Conceitos Básicos: Planejamento

Planejamento é um tema constante no universo da organização e produtividade. E também é um assunto constante aqui no blog, já que planejamento é meu segundo nome. Mesmo antes de começar a me organizar de forma consciente e procurar aprender mais sobre produtividade, o planejamento sempre esteve presente na minha vida, ainda que fosse apenas através de uma simples lista de coisas a fazer para organizar uma festinha ou com os temas e assuntos que deveriam ser estudados para uma prova.

Para mim é natural planejar as coisas e na verdade talvez seja para a maioria das pessoas, mesmo aquelas que não fazem isso formalmente ou de forma consciente. Existem técnicas de planejamento, inclusive, que seguem a forma natural como nosso cérebro organiza etapas e ações a serem feitas para atingir um objetivo qualquer. Por exemplo, dentro do método GTD existe o Modelo de Planejamento Natural – MPN (na primeira edição do livro chamado de Modelo Natural de Planejamento – MNP e que foi renomeado na edição mais atualizada do livro de David Allen).

Mas, afinal, o que é planejamento? Como eu fiz em outros posts dessa série sobre Conceitos Básicos, vamos dar uma olhada na definição formal, dada pelo dicionário (Michaelis):

  1. Ato ou efeito de planejar;
  2. Organização de uma tarefa com a utilização de métodos apropriados;
  3. Determinação de ações para atingir as metas estipuladas por uma empresa, órgão do governo, etc.; planificação.

Ainda de acordo com o dicionário, é interessante observar também o significado de planejar:

  1. Criar ou elaborar um plano;
  2. Fazer planos para; devisar, programar, projetar.
  3. Ter como intenção.
notebooks papeis canetas sobre uma mesaFoto de Scott Graham em Unsplash

Todas essas definições nos ajudam a compreender qual o sentido da palavra planejamento, mas para entender mais a fundo, é preciso observar que existem dois tipos de planejamento, conforme eu já comentei em um post aqui no blog: o planejamento do tempo e o planejamento de eventos ou circunstâncias. 

O planejamento do tempo se entrelaça com o conceito de gestão do tempo e nada mais é do que planejar a forma como você vai usar o tempo ou, em outras palavras, planejar a realização de suas tarefas e atividades em geral. Aqui estamos falando do planejamento de períodos, seja o dia, a semana, o mês, o ano. Esse tipo de planejamento nos ajuda a lidar com todas as coisas que precisamos e queremos fazer, a não perder prazos e a balancear o tempo entre trabalho, descanso, lazer e autocuidado.

O outro tipo de planejamento é pontual e se refere as situações específicas. É quando planejamos uma viagem, uma reunião, uma festa. Podemos falar também do planejamento de projetos, que nada mais é do que estruturar etapas, definir recursos, criar cronogramas, estabelecer prazos, como uma forma de gerenciar as coisas a serem feitas para se alcançar o resultado que representa o objetivo do projeto.

Duas coisas importantes a serem faladas sobre o planejamento: ele não deve ser rígido. E ele não é infalível. Isso quer dizer que: 1) o planejamento deve ser flexível o suficiente para abrigar imprevistos e lidar com mudanças e adaptações; 2) ele não é uma garantia definitiva de que erros não irão acontecer e  nem que os resultados desejados serão obrigatoriamente alcançados.

planner planejamento semanal oculos canetaFoto de goxy bgd em Unsplash

Muita gente associa planejamento a algo rigoroso e isso faz com que tenham certa antipatia à ideia, mas essa é uma associação errada. Correndo o risco de ser repetitiva, porque eu já falei isso diversas vezes, o planejamento não serve para você ocupar cada minuto do seu dia. Um planejamento feito assim é o caminho para o fracasso e só traz frustração porque é impossível controlar cada minuto do seu tempo, imprevistos podem e vão acontecer e se o seu planejamento não tiver espaço para abrigá-los, vai tudo por água a baixo. O planejamento funciona como indicações em uma trilha: segui-lo facilita o percurso e diminui o tempo gasto. E quando por qualquer motivo você sai da trilha, ele te ajuda a voltar pra ela.

E é justamente por conta da imprevisibilidade que faz parte da vida, que o planejamento não pode ser visto como garantia de que erros não acontecerão. Planejar ajuda a lidar melhor com imprevistos, mas é impossível evitar que eles aconteçam. E, além disso, se falarmos em termos de projetos, ajustes sempre vão ser necessários porque previsões que foram feitas inicialmente podem não acontecer como o esperado e isso pede adaptações.

Duas últimas coisas a se falar sobre planejamento: por organizar as coisas a serem feitas – sejam as tarefas do dia ou as ações de um projeto – ele nos ajuda a manter o foco e a clareza sobre nossas prioridades, o que é essencial para a produtividade. E, para quem é perfeccionista ou ansioso, é bom ficar atento para que o planejamento não se torne uma forma de procrastinar. Eu falei um pouco sobre isso no instagram, mas o que pode acontecer é acabar passando tempo demais planejando, sem executar, o que faz com que o planejamento perca seu sentido, já que ele tem a função de facilitar e organizar o que precisa ser feito. Planejamento sem ação é inútil.

Quem já tem o costume de ler o que compartilho por aqui, sabe que eu sou uma grande defensora do planejamento. Tem vários posts aqui no blog explicando sobre como se planejar em diversas situações e de diversas formas. Para mim, ele facilita tanto as coisas que não faz o menor sentido não fazer. E a impressão que eu tenho é que muita gente pode ter uma ideia errada sobre o que é o planejamento e por isso não tem o hábito de fazer ou não acha útil e necessário. Espero que esse post tenha ajudado a esclarecer um pouquinho o conceito.

Até mais,

Juliana Sales

 

Um comentário sobre “Conceitos Básicos: Planejamento

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