2 passos para criar o seu sistema de organização pessoal

No que se refere à organização, o mais importante não é a ferramenta que você vai usar para se organizar e sim como ela se encaixa no seu sistema de organização. E quando eu falo de sistema de organização estou me referindo a forma como você gerencia as suas coisas e como as ferramentas se encaixam nessa estrutura para manter tudo funcionado. Por isso, mais importante do que escolher qual aplicativo usar ou se vai ser um planner ou um bullet journal, é definir antes quais coisas você precisa organizar para depois escolher as ferramentas serão usadas.

Escolher primeiro as ferramentas não funciona bem porque elas podem não estar de acordo com as suas necessidades de organização: às vezes falta algo na ferramenta e alguma coisa acaba ficando sem gerenciamento; ou às vezes a ferramenta, por suas características, pode te fazer querer organizar algo que na realidade não faz sentido no seu dia a dia e você pode acabar perdendo tempo ou caindo no micro gerenciamento.

Dito isso, são necessários dois passos básicos para montar o seu sistema de organização: 1) definir o que você quer/precisa organizar e 2) escolher as ferramentas para gerenciar o que você vai organizar.

O que você quer organizar?

Quem acompanha o conteúdo aqui do blog já deve saber que eu costumo dividir a organização em três categorias: organização física (dos ambientes, de objetos e itens físicos), organização digital (tudo que envolve o digital, seus documentos, fotos, vídeos, computador, celular, e-mails) e organização mental (aquilo que muitas pessoas preferem manter apenas na cabeça, como compromissos, prazos, tarefas, projetos, afazeres em geral, metas, objetivos, ideias). Nesse post, o foco é a organização mental, ou seja, nossas atividades e afazeres.  Eu acredito, no entanto, que as outras duas categorias de certa forma acabam incluídas dentro dessa porque, no final das contas, limpar a casa, organizar o guarda roupa, organizar seus arquivos no computador ou o seu e-mail nada mais são do que tarefas ou conjuntos de tarefas. Então, no final das contas, o foco é organizar as coisas que precisamos fazer.

Então, nossos afazeres diários são representados por tarefas, projetos e atividades datadas (compromissos, eventos, prazos). Alguém pode estar pensando onde entram nossas metas e nossos objetivos. Ora, metas e objetivos, quando colocados em prática para serem executados e realizados, são compostos por diversas tarefas e projetos; então acabamos voltando ao mesmo ponto.

Tarefas podem ser organizadas na famosa To Do List. Deve-se apenas ter o cuidado de não usá-la como uma caixa de entrada, comprometendo sua função de gerenciar suas tarefas. Para não errar na hora de criar sua To Do List você deve sempre levar em conta suas prioridades, destacando-as de todas as outras tarefas que estão na sua lista. Esse é um critério fundamental de gestão de tarefas. Também é interessante organizar as tarefas agrupando as que são similares e isso pode ser feito de várias formas: por contexto, por tempo, por energia, por áreas da vida. Teste e escolha o que funcionar melhor pra você.

Foto de OhTilly em Unsplash

No contexto do método GTD, a To Do List pode ser associada à lista de “Próximas Ações” que, de forma simples e generalizada, engloba tudo que você precisa fazer, suas atividades em geral, tudo aquilo com o que você se ocupa ao longo do seu dia. Se você é alguém que com frequência atribui tarefas a outras pessoas ou depende de ações de terceiros para realizar alguma de suas tarefas, pode ser interessante manter também uma lista de tarefas delegadas, para organizar e deixar claro  quem está fazendo o quê e quando precisa terminar. Essa lista não é de tarefas que você precisa fazer e sim de tarefas que os outros estão fazendo pra você, então é importante ter esse controle.

Para organizar seus projetos você também vai precisar criar uma lista para enumerá-los. Existem várias formas de criar essa lista. O que eu gosto de fazer e recomendo e dividir seus projetos em 3 listas: ativos, suspensos e em espera. Ativos são aqueles nos quais você está trabalhando, ou seja, aqueles que você está ativamente realizando ações e executando tarefas que contribuem para o seu andamento. A sua lista de tarefas, dentre outras coisas, contém essas ações que compõem os seus projetos. Os projetos suspensos são aqueles que estão aguardando alguma coisa: pode ser algo que deleguei a outra pessoa ou algum projeto que eu pausei por qualquer motivo. E projetos em espera, são aqueles que já estão planejados mas eu ainda não comecei a trabalhar neles. Aqui, vale ressaltar a diferença dessa lista de projetos em espera para a lista “Algum dia/Talvez”. Enquanto a primeira contém projetos já planejados e que apenas ainda não foram iniciados, no Algum dia/Talvez estão aquelas coisas que talvez nem se concretizem em projetos reais, são ideias que algum dia, quem sabe, eu coloque em prática; ainda não foram desenvolvidas e planejadas, são apenas isso: ideias. Ainda em projetos, é interessante ter também uma ferramenta que te permita planejá-los, definindo etapas, prazos e a sequência de ações.

