Uma das coisas mais importantes que você pode fazer pela sua produtividade

Acho que eu já deixei bem claro aqui que produtividade envolve alguns fatores, relacionados ao uso de ferramentas, escolha de técnicas e métodos e desenvolvimento de uma mentalidade que se reflete em comportamentos e hábitos diários. E qualquer que seja a sua definição pessoal de produtividade, existem certas coisas que indiscutivelmente contribuem para que ela melhore.

Uma delas, que eu considero indispensável: não confiar apenas na memória para se lembrar das coisas que precisam  ser lembradas. Eu já fiz um post bem legal aqui no blog que fala justamente sobre a relação entre memória e produtividade. Baseando-se em estudos científicos sobre o funcionamento da mente e em recomendações de especialistas em produtividade, a conclusão é uma só: confiar apenas em nossa mente para se lembrar das coisas é, além de falho, cansativo estressante.

No post linkado eu falo mais sobre isso, mas o que se sabe é que o processo de recuperação de informações não é eficiente, tanto pela quantidade de conteúdo a que estamos expostos e que é constantemente processado pelo cérebro, quanto por como e quando essa recuperação feita. E no post de hoje eu quero apresentar 3 formas simples de tirar do cérebro a tarefa de lembrar das coisas. Quando você não depende apenas da sua mente para se lembrar, o estresse mental é menor e a chance de se esquecer de coisas importantes é significativamente diminuída. Além disso, sua mente funciona de forma mais eficiente para realizar outras atividades mais importantes: ter ideias, resolver problemas, ser criativo.

oculos sobre uma caderno e uma canetaFoto de Dan Dimmock em Unsplash

As sugestões a seguir tem a mesma essência: registrar as coisas em algum lugar de forma que elas possam ser consultadas em qualquer momento que você precisar da informação registrada. No entanto, são diferentes porque tratam de diferentes categorias de coisas que precisam ser lembradas. Vamos a elas:

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Como eu uso minha Caixa de Entrada

Eu falo muito por aqui sobre Caixa de Entrada e tem um post bem antigo do blog só para explicar como ela funciona e para que serve. Mas de vez em quando algumas pessoas me dizem que não entendem exatamente como usar uma caixa de entrada ou, na verdade, o que fazer com tudo que está anotado nela. Então esse post de hoje é para explicar como isso funciona no meu dia a dia.

Relembrando para quem não sabe: caixa de entrada é o local onde você anota tudo que chega até você e que você não pode lidar na hora, mas também não pode esquecer. Ideias, compromissos que surgem, lembretes, absolutamente tudo que você quer ou precisa se lembrar mais tarde, mas que no momento você não tem tempo para inserir essa informação no seu devido lugar dentro do seu sistema de organização.

E a sua caixa de entrada pode ser física (recomendo um caderno ou bloco de anotações e não folhas soltas ou post its porque tem maior chance de se perder) ou digital (aplicativo, bloco de notas de celular, sites específicos, editor de texto do computador). Só depende do que se adapta melhor ao seu dia a dia, o que funciona melhor para você e o que lhe agrada mais.

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Produtividade e memória – sobre a importância de anotar

Quero começar esse post com o trecho de um livro que eu li ano passado a até falei sobre ele aqui no blog: A Mente Organizada, de Daniel Levitin. O trecho é o seguinte: “(…) criamos sistemas para remover a desordem do cérebro e nos ajudar no monitoramento de detalhes cuja recordação não é possível confiar apenas à memória. Todas essas e outras inovações são projetadas para aperfeiçoar nosso cérebro ou descarregar algumas de suas funções em fontes externas.”

Na época em que li o livro esse trecho me chamou muito a atenção e fiquei pensando sobre ele por um bom tempo. Pesquisei, li e achei que seria um bom assunto a ser falado aqui no blog. O que me despertou o interesse nesse trecho é a ideia implícita de que a grande maioria das pessoas tem uma necessidade natural de organizar seus pensamentos. E as ferramentas de produtividade e organização que usamos nada mais são que formas de promover essa organização, ampliar a capacidade de funcionamento da nossa mente e diminuir o estresse mental, no sentido de tirar do nosso cérebro determinadas funções e deixar de confiar apenas na nossa memória.

Essa questão da memória se reflete diretamente em uma ferramenta de organização e produtividade que eu recomendo para todo mundo: a caixa de entrada. O conceito, com esse nome, vem do  método GTD.  Mas a ideia, por si só, não é nenhuma novidade. Trata-se, basicamente, de exteriorizar uma informação para que ela não fique apenas na nossa mente. Registrar para não esquecer. E se formos pensar, o próprio surgimento da escrita é um exemplo de que o ser humano tem uma tendência inata a registrar as coisas importantes e que não quer que sejam esquecidas porque sabemos, instintivamente, que nossa memória não é confiável.

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3 princípios do GTD que melhoram sua produtividade

O método GTD talvez seja uma das mais conhecidas metodologias de organização e produtividade. Eu sempre o menciono aqui no blog porque muitos dos conceitos e orientações que eu uso no meu dia a dia vem dele. Não posso dizer que sigo o método a risca, mas a forma como eu gerencio minhas atividades, minha vida em geral, é baseada em ensinamentos retirados do método.

Apesar de ser uma metodologia e, portanto, contar com várias técnicas e recomendações, eu acredito que uma das maiores contribuições do GTD é propor uma mudança de mentalidade. Mesmo não implementando totalmente o método, como eu, o modo como o David Allen ensina a lidar com nossas tarefas, projetos e ideias reflete em um jeito mais prático e eficiente de gerenciar todas aquelas coisas que precisamos gerenciar diariamente.

Isso acontece porque o método apresenta certas atividades básicas que, se pararmos para prestar atenção, fazem parte de muitos métodos de produtividade e organização. Um exemplo é o uso de uma Caixa de Entrada, que nada mais é do que não depender da sua mente para se lembrar das coisas, utilizando para isso um meio externo (anotações).  Outro exemplo é fazer sempre uma revisão de tudo que você anotou, porque obviamente não adianta anotar e nunca mais olhar para o que foi anotado.

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Semana da Produtividade – Dia 5: Resolvendo problemas e contornando dificuldades

Chegamos ao último dia da Semana da Produtividade. E eu espero que os posts diários tenham sido úteis para você. Se você seguiu todos os passos até aqui, deve estar com um planejamento bem lindo aí na sua frente da sua próxima semana e também deve estar atento para não cair nas armadilhas de se planejar e não agir.

A ideia é que esse processo de coletar, organizar e planejar seja repetido semana a semana, te mantendo no controle das coisas. Na sexta feira ou no final de semana você tira um tempo para organizar o que coletou durante a semana (porque a coleta é feita o tempo todo, assim que surge uma demanda, usando uma caixa de entrada) e planejar a execução, organizando o uso do seu tempo na próxima semana.

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