Conceitos Básicos: Gestão do Tempo

Gestão do tempo, administração do tempo, gerenciamento do tempo. Qualquer que seja o termo usado, o sentido é o mesmo, em inglês time management, onde o verbo to manage pode ser traduzido como gerir, gerenciar, administrar. Independente do verbo escolhido, a ideia que se quer passar é que gestão do tempo ou time management é coordenar o tempo, definindo de que forma esse recurso será usado.

Gestão do tempo é um termo um pouco controverso no universo da organização e produtividade. Há quem não goste de usar essa expressão, alegando que não é possível gerenciar o tempo já que não podemos controlá-lo, não podemos criar tempo. Isso pra mim é apenas uma questão de linguagem. É óbvio que não se pode lidar com o tempo da mesma forma que lidamos com outros recursos, então gerenciamento do tempo se refere à forma como gerenciamos o uso que fazemos dele. Pode-se dizer que estamos gerenciando nossas atividades, nossas prioridades, nossa energia, mas no fundo o que estamos fazendo mesmo é cuidando da forma como o tempo está sendo usado. Poderíamos chamar de gestão do uso do tempo, mas, outra vez, é só uma questão de linguagem, o sentido é o mesmo.

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Usando blocos de tempo no planejamento diário e semanal

Eu  sempre estou lendo e pesquisando sobre produtividade e organização e alguns dias atrás eu me deparei com um texto (esse aqui) que falava sobre usar blocos de tempo para ser mais produtivo. A princípio não parecia nenhuma novidade, até porque eu já falei por aqui sobre o uso do time boxing, que nada mais é do que definir intervalos de tempo fechados para realizar cada uma de suas tarefas. Esse é um jeito muito legal de planejar suas atividades porque te dá uma noção melhor para gerenciar o seu tempo. Mas esse texto que eu li falava de organizar os blocos de tempo de forma diferente, ou melhor, acrescentava uma informação extra a ser usada na hora de gerenciar seus blocos e eu acho que essa consideração pode fazer toda a diferença. E por isso eu resolvi compartilhar por aqui. 

A ideia do time boxing é simples: como o próprio nome diz, se usa “caixas de tempo” para organizar a execução de tarefas. Resumidamente, você deve listar suas tarefas e, após estimar qual o tempo necessário para fazê-las, alocar blocos de tempo para cada uma delas.  Então, durante cada bloco, o foco é total em realizar a tarefa determinada. Finalizado o tempo do bloco, começa-se um novo, geralmente com uma nova tarefa. No post que eu linkei no parágrafo de cima, tem uma explicação completa.

Mas o post de hoje fala sobre uma forma diferente de distribuir suas tarefas em blocos. O autor do artigo que eu mencionei – que se chama Charlie Gilkey – começa explicando nossas atividades podem ser divididas em 3 categorias: criação, conexão e consumo. Criação implica em coisas que precisam ser feitas, tarefas e projetos em geral. Conectar é sobre se relacionar com outras pessoas. E consumir envolve receber e processar informações. 

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Sobre a relação vida pessoal e vida profissional

Qualquer pessoa que começa a aprender sobre produtividade ou organização, cedo ou tarde vai se deparar com o dilema de como equilibrar vida pessoal e vida profissional. E esse é de fato um problema comum porque nos dias de hoje existe uma supervalorização do trabalho, no sentido de que descansar parece ser algo errado, inapropriado ou desnecessário.

Eu já falei algumas vezes por aqui sobre a importância de se valorizar o descanso, é esse é um aspecto da dificuldade em alcançar o tão falado equilíbrio, já que o lado profissional tende a ser considerado mais importante que o lado pessoal. Acrescente a isso o fato de estarmos o tempo todo conectados, o que acaba por gerar uma dificuldade de desconectar do trabalho mesmo após o fim do expediente.

Além dessa pressão da sociedade que parece exigir de todos alta performance e sucesso estrondoso em tudo,  há muitas vezes a pressão individual de cada trabalho/chefe, que quer sempre disponibilidade total, impondo cada vez mais demandas e responsabilidades. E ceder à pressão, ceder mais tempo e concordar com essa situação pode representar também uma esperança de promoção, com cargos e salários melhores.

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Você sabe delegar tarefas?

Algumas palavras estão particularmente ligadas a produtividade. Planejamento por exemplo. Planejar é se antecipar e determinar previamente de que forma queremos usar nosso tempo e fazer nossas atividades. Para isso, precisamos saber quais são as nossas prioridades, o que permite direcionar nosso tempo para o que é realmente importante.

Entretanto, além das coisas verdadeiramente importantes, temos uma pilha de coisas “menos importantes”, mas que ainda assim precisam ser feitas. O ponto aqui é entender que essas coisas precisam sim serem realizadas, mas não necessariamente por você. Entra em campo a arte de delegar. Sim, é uma arte porque muita gente tem dificuldade de repassar tarefas, mesmo aquelas mais simples e banais.

Delegar é um dos pilares da organização de tarefas. O fluxo mais básico de gerenciamento das suas atividades envolve listar tudo o que precisa ser feito e analisar cada item para dar o destino adequado. Todas as nossas atividades podem ser divididas em três categorias: coisas que precisam ser feitas, coisas que estão ficarão em espera (suspensas ou adiadas) e coisas que podem ser delegadas.

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5 ideias equivocadas sobre gestão do tempo

Qualquer que seja o seu conceito de produtividade, certamente ele passa pela necessidade de gerenciar o tempo. O meu conceito de produtividade tem a ver com equilíbrio entre trabalho e lazer, com trabalhar diariamente para alcançar suas metas mas sem sacrificar descanso. E para isso, é indispensável saber administrar o uso do seu tempo.

No post da semana passada eu mencionei o termo “doença do tempo”, que se refere a sensação que quase todos nós temos de que o tempo passa muito rápido e temos que correr para poder fazer tudo e dar conta de tudo. E eu já falei por aqui também que a maioria das pessoas que reclama da falta de tempo na verdade não tem o menor cuidado com o seu próprio tempo, sequer tem consciência de como ele é gasto.

Eu acredito que quando falamos em ter uma vida mais produtiva, algumas coisas são fundamentais: organização, planejamento, definir prioridades e saber gerenciar o tempo. E gerenciar o tempo é mais do que planejar como suas tarefas serão distribuídas ao longo do seu dia; envolve consciência de como ele é usado e mais, com o que ele deve ser usado.

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