Conceitos Básicos: Planejamento

Planejamento é um tema constante no universo da organização e produtividade. E também é um assunto constante aqui no blog, já que planejamento é meu segundo nome. Mesmo antes de começar a me organizar de forma consciente e procurar aprender mais sobre produtividade, o planejamento sempre esteve presente na minha vida, ainda que fosse apenas através de uma simples lista de coisas a fazer para organizar uma festinha ou com os temas e assuntos que deveriam ser estudados para uma prova.

Para mim é natural planejar as coisas e na verdade talvez seja para a maioria das pessoas, mesmo aquelas que não fazem isso formalmente ou de forma consciente. Existem técnicas de planejamento, inclusive, que seguem a forma natural como nosso cérebro organiza etapas e ações a serem feitas para atingir um objetivo qualquer. Por exemplo, dentro do método GTD existe o Modelo de Planejamento Natural – MPN (na primeira edição do livro chamado de Modelo Natural de Planejamento – MNP e que foi renomeado na edição mais atualizada do livro de David Allen).

Mas, afinal, o que é planejamento? Como eu fiz em outros posts dessa série sobre Conceitos Básicos, vamos dar uma olhada na definição formal, dada pelo dicionário (Michaelis):

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Sugestões de usos para mapas mentais

Como eu já comentei por aqui, eu adoro conhecer, testar e compartilhar ferramentas, técnicas e metodologias de produtividade. E nos posts sobre esses assuntos eu sempre repito que mais importante que a ferramenta ou a metodologia em si é o uso que você faz dela, ou seja, à forma como ela é adaptada a sua realidade e para atender suas necessidades.

Um mapa mental é uma ferramenta que talvez seja um pouco subestimada. Ela é comumente usada para brainstorms e como técnica de estudo, para elaboração de resumos. Mas seu uso pode ir além disso e no post de hoje eu trago exemplos de algumas situações em que um mapa mental se mostra muito útil.

Mas antes disso, vamos entender o que é exatamente um mapa mental? Quem pode melhor definir é Tony Buzan, responsável por sistematizar a metodologia. Segundo Buzan, um mapa mental é, em sua definição mais simples, “a ferramenta definitiva para organizar o pensamento”. De forma mais detalhada “uma mapa mental é a maneira mais fácil de introduzir e extrair informação do seu cérebro – é uma forma criativa de anotar que literalmente mapeia os seus pensamentos”; “os mapas mentais também são mapas-roteiro, que possibilitam organizar fatos e pensamentos de tal forma que o modo de operar natural do cérebro esteja envolvido desde o início” (as citações foram retiradas do livro Mapas Mentais e sua Elaboração, de Tony Buzan). 

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Organize seu conhecimento: conheça o conceito de “Segundo Cérebro”

Vocês que costumam me acompanhar por aqui já devem saber que eu leio e pesquiso bastante sobre produtividade e organização; acima de tudo é um assunto que eu gosto e me interesso. Então estou sempre descobrindo coisas novas, técnicas, ferramentas, teorias e metodologias. Desde que eu me deparei com o conceito de “segundo cérebro“, quando conheci o método PARA, senti um interesse imediato pelo assunto. Inicialmente eu associei o conceito com a ideia de materiais de referência do GTD. Mas me parece que vai além disso, porque o Tiago Forte (criador do PARA e do conceito de segundo cérebro) não fala apenas de armazenar informações importantes, mas armazená-las de uma forma que permita de fato que o conhecimento que você acessa/adquire/acumula seja transformado em “alguma coisa”, seja aplicado, colocado em uso.

Eu não tenho o conhecimento completo sobre o assunto, já que não fiz o curso do Tiago, mas consumi todo o conteúdo gratuito dele, além de pesquisar outras pessoas que falam sobre o tema, apresentando sua própria versão (que é mais ou menos o que estou fazendo aqui) e pesquisei também temas relacionados, como gestão de conhecimento pessoal (PKM – Personal Knowledge Management).

O Tiago fala uma coisa interessante em um dos artigos dele, que um segundo cérebro não é algo que você tem ou não tem. Ele é um sistema para gerenciar seu conhecimento e, de uma forma ou de outra, todos nós fazemos isso, já que estamos constantemente capturando, organizando e expressando informação e conhecimento. Estamos o tempo todo expostos a uma enxurrada de informações (excesso de informação) e, ainda que de um modo instintivo, usamos uma forma de segundo cérebro sempre que acessamos nosso e-mail, lemos um livro, ouvimos um podcast, estudamos alguma coisa e depois usamos a informação obtida em algum momento futuro. Por isso, pode-se dizer que a construção do segundo cérebro é, na verdade, a estruturação e organização de um processo já existente.

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Conceitos Básicos: Organização

E aqui estamos com mais um post da série sobre os conceitos básicos relacionados ao universo da organização e produtividade. E hoje vamos falar do – provavelmente – segundo assunto mais tratado aqui no blog: organização. Para mim organização e produtividade estão indiscutivelmente entrelaçadas: a organização facilita a busca e a consistência da produtividade, qualquer que seja sua definição para essa palavra.

Assim como no post anterior, vamos começar com a definição oficial sobre o termo. As definições que mais se assemelham ao sentido de organização que falamos aqui são:

  • ato ou efeito de organizar(-se);
  • arrumação ordenada das partes de um todo;
  • preparação de um projeto, com definição de procedimentos e metas.

Complementarmente, organizar pode ser entendido como:

  • dispor de forma ordenada uma série de itens; dar forma regular as partes de um todo.
  • adquirir determinada estrutura ou conformação; ordenar(-se).
  • estruturar-se de forma metódica.

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Sistema x processo de organização: qual a diferença?

Eu já comentei aqui algumas vezes sobre como é o meu sistema de organização. Por exemplo, tem post sobre isso no começo desse ano e também do ano passado. Em ambos eu contei quais ferramentas eu usava no meu dia a dia e para qual função. Algumas semanas atrás teve post sobre como criar o seu sistema de organização pessoal em dois passos: o primeiro é saber com clareza o que você precisa organizar e o segundo é escolher as ferramentas para organizar essas coisas. Nesse post eu já deixei bem claro que mais importante do que a ferramenta é ter essa consciência do que será organizado. Saber o que você precisa organizar é a criação do seu processo de organização.

Então, um sistema de organização é composto por um processo de organização e por ferramentas que dão suporte a esse processo. Por isso eu sempre repito que não tem ferramenta ideal ou a melhor ferramenta. Tudo depende do seu processo. E a recomendação de muitos especialistas (e eu também concordo) é que você crie o seu processo independente da ferramenta, antes de escolhê-la. Isso porque a ferramenta pode te induzir a criar o processo de forma a se adaptar aos recursos que ela tem. E se isso acontecer coisas importantes para você  e que precisam ser organizadas podem ficar de fora porque aquela ferramenta não tem recursos para abrigá-la. Ou então, se por qualquer motivo você precisar trocar de ferramenta, precisará reestruturar todo o processo. E na realidade, deve ser o contrário: você cria o seu processo e depois pode adaptar a ferramenta que escolher a ele. 

Dito isso, como começar a criar esse processo de organização? A identificação do que precisa ser organizado é intuitiva e pessoal. Cada um precisa avaliar sua rotina, seu dia a dia e ver com quais coisas lida, que atividades precisam ser gerenciadas. De forma simplificada, quando falamos de coisas que precisamos fazer, podemos dividi-las em dois grandes grupos: atividades atreladas a dias e horários (eventos, compromissos, prazos) e atividades que precisam ser feitas mas não tem dia e horário pré-determinado.

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