Gestão do conhecimento, aprendizado e produtividade

Algum tempo atrás eu fiz um post aqui no blog falando sobre o método PARA, uma metodologia que se propõe a organizar o fluxo das informações que consumimos, produzimos e acessamos diariamente. A proposta é criar uma estrutura que permita que as informações sejam facilmente acessadas quando necessário e se convertam em conhecimento, através da aplicação prática e do surgimento de novas ideias. Nesse post eu mencionei que tal estrutura é especialmente importante para os trabalhadores de conhecimento e nós vamos falar um pouco sobre isso mais a frente.

Complementar àquele post, existe outro que fala sobre o conceito de segundo cérebro; o método PARA é uma ferramenta na construção e utilização do segundo cérebro. Se o segundo cérebro é uma estrutura para gerenciar e armazenar informação, o método PARA traz algumas recomendações que ajudam a definir critérios para organizar a informação. Aqui, entramos no terreno da gestão do conhecimento pessoal e essa é outra coisa da qual falaremos a seguir. O post de hoje tem a ver com esses dois temas e acho que já deu pra perceber que ambos têm relação com aprendizado. E aqui eu não estou falando apenas de aprendizado escolar ou acadêmico.

Eu sou daquelas pessoas que acreditam que o processo de aprendizado é eterno. Estamos sempre aprendendo alguma coisa, seja com as vivências do dia a dia, seja lendo ou fazendo cursos sobre assuntos relevantes para nossa vida profissional ou pessoal. E considerando que hoje em dia muitos de nós somos trabalhadores do conhecimento (já vou explicar o que isso significa), eu acredito que é essencial à nossa produtividade aprender de forma eficiente.

Antes de começarmos a falar mais sobre isso, vamos entender então o que são os dois termos que eu mencionei antes. Vamos começar falando sobre o que é um trabalhador do conhecimento. Trata-se de um termo criado por Peter Drucker na década de 50, que representa qualquer profissional que trabalhe com informação ou que desenvolva e use conhecimento em seu trabalho. É uma definição bem ampla e, se pararmos pra pensar, muitos profissionais hoje podem ser classificados dessa forma. Um trabalhador do conhecimento pode gerar/criar conhecimento, compartilhar conhecimento ou aplicar conhecimento; na maioria das vezes as três coisas se completam. De forma simplista, é alguém cujo trabalho é “pensar” e tem a ver com buscar soluções para problemas, quaisquer que sejam eles. Em essência, tem a ver com manusear informação.

Assim sendo, fica claro o quanto é importante organizar bem a informação e gerenciar cuidadosamente seu fluxo, já que ela é a matéria prima desse tipo de trabalho. Daí vem o outro termo que eu mencionei no começo, a gestão do conhecimento pessoal. Usado pela primeira vez em 1999, se refere a administrar o seu conhecimento, as coisas que você aprende, de forma a poder acessar e utilizar esse conhecimento sempre que quiser. As pessoas obtêm, armazenam, organizam, utilizam e disseminam o próprio conhecimento. Mas para usar e disseminar é preciso armazenar e organizar adequadamente o conhecimento obtido. Simplificadamente, isso é gestão do conhecimento pessoal. 

pessoa escrevendo em um caderno com notebook ao ladoFoto de J. Kelly Brito em Unsplash

E quando eu falo de conhecimento, como eu já disse acima, não estou falando só no sentido tradicional. Conhecimento não tem a ver só com ir pra escola, fazer uma faculdade, um curso. Você pode adquirir conhecimento lendo um livro, assistindo uma palestra, ouvindo um podcast, conversando com outras pessoas. Por outro lado, aprendizado vai além de só adquirir conhecimento: você precisa colocar em prática. E esse “colocar em prática” precisa fazer parte do seu processo de conhecimento pessoal tanto quanto obter e organizar.

Segundo Tiago Fortes, criador do método PARA e do conceito de Segundo Cérebro, quando falamos de aprendizado, é difícil mensurar nosso progresso. Como você sabe que atingiu seu objetivo ao estudar determinado tema? No aprendizado formal, na maior parte das vezes isso é feito através de provas e testes. Mas e quando falamos de um aprendizado mais informal? Quando você precisa aprender algo para alavancar seu trabalho, por exemplo, quando quer adquirir uma habilidade qualquer ou mesmo quando tem vontade de dominar um assunto apenas por gosto pessoal? Como saber se você de fato está aprendendo?

