Gestão do conhecimento, aprendizado e produtividade

Algum tempo atrás eu fiz um post aqui no blog falando sobre o método PARA, uma metodologia que se propõe a organizar o fluxo das informações que consumimos, produzimos e acessamos diariamente. A proposta é criar uma estrutura que permita que as informações sejam facilmente acessadas quando necessário e se convertam em conhecimento, através da aplicação prática e do surgimento de novas ideias. Nesse post eu mencionei que tal estrutura é especialmente importante para os trabalhadores de conhecimento e nós vamos falar um pouco sobre isso mais a frente.

Complementar àquele post, existe outro que fala sobre o conceito de segundo cérebro; o método PARA é uma ferramenta na construção e utilização do segundo cérebro. Se o segundo cérebro é uma estrutura para gerenciar e armazenar informação, o método PARA traz algumas recomendações que ajudam a definir critérios para organizar a informação. Aqui, entramos no terreno da gestão do conhecimento pessoal e essa é outra coisa da qual falaremos a seguir. O post de hoje tem a ver com esses dois temas e acho que já deu pra perceber que ambos têm relação com aprendizado. E aqui eu não estou falando apenas de aprendizado escolar ou acadêmico.

Eu sou daquelas pessoas que acreditam que o processo de aprendizado é eterno. Estamos sempre aprendendo alguma coisa, seja com as vivências do dia a dia, seja lendo ou fazendo cursos sobre assuntos relevantes para nossa vida profissional ou pessoal. E considerando que hoje em dia muitos de nós somos trabalhadores do conhecimento (já vou explicar o que isso significa), eu acredito que é essencial à nossa produtividade aprender de forma eficiente.

Antes de começarmos a falar mais sobre isso, vamos entender então o que são os dois termos que eu mencionei antes. Vamos começar falando sobre o que é um trabalhador do conhecimento. Trata-se de um termo criado por Peter Drucker na década de 50, que representa qualquer profissional que trabalhe com informação ou que desenvolva e use conhecimento em seu trabalho. É uma definição bem ampla e, se pararmos pra pensar, muitos profissionais hoje podem ser classificados dessa forma. Um trabalhador do conhecimento pode gerar/criar conhecimento, compartilhar conhecimento ou aplicar conhecimento; na maioria das vezes as três coisas se completam. De forma simplista, é alguém cujo trabalho é “pensar” e tem a ver com buscar soluções para problemas, quaisquer que sejam eles. Em essência, tem a ver com manusear informação.

Assim sendo, fica claro o quanto é importante organizar bem a informação e gerenciar cuidadosamente seu fluxo, já que ela é a matéria prima desse tipo de trabalho. Daí vem o outro termo que eu mencionei no começo, a gestão do conhecimento pessoal. Usado pela primeira vez em 1999, se refere a administrar o seu conhecimento, as coisas que você aprende, de forma a poder acessar e utilizar esse conhecimento sempre que quiser. As pessoas obtêm, armazenam, organizam, utilizam e disseminam o próprio conhecimento. Mas para usar e disseminar é preciso armazenar e organizar adequadamente o conhecimento obtido. Simplificadamente, isso é gestão do conhecimento pessoal. 

pessoa escrevendo em um caderno com notebook ao ladoFoto de J. Kelly Brito em Unsplash

E quando eu falo de conhecimento, como eu já disse acima, não estou falando só no sentido tradicional. Conhecimento não tem a ver só com ir pra escola, fazer uma faculdade, um curso. Você pode adquirir conhecimento lendo um livro, assistindo uma palestra, ouvindo um podcast, conversando com outras pessoas. Por outro lado, aprendizado vai além de só adquirir conhecimento: você precisa colocar em prática. E esse “colocar em prática” precisa fazer parte do seu processo de conhecimento pessoal tanto quanto obter e organizar.

Segundo Tiago Fortes, criador do método PARA e do conceito de Segundo Cérebro, quando falamos de aprendizado, é difícil mensurar nosso progresso. Como você sabe que atingiu seu objetivo ao estudar determinado tema? No aprendizado formal, na maior parte das vezes isso é feito através de provas e testes. Mas e quando falamos de um aprendizado mais informal? Quando você precisa aprender algo para alavancar seu trabalho, por exemplo, quando quer adquirir uma habilidade qualquer ou mesmo quando tem vontade de dominar um assunto apenas por gosto pessoal? Como saber se você de fato está aprendendo?

