Sistema x processo de organização: qual a diferença?

Eu já comentei aqui algumas vezes sobre como é o meu sistema de organização. Por exemplo, tem post sobre isso no começo desse ano e também do ano passado. Em ambos eu contei quais ferramentas eu usava no meu dia a dia e para qual função. Algumas semanas atrás teve post sobre como criar o seu sistema de organização pessoal em dois passos: o primeiro é saber com clareza o que você precisa organizar e o segundo é escolher as ferramentas para organizar essas coisas. Nesse post eu já deixei bem claro que mais importante do que a ferramenta é ter essa consciência do que será organizado. Saber o que você precisa organizar é a criação do seu processo de organização.

Então, um sistema de organização é composto por um processo de organização e por ferramentas que dão suporte a esse processo. Por isso eu sempre repito que não tem ferramenta ideal ou a melhor ferramenta. Tudo depende do seu processo. E a recomendação de muitos especialistas (e eu também concordo) é que você crie o seu processo independente da ferramenta, antes de escolhê-la. Isso porque a ferramenta pode te induzir a criar o processo de forma a se adaptar aos recursos que ela tem. E se isso acontecer coisas importantes para você  e que precisam ser organizadas podem ficar de fora porque aquela ferramenta não tem recursos para abrigá-la. Ou então, se por qualquer motivo você precisar trocar de ferramenta, precisará reestruturar todo o processo. E na realidade, deve ser o contrário: você cria o seu processo e depois pode adaptar a ferramenta que escolher a ele. 

Dito isso, como começar a criar esse processo de organização? A identificação do que precisa ser organizado é intuitiva e pessoal. Cada um precisa avaliar sua rotina, seu dia a dia e ver com quais coisas lida, que atividades precisam ser gerenciadas. De forma simplificada, quando falamos de coisas que precisamos fazer, podemos dividi-las em dois grandes grupos: atividades atreladas a dias e horários (eventos, compromissos, prazos) e atividades que precisam ser feitas mas não tem dia e horário pré-determinado.

O primeiro passo é listar todas as coisas que você precisa fazer e enquadrá-las nesses dois grupos, porque são de natureza diferente e devem ser gerenciadas de maneira diferente. As coisas que você, obrigatoriamente, tem que fazer em determinado dia não devem se misturar e se confundir com as coisas que você apenas gostaria de fazer naquele dia. Depois é preciso encontrar formas de manter essas coisas sob controle. Fazendo da forma mais simples possível, você pode trabalhar com duas listas: uma contendo o que tem dia/horário marcado e a outra com todas as demais atividades. Mas é claro que existem ferramentas mais adequadas para isso.

celular notebook caderno e duas canetas sobre uma mesaFoto de Pinho . em Unsplash

Tudo que tem dia ou horário para acontecer ou ser feito pede uma ferramenta que contenha esses recursos: agenda, calendário e similares. E para escolher o que usar você precisa levar em conta que é algo que você vai acessar diariamente, talvez várias vezes ao dia. Faz parte do processo identificar qual a melhor forma para você fazer isso. Tudo depende do seu gosto pessoal e de como é sua rotina. Uma agenda tradicional aberta na sua mesa ao lado do computador pode ser útil se você tem muitas atividades ao longo do dia com horários pré-determinados; no entanto, se você precisa se locomover, carregar essa agenda pra cima e para baixo pode ser desconfortável e pouco prático. O Google Agenda é uma boa opção se você está conectado o tempo todo e precisa compartilhar seus horários com outra pessoa. Se você tem poucas atividades desse tipo e uma tendência a esquecê-los, pode ser útil uma ferramenta que tenha o recurso de te enviar lembretes. Pensar sobre isso é parte da criação do seu processo, é identificar o que você precisa para gerenciar suas coisas e escolher uma ferramenta que atenda as suas necessidades.

Para todas as outras coisas que você precisa fazer, use listas. As famosas “To Do List”, lista de tarefas, lista de “próximas ações” (como no GTD). Chame como quiser. É aqui onde ficaram anotadas todas as suas atividades que não tem dia e horário. E, mais uma vez, ferramentas de listas existem aos montes, cada uma com seus próprios recursos: Todoist, Google Keep, Toodledo, Remember de Milk, Tick Tick. Escolha de acordo com o que você precisa para manter suas tarefas sob controle. Leve em conta os recursos que precisa e a facilidade de acesso. E, claro, a velha dupla papel e caneta também podem funcionar se você preferir assim.

Esses dois grandes grupos são a essência das coisas que você precisa gerenciar. É por aí que você pode começar. Depois, conforme você já tiver esse controle mínimo, seu processo tende a evoluir e você pode (ou não) precisar de novas ferramentas. Para a lista de tarefas, por exemplo, você pode querer ramificá-la em uma lista de tarefas que foram delegadas, se isso for algo frequente no seu cotidiano. Pode querer criar uma lista com coisas que você quer ou precisa fazer, mas não agora (a lista do Algum Dia/Talvez). 