Tudo aquilo que você tem que fazer e envolve alguma data também precisa ser organizado. É importante saber os dias e horários dos seus compromissos e eventos para que eles não se sobreponham, de forma que você evite marcar uma reunião importante no mesmo horário em que tem uma consulta no dentista, por exemplo. Também é importante saber com clareza prazos para não deixar de pagar alguma conta, entregar um relatório, perder uma data de inscrição ou não estudar para uma prova simplesmente porque você não sabia ao certo ou não se lembrava da data em que aconteceriam.  Para organizar esses itens você vai precisar de algum tipo de calendário.

Quais ferramentas usar?

Considerando as coisas a serem organizadas (tarefas, projetos e compromissos/prazos) você vai precisar de diferentes ferramentas para gerenciar cada uma dessas coisas. É possível, também, tentar usar a mesma ferramenta para tudo, algumas pessoas preferem fazer assim enquanto outras acham melhor usar ferramentas específicas para cada coisa. O que eu vejo, no entanto, é que se formos falar de ferramentas digitais, dificilmente você encontrará alguma que te possibilite organizar tudo de forma eficiente. Para gerenciar e planejar meus projetos, por exemplo, eu uso o Trello e não abro mão; no entanto acredito que para gerenciar compromissos não funcionaria muito bem (eu nunca tentei) e para tarefas eu usei durante um tempo e não gostei. Para os projetos, porém, uso há anos e me atende perfeitamente.

Talvez essa centralização funcione com o Notion, que tenho visto muita gente usando e elogiando. O Notion é um aplicativo/site extremamente customizável e talvez seja possível criar modelos e templates para gerenciar tudo nele. Eu usei durante algum tempo, como caixa de entrada e principalmente como arquivo de referências/informações para projetos e armazenamento de informações em geral. Não me adaptei e mudei para o OneNote, que é o que uso até hoje para essa função. 

Foto de Amy Hirschi em Unsplash

Ainda para tentar essa centralização, mas agora falando de ferramentas analógicas, uma boa opção pode ser o bullet journal. Eu uso há muitos anos e, de certa forma, ele é o centro da minha organização. Uso outras ferramentas como apoio e complementação, mas a referência principal é o bullet journal. Claro que para usá-lo você precisa gostar de escrever a mão (eu gosto) e conhecer o funcionamento real do método (e não, ele não precisa ser todo decorado e enfeitado e colorido como se vê por aí). Eu recomendo a leitura do livro do criador, Ryder Carroll. 

Mantendo a ideia de simplificação que eu usei para falar sobre o que organizar, na hora de escolher as ferramentas você vai precisar de: uma ferramenta de listas (para a lista de projetos, to do list, lista de tarefas delegadas) e um calendário. Se quiser deixar um pouco mais completo, pode incluir também uma ferramenta  para planejar e organizar a execução dos seus projetos (já que apenas listá-los e saber quais são eles e quais estão em execução ou em espera não faz com que eles sejam concluídos).

Como eu disse, podem ser usadas tanto ferramentas digitais quanto analógicas. Nas analógicas temos principalmente planner e bullet journal (e aqui tem algumas dicas para saber qual deles escolher).  Na realidade, qualquer papel e caneta podem ser usados para essas funções, servindo tanto para a elaboração de listas quanto para anotação de compromissos e prazos. Esteja apenas atento para não misturar tarefas, projetos e compromissos e depois se perder em meio às suas anotações. E também evite usar papéis soltos, que acabarão se perdendo por aí e levando junto suas preciosas informações.

Para organizar seus compromissos, eventos, prazos, você pode usar desde um simples calendário de parede, passando pela tradicional agenda – com visualização diária, semanal, mensal – um planner ou um bullet journal, até aplicativos como a agenda do Google (Google Calendar) ou os aplicativos de calendário do seu celular. O importante é ser de fácil acesso e visualização, para que você possa acompanhar dias e horários rapidamente.