Tiago conta que ele criou um sistema de avaliação para medir o progresso de seus alunos em seus cursos. E esse sistema poderia ser aplicado para avaliar qualquer processo de aprendizado. Trata-se de uma sequência de quatro etapas que descreve as etapas da gestão do conhecimento e é representado pela sigla C.O.D.E.:

  • C: Capture (capturar). É sobre salvar informações que possam ser importantes, de qualquer fonte e em qualquer forma.
  • O: Organize (organizar). Organizar as informações de forma que possam ser encontradas e usadas facilmente. 
  • D: Distill (destilar). Fala de selecionar as melhores ideias e também saber separar o que é mais relevante no momento em que você precisa.
  • E: Express (expressar). É expor suas ideias, seus projetos, suas soluções, compartilhar seu conhecimento, colocar em prática, ensinar, encontrar soluções.

Primeiro você captura/coleta todas as coisas que sejam importantes para você, desde um artigo online até uma citação de um livro, uma ideia que você ouviu em um podcast ou anotações que fez em uma palestra ou aula. Depois você organizar tudo isso que foi coletado. O Tiago recomenda o sistema PARA, mas você pode usar qualquer categorização e estrutura que faça sentido para você. O próximo passo é refinar o que foi armazenado, no sentido de filtrar, revisar sempre, para manter as coisas atualizadas; fazer um resumo de conteúdos mais extensos também é recomendado. Por fim, é o momento de compartilhar o que você aprendeu, seja ensinando, criando alguma coisa, encontrando soluções para problemas.

Essas quatro etapas equivalem aos 4 níveis do processo de gestão do conhecimento. Mesmo quem nunca ouviu esse termo faz diariamente sua própria gestão, ainda que de forma inconsciente. Afinal, todo mundo captura ou coleta informações, mesmo sem perceber. Como eu já falei por aqui, vivemos na era da informação e somos bombardeados por conteúdo o tempo todo e, inclusive, o excesso de informação é um grande problema. Mas como eu disse ali no post linkado, o problema não necessariamente é o volume de informação em si, e sim o modo como lidamos com isso. E a forma de lidar é estruturar o processo de gestão para ter controle sobre esse fluxo de informação.

livro sendo folheado caderno e canetaFoto de Thought Catalog em Unsplash

Pois bem. Se são 4 os níveis do processo, mesmo as pessoas que nunca se preocuparam com isso estão no nível 1. É aquela fase em que você apenas coleta coisas, mas não faz quase nada com elas, nem mesmo as organiza. Você apenas armazena as informações, sem maiores cuidados ou preocupações. Um bom exemplo é quem deixa todos os arquivos que baixa na pasta “downloads” do computador ou salva todos os arquivos que cria em uma pasta qualquer. Por mais que essa pessoa não tenha atenção a onde um arquivo foi salvo e perca certo tempo para achá-lo quando necessário, existe a confiança de que o arquivo está ali, salvo, e a pessoa não irá perdê-lo.

No segundo nível de gestão, as informações coletadas são organizadas, por qualquer critério pessoal que facilite a busca de cada um.  A pessoa sabe exatamente onde cada coisa está salva e não se limita apenas a salvar informações com um viés mais prático, mas tem o hábito de anotar ideias, inspirações, citações que gostou, observações, reflexões pessoais. Embora ainda não esteja no nível de compartilhar, a pessoa já começa a produzir informação e não apenas capturar conteúdo de terceiros: surgem ideias próprias influenciadas pelo conteúdo consumido, bem como reflexões, análises e conexões.

Quando esse conhecimento, o que foi lido, refletido, observados começa a ser colocado em prática no dia a dia, estamos no terceiro nível. Aqui temos também um maior cuidado na coleta, ao consumir a informação e também uma avaliação mais criteriosa do conteúdo armazenado. E por fim, no quarto e último nível, temos o domínio do conhecimento pessoal. Obviamente esse nível nunca termina, já que se trata de manter todas as fases anteriores acontecendo no seu dia a dia, tudo que é coletado é armazenado de forma organizada e utilizado de fato no seu dia a dia. 

