Minhas ferramentas de organização para 2021

No começo do ano passado eu fiz um post compartilhando quais ferramentas eu iria usar para me organizar em 2020. Achei uma boa ideia fazer esse ano de novo, apesar de existirem poucas mudanças do ano passado pra cá. Mas como de vez em quando aparece alguém perguntando, fica aqui a versão mais atualizada do que eu uso.

Como eu já expliquei no post de 2020, às vezes eu mudo as ferramentas, seja porque algo na minha rotina mudou, porque a minha forma de pensar as coisas está diferente ou só pra testar uma ferramenta nova mesmo. E apesar de ao longo do ano passado ter testado alguns aplicativos, eu acabei voltando para as ferramentas que são as bases do meu sistema.

A principal diferença, que eu já tinha adiantado em um dos últimos posts do ano passado, é que eu voltei ao usar bullet journal, depois de um ano usando planner. No post de 2020 eu contei que tinha optado pelo planner por conta da praticidade de não ter que ficar criando os layouts, apesar de amar o bullet journal.

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Minhas ferramentas de organização para 2020

Eu já fiz um post aqui no blog falando sobre o meu sistema de organização, ou seja, quais ferramentas e técnicas eu uso para organizar minhas tarefas, projetos, planos, metas e atividades em geral. O que eu digo sempre é que não existe uma forma ideal de se organizar, ou jeito certo ou errado. O que existe é encontrar a ferramenta e a técnica que atendam suas necessidades e se adaptem a sua rotina.

Até por isso, de tempos em tempos eu acabo fazendo algumas alterações no meu sistema, mudando as técnicas e trocando as ferramentas. Quando acontece do meu dia a dia, da minha rotina mudar, eu adapto o que eu uso para acompanhar minhas necessidades. E, eu admito, às vezes mudo por puro capricho, porque cansei de alguma ferramenta ou porque quero testar algo novo.

Então, nesse post, eu trago uma atualização de quais ferramentas eu estou usando para me organizar. Para quem não se lembra ou não viu o post que eu linkei acima, em julho eu usava as seguintes ferramentas:

  • um bullet journal: onde eu centralizava toda a organização das minha atividades, planejando meu mês, minha semana, anotando compromissos e prazos e controlando o andamento dos meus projetos e metas.
  • caderno de notas: usado como caixa de entrada.
  • Trello: gerenciamento de projetos. Cronograma, objetivos, etapas, tudo relacionado ao planejamento e controle de todos os meus projetos.
  • OneNote: para arquivar informações em geral e especialmente as relacionadas aos meus projetos. Também para anotações de materiais de estudo e às vezes como uma versão digital da minha caixa de entrada.
  • Google Calendar: organização do blog (planejamento de posts e divulgação).

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Como é o meu sistema de organização

Eu sempre digo que, para mim, produtividade e organização caminham lado a lado. Eu acho muito complicado conseguir ser produtivo sem saber o que eu tenho que fazer ou onde as coisas estão. Claro que tem gente que não se importa com isso e consegue ser eficiente e produzir resultados em meio ao caos. Eu não. Eu gosto de ordem e método, cada coisa em seu devido lugar.

E eu já falei muito por aqui sobre organização e quem me acompanha já deve saber que eu costumo dividir o conceito geral de organização em três partes: organização física, que trata do ambiente em que estamos, de organizar objetos e coisas materiais; organização digital que envolve organizar nossa vida digital (internet, computador, celular, e-mail, etc) e organização mental que é organizar nossas ideias, pensamentos, informações e afazeres em geral.

Para mim o mais importante é a organização mental. Não que as outras não sejam. Mas eu consigo, por exemplo, trabalhar normalmente em um ambiente bagunçado e posso conviver com a desordem digital. Não é agradável, é irritamente e claro que meu rendimento cai um pouco, mas o trabalho continua fluindo. Mas