Uma das coisas mais importantes que você pode fazer pela sua produtividade

Acho que eu já deixei bem claro aqui que produtividade envolve alguns fatores, relacionados ao uso de ferramentas, escolha de técnicas e métodos e desenvolvimento de uma mentalidade que se reflete em comportamentos e hábitos diários. E qualquer que seja a sua definição pessoal de produtividade, existem certas coisas que indiscutivelmente contribuem para que ela melhore.

Uma delas, que eu considero indispensável: não confiar apenas na memória para se lembrar das coisas que precisam  ser lembradas. Eu já fiz um post bem legal aqui no blog que fala justamente sobre a relação entre memória e produtividade. Baseando-se em estudos científicos sobre o funcionamento da mente e em recomendações de especialistas em produtividade, a conclusão é uma só: confiar apenas em nossa mente para se lembrar das coisas é, além de falho, cansativo estressante.

No post linkado eu falo mais sobre isso, mas o que se sabe é que o processo de recuperação de informações não é eficiente, tanto pela quantidade de conteúdo a que estamos expostos e que é constantemente processado pelo cérebro, quanto por como e quando essa recuperação feita. E no post de hoje eu quero apresentar 3 formas simples de tirar do cérebro a tarefa de lembrar das coisas. Quando você não depende apenas da sua mente para se lembrar, o estresse mental é menor e a chance de se esquecer de coisas importantes é significativamente diminuída. Além disso, sua mente funciona de forma mais eficiente para realizar outras atividades mais importantes: ter ideias, resolver problemas, ser criativo.

oculos sobre uma caderno e uma canetaFoto de Dan Dimmock em Unsplash

As sugestões a seguir tem a mesma essência: registrar as coisas em algum lugar de forma que elas possam ser consultadas em qualquer momento que você precisar da informação registrada. No entanto, são diferentes porque tratam de diferentes categorias de coisas que precisam ser lembradas. Vamos a elas:

Usar uma agenda

Ou calendário ou qualquer coisa que te permita registrar coisas que tenham data e horário pré-definidos. E, como eu expliquei há pouco tempo, o que importa é o processo, não a ferramenta. O processo consiste em incluir na ferramenta tudo que tem data e horário, tanto em termos profissionais quanto pessoais: consultas médicas, reuniões, prazos, datas de vencimento, horários de atendimento. A ferramenta deve ser escolhida em função do seu gosto pessoal  e de como é sua rotina. Não adianta querer usar a tradicional agenda de papel se você está sempre indo de um lugar pra o outro e acha incômodo carregá-la. Também não adianta querer usar a agenda do Google se por algum motivo você não tem acesso a internet o tempo todo. Levando isso em consideração você pode usar a agenda tradicional (com visão diária ou semanal), Google Calendar, um planner, a agenda nativa do seu celular. E seja criterioso: na agenda são incluídas apenas atividades atreladas a um dia e/ou horário. Alguns exemplos: consultas médicas, reuniões com clientes, reunião na escola dos filhos, horários de aulas e cursos, datas de vencimento de contas, prazos em geral, eventos (palestras, aniversários) e quaisquer lembretes relacionados aos itens anteriores (se você tem um aniversário na sexta é interessante colocar um lembrete na quarta sobre comprar um presente).

Tenha uma lista de tarefas

Se na agenda só entram coisas com data e hora, onde registrar todas as outras coisas que você precisa fazer? Em uma lista de tarefas. Eu já falei bastante sobre as famosas to do lists por aqui, por exemplo, nesse post sobre os erros que fazem com que ela não funcione muito bem. E sem complicar muito, na sua lista de tarefas que você anota as coisas que precisa fazer. Você pode começar por aí e com o tempo ir “refinando” o uso dessas listas: pode ser útil, por exemplo, separar tarefas de projetos (com uma lista só de projetos). A lista Algum Dia/Talvez também é útil para registrar aquelas atividades que você quer fazer, mas não momento, e que também não quer se esquecer.  O importante é que sua lista de tarefas deve conter apenas itens de ação, coisas a serem executadas e que expressam claramente o que deve ser feito. Quanto à ferramenta, você pode usar qualquer aplicativo de listas, um simples documento em branco de um editor de texto ou do aplicativo de notas do celular ou papel e caneta. 

