Organizando o fluxo de informação digital: você conhece o método PARA?

Um tempinho atrás eu recebi um e-mail de um leitor do blog perguntando minha opinião sobre o método PARA. Até o momento em que eu recebi esse e-mail, nunca tinha ouvido falar desse método. Fui pesquisar e vi que ele foi criado por Tiago Forte e faz parte de um conceito/curso desenvolvido por ele que se chama “construindo um segundo cérebro”.

Esse curso fala de construir uma infraestrutura digital que nos permita lidar melhor com as toneladas de informação que consumimos todos os dias, de modo que essa informação nos ajude a desenvolver boas ideias, organizar o aprendizado e desenvolver a criativamente; é um método sistemático para capturar, organizar e expressar ideias. E o Tiago é um especialista em produtividade que fala muito sobre como a tecnologia pode ajudar os trabalhadores do conhecimento a melhorarem sua eficácia pessoal. 

Desde que eu o conheci,  tenho lido muito do conteúdo que ele produz e são ideias e conceitos muito interessantes. Por isso, achei que seria útil compartilhar por aqui o que eu aprendi sobre esse método PARA. Obviamente, você pode acessar toda a informação original no site do Tiago, o que estou trazendo aqui é apenas um apanhado de informações que eu traduzi e compilei.

O método PARA faz parte do conteúdo do curso pago “construindo um segundo cérebro”, mas nos conteúdo gratuitos do site que eu linkei ali em cima tem muita informação que ajuda a entender a essência do método. Por definição, o PARA é um sistema universal de organização da informação digital. Qualquer uma. Ou seja, é uma metodologia para deixar em ordem toda informação que você cria, acessa e armazena no meio digital.

Ele se baseia no princípio de que toda informação se enquadra em quatro categorias: ou é um projeto ou é uma área ou é um recurso ou é um arquivo. Nada aqui parece novo ou muito grandioso, mas a forma como cada uma dessas categorias é definida, e como devemos lidar com cada um delas, é bem interessante. Para entender melhor o método, vamos ver então um pouco mais sobre cada uma dessas categorias.

organizacao informacao digital metodo PARA post blog produtivamenteFoto de Firmbee.com em Unsplash

Projetos

Um projeto é uma série de tarefas vinculadas à uma meta, e que tem um prazo. Um projeto sempre tem um objetivo a ser atingindo. Alguma coisa precisa acontecer para que o projeto seja considerado concluído, e essa coisa é o resultado esperado do projeto; esse resultado acontece em um momento específico, definido pelo prazo, seja ele estabelecido internamente (auto imposto) ou externamente (por terceiros).

Áreas

Uma área de responsabilidade é uma esfera de atividade com um padrão a ser mantido ao longo do tempo. Não há uma data de término definida ou um resultado final a ser alcançado. O desempenho de cada área varia ao longo do tempo, aumentando e diminuindo, mas sempre estamos direcionando alguma atenção a ela. Áreas podem ser entendidas como os papéis que assumimos na vida (marido/esposa, pai/mãe, filho(a), chefe, vizinho(a), etc) ou como coisas que requerem certa atenção constante (por exemplo, pets, finanças, relacionamento, manutenção da casa).

Recursos

Qualquer tema ou tópico pelo qual você tenha um interesse contínuo é um recurso. São assuntos recorrentes pelos quais você se interessa, mas que não são diretamente relevantes para nenhuma área e não contribuem para o desenvolvimento de nenhum projeto. Eu já comentei aqui que gosto de estudar, então minha lista de recursos inclui vários assuntos que eu gosto de ler sobre, assuntos aleatórios que não tem nada a ver com meus projetos. Eu tenho uma lista no Trello com todos esses interesses e, para exemplificar, estão incluídos temas como mitologia, psicologia, decoração, história e literatura. Marketing, por exemplo, ou gestão financeira, estão na mesma lista, mas em termos das definições do Método PARA, não seriam considerados recursos pois estão ligados à áreas e projetos.

