Checklists e listas de verificação: o que são e para que servem

O post de hoje é sobre uma ferramenta super simples e muito eficiente: as listas de verificação ou checklists. Um dos primeiros posts aqui do blog foi justamente sobre listas e lá eu falo um pouco sobre como elas podem ser usadas de várias formas para nos ajudar com organização e produtividade.

A primeira vez que eu tive contato com o conceito de listas de verificação foi na leitura do livro sobre o método GTD (aliás, vocês já devem ter notado que eu falo muito por aqui do GTD, né? Apesar de não usar o método completamente, muito da minha forma de me organizar se baseia em conceitos vindos dele). Enfim, o conceito é bem simples: são listas para garantir que o que você faz quase no automático esteja de fato sendo feito.

Vamos supor que você precise fazer uma inspeção de uma máquina qualquer e te deram uma lista de todos os itens que você precisa verificar ou ações que precisa tomar. Se você fizer essa inspeção diariamente depois de um tempo se torna algo automatizado porque você já sabe o que precisa ser verificado. Ainda assim, é interessante checar sempre essa lista de verificação para garantir que realmente tudo que consta ali foi feito.

Uma lista de verificação é um tipo de lembrete, mas não para te lembrar do que precisa ser feito e sim para conferir se tudo que está listado foi de fato feito. É uma espécie de fonte de consulta, de referência, para garantir que nenhum item importante foi esquecido, seja de um procedimento qualquer, um projeto, um processo, uma rotina. E vai desde uma lista com uma sequência simples de ações até uma lista complexa com as diversas etapas que fazem parte de um grande projeto.

Vocês devem ter notado que no título do post eu usei os termos “lista de verificação” e “checklist”. Isso porque toda lista de verificação é uma checklist (inclusive, essa é a tradução literal do termo). No entanto, uma lista de tarefas também é uma checklist, mas não é uma lista de verificação. É um conceito teórico, mas também é possível perceber a diferença na prática: um checklist no formato de uma lista de tarefas pede que ações sejam tomadas, são coisas que você precisa fazer. Já uma checklist de lista de compras, por exemplo, é verificada enquanto você está executando a ação de comprar; uma checklist de limpeza doméstica é checada para ver se todas as tarefas foram cumpridas ou a frequência de determinadas tarefas que não diárias. O cronograma de limpeza que eu já disponibilizei pra vocês tem essa função de verificação.

prancheta com checklist caneta notebookFoto de Markus Winkler em Unsplash

Eu já falei em vários posts aqui sobre organização e gestão de tarefas, então hoje o foco é nas listas de verificação. E se fundamentalmente elas servem para garantir que não se esqueça de nada, é fácil pensar em infinitas situações em que elas podem ser úteis no dia a dia. É só pensar em coisas que você faz sempre, mas acha bom dar uma verificada se elas realmente foram feitas. Por exemplo:

Sua rotina da manhã / rotina da noite

Se você segue o milagre da manhã, por exemplo, aquela rotina de seis passos pode compor uma lista de verificação de coisas a fazer pela manhã, ao acordar.

Da mesma forma, você pode criar uma lista de verificação de coisas que você faz antes de dormir, para se preparar para o dia seguinte e para entrar em um estado de relaxamento que te permita dormir melhor.

Cronograma de limpeza da casa

Se você é como eu e prefere fazer um pouco por vez em vez de fazer tudo em um único dia de faxina, essa lista de verificação é essencial, porque indica quais tarefas você vai fazer diariamente, semanalmente, mensalmente e por aí vai. E ela serve tanto para checar se todos os itens foram feitos (os afazeres diários) quanto para te lembrar qual foi a última vez em que determinada tarefa foi feita para aquelas que tem uma frequência menor (se você reorganiza seu guarda roupas a cada 3 meses, por exemplo, é legal ter marcado quando foi a última vez em que isso foi feito para saber quando irá fazer de novo).

Checklist diária/semanal/mensal/anual

Todos nós temos uma série de coisas que precisamos fazer diariamente, seja especificamente no trabalho ou na vida pessoal. Do trabalho eu falo no próximo item, mas para o seu dia em geral você pode ter uma lista com coisas diversas a serem feitas: tomar algum medicamento, ler, regar as plantas, meditar, o que quer que faça parte do seu dia a dia.

O mesmo vale para outros períodos de tempo. Se você tem coisas que faz toda semana, pode criar uma lista semanal. Funciona também para o mês e o ano. Só para exemplificar, sua lista anual contém coisas que todo o ano você precisa se lembrar de fazer: check up médico, pagar IPVA e IPTU, declarar imposto de renda. Essa lista deve ser verificada todo começo ou final de ano, dependendo do momento em que você faz o seu planejamento anual; essa verificação garante que todos esses itens foram incluídos no planejamento e não serão esquecidos. Da mesma forma, a lista mensal deve ser verificada quando você planeja seu mês e a semanal, no planejamento da semana. Você pode, inclusive, incluir a revisão e o planejamento semanal na sua lista de verificação semanal e pode também criar uma lista com todos os itens que você precisar olhar na hora de revisar sua semana.

notebook caneca de cafe bloco caneta e celular sobre a mesaFoto de Andrew Neel em Unsplash

Rotina de trabalho

Provavelmente, no seu trabalho, você deve ter uma série de atividades que precisa fazer todos os dias: responder mensagens e e-mails, fazer telefonemas, checar o andamento de projetos, orientar funcionários – qualquer tipo de atividade, que variam em função do seu tipo de trabalho. Você pode ter uma lista com essas atividades e checar ao longo do dia apenas para garantir que nada passou batido.

Eu, por exemplo, tenho três lista desse tipo relacionada a produção de conteúdo para o blog: coisas que eu preciso fazer antes e depois da produção de um texto e coisas que eu preciso estar atenta na hora de criar o post. Tenho também uma lista com fatores importantes na hora de fazer um orçamento para um cliente. E, por fim, tenho uma geral, como a exemplificada no parágrafo anterior.

Todas essas listas podem ter também outra função além da checagem para garantir que tudo foi feito. Elas, e diversas outras, podem ser criadas em situações específicas, quando você está se familiarizando com uma situação nova. Se você está começando agora a seguir uma rotina da manhã ou da noite, esse tipo de lista ajuda muito a consolidar o hábito, porque você só precisa olhar para saber o que precisa ser feito e não precisa ficar se esforçando para lembrar ou com medo de esquecer alguma coisa. Se você assumiu uma função nova no trabalho, por exemplo, ou mesmo se está começando em um novo trabalho, uma lista de verificação com as coisas que você precisa fazer todos os dias ou em situações específicas dentro do trabalho ou da função facilitam muito o aprendizado e familiarização com esse novo contexto.

Outra forma de usar as listas de verificação é para aproveitar planejamentos que você faz para situações recorrentes. Se você viaja constantemente a trabalho, pode criar uma lista de verificação com tudo que precisa fazer antes de viajar ou tudo que precisa levar. Assim, não vai ficar se preocupando com isso toda vez que a viagem acontecer: você faz a primeira vez e nas vezes seguintes e só verificar a lista. E isso vale para qualquer tipo de atividade recorrente: planejamento e organização de reuniões, organização para o Natal e as festas de fim de ano. Aliás, se você trabalha com organização de eventos, com certeza usa muito esse tipo de lista no seu dia a dia: para planejamento de casamentos, festas em geral, palestras.

Nesse sentido, também entram as listas de compras, mas não aquelas que você faz apressadamente, olhando armários e geladeira para ver o que está faltando. Não que isso não tenha sua utilidade, mas o que eu estou falando aqui é ter uma lista permanente com coisas que você, indiscutivelmente, compra todo mês. Aí é só marcar o que está em falta assim que acabar e eventualmente acrescentar algo diferente, que você vai comprar só naquela ocasião. 

Eu pensei em criar para vocês algumas listas de verificação, para algumas situações específicas, e deixar para download. Mas por outro lado, acho um pouco complicado fazer isso porque é difícil generalizar já que cada um tem suas necessidades e faz coisas diferentes dentro da sua realidade. Então resolvi perguntar para vocês: acham que seria útil ter alguns modelos de listas de verificação prontas? Se sim, me digam quais gostariam de ter, para quais situações. Se for interessante para vocês, posso fazer e disponibilizar.

Até mais,

Juliana Sales

2 comentários sobre “Checklists e listas de verificação: o que são e para que servem

  1. Eu gosto imenso de lista de verificação e de check list, aliás, é a única coisa que se mantêm por aqui (percebi isso) ao ler-te… porque todas as outras formas de organização por aqui, falharam (já falei disso, inclusive aqui, algumas vezes, aff).
    Mas as listas permanecem e me permitem o mínimo de atividade.
    Eu uso as minhas para a semana… aulas, encontros, lives, postagem e afins.

    Curtido por 1 pessoa

    • Também adoro listas, Lunna. Fazer uma lista é algo simples mas muito eficiente. É bem como você comentou, por aqui também é assim: quando tudo sai dos trilhos e se desorganiza eu sempre recorro as listas para me alinhar novamente.

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