Tiago conta que ele criou um sistema de avaliação para medir o progresso de seus alunos em seus cursos. E esse sistema poderia ser aplicado para avaliar qualquer processo de aprendizado. Trata-se de uma sequência de quatro etapas que descreve as etapas da gestão do conhecimento e é representado pela sigla C.O.D.E.:

  • C: Capture (capturar). É sobre salvar informações que possam ser importantes, de qualquer fonte e em qualquer forma.
  • O: Organize (organizar). Organizar as informações de forma que possam ser encontradas e usadas facilmente. 
  • D: Distill (destilar). Fala de selecionar as melhores ideias e também saber separar o que é mais relevante no momento em que você precisa.
  • E: Express (expressar). É expor suas ideias, seus projetos, suas soluções, compartilhar seu conhecimento, colocar em prática, ensinar, encontrar soluções.

Primeiro você captura/coleta todas as coisas que sejam importantes para você, desde um artigo online até uma citação de um livro, uma ideia que você ouviu em um podcast ou anotações que fez em uma palestra ou aula. Depois você organizar tudo isso que foi coletado. O Tiago recomenda o sistema PARA, mas você pode usar qualquer categorização e estrutura que faça sentido para você. O próximo passo é refinar o que foi armazenado, no sentido de filtrar, revisar sempre, para manter as coisas atualizadas; fazer um resumo de conteúdos mais extensos também é recomendado. Por fim, é o momento de compartilhar o que você aprendeu, seja ensinando, criando alguma coisa, encontrando soluções para problemas.

Essas quatro etapas equivalem aos 4 níveis do processo de gestão do conhecimento. Mesmo quem nunca ouviu esse termo faz diariamente sua própria gestão, ainda que de forma inconsciente. Afinal, todo mundo captura ou coleta informações, mesmo sem perceber. Como eu já falei por aqui, vivemos na era da informação e somos bombardeados por conteúdo o tempo todo e, inclusive, o excesso de informação é um grande problema. Mas como eu disse ali no post linkado, o problema não necessariamente é o volume de informação em si, e sim o modo como lidamos com isso. E a forma de lidar é estruturar o processo de gestão para ter controle sobre esse fluxo de informação.

livro sendo folheado caderno e canetaFoto de Thought Catalog em Unsplash

Pois bem. Se são 4 os níveis do processo, mesmo as pessoas que nunca se preocuparam com isso estão no nível 1. É aquela fase em que você apenas coleta coisas, mas não faz quase nada com elas, nem mesmo as organiza. Você apenas armazena as informações, sem maiores cuidados ou preocupações. Um bom exemplo é quem deixa todos os arquivos que baixa na pasta “downloads” do computador ou salva todos os arquivos que cria em uma pasta qualquer. Por mais que essa pessoa não tenha atenção a onde um arquivo foi salvo e perca certo tempo para achá-lo quando necessário, existe a confiança de que o arquivo está ali, salvo, e a pessoa não irá perdê-lo.

No segundo nível de gestão, as informações coletadas são organizadas, por qualquer critério pessoal que facilite a busca de cada um.  A pessoa sabe exatamente onde cada coisa está salva e não se limita apenas a salvar informações com um viés mais prático, mas tem o hábito de anotar ideias, inspirações, citações que gostou, observações, reflexões pessoais. Embora ainda não esteja no nível de compartilhar, a pessoa já começa a produzir informação e não apenas capturar conteúdo de terceiros: surgem ideias próprias influenciadas pelo conteúdo consumido, bem como reflexões, análises e conexões.

Quando esse conhecimento, o que foi lido, refletido, observados começa a ser colocado em prática no dia a dia, estamos no terceiro nível. Aqui temos também um maior cuidado na coleta, ao consumir a informação e também uma avaliação mais criteriosa do conteúdo armazenado. E por fim, no quarto e último nível, temos o domínio do conhecimento pessoal. Obviamente esse nível nunca termina, já que se trata de manter todas as fases anteriores acontecendo no seu dia a dia, tudo que é coletado é armazenado de forma organizada e utilizado de fato no seu dia a dia. 

