O que você faz para ser mais produtivo?

No começo da semana eu fiz uma pergunta lá no stories do Instagram: o que você faz para ser mais produtivo? A ideia veio de uma conversa com uma cliente, que durante o atendimento me perguntou: qual dica de produtividade faz mais diferença no dia a dia? Falando sobre isso, expliquei o que eu sempre digo para vocês, que tudo depende da rotina e da vida de cada um; a dica que mais fará diferença é aquela que vai resolver seu maior problema ou dificuldade em termos de produtividade. 

E eu pensei em fazer um post aqui no blog reunindo algumas dicas, mas não a partir do meu ponto de vista e sim de quem acompanha o meu conteúdo, então abri a caixa de perguntas no Instagram e também perguntei para algumas clientes e antigas clientes. Achei que ficaria legal por ter uma diversidade de respostas, mostrando visões diferentes, contando como é na prática a produtividade para cada um.

Vamos ver então algumas das respostas que eu recebi e falar um pouco sobre elas.

Desligar as notificações do celular.

Essa realmente é uma boa dica para quem tem o hábito de correr para pegar o telefone toda vez que chega uma notificação. Essa é uma das coisas mais improdutivas que as pessoas costumam fazer. Ser interrompido o tempo todo por notificações traz vários problemas: 

  • diminui a capacidade de concentração e de se manter focado, já que ao desviar o tempo todo a atenção do que quer que estejamos fazendo para olhar o celular, treinamos nosso cérebro a não ficar focado em nada por muito tempo. Por consequência, passamos a ter dificuldade para nos manter concentrados por longos períodos.
  • causa desperdício de tempo, que poderia estar sendo gasto com nossas tarefas ou qualquer outra coisa que gostaríamos de fazer. Imagine que você gasta 5 minutos toda vez que para pra checar uma notificação. Se isso acontecer 3 vezes durante uma hora (e muito provavelmente acontece mais vezes que isso) você gastou 15 minutos nesse período. Isso representa um quarto ou 25% do tempo. Em um dia de 8 horas de trabalho, por exemplo, isso dá um total 2 horas. Pense o que você poderia fazer com essas duas horas.
  • e até aqui eu falo de notificações às quais precisam de algum tipo de retorno, como mensagens de whatsapp e e-mail. Quanto a mensagens de redes sociais em geral, não tem nem o que argumentar: todas desligadas! 
celular teclado oculos sobre uma mesaFoto de OhTilly em Unsplash

Notificações ativadas são uma grande fonte de distração. O que eu sempre recomendo é mantê-las desligadas a não ser em casos excepcionais e ter uma ou duas vezes ao longo do dia um “bloco de respostas” que é o momento que você tira pra responder todas as suas mensagens e e-mails.

Fazer uma lista com as coisas a fazer no dia, separando em urgente e importante.

Tem post aqui no blog sobre como lidar com tarefas urgentes e com tarefas importantes e porque é importante fazer essa separação na hora de organizar nossas tarefas. Isso tem tudo a ver com definir prioridades, o que também é essencial para ser produtivo. A matriz de Einsenhower é uma ferramenta que nos ajuda com essa percepção, quando temos dificuldade em separar o urgente do importante. E isso ajuda a ter clareza sobre quais tarefas precisam ser feitas primeiro e também sobre o que pode ser delegado, o que pode ficar pra depois e até o que sequer precisa ser feito. A ideia geral é lidar com as urgências e se planejar de forma a evitar que elas continuem surgindo bem como ter tempo para se dedicar ao que é importante.

Dormir e me alimentar bem.

Fiquei bem feliz de ver essa resposta. Eu falo muito sobre a importância de priorizar o descanso e sobre como produtividade sem qualidade de vida não faz sentido pra mim. A ideia de produtividade ser trabalhar cada vez mais não é o que eu quero compartilhar; na verdade é o contrário: o objetivo [e ser produtivo para fazer as obrigações de forma mais eficiente de forma a ter mais tempo para todo o resto. E mesmo que você não concorde muito com esse ponto de vista e queira sim trabalhar cada vez mais, acho que não dá pra negar que cuidar de si mesmo é indispensável para ter energia e disposição e isso passa por um bom sono e boa alimentação. E o que eu busco na minha vida e que eu falo aqui, é ter uma vida produtiva com equilíbrio e bem estar, sem sacrifícios desnecessários. 

Dividir responsabilidades.

