Usando blocos de tempo no planejamento diário e semanal

Eu  sempre estou lendo e pesquisando sobre produtividade e organização e alguns dias atrás eu me deparei com um texto (esse aqui) que falava sobre usar blocos de tempo para ser mais produtivo. A princípio não parecia nenhuma novidade, até porque eu já falei por aqui sobre o uso do time boxing, que nada mais é do que definir intervalos de tempo fechados para realizar cada uma de suas tarefas. Esse é um jeito muito legal de planejar suas atividades porque te dá uma noção melhor para gerenciar o seu tempo. Mas esse texto que eu li falava de organizar os blocos de tempo de forma diferente, ou melhor, acrescentava uma informação extra a ser usada na hora de gerenciar seus blocos e eu acho que essa consideração pode fazer toda a diferença. E por isso eu resolvi compartilhar por aqui. 

A ideia do time boxing é simples: como o próprio nome diz, se usa “caixas de tempo” para organizar a execução de tarefas. Resumidamente, você deve listar suas tarefas e, após estimar qual o tempo necessário para fazê-las, alocar blocos de tempo para cada uma delas.  Então, durante cada bloco, o foco é total em realizar a tarefa determinada. Finalizado o tempo do bloco, começa-se um novo, geralmente com uma nova tarefa. No post que eu linkei no parágrafo de cima, tem uma explicação completa.

Mas o post de hoje fala sobre uma forma diferente de distribuir suas tarefas em blocos. O autor do artigo que eu mencionei – que se chama Charlie Gilkey – começa explicando nossas atividades podem ser divididas em 3 categorias: criação, conexão e consumo. Criação implica em coisas que precisam ser feitas, tarefas e projetos em geral. Conectar é sobre se relacionar com outras pessoas. E consumir envolve receber e processar informações. 

Essa categorização é um dos critérios a ser usado na hora de gerenciar e planejar o uso dos blocos de tempo. Outro critério é o fato de que nosso nível de energia varia ao longo do dia. Eu também já falei disso por aqui, nesse post sobre picos de energia. Existe uma coisa chamada ciclo ou ritmo biológico, que explica essa variação de energia. De acordo com seu cronotipo você pode se sentir mais disposto pela manhã, à tarde ou à noite. É impossível manter-se com alta energia o dia todo porque nosso organismo não funciona assim. Cada um precisa, então, identificar em quais momentos ocorrem picos e baixas de energia.

notebook planner semanal caderno de nots plantaFoto de Emma Matthews Digital Content Production em Unsplash

Esses dois critérios são combinados na hora de definir a distribuição dos blocos de tempo. Gilkey criou 4 tipos de blocos: Bloco de foco, Bloco administrativo, Bloco social e Bloco de recuperação. Cada bloco tem relação com uma das categorias de tarefa e também tem a ver com quanta energia é necessária para realizar cada tipo de tarefa. Vamos falar um pouco dos 3 primeiros tipos:

  • Bloco de foco: onde entram aquelas tarefas que requerem muita concentração e atenção. Também aquelas tarefas importantes, as que são prioridade. São atividades que exigem raciocínio, tem a ver com resolução de problemas, levam tempo e demandam maior esforço mental. Por consequência, esse tipo de bloco deve acontecer quando se está mais criativo, inspirado e com energia para fazer um trabalho focado.
  • Bloco administrativo: aqui estamos falando de tarefas que podemos fazer quase no automático e que pedem menos atenção e menor esforço mental. Assim, esse bloco é para aqueles momentos de baixa energia, onde podemos fazer tarefas mais simples e que não precisam de quase nenhuma concentração.
  • Bloco social: são os momentos destinados a se conectar com as pessoas. Seja em termos pessoais ou profissionais, o tempo desse bloco é destinado a atividades que envolvem o relacionamento com outras pessoas.

Cada um desses blocos pode ser associado a uma categoria de tarefa. O bloco social, obviamente, se refere a conectar. Criar e consumir podem entrar tanto no bloco de foco quanto no bloco administrativo dependendo de quanta energia é exigida de você na tarefa. Por exemplo, criar uma planilha pode ser uma tarefa destinada ao bloco de foco se for algo complexo ou se você tiver dificuldades no uso do Excel; mas se você está criando uma planilha simples ou tem amplo domínio do Excel, pode ser uma tarefa para o bloco administrativo.

O tipo de tarefa que se enquadra em cada bloco não é determinado pela atividade em si, mas por quanto de energia (e foco e concentração e atenção) você precisa para executar aquela atividade. Portanto, é algo bem individual. O Gilkey aponta que responder e-mails se encaixa no bloco administrativo, mas na minha visão faz mais sentido entrar no bloco social; ele também aponta que alguns tipos de e-mail podem se classificar no tipo de tarefa que se encaixa no bloco de foco. Fica claro que é algo bem pessoal mesmo, porque só você é capaz de dizer o quanto de energia é necessária para realizar cada tarefa.

papeis planejamento calendario agendaFoto de Paico Oficial em Unsplash

Vocês devem ter notado que eu falei lá em cima em 4 tipos de blocos e listei apenas 3. Isso porque o último bloco difere um pouco dos outros. O post inteiro eu falei sobre níveis de energia e a diferença aqui também tem relação com isso. Os blocos de foco, administrativo e social podem ser considerados blocos de “saída de energia”, ou seja, são atividades nas quais precisamos gastar energia para realizar. O bloco de recuperação é o oposto, um bloco com atividades para recarregar energia. E eu não estou falando das horas de sono, mas sim de momentos em que nos dedicamos a coisas que de fato nos “recarregam”. Gilkey sugere exercícios, meditação, atividades de autocuidado em geral, mas pode ser qualquer coisa que te ajude a “recarregar a bateria”. Mais uma vez, não é sobre o tipo de atividade, mas sobre como você se sente em relação a ela. Fazer ligações para os amigos ou interagir nas redes sociais, por exemplo, pode ser uma atividade do bloco social ou do bloco de recuperação, dependendo de como você se sente ao fazer essas coisas.

