Nova série do blog: Conceitos Básicos sobre Organização e Produtividade

Quando falamos de produtividade e organização, além desses dois conceitos, certas palavras e termos são recorrentes: gestão do tempo, planejamento, rotina – e esses são apenas alguns exemplos. Eu acredito que todo assunto tem conceitos essenciais que precisam ser aprendidos se quisermos de fato entender sobre ele. Então eu tive a ideia de fazer uma série de posts aqui no blog onde eu pretendo falar sobre alguns dos conceitos mais básicos relacionados ao universo da produtividade e organização. A proposta é explicar alguns termos que são comuns nesse contexto – e justamente por serem tão comuns não pensamos muito sobre eles – e que é essencial que sejam corretamente entendidos.

Ter um blog e compartilhar conteúdo na internet fez com que tivesse contato com diferentes pessoas, indo muito além do meu círculo social/de amizades. E, por falar sobre produtividade e organização, as pessoas obviamente me procuram para conversar sobre esse assunto. Seja por e-mail, por mensagens nas redes sociais, comentários aqui no blog ou clientes de consultoria, eu tenho a oportunidade de observar as mais diversas dificuldades e dúvidas que as pessoas encontram quando estão buscando vidas mais organizadas e produtivas.

E como boa capricorniana organizada e que gosta de identificar padrões e catalogar as coisas, esse contato fez com que eu observasse algumas categorias de pessoas quando se fala de organização e produtividade. E essas categorias são baseadas em que nível de organização a pessoa se encontra. Considerando isso, acredito que existem 3 etapas, 3 fases no que se refere ao processo de organização e busca da produtividade.

O primeiro é aquela pessoa que está começando agora a pesquisar sobre o assunto. Geralmente são pessoas desorganizadas, com muitas pendências acumuladas e sem tempo para nada. Entendem que precisam se organizar mais e melhorar sua produtividade, mas não sabem por onde começar. Ficam confusas no que se refere a métodos, técnicas e podem achar tudo cansativo e trabalhoso e por isso, por mais que queiram ser mais organizadas, acabam sempre deixando para depois, por não saber o que fazer, se sentir desmotivado ou achar muito difícil.

teclado folhas de papel lapis celular uma planta e um vaso sobre uma mesa

Foto de Paico Oficial em Unsplash

A segunda fase é quando a pessoa já tem certo conhecimento do assunto: leu textos e livros, até testou alguns método e experimentou aplicativos. Porém, não consegue, de fato, colocar o que lê em prática e se manter organizado e produtivo de modo consistente. A impressão que eu tenho é que a grande maioria das pessoas está nessa fase.

E essa dificuldade de aplicar no dia a dia o que se estuda sobre o assunto tem a ver com vários fatores. Pode ser que o essencial não tenha sido realmente aprendido e na hora de colocar em prática cometem-se erros que fazem com que as coisas não funcionem. Pode ser que a pessoa tenha um bom conhecimento de ferramentas e métodos mas não tenha encontrado um que de fato funcione no seu dia a dia e isso se deve, geralmente, a entender de forma incorreta qual a sua realidade e quais suas demandas e necessidades e assim vem a dificuldade de escolher ou acontece uma escolha errada.

Situações comuns que eu vejo de pessoas que estão nessa fase:

  • começar a usar um aplicativo, trocar depois de pouco tempo, testar outro, trocar de novo e assim sucessivamente, buscando sempre o “aplicativo ideal”.
  • testar vários métodos, mas nunca por tempo suficiente para consolidar uma rotina mais organizada e produtiva. Como no tópico anterior, é estar sempre em busca do “método perfeito”.
  • não saber qual aplicativo escolher. Acontece principalmente porque se tenta escolher um aplicativo antes de estruturar um processo/sistema de organização.
  • cometer erros no planejamento (principalmente ser inflexível e planejar cada minuto do dia).
  • confundir o uso das ferramentas: usar agenda/calendário como lista de tarefas e a lista de tarefas como caixa de entrada são duas da situações que mais acontecem.
  • querer gerenciar apenas o tempo e esquecer do gerenciamento dos níveis de energia e da capacidade de se manter concentrado

Por fim, temos as pessoas que já estão na etapa final: são organizadas e produtivas e buscam apenas melhorias. Já tem um sistema de organização consolidado, uma rotina organizada, hábitos implantados. Trocam de aplicativo apenas quando se encontram diante de uma necessidade real, dominam o uso das ferramentas. Podem ser também pessoas que, além da parte prática, tem um interesse pessoal no assunto, gostam de aprender, saber mais e acompanhar as novidades da área.

notebook caderno oculos maos apoiadFoto de STIL em Unsplash

Mas, por favor, não idealizem essa última fase. Claro que todo mundo que está nesse processo deseja chegar até aqui. Porém é importante dizer que ninguém é organizado o tempo todo e 100% produtivo. Mesmos as pessoas mais organizadas e produtivas as vezes se perdem, saem dos trilhos, bagunçam seu planejamento, acumulam tarefas, atrasam prazos. E não há nada de errado com isso. Para essas pessoas, no entanto, situações assim são a exceção e não a regra, e elas não se desesperam quando esse tipo de coisa acontece.

Ok, e qual a relação disso com a nova série do blog sobre conceitos básicos? Embora o nome da série possa dar a entender que ela só serve para quem está começando, a verdade é que entender melhor esses conceitos básicos pode ser útil para qualquer pessoa que tem interesse no assunto. Para quem está na primeira fase, o motivo é óbvio: se você está começando a aprender sobre algum tema, é bom começar aprendendo o básico, porque isso sustenta tudo que vem depois.

Para quem está na fase de já ter o conhecimento mas não conseguir colocá-lo em prática, uma revisão dos conceitos básicos pode te fazer perceber que a sua dificuldade se deve a ter entendido de forma parcial ou incorreta algum deles.  E se você já é um “expert” da área, rever tais conceitos pode trazer novas inspirações e insights.

Minha ideia é fazer um post de um conceito por mês, até para não ficar repetitivo, e também porque são muitos os outros assuntos que eu tenho para compartilhar por aqui. O primeiro post deve sair no começo do próximo mês e eu adianto que vamos começar por um dos termos mais comuns desse universo.

E se vocês tiverem algum termo/conceito dessa área que vocês gostariam de entender melhor, me avisem, seja aqui nos comentários,  por e-mail ou mensagens nas redes sociais. Eu já tenho uma listinha com alguns fundamentos que eu acho importante falar, mas claro que o objetivo é esclarecer as dúvidas de vocês.

Até mais,

Juliana Sales

5 comentários sobre “Nova série do blog: Conceitos Básicos sobre Organização e Produtividade

  1. Juliana, acho importante as ressalvas que faz, porque contempla a dificuldade que podemos enfrentar ao tentar implementar um sistema organizacional a sua atividade. Caso o contrário, a falta de flexibilidade acaba por afastar o iniciante nesse quesito. Questão de bom senso, que é uma marca das suas apresentações.

    Curtido por 1 pessoa

    • Eu gosto de fazer essas ressalvas sempre, porque acredito que os processos de organização tem um fator pessoal muito forte. Existem uma série de recomendações mas eu acho essencial ver se elas se adaptam a nossa realidade.

      Curtido por 1 pessoa

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