Uma pequena e única ressalva que eu vejo em todo esse conceito é algo que acontece comigo e talvez aconteça também com alguns de vocês. Existem temas que me interessam, assuntos que estudo apenas por gosto pessoal, apenas para entender aquele tema, mas sem nenhuma aplicação prática. Quando eu leio sobre moda ou decoração, por exemplo, de uma forma ou de outra eu acabo colocando esse conhecimento em prática, no mínimo como forma de inspiração para me vestir ou decorar minha casa. Mas, por exemplo, eu gosto muito de ler sobre mitologia e sobre literatura e no meu dia a dia  hoje eu não vejo nenhuma forma de colocar esse conhecimento em prática. Eu, sinceramente, ainda não sei como esse tipo de consumo se enquadra em todo esse processo, mas independente disso, o entendimento de como ele funciona ajuda significativamente com coisas que eu estudo com objetivos mais práticos, relacionados a objetivos profissionais e pessoais.

Desde que eu ouvi falar pela primeira vez sobre o segundo cérebro, descobri que o tema gestão do conhecimento é algo que me interessa e tenho estudado e lido sobre isso, não apenas como um hobby, como os exemplos que eu dei no parágrafo acima, mas buscando coisas que ajudem o meu processo de aprendizado já que, como eu disse, eu estou sempre estudando alguma coisa. E isso vem muito de encontro com algo que aprendi sobre criatividade: criar coisas é muito mais fácil quando você tem boas referências e inspirações. E tais referências e inspirações são mais facilmente acessíveis se estiverem bem organizadas. E isso nada mais é que uma versão do processo coletar, organizar, refinar e expressar.  E acho que deu pra ver na prática a última etapa do processo, o expressar. É isso que esse post representa.

Até mais,

Juliana Sales.

 

 

 

Procrastinação, Lilian Soares

O post de hoje traz mais uma das minhas leituras, o livro Procrastinação – Guia científico sobre como parar de procrastinar (definitivamente), de Lilian Soares. É uma leitura bem rápida é fácil, onde a autora aborda a procrastinação se baseando em estudos na área da psicologia comportamental e da neurociência. A impressão que eu tive durante toda a leitura foi de estar acompanhando um apanhado geral de estudos científicos bem como das ideias defendidas por outros conhecidos autores que estudam produtividade e assuntos correlacionados, como Cal Newport (que escreveu um livro sobre Deep Work) e Charles Duhigg (autor do famoso O Poder do Hábito).

O livro traz muita teoria sobre estudos científicos das áreas que eu citei no outro parágrafo, que ajudam a entender porque procrastinamos, acompanhado também de indicações práticas de como usar essas teorias para se livrar da procrastinação. Esse parte prática é formada principalmente por 5 táticas apresentadas sob a forma de um passo a passo a ser seguido.

O prólogo trata de apresentar os motivos pelos quais é ruim procrastinar e como, por questões psicológicas e neurológicas, quanto mais procrastinamos, mais difícil é deixar de procrastinar. O foco do livro são os procrastinadores crônicos, ou seja, aquelas pessoas que estão o tempo todo adiando as coisas, deixando tudo para depois, perdendo prazos e vivendo permanentemente estressadas e frustradas. Acho bom deixar isso claro porque, afinal, todos nós procrastinamos de vez em quando, pelos mais diversos motivos, inclusive porque somos seres humanos e não máquinas que são produtivas 24 horas por dia. Se você procrastina de vez em quando, muito provavelmente não precisa se preocupar. Se torna um problema quando é algo frequente, que acontece diariamente e com a maior parte de suas tarefas.

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Conceitos Básicos: Planejamento

Planejamento é um tema constante no universo da organização e produtividade. E também é um assunto constante aqui no blog, já que planejamento é meu segundo nome. Mesmo antes de começar a me organizar de forma consciente e procurar aprender mais sobre produtividade, o planejamento sempre esteve presente na minha vida, ainda que fosse apenas através de uma simples lista de coisas a fazer para organizar uma festinha ou com os temas e assuntos que deveriam ser estudados para uma prova.

Para mim é natural planejar as coisas e na verdade talvez seja para a maioria das pessoas, mesmo aquelas que não fazem isso formalmente ou de forma consciente. Existem técnicas de planejamento, inclusive, que seguem a forma natural como nosso cérebro organiza etapas e ações a serem feitas para atingir um objetivo qualquer. Por exemplo, dentro do método GTD existe o Modelo de Planejamento Natural – MPN (na primeira edição do livro chamado de Modelo Natural de Planejamento – MNP e que foi renomeado na edição mais atualizada do livro de David Allen).

