5 coisas que aprendi com David Allen sobre organização e produtividade

Vários anos atrás, quando eu comecei a pesquisar sobre organização e produtividade com o objetivo de conseguir administrar melhor o meu tempo e dar conta de todas as minhas atividades, ainda não existiam tantos especialistas no assunto. Hoje existem inúmeros, com diferentes abordagens e direcionamentos próprios para resolver os problemas que nos impedem de sermos produtivos.

Com a criação do blog eu passei a pesquisar ainda mais sobre o assunto e acompanhar muito mais especialistas, já que além de aprender para uso próprio eu também estou sempre em busca de informações para compartilhar por aqui. E eu poderia fazer um post inteiro só com essas indicações porque existe muito conteúdo de qualidade sobre essa área sendo produzido por aí, tanto aqui quanto no exterior.

E um dos que eu acompanho já há muito tempo é o David Allen, criador do método GTD. Quem já leu por aqui algum post em que eu conto como eu me organizo, sabe que eu uso muitos dos princípios e conceitos do GTD no meu sistema de organização, apesar de não seguir o método em sua totalidade. Mas eu sempre leio entrevistas do David e também acompanho os textos que ele publica no site oficial do GTD porque eu gosto bastante da forma como ele enxerga a questão da organização e da produtividade e sempre me trazem insights e novos jeitos de lidar com as coisas.

O post de hoje, então, traz cinco coisas que eu aprendi com o David Allen.

Não existe um jeito certo de começar a se organizar

David falou a respeito disso em um texto sobre como começar no método GTD ou como voltar a usá-lo quando as coisas saem dos trilhos. Ele diz que recebe muito esse tipo de pergunta e que a resposta é: comece em qualquer lugar. Isso porque qualquer pequena mudança que você faça para melhorar sua produtividade ou se tornar mais organizado já fará uma diferença e essa pequena mudança poderá ser um incentivador para que você continue no caminho. 

Claro que seguir um método (qualquer um) na sequência e da forma recomendada por seu criador potencializa os resultados, mas isso não quer dizer que obrigatoriamente precisa ser feito dessa forma. Esse pensamento vem muito de encontro ao que eu sempre digo de que não há certo e errado em termos de produtividade e organização. Cada um precisa conhecer sua rotina, identificar suas dificuldades e, a partir daí, encontrar as melhores metodologias e ferramentas para resolver seus problemas.

Aqui também podemos pensar sobre a questão do perfeccionismo, de esperar o momento certo, de buscar a ferramenta ou método ideal. Isso não existe! Descubra qual a sua dificuldade na hora de se organizar, o que está de impedindo de ser produtivo e busque o método que melhor se encaixa em seus critérios.

notebook oculos cadernos xicara sobre uma mesaFoto de Mathilde Langevin em Unsplash

Não adianta querer trabalhar em suas metas de longo prazo se o seu dia a dia está uma bagunça

Ok, eu sei que eu disse no item anterior que não tem um jeito certo de começar. Mas algumas coisas seguem uma lógica indiscutível. Pense comigo: do que adianta planejar uma meta para daqui a um ano quando, no dia a dia, você sempre perde prazos e nunca tem tempo para nada? Ou, em uma tradução livre de uma fala do David: “Se o seu barco tem um vazamento sério e está afundando, não é hora de decidir para qual direção você quer ir e sim evitar que o barco afunde”.

Claro que definir metas e ter objetivos de longo prazo nos dá um senso de propósito e motivação para passar pelos dias complicados e pelas tarefas mais difíceis. Entretanto, não adianta definir tais metas e não conseguir trabalhar nelas no dia a dia, pois assim elas serão só frases em um papel que trazem frustração por não serem realizadas. Primeiro, obtenha controle sobre suas tarefas e atividades de curto prazo, obtenha controle sobre sua rotina. É assim que você cria tempo para poder se dedicar a outras coisas que não as obrigações diárias.

Respeite o ritmo natural das coisas e processos

Quando falamos de produtividade, pensamos sempre em fazer as coisas de forma mais eficiente. E ok, produtividade também é isso, utilizar melhor o tempo, fazendo as coisas com mais agilidade. Entretanto, é preciso entender que algumas coisas e situações têm seu próprio tempo e espaço e seu fluxo não pode ser alterado. É normal e desejável buscar ser mais eficiente, mas faz parte do processo entender que nem tudo pode ser apressado. Os ritmos devem ser respeitados.

Eu li isso em um texto do David Allen sobre criatividade e acho que se encaixa perfeitamente com a percepção que eu tive e expressei no meu próprio post sobre o tema. No meu post eu dizia que talvez não seja possível organizar e planejar o processo criativo, mas é possível se organizar para que esses momentos tenham liberdade para acontecer. Você não pode forçar a inspiração, a criatividade, o surgimento de uma ideia, mas pode criar um contexto que favoreça o processo.

Ainda sobre ritmo, também vejo relação com a questão do nosso ritmo biológico, de conhecer e respeitar seu cronotipo, identificar e aproveitar a variação diária dos seus níveis de energia. Descubra o ritmo das coisas e use a seu favor em vez de querer forçar um ritmo não natural.

notebook e celular sobre uma mesaFoto de Ron McClenny em Unsplash

Ser organizado é o que te permite se desorganizar de vez em quando

Pra começo de conversa, ninguém é organizado o tempo todo. Muitos tipos de trabalho e diversas atividades têm como parte inseparável do processo gerar algum tipo de bagunça. Se você olhar para minha mesa de trabalho ao final de um dia especialmente produtivo, verá papéis espalhados, livros abertos, canetas por todos os lados. Mas quando encerro o expediente, não gasto muito mais do que cinco minutos para guardar tudo, porque a organização me permite saber exatamente qual o lugar certo de cada coisa.