Uma pequena e única ressalva que eu vejo em todo esse conceito é algo que acontece comigo e talvez aconteça também com alguns de vocês. Existem temas que me interessam, assuntos que estudo apenas por gosto pessoal, apenas para entender aquele tema, mas sem nenhuma aplicação prática. Quando eu leio sobre moda ou decoração, por exemplo, de uma forma ou de outra eu acabo colocando esse conhecimento em prática, no mínimo como forma de inspiração para me vestir ou decorar minha casa. Mas, por exemplo, eu gosto muito de ler sobre mitologia e sobre literatura e no meu dia a dia  hoje eu não vejo nenhuma forma de colocar esse conhecimento em prática. Eu, sinceramente, ainda não sei como esse tipo de consumo se enquadra em todo esse processo, mas independente disso, o entendimento de como ele funciona ajuda significativamente com coisas que eu estudo com objetivos mais práticos, relacionados a objetivos profissionais e pessoais.

Desde que eu ouvi falar pela primeira vez sobre o segundo cérebro, descobri que o tema gestão do conhecimento é algo que me interessa e tenho estudado e lido sobre isso, não apenas como um hobby, como os exemplos que eu dei no parágrafo acima, mas buscando coisas que ajudem o meu processo de aprendizado já que, como eu disse, eu estou sempre estudando alguma coisa. E isso vem muito de encontro com algo que aprendi sobre criatividade: criar coisas é muito mais fácil quando você tem boas referências e inspirações. E tais referências e inspirações são mais facilmente acessíveis se estiverem bem organizadas. E isso nada mais é que uma versão do processo coletar, organizar, refinar e expressar.  E acho que deu pra ver na prática a última etapa do processo, o expressar. É isso que esse post representa.

Até mais,

Juliana Sales.

 

 

 

O aspecto psicológico da produtividade

Um dos assuntos mais frequentes no blog é a apresentação de métodos e ferramentas de produtividade e organização. E eu já disse também que esse talvez seja meu assunto preferido, mostrar de forma prática o que você pode fazer para ser mais organizado e produtivo, apresentar aplicativos e metodologias, falar sobre como se planejar, como criar uma rotina. Porém, existe todo um outro lado que precisa ser levado em conta: a questão da mentalidade. 

Esse post linkado fala bem sobre isso, sobre como melhorar a produtividade e ser mais organizado vai além de métodos e técnicas, requer também uma mudança na forma como pensamos e como enxergamos o mundo e o nosso dia a dia e, por consequência, na forma como nos comportamos. É, como eu disse no título, o lado psicológico da produtividade. E por psicológico eu quero dizer tanto comportamental quanto cognitivo. Tem um pouco a ver, também, com a questão do desenvolvimento pessoal, até porque dentro das áreas contempladas por essa temática temos a produtividade pessoal.

Sendo assim, são vários os aspectos relacionados a esse universo que tem um viés comportamental/cognitivo. Vamos falar de alguns deles nesse post. Uma das causas mais comuns da procrastinação e, por consequência, da baixa produtividade é a falta de motivação. Existem diversos estudos e pesquisa sobre como manter-se motivado, já que sem motivação pode ser difícil ter o ânimo necessária para agir, executar, trabalhar e produzir. A motivação tanto pode ter a ver com um estímulo que nos anima a fazer alguma coisa quanto com a força de vontade para fazer algo que não queremos, mas precisamos ou algo chato/difícil mas que trará recompensas futuras. 

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Como usar a Roda da Vida – Guia Básico

Eu já fiz alguns posts aqui no blog falando sobre metas e acho que em todos eles eu falei sobre uma ferramenta amplamente usada para definir e esclarecer o que se costuma chamar de “metas de vida”. Mas eu notei que eu nunca expliquei exatamente como essa ferramenta funciona. Apesar de ser algo que não é difícil de achar por aí, de vez em quando aparece alguém me perguntando como usar, então resolvi fazer esse post para ficar aqui como consulta.

Essa ferramenta é a Roda da Vida. É extremamente simples de se usar e eu acho que sua maior vantagem é nos permitir enxergar com clareza o que queremos para nossa vida, funcionando como uma guia para organizar nossos pensamentos a respeito de desejos, sonhos, metas e propósitos.