A sua ferramenta de criação de listas pode ser, claro, o tradicional papel. Em termos de aplicativos você pode usar aplicativos gerais de anotação (Evernote, OneNote, Notion, Google Keep) ou aplicativos específicos de listas, que funcionam como gerenciadores de tarefas. Alguns exemplos: Todoist, TickTick, Any.Do, Remember the milk, Microsoft To Do. São várias possibilidades. Você pode usar também o aplicativo de notas nativo do seu celular.

Se as listas de projetos podem ser feitas em qualquer dos aplicativos listados no parágrafo anterior, o planejamento dos projetos requer algo mais complexo, que permita inserir tarefas, sub tarefas, prazos, informações úteis sobre o projeto e por aí vai. Eu uso o Trello. Também já usei o Asana e funciona bem.  Outros exemplos: Monday, Airtable, Artia. O Evernote, OneNote e Notion podem funcionar também. Na realidade, esses 3 são bem curingas, já que eu os vejo como um caderno virtual, onde dá pra fazer o que você faria com um caderno e uma caneta.

Para finalizar, não posso deixar de relembrar o conceito de Caixa de Entrada. Ela não é propriamente uma ferramenta, mas um conceito inerente ao processo de organização, o seu primeiro passo, que inclusive vem antes da identificação de o que será organizado. Como caixa de entrada você pode usar um caderno ou algum dos aplicativos de anotação que mencionei acima. 

E termino esse post com uma pergunta: você já tem um sistema de organização definido? Me conta como ele funciona?

Até mais,

Juliana Sales

8 comentários sobre “2 passos para criar o seu sistema de organização pessoal

  1. Por aqui tenho utilizado o planner, com uma ajudinha da Alexa (me rendi ao app, mas ainda não comprei o aparelho e nem sei se vou), mesclando várias dicas que peguei aqui no teu blog. Como no momento minha vida está bem tranquila, com mais tempo em casa, tem sido o suficiente. Vamos ver como será quando a normalidade voltar..
    Abraços

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  2. Várias dicas servem para o dia a dia, ainda que minhas atividades tenham diminuído bastante com a Pandemia. O estranho é que, mesmo reduzidas, o meu tempo parece estar totalmente ocupado. O que me levou a perceber que em “tempos normais”, várias tarefas deixamos de realizar.

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  3. Oi!!!
    Hoje adotei o bullet depois que entendi que não precisava fazer coisas e mais coisas, desenhos, canetas coloridas enfim…Faço semanalmente, pois isso me obriga a revisar alguns pontos e preparar outros…E faço uso de uma lousa para futuros compromissos…Como estamos vivendo um CAOS não há futuro compromisso então o bullet esta sendo perfeito…

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  4. Olá cara mia…

    Eu uso a agenda, como já te falei… e adoro fazer listas de meus afazeres e ao final do projeto analisar os checks. Fico imensamente satisfeitas. Contudo, minha cara, nessa pandemia, está difícil manter o fluxo dos checks. Mas sou eu o problema. Me desorganizei por inteira e tenho vivido (literalmente) um dia por vez. Pior, nem sempre sei qual dia vivo. Mas em algum momento vou reencontrar o equilibrio da minha realidade. Ao menos, nesse mês, eu consegui fazer uma lista de posts e pretendo cumprir com a rotina. amém. Veremos o que acontece até o final do mês. aff

    bacio

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  5. Eu sempre tive muito claro na minha mente O QUE precisava ser organizado na minha vida, mas o método realmente foi difícil achar depois, hahaha. Agenda parou de dar certo, Exel foi um fracasso, BuJo então nem se fala. De repente cheguei no planner e deu certo. A vida tem muito disso, né? O momento determina, as necessidades idem, a gente vai apostando no que dá e se ajeita.E se tiver que mudar, é só mudar, porque a vida muda também..
    Acho super importante isso de dividir projetos entre Ativos, Em Espera e Suspensos, até mesmo pra ajudar a visualizar o que vai e o que fica…

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    • Para achar o método é muito tentativa e erro mesmo, Luly. Tem gente que acerta de primeira, mas para a maioria das pessoas é testar um e outra forma até encontrar algo que se encaixe com nossa rotina e nosso gosto pessoal.

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