Mas, afinal, o que é planejamento? Como eu fiz em outros posts dessa série sobre Conceitos Básicos, vamos dar uma olhada na definição formal, dada pelo dicionário (Michaelis):

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Sugestões de usos para mapas mentais

Como eu já comentei por aqui, eu adoro conhecer, testar e compartilhar ferramentas, técnicas e metodologias de produtividade. E nos posts sobre esses assuntos eu sempre repito que mais importante que a ferramenta ou a metodologia em si é o uso que você faz dela, ou seja, à forma como ela é adaptada a sua realidade e para atender suas necessidades.

Um mapa mental é uma ferramenta que talvez seja um pouco subestimada. Ela é comumente usada para brainstorms e como técnica de estudo, para elaboração de resumos. Mas seu uso pode ir além disso e no post de hoje eu trago exemplos de algumas situações em que um mapa mental se mostra muito útil.

Mas antes disso, vamos entender o que é exatamente um mapa mental? Quem pode melhor definir é Tony Buzan, responsável por sistematizar a metodologia. Segundo Buzan, um mapa mental é, em sua definição mais simples, “a ferramenta definitiva para organizar o pensamento”. De forma mais detalhada “uma mapa mental é a maneira mais fácil de introduzir e extrair informação do seu cérebro – é uma forma criativa de anotar que literalmente mapeia os seus pensamentos”; “os mapas mentais também são mapas-roteiro, que possibilitam organizar fatos e pensamentos de tal forma que o modo de operar natural do cérebro esteja envolvido desde o início” (as citações foram retiradas do livro Mapas Mentais e sua Elaboração, de Tony Buzan). 

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4 anos do blog ProdutivaMente!

Esse post de hoje, fora dos dias normais de post no blog, é bem curtinho e é só pra registrar que hoje faz 4 que o blog foi ao ar. Muita coisa aconteceu desde então: esse é o post de número 209, ou seja, muito conteúdo rolou por aqui. Quem já me acompanha a algum tempo, sabe que eu sou verdadeiramente apaixonada por organização e produtividade; comecei a pesquisar sobre o assunto por precisar mesmo, na época em que eu fazia faculdade. E o que eu ia aprendendo ia colocando em prática, testando e vendo o que funcionava e o que não funcionava pra mim. Com isso sempre dava dicas a colegas e amigos e meio que de brincadeira surgiu a ideia de criar o blog. E foi uma ideia que eu demorei bastante tempo para tirar do papel, eu tinha dúvidas se eu conseguiria mantê-lo e mesmo se haveria alguém interessado em ler o que eu escreveria.

E o tempo foi passando e as pessoas pareciam realmente acompanhar o conteúdo; os números de acessos cresceram e é claro que isso me deixava e me deixa muito feliz. Mas o que realmente faz com que eu continue aqui são os e-mails que eu recebo, os comentários e as mensagens, de pessoas dizendo que colocaram em prática o que leram aqui e que isso fez diferença no dia a dia delas. Esse sempre foi o meu objetivo com o blog. 

Hoje em dia eu posso dizer, também, que além desse retorno “emocional”, o blog me traz retorno financeiro porque eu comecei a prestar consultoria sobre produtividade e organização. Acho que nunca comentei isso por aqui, mas aos poucos começaram a aparecer pessoas interessadas em dicas mais direcionadas, em ir além do conteúdo que eu publico aqui. E é algo que adoro fazer, porque a pessoa compartilha o dia a dia dela comigo e juntas nós conseguimos buscar soluções de forma personalizada, colocando em prática tudo aquilo que eu falo nos posts. E isso não é uma divulgação, embora devesse ser, afinal são poucas as pessoas que sabem. Mas eu estou finalizando um projeto bem legal relacionado a isso, quero fazer tudo de forma bem estruturada e bonitinha, então pretendo em breve trazer novidades sobre isso.

No fim das contas, esse post é para agradecer todo mundo que está por aqui: quem acompanha o blog há algum tempo, que chegou hoje, quem lê todos os posts, quem aparece só de vez em quando, quem comenta, quem manda e-mail, quem também segue nas redes sociais. É muito maravilhoso saber que vocês estão aí, então obrigada! E que possamos continuar juntos por ainda muito tempo.

hoje e aniversario do blog. 4 anos de produtivamente. obrigada a todos que me acompanham

Até mais,

Juliana Sales