Use uma Caixa de Entrada

Esse é outro assunto que eu falo sempre por aqui e é a primeira forma de liberar a mente das coisas que ela vem se esforçando para não esquecer. Tem um post bem completo onde eu explico o que é para que serve uma caixa de entrada. Em resumo: é o local central onde você descarrega as coisas que está tirando da mente. Tudo, absolutamente tudo, é registrado na Caixa de Entrada: tarefas, compromissos, lembretes, ideias, projetos, intenções, desejos, coisas que você quer fazer. É como se fosse, de fato, uma extensão do seu cérebro: qualquer estímulo que chame sua atenção, qualquer nova tarefa que surja, qualquer ideia que apareça, você anota na caixa de entrada. E, mais uma vez, você pode usar a ferramenta que mais lhe agradar, analógica ou digital: caderno e caneta ou qualquer programa ou aplicativo que te permita fazer anotações.

maos digitando em um notebookFoto de Christin Hume em Unsplash

Sobre a caixa de entrada ainda é importante dizer que ela precisa ser processada, isto é, periodicamente você precisa ler cada item que está ali e decidir o que fazer com ele. O armazenamento na caixa de entrada é temporário, não permanente. Tudo que é anotado, posteriormente precisa ser analisado e inserido no local adequado. Para usar como exemplo o que já falamos acima: compromissos e prazos vão para o calendário e coisas a fazer vão para a lista de tarefas. Tão importante quanto registrar as coisas na caixa de entrada e verificar e analisar o que foi anotado e decidir o que fazer com aquilo. Eu reviso minha caixa de entrada diariamente, ao final do dia. Você precisa descobrir qual a frequência ideal para você, de modo que o que foi anotado ali não seja esquecido.

Aliás, e para terminar, essa é uma recomendação válida não só para a caixa de entrada mas também para a agenda e o calendário ou qualquer outra forma de registro que você use. É preciso verificar frequentemente cada um. Parece óbvio mas é bom dizer: é ótimo esvaziar sua mente e registrar as coisas em locais externos. No entanto, essa atitude só cumpre seu propósito, de aliviar a mente e diminuir o estresse e garantir que nada será esquecido, se você consultar o que foi anotado. Não adianta inserir todos os seus compromissos na agenda e nem abri-la. De nada adianta ter uma lista de tarefas se você não a consulta para saber o que fazer. Uma caixa de entrada que não é frequentemente revisada perde sua função.

São hábitos que precisam ser adquiridos: registrar externamente as informações que estão na sua mente e consultar constantemente o que foi registrado. Se não, o processo deixa de ser confiável e sua mente não aproveita o relaxamento que o ato de externalizar as coisas traz. São hábitos simples mas que fazem toda a diferença, não só em termos de produtividade, mas facilitando a vida como um todo.

Até mais,

Juliana Sales

4 comentários sobre “Uma das coisas mais importantes que você pode fazer pela sua produtividade

  1. Adorei todas as dicas|! Eu tenho usado um planner que montei pra mim mesma no Notion. Lá tenho caixa de entrada, calendário com datas importantes e to-do list. Tem dado super certo pra mim nesse período que passo a maior parte do tempo em casa, mas já estou pensando no ano que vem e esperançosa com o avanço da vacina, creio que vou passar mais tempo fora de casa, e precisarei de uma agenda ou planner também.
    Vou ler seu post sobre erros na hora de criar lista de tarefas 🙂

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  2. Como já disse antes, Juliana, eu acho incrível a sua capacidade de conseguir explicar didaticamente, com requintes literários muitas vezes, as questões referentes ao planejamento. Tão atraentes são os seus textos que um dia ainda empreenderei a estruturação de uma planilha adequada às minhas atividades. Principalmente quando voltarem a ser mais frequentes.

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  3. Eu adoro suas dicas, Juliana!

    Primeiro porque elas abrem muito minha mente pra algumas coisas que podem me ajudar no dia a dia, e segundo porque, às vezes e como no caso desse post, percebo que já faço algumas coisas de forma inconsciente e noto o quanto elas me ajudam e precisam ser mantidas. Essas três etapas, por exemplo, faço no meu planner, que tem bastante espaço pra tudo isso, e é genial visualizar a semana quando ela acaba. Gosto inclusive de registrar coisas que foram feitas, mas não estavam lá antes, quando termino, tira a sensação de que nada está sendo feito quando, na verdade, está!

    Obrigada por compartilhar tanto conhecimento com a gente!

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  4. Eu tenho usado muito as listas de tarefas nesse tempo maluco e é justamente o que tem me ajudado na hora de trabalhar. Outra coisa que mudei nesses tempos foi as metas mais curtas aboli por enquanto as de longo prazo porque não sei como estarão as coisas na semana seguinte.
    Enfim, esses são os meus recursos por enquanto.
    bacio

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