Arquivos 

Aqui se enquadram quaisquer itens das categorias anteriores que estão inativos no momento, seja um projeto finalizado ou um tópico no qual não tem mais interesse no momento. 

mesa com computador notebbok tablete e celularFoto de Domenico Loia em Unsplash

A indicação do Tiago Forte é começar fazendo sua lista de projetos porque, dentre as 4 categorias, essa é a única acionável, ou seja, que requer que você faça alguma coisa, que alguma ação seja sua realizada. E, portanto, é o que permite visualizar qual a sua real carga de trabalho e é o que vai guiar seu planejamento, sua gestão de tarefas e sua definição de prioridades. Ele aponta, inclusive, que uma das vantagens do método é essa separação entre itens acionáveis e não acionáveis. No dia a dia, durante o fluxo de trabalho, você só acessa/verifica a sua lista de projetos. Ele explica que essa é uma técnica conhecida do design (divulgação progressiva) onde você mostra ao usuário apenas as informações de que ele precisa no momento e isso é essencial porque “permite que você reserve 95% das informações que chegam em sua direção, para se concentrar nos 5% necessários para a tarefa em questão”.

Então, para que o método funcione, é essencial classificar adequadamente as coisas, colocando-as nas categorias corretas. Até porque, o método é dinâmico e se baseia na movimentação dos itens entre as categorias, em um constante fluxo de informações. Entretanto, pode ser difícil não se confundir em determinados momentos, principalmente quando se fala de projeto x área e área x recurso.

Um projeto difere de uma área porque, enquanto o primeiro tem um resultado claro a ser obtido, um objetivo e um prazo, isso não acontece com a segunda. Projetos exigem concentração, foco no objetivo, encarar obstáculos, ignorar distrações. Metas requerem equilíbrio, fluxo e tem a ver com rotinas e hábitos. Em resumo: projetos são acionáveis e metas são não acionáveis. A diferença entre área e recurso também é simples: áreas são as coisas pelas quais você é responsável enquanto que recursos são coisas que você apenas tem interesse.

Eu notei que muito do conceito e dos princípios no quais se baseia essa metodologia são comuns ao conhecido método GTD. Inclusive eu vi no site um depoimento do próprio David Allen, falando em termos muito elogiosos da metodologia. E isso me agrada porque eu uso muitos conceitos do GTD no meu processo de organização, apesar de não seguir o método a risca.

Atualmente eu estou satisfeita com a forma como organizo meus projetos, tarefas e arquivo de referências, mas penso que talvez esse método possa me trazer ganhos em termos de fluxo de informação. Provavelmente em um futuro próximo farei um teste de aplicação da metodologia, até para poder compartilhar com vocês se na prática as coisas fluem de forma tão simples e eficiente quanto parecem fluir na teoria. O que acharam de metodologia? Alguém aí interessado em testar também?

Até mais,

Juliana Sales

 

5 comentários sobre “Organizando o fluxo de informação digital: você conhece o método PARA?

  1. Menina, eu amei essa diferenciação de “projeto” e “área” e super vou tentar aderir a essas terminologias na minha vida! Acho que dá mais pé no chão do que é permanente, sabe? E eu definitivamente preciso dessa definição pra colocar a produtividade pra funcionar. Adorei conhecer o Método PARA, nunca tinha ouvido falar!

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  2. Mais um método que eu não conhecia e agradeço pelo blog me possibilitar mais esse aprendizado. É íncrivel notar como existem tantas metodologias destinadas a melhoria da organização e da produtividade, basta apenas aderir àquela com a qual melhor nos identificamos no momento, acho muito útil!

    Curtido por 1 pessoa

    • Esse é um dos meus principais objetivos aqui, Patrícia: apresentar o maior número de métodos possível, para que as pessoas tenham mais possibilidade de encontrar algum que resolva os problemas delas.

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