Conceitos Básicos: Organização

E aqui estamos com mais um post da série sobre os conceitos básicos relacionados ao universo da organização e produtividade. E hoje vamos falar do – provavelmente – segundo assunto mais tratado aqui no blog: organização. Para mim organização e produtividade estão indiscutivelmente entrelaçadas: a organização facilita a busca e a consistência da produtividade, qualquer que seja sua definição para essa palavra.

Assim como no post anterior, vamos começar com a definição oficial sobre o termo. As definições que mais se assemelham ao sentido de organização que falamos aqui são:

  • ato ou efeito de organizar(-se);
  • arrumação ordenada das partes de um todo;
  • preparação de um projeto, com definição de procedimentos e metas.

Complementarmente, organizar pode ser entendido como:

  • dispor de forma ordenada uma série de itens; dar forma regular as partes de um todo.
  • adquirir determinada estrutura ou conformação; ordenar(-se).
  • estruturar-se de forma metódica.

Acho que todos nós, intuitivamente, sabemos o que é organização. E talvez por isso seja um pouco complexo chegar a uma definição única. Muitas outras palavras costumam ser associadas à ideia de organização: ordem, arrumação, estrutura, método, lógica. Em termos de objetos e espaços, só de olhar já conseguimos definir se algo está organizado ou não. Mas será que é tão simples assim?

Como eu comentei nesse post (e reforço sempre que possível) o entendimento de o que é organização é pessoal. Uma mesa de trabalho que parece desorganizada para mim pode estar perfeitamente organizada para o seu dono, se ele conseguir se encontrar ali de forma tranquila e eficiente. Então, organização não tem necessariamente a ver com aparência. Até porque muitas coisas que não são visíveis também precisam ser organizadas, tais como nossos arquivos, nosso e-mails, nossas tarefas e nossas ideias.

mesa organizadaFoto de Christine Donaldson em Unsplash

Se não tem a ver com aparência, então organização de ambientes e espaços não é o mesmo que arrumação ou decoração. Eu falo mais sobre isso no post linkado ali em cima, mas o fato é que uma casa ou um guarda roupas pode estar arrumado, mas mesmo assim ainda estar desorganizado. Porque organização é sobre funcionalidade, facilidade, praticidade. Mais a frente isso vai ficar mais claro.

Ainda falando sobre o que organização não é. Organização não é uma característica inerente à personalidade individual. Costumamos falar que fulano é ou não é organizado, mas temos que estar atentos ao pensar assim porque ninguém é organizado o tempo todo. Por consequência, podemos dizer também que ninguém nasce organizado ou desorganizado. Pelo contrário, é algo a ser aprendido. Há quem tenha aptidão natural, maior facilidade, mas não é uma qualidade que alguns tem e outros nunca vão ter e sim uma habilidade a ser desenvolvida.

Mas afinal, o que é organização então? Acredito que podemos chegar na definição a partir dos objetivos pretendidos quando se deseja ser mais organizado e dos benefícios que a organização traz. O objetivo da organização sempre deve ser facilitar sua vida, seja na hora de encontrar um alimento na geladeira, um item no guarda roupas, um documento necessário, uma ideia, um lembrete, uma informação. Organização é o que te permite encontrar de forma fácil qualquer coisa que você tenha guardado. Tem a ver, então, com a forma como se guarda as coisas e sobre como elas são mantidas.

Como eu disse ali em cima, organização é uma habilidade a ser aprendida. E isso envolve comportamentos e hábitos. Processos são desenvolvidos e sistemas são criados. Isso é feito, de novo, para que você encontre facilmente coisas que você guardou. E por guardar, eu falo não apenas no sentido de armazenar, arquivar, mas de colocar as coisas em seu devido lugar. Daí vem uma definição de organização que me agrada muito: organizar é colocar cada coisa em seu lugar, de modo que você saiba exatamente onde ela está quando precisa. E isso traz tranquilidade, praticidade e eficiência para o dia a dia. E por isso tem uma relação tão estreita com a produtividade.

Por aí dá pra entender porque organização é algo tão pessoal: só quem pode definir o lugar “certo” das suas coisas é você. E só você pode decidir a melhor forma para guardá-las de modo a encontrar facilmente sempre que quiser. Pelo mesmo motivo, a escolha de métodos, técnicas e ferramentas também é essencialmente pessoal.

conceitos basicos organizacao post blog produtivamenteFoto de Nadin Mario em Unsplash

Por isso também é importante falar que organização, por essa sua individualidade, requer flexibilidade. Tanto para aceitar que cada um se organiza de forma diferente quanto para gerenciar os métodos e ferramentas que você usa. E também para entender que a organização é mutável, adaptável, porque a vida é assim e a organização deve refletir isso. É preciso desassociar organização de rigidez, porque isso traz junto a ideia de que organização é chato e difícil. Ou que é algo permanente.