Aqui a pessoa complementou, dizendo que o que mudou foi entender que ela não precisava fazer, pessoalmente, boa parte das coisas que ela achava que tinha que fazer. Nesse ponto eu percebo dois aspectos diferentes. O primeiro é sobre saber delegar, sobre aprender a repassar tarefas, sobre de fato compreender que muitas coisas da nossa lista de tarefas precisam sim ser feitas, mas não necessariamente por nós. E é de fato um aprendizado, porque muita gente tem dificuldade de transferir tarefas. Há uma necessidade de controle, de centralizar que só faz com que fiquemos estressados e sobrecarregados.

O segundo, mais sutil, é sobre pegar para nós responsabilidades que não são nossas. Ou, mais especificamente, sobre colocar as responsabilidades dos outros acima das nossas próprias prioridades. Tem a ver com a questão do controle que eu falei acima e também com o sentimento de que a outra pessoa não vai fazer a tarefa direito ou vai acabar se esquecendo de fazer. Então você vai lá e faz e assim acabamos assumindo tarefas que não são nossas.  Mais uma vez, aqui é uma questão de aprender a lidar com a necessidade de controlar tudo e querer que as coisas sejam feitas como e quando você quer. 

notebook caderno caneta celular soFoto de Dan Dimmock em Unsplash

Tudo que puder resolver em menos de 1 minuto, faça agora.

Esse daqui é um princípio que faz parte do fluxo de trabalho do método GTD, a famosa Regra dos Dois Minutos. Ela diz que “se a ação levar menos de dois minutos, ela deve ser feita no momento em que for definida”. Isso quer dizer que qualquer ação a ser feita e que levar menos de dois minutos deve ser feita imediatamente e não inserida na sua lista de tarefas, por exemplo, para ser feita depois. É mais rápido e prático fazer no momento do que adiar. E não importa se o parâmetro é 1, 2 ou 5 minutos, depende de como você gerencia o seu tempo e como é o andamento das suas atividades, embora eu acredite que 5 minutos é o limite, mais que isso já deixa de ser considerado rápido. A ideia geral é: se for rápido, faça agora. 

Fazer pequenos momentos de descanso (5 minutinhos) ao longo de um dia de trabalho.

Essa resposta tem muito a ver com a que fala de dormir e se alimentar bem. Mais uma vez eu reforço que descanso é essencial. Produtividade, foco e concentração são muito prejudicados pelo cansaço físico e mental. Uma das mais antigas técnicas de produtividade e gestão de tempo, o método Pomodoro, se baseia nesse princípio ao alternar períodos de trabalho focado com pequenos intervalos de descanso. Diversos estudos científicos já mostraram que o cérebro é incapaz de se manter focado em uma tarefa por períodos muito longos, então trabalhar sem pausa é, além de cansativo e estressante, muito ineficiente.

Eu gostei bastante de fazer esse tipo de post porque é muito legal receber essa feedback de quem me acompanha. E se você não é minha cliente ou não viu a caixa de perguntas lá no instagram, pode responder aqui no post se quiser: qual dica de produtividade é mais útil para você e faz mais diferença no seu dia a dia?

Até mais,

Juliana Sales

5 comentários sobre “O que você faz para ser mais produtivo?

  1. Realmente desligar as notificações do celular fazem uma grande diferença, faz tempo que não as uso mais e não me arrependo! Aos poucos tenho aprendido a dividir responsabilidades e tem sido muito bom. Pequenas pausas são sempre necessárias, faço questão de ter esse tempinho pra mim.

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  2. Eu preciso de foco quando estou a trabalhar em projetos. Então me desligo do mundo e vez ou outra saio para caminhar, tomar um café ou espiar a rua e seus movimentos urbanos. Gosto imenso de pausas. São essenciais para quem precisa criar projetos ou desenvolver alguma coisa. Minha opinião, é claro. Funciona para mim… rs

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  3. Ótimas dicas! Sensatas e eficientes! De alguma maneira, como normalmente lido com o tempo contado, não há como perdê-lo sem correr o risco de não “entregar o trabalho”, que consiste em estar pronto para a passagem do som ou, a depender das circunstâncias, o início do show, quando se trata de apresentações regulares.

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  4. Amei esse post com coletânea de dicas!

    Desligar as notificações do celular não adianta pra mim porque sou tão viciada que pego ele toda hora pra olhar, mesmo que não tenha nenhuma notificação 😦

    Criar uma lista de tarefas e dividir por prioridades me ajuda muito! E amei a dica do 1 minuto (ou 2, ou 5…), vou começar a aplicar por aqui.

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