O David fala de ter espaço livre para o caos surgir (o que também tem tudo a ver com a questão do ritmo e da criatividade que eu falei antes) e isso só é possível quando a organização permite que esse espaço exista. E aqui falamos tanto de espaço físico quanto de espaço mental, no sentido de não acumular tudo na sua mente, em uma confusão sem fim de lembretes, pensamentos, ideias, projetos.  

É disso que eu falo quando digo que um planejamento deve ser flexível o suficiente para abrigar imprevistos sem se desestruturar. É sobre ter espaço de manobra para lidar com o inesperado e a desordem natural da vida sem se perder no caminho.

Organização e produtividade são habilidades e não dons

Esse é um mito da organização. Muita gente acredita que algumas pessoas são naturalmente organizadas enquanto outras jamais serão. E sim, há quem seja naturalmente organizado e tenha mais facilidade, mas isso não quer dizer que não possa ser aprendido.

Esse aprendizado pode começar em qualquer momento da vida. E como qualquer habilidade, quanto mais praticamos, melhor nos tornamos. Organização e produtividade podem ser entendidas também como um conjunto de atitudes que aprendemos a ter e repetimos de forma consistente até se tornarem hábitos. A organização não é apenas para uns poucos escolhidos, mas para todos aqueles que se dedicam a aprender e praticar.

O que eu mais gosto de acompanhar especialista da área, além de conhecer métodos e ferramentas, é entender o raciocínio por trás da criação, conhecer a forma como cada um pensa e enxerga o assunto. Mas do que dominar uma ferramenta ou metodologia, é desse que surgem os melhores aprendizados.

Até mais,

Juliana Sales

 

8 comentários sobre “5 coisas que aprendi com David Allen sobre organização e produtividade

  1. Interessante o texto! Estou tendo que rever todos os meus planos pois retornamos ao trabalho presencial e meu horário mudou, uma loucura que tem me deixado totalmente sem chão e sem noção – No final, destralhar a casa e pensar nos almoços da semana aos domingos são as únicas tarefas que tem sido feitas.

    Curtido por 1 pessoa

    • Oi Darlene! Imagino mesmo que essa retomada do trabalho presencial seja uma transição um tanto quanto espinhosa, tanto quanto – ou talvez mais – do que a situação oposta que vivemos ano passado, na adaptação ao home office. Sabe que acho que isso pode dar um bom post? Obrigada pela ideia! 🙂

      Curtir

  2. Juliana, admiro bastante a sua capacidade/habilidade em organizar para leigos ou “desajustados” como eu (rs..) seus conhecimentos sobre organização. Eu me identifiquei muito com a frase de David Allen: “Se o seu barco tem um vazamento sério e está afundando, não é hora de decidir para qual direção você quer ir e sim evitar que o barco afunde”. Talvez seja esse o momento no qual estou vivendo. Mas nem tudo está perdido! (rs…). Algumas coisas, como a que chama de “espaço mental” ou chamo de “tempo mental”, no sentido que vivo uma realidade em que tempo e espaço são a mesma coisa. Mas essa já outra história. Obrigado, mais uma vez, por nos trazer valiosas informações e formatações quanto à organização!

    Curtido por 1 pessoa

  3. Eu fico do lado de cá a imaginar a sua realidade e ver como as coisas se organizaram para você, os métodos que encontrou e a maneira como se adequou ou os adaptou para uso próprio. As leituras feitas… isso é coisa de psicologia/psicanálise que visa compreender a pessoa por trás das fórmulas e não dá a mínima para a fórmula.

    Eu me lembro que fui “doutrinada” para ser organizada desde pequena. O lugar dos livros, dos brinquedos, das coisas mais antigas. A casa toda cabia dentro de caixas devidamente etiquetadas. Na escola também tinha rotinas mil, horários e rotinas que se estabeleciam.

    Na vida adulta veio outras regras, mas eu nunca havia pensado nisso até ler-te porque nunca foi um tema. Eram processos naturais-meus e só. A realidade a partir da arte mudou todas as coisas do lugar e impôs outras… os processos são menos pautados por organização e sim por disciplina. Quando uma rotina se quebra, é como puxar uma laranja e fazer desmoronar a pilha. aff

    Eu nunca li (apenas aqui) sobre métodos e seus criadores. Nem faço idéia em que lugar da livraria fica esses livros Certamente bem longe dos romances, contos, crônicas e poesias. Certamente nunca na ilha dos mais vendidos. E, com certeza, jamais nas minhas pilhas de livros. Sempre que cita alguém aqui, eu desconheço, embora famosos em seus nichos.

    Mas, como disse Lacan, vivemos em mundos paralelos, alternativos que, às vezes, colidem.

    Curtido por 1 pessoa

    • Lunna, eu também gosto de imaginar o dia a dia das pessoas e como elas se organizam. Não pelo viés da psicanálise, obviamente, mas gosto de saber como as pessoas aplicam em suas realidades as soluções de organização. Eu acho muito interessante quando você diz que desde criança teve esses ensinamentos sobre organização. A grande maioria não teve e, por isso, temos tanta gente desorganizada por aí e com dificuldade de assimilar conceitos e criar hábitos organizados. Eu mesma, só comecei a pesquisar sobre isso quando a necessidade bateu na minha porta, na época da faculdade.

      Curtir

  4. Em tempos de quarentena e desemprego eu deixei a minha rotina de lado… Mas, eu sempre gosto de ler os seus posts sobre organização.

    Curtido por 1 pessoa

    • No começo da quarentena eu abandonei minha rotina também, mas acabei voltando porque me faz bem. Quanto ao desemprego, infelizmente tem aumentado a cada dia, espero que logo essa situação mude!

      Curtir

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s