A essência da ferramenta é possibilitar a avaliação individual de todas as áreas da vida, identificando como elas estão no momento e, a partir daí, como gostaríamos que elas estivessem. Isso é importante porque é uma espécie de diagnóstico de como está sua vida atualmente. Antes de traçar metas e trabalhar para alcançá-las você precisa saber com clareza onde está nesse momento. Quanto às áreas, elas devem abranger todos os aspectos da vida e dá pra fazer de várias formas. Por exemplo, eu divido assim: Carreira, Finanças, Espiritualidade, Desenvolvimento Pessoal, Estudos, Hobbies e Diversão, Saúde e Bem Estar, Relacionamentos, Contribuição Social e Felicidade e Propósito. A forma como você vai dividir ou nomear as áreas não importa, você pode agrupar ou separar algumas áreas, usar nomes diferentes, o importante é que faça sentido pra você e que englobe todos os aspectos da sua vida.

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Criatividade, produtividade e organização

Eu nunca me vi como uma pessoa criativa. Isso porque o senso comum diz que criatividade é fazer coisas inovadoras, diferentes, artísticas. Algo mais ligado às artes em geral – escritores, músicos, pintores. Mas o que eu percebi é que o conceito de criatividade pode ir além disso:  pode ser entendida também como o simples ato de criar.

Não lembro bem quando foi que eu comecei a me interessar pelo assunto, já que – mais uma vez pelo senso comum – por ser uma pessoa organizada eu seria alguém metódica, inflexível e zero criativa. E na realidade eu sempre acreditei nisso, e pensava que a criatividade precisa do caos e da liberdade para surgir. E quando falamos da criação artística acredito que talvez seja de fato assim. Mas o ponto aqui é falar de criar coisas, que é algo que todos nós fazemos todos os dias. Você está criando coisas quando pensa em qual look vai usar, quando testa alguma receita ou planeja seu menu semanal, quando se depara com algum problema e precisa encontrar a solução. São infinitas as situações do nosso dia a dia que nos fazem exercer a criatividade.

Eu comecei então a pesquisar sobre criatividade e organização, porque eu já sou organizada e queria também ser criativa, e essas duas coisas pareciam ser contraditórias. Muitos também acreditam que produtividade e criatividade são incompatíveis, já que uma fala de manter os pés no chão, focar e executar e a outra trata de abstrair, “viajar nas ideias”. E quanto mais eu pesquisava, mais eu passava a acreditar que as duas coisas caminham juntas sim.

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Produtividade e Desenvolvimento Pessoal

Ter um blog sobre produtividade me fez buscar aprender cada vez mais sobre o assunto e de forma mais profunda. Antes do blog eu estudava, mas apenas de forma superficial, procurando dicas e conhecimento que eu pudesse aplicar no meu dia a dia. No entanto, o blog me levou a querer entender mais sobre tais dicas, de como e porque elas funcionam (ou não), de buscar compreender porque as pessoas querem ser mais produtivas.

Eu já falei algumas vezes por aqui sobre o meu conceito pessoal de produtividade e, quanto mais eu pesquiso e leio sobre o assunto, mais esse conceito evolui e se consolida. E algo que venho percebendo já há algum tempo é que produtividade e desenvolvimento pessoal tem uma relação bem estreita. E isso é curioso porque muita gente associa desenvolvimento pessoal a livros de autoajuda e muita gente também tem um pé atrás com esse tema. E eu entendo, porque parte do conteúdo produzido nessa área é muitas vezes superficial, cheio de frases prontas e muito generalizado. Mas existem sim coisas que valem a pena serem lidas. Mas se você não se interessa, tudo bem, não precisa abandonar esse post. O desenvolvimento pessoal que eu falo trata de melhoria pessoal em seu sentido mais simples: se aprimorar, melhorar habilidades, ser mais eficiente.

O conceito de desenvolvimento pessoal envolve vários aspectos. Autoconhecimento, desenvolver novas habilidades, melhorar pontos fortes e diminuir pontos fracos, melhorar a qualidade de vida, são apenas alguns desses aspectos. E muitos deles tem tudo a ver com ser mais produtivo. Muitos dos temas que eu já tratei aqui no blog como sendo importantes na busca da produtividade se encaixam nesses pontos que eu mencionei.

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