Você pode também perceber que além de tarefas, você tem projetos. O conceito de projeto aqui é tudo que precisa de mais de uma tarefa para ser finalizado. E eles podem ser extremamente simples (por exemplo, escolher uma cortina nova) ou muito complexos (como, desenvolver uma nova estratégia de marketing para a sua empresa). Projetos, por sua própria natureza, requerem um mínimo de planejamento. E aí, conforme o seu processo de planejamento, você pode sentir necessidade de ter uma ferramenta para gerenciar esses projetos: Trello, Monday, Asana. Use os mesmos critérios que eu já falei antes para escolher a ferramenta que mais se adapta ao seu processo. 

Planejamento também envolve planejar o uso do seu tempo, e aqui estamos falando do planejamento semanal, mensal e similares. Você pode usar um planner ou bullet journal; até o Google Agenda funciona para algumas pessoas. O importante saber é que antes de se planejar você precisa saber o que precisa ser planejado, então primeiro vêm aquelas listas que indicam as coisas/atividades que você precisa fazer e que estão no seu radar.

planner com visao mensal um lapis e um vaso de flor sobre uma mesaFoto de Debby Hudson em Unsplash

É importante falar também da Caixa de Entrada,  que é uma ferramenta de coleta e captura. É um conceito vindo do método GTD e que eu uso porque acho muito útil. Ela serve para abrigar as coisas novas que surgem, seja um compromisso, uma ideia, uma nova tarefa. É onde as coisas ficam antes de entrar nas ferramentas do seu sistema, mesmo que ele seja formado só por uma agenda e uma lista. Inserir coisas novas direto no sistema pode ser eficiente em algumas situações, mas muitas vezes as coisas podem acabar se confundindo e te fazer perder tempo. Quando você coloca primeiro na caixa de entrada, antes de incluir no sistema você avalia aquele item e muitas vezes ele muda de categoria ou até mesmo deixa de ser importante e pode ser descartado. Se tivesse sido inserido diretamente na ferramenta de organização, o sistema poderia ficar sobrecarregado desnecessariamente. 

Também se incluem nas ferramentas de organização, aquelas usada para arquivamento. Aqui saímos da esfera da ação, não são coisas que você precisa fazer e sim que precisa guardar, para referência futura, por exemplo, por questões legais ou mesmo por terem valor sentimental. Estamos falando de pastas, gavetas, armazenamento em nuvem (Google Drive, Dropbox, OneDrive). E aqui é importante também ter um processo para definir e ter clareza sobre o que vai ser aguardado e o que pode ser descartado. E também fazem parte os critérios que você usa para arquivar o que você guardou e que te permitem recuperar futuramente sempre que quiser e precisar. Porque não adianta guardar tudo de forma desordenada e depois não conseguir encontrar o que você guardou.

Eu acredito que intuitivamente todos nós sabemos o que precisamos organizar. O que é preciso é estruturar através de processos. Adotar um método pronto de organização pode ajudar muito e nesse caso você pode tanto usar o “processo pronto” que o método já traz ou adaptá-lo para o processo que você está criando. E é sempre válido fazer tais adaptações, adotar apenas parte de um método, combinar diferentes métodos. Se funciona para você, te mantém organizado e sob controle, é isso que importa, o objetivo foi atingido.

O que eu quis mostrar nesse post é que para se organizar e se manter organizado, você precisa descobrir a sua própria forma de organizar. Métodos são muito úteis e as ferramentas também, desde que escolhidas depois do processo criado e não servindo como base para essa criação. A criação do seu próprio processo é que faz com a organização se torne um hábito, passando a fazer parte do seu dia a dia de forma mais tranquila. Se não for assim, não vai funcionar, e a organização vai parecer com mais uma tarefa cansativa e chata.

Me contem, como vocês se organizam? Como é o processo? É algo que já faz parte da rotina ou vocês ainda se sentem lutando para fazer funcionar?

Até mais,

Juliana Sales

 

4 comentários sobre “Sistema x processo de organização: qual a diferença?

  1. Não sabia sobre essa diferença entre sistema e processo de organização! Adorei informações de dicas do post. Quanto a ferramentas e aplicativos, tenho amado usar o Notion! Tô organizando muitas coisas por lá, tem me ajudado muito na minha rotina de professora.

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  2. Eu prometi a mim mesma que vou recuperar meu ritmo em Julho. Organizar as coisas. Colocar tudo no trilho. A começar com os projetos. Eu nem sei como tudo aconteceu desde abril do ano passado até aqui. Fui alocando, postergando e reagindo as coisas.
    Lendo o seu post, me dei conta de tudo que não fiz.aff
    Mais um post seu para eu ler e ler e ler e dizer em voz alta: vamos começar pelo lado certo: o de dentro.

    Curtido por 1 pessoa

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