa orgânica porque acredito que o hábito de fazer só se consolidou porque você vê na prática como é útil. Obrigada por compartilhar isso por aqui!

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  5. Oi Ju as vezes ou quase sempre, precisamos tirar um tempinho para descansar, respeitar nosso tempo…
    Por aqui faço revisão semanal, até porque minha profissão exige…Sou professora e pelo menos nessa área é necessário rever a semana para poder planejar a próxima. Agora no lado mais pessoal, gosto de pegar minha xícara de café e rever a semana mentalmente…
    Abraços

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  6. […] O mesmo vale para outros períodos de tempo. Se você tem coisas que faz toda semana, pode criar uma lista semanal. Funciona também para o mês e o ano. Só para exemplificar, sua lista anual contém coisas que todo o ano você precisa se lembrar de fazer: check up médico, pagar IPVA e IPTU, declarar imposto de renda. Essa lista deve ser verificada todo começo ou final de ano, dependendo do momento em que você faz o seu planejamento anual; essa verificação garante que todos esses itens foram incluídos no planejamento e não serão esquecidos. Da mesma forma, a lista mensal deve ser verificada quando você planeja seu mês e a semanal, no planejamento da semana. Você pode, inclusive, incluir a revisão e o planejamento semanal na sua lista de verificação semanal e pode também criar uma lista com todos os itens que você precisar olhar na hora de revisar sua semana. […]

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