Essa ideia afasta muita gente da organização e por isso também quis fazer essa série de posts sobre conceitos básicos: para desmistificar essa visão e compartilhar o que para mim é o verdadeiro sentido de organização, que é para facilitar a vida das pessoas. Se pra você está sendo chato ou difícil é porque talvez você esteja apegado a um entendimento equivocado sobre o que é organização. Ou esteja usando um método que não tem nada a ver com você e com o seu dia a dia. Está faltando a flexibilidade e a individualidade que eu falei ali em cima e que são fundamentais para entender que a sua organização é só sua: tem que se adaptar a sua realidade e às suas necessidades e isso quer dizer que seguir um método conhecido ou querer fazer exatamente igual outra pessoa faz pode não funcionar porque – surpresa! –  as pessoas são diferentes e têm demandas e cotidianos diferentes.

É preciso entender que organização não é um objetivo a ser atingido. É, na verdade, um caminho a ser seguido e que é traçado à medida que se anda por ele. Assim como cada pessoa tem necessidades diferentes, as nossas próprias necessidades também mudam ao longo do tempo. Mais uma vez, flexibilidade.

Em resumo: organização é algo que existe para facilitar a vida. É colocar as coisas em seus devidos lugares de forma que você não perca tempo procurando, já que você sabe onde cada coisa está. Para isso, a organização não tem que ser algo bonito ou complexo e sim prático e funcional.

Como eu disse, a percepção de o que é organização é pessoal. Essa aí de cima é a minha. É esse conceito de organização que eu busco e compartilho. Você concorda? Ou tem outra definição de o que é organização? Conta pra mim nos comentários.

Até mais,

Juliana Sales

10 comentários sobre “Conceitos Básicos: Organização

  1. Eu AMEI esse post e achei ele super necessário. Adorei quando você diz que organização não tem a ver com arrumação nem nada do tipo, e está muito mais relacionada a funcionalidade. Eu defendo muito que a organização é uma tecnologia pra que tenhamos uma vida mais leve e consigamos lidar com possíveis imprevistos de uma maneira mais tranquila, e muita gente me acha doida, justamente por não ter claro essa relação entre organização e funcionalidade.

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    • É justamente essa relação entre organização e funcionalidade que, para mim, faz diferença entre ser organizado e parecer organizado (ou parecer estar desorganizado mas na verdade estar organizado! rs).

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  2. Sabe que eu nunca parei para pensar a respeito do sentido da palavra? Eu tenho rotinas e rituais básicos-primários que estabeleci há tempos. Alguns são bem caóticos. Principalmente na parte criativa que precisa de ócio, às vezes. Meus livros estão sempre bem organizados-limpos, encapadas e protegidos. Meu local de trabalho arrumo as segundas, mas durante a semana… a coisa foge ao controle. No começo eu me aborrecia, depois percebi que era parte do sistema criativo. Parei de reclamar da minha bagunça.
    Mas, olhando meus atos diários, não me considero uma pessoa organizada, no sentido oferecido pela palavra. Eu sou uma pessoa de ritmos e rotinas que nem sempre funcionam… e que sofre com os acúmulos de coisas. Invariavelmente quero jogar tudo fora, deletar pastas-arquivos. Mas, há um lado em mim que pede para não fazer isso. Brinco que o título do meu próximo livro será: uma vida feita de rascunhos que precisa ser passada a limpo.aff

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  3. Dentro de minha desordem, há certa noção de organização. Por isso, entendo quando você diz que é muito pessoal. Hoje, morando sozinha, estabeleci certa organização em tudo até porque, se está em desordem, perco muito tempo na procura. Mas em outras questões, ainda sou desorganizada mas não brigo comigo mesmo. Aos poucos aprendo um pouco mais e seus textos são excelentes ferramentas!

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    • Um dos benefícios da organização é exatamente isso que você disse, não perder tempo procurando. E ninguém é organizado em tudo, acredite, então tudo bem ter alguns aspectos desorganizados, não precisa brigar consigo mesmo, a não ser que essa desorganização esteja te trazendo problemas. Fico feliz em saber que o conteúdo do blog têm ajudado!

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    • Muita gente vive nessa dualidade entre arrumar e organizar e nem percebe. Arrumam tudo mas não organização e depois não entendem porque a organização na funciona. Que bom que você já tem essa percepção.

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  4. Meu critério de organização é pessoal e intransferível. Busco respeitar os limites afeitos ao TOC que apresento. Chego a brincar com ele, deixando de estipular uma sequência que o denuncie, apenas para contrariar. Confuso, né? No meu trabalho, porém, estabeleço um padrão que desenvolvi com a experiência de anos de atividade e que tem se mostrado eficiente e funcional.

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    • Mas organização é isso mesmo, pessoal e intransferível porque tem que funcionar para você e resolver o que você precisa. A não ser, claro, que outras pessoas dependam dessa organização, aí tem que se pensar nas necessidades de terceiros.

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      • Juliana entendo isso perfeitamente. Tanto, que compartilho com quem trabalha comigo as decisões tomadas com possíveis mudanças diante das novas circunstâncias que se apresentam, comum em nosso meio de atuação. Ajuda o fato de atuarmos em um nicho específico, que demanda uma equipe pequena e ágil.

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