Mas e como colocar toda essa teoria em prática? O primeiro passo é observar como funcionam as suas oscilações de energia ao longo do dia, ou seja, quando acontecem seus picos de energia. Depois, você distribui os blocos ao longo do dia e da semana, levando em conta essa variação, alocando os blocos de foco nos picos de energia e os administrativos nos momentos de baixa energia. Determine onde se entrarão os blocos sociais em função do quanto eles exigem de você: uma reunião importante, por exemplo, pode te exigir grande esforço mental e, portanto, é melhor que aconteça em uma situação de alta energia. E os blocos de recuperação devem ser encaixados estrategicamente entre os demais, de modo a favorecer a manutenção de sua energia mental. E não coloque mais de 2 blocos de foco ou sociais consecutivos sem um bloco de recuperação entre eles.

Quanto a duração de cada bloco: obviamente depende do volume de tarefas que você tem a fazer e de como funciona a sua variação diária de energia. Mas a recomendação padrão é que os blocos de foco e social sejam de 90 a 120 minutos; blocos administrativos de 30 a 60 minutos; e blocos de recuperação de pelo menos 30 minutos.

Na realidade, essa distribuição dos blocos é uma forma de otimizar o seu planejamento, distribuindo as atividades em função do quanto elas exigem de você e do quão disposto você está, sem esquecer dos momentos de descanso e relaxamento da mente. E vale lembrar que, como em qualquer planejamento, flexibilidade é essencial. Não é para encher todas as horas do seu dia de blocos, sem considerar eventuais atrasos e imprevistos. Como eu sempre digo, um bom planejamento é aquele que te permite abrigar imprevistos da melhor forma possível, minimizando o impacto nas demais atividades planejadas. Um planejamento sem espaço de manobra está destinado a não funcionar. Lembre-se disso na hora de planejar a distribuição dos seus blocos.

Eu gostei muito dessa forma de usar os blocos de tempo e quero, inclusive, colocar em prática e ver se funciona bem pra mim no meu dia a dia. Provavelmente começarei já na próxima semana a me planejar assim. Será uma experiência, então me digam se querem que depois eu faça um post contando como foi. E se vocês se animarem a testar também, me contem!

Até mais,

Juliana Sales

 

12 comentários sobre “Usando blocos de tempo no planejamento diário e semanal

  1. Adorei essa sugestão, já fiz algo parecido no passado mas já havia esquecido do quanto me era útil. Tô inclusive trabalhando no meu planejamento dessa semana agora e já vou incorporar algumas dicas!

    Curtido por 1 pessoa

    • Malu, eu também já me organizei assim antes e acabei mudando porque na verdade estou sempre mudando o jeito que eu faço, até para testar e compartilhar por aqui. Depois do post eu voltei a planejar minha semana assim, e usando os critérios que eu falei, em poucos dias percebi que meu fluxo de trabalho está bem melhor. Espero que as dicas sejam úteis pra você também!

      Curtir

  2. Gostei das nomenclaturas. Eu vinha usando os termos Energia alta, energia média e energia baixa, mas me deixou confusa em alguns momentos, por causa da natureza do meu trabalho. Vou testar as novas nomenclaturas. Boa dica!

    Curtido por 1 pessoa

    • Oi Fernanda! Às vezes uma simples mudança na forma como a gente nomeia as coisas faz virar uma chavinha né? A gente vê tudo de outro jeito. Espero que funcione aí para você da forma como eu falei aqui. Obrigada por comentar.

      Curtir

    • Ale, por isso que eu digo que organização e produtividade é algo pessoal. O que é muito trabalhoso para alguns, para outros é super simples e natural. Esse, aliás, é um fator importante para escolher qual método ou técnica usar: se vai te dar mais trabalho não vale a pena, porque a ideia é simplificar e não complicar.

      Curtir

  3. “Institivamente” já utilizava algo parecido com esse tipo de organização, Juliana. apenas vario as colocações das “caixas” em horários diferentes a depender dos dias da semana. Obrigado por nos ajudar a entender a questão da organização de maneira bem estruturada e clara!

    Curtido por 1 pessoa

    • Seu comentário mostra algo que eu acredito muito: organizar deve ser algo instintivo, natural, pra facilitar mesmo o dia a dia, e os métodos só vem para nos ajudar a fazer isso de forma mais consciente. E essa variação que você mencionou é o segredo de um bom planejamento: flexibilidade.

      Curtido por 1 pessoa

  4. Eu preciso parar e observar o meu comportamento porque eu li e fiquei tentando me alocar no método e não encontrei lugar para mim. Mas, como já disse aqui mesmo, ando meio desorganizada. Uma bagunça mesmo. Nem a agenda que eu mesma fiz, eu cheguei a usar. Caderno está lá… tão novo quanto no ano passado. Tenho escrito para o blogue, dado aulas no automático das emoções.
    Eu me adaptei bem aos processos virtuais de existir, mas alguma coisa simplesmente se desligou e meus processos antigos de organização simplesmente não funcionam mais. Não estou a me torturar porque me conheço o bastante para saber que não funcionará. É esperar o momento passar… haja paciência.

    bacio

    Curtido por 1 pessoa

    • É normal Lunna, tem métodos e ferramentas que não conversam com a gente mesmo, com a nossa realidade. As vezes por gosto pessoal e as vezes por situações externas, como você explicitou. E aí, realmente é esperar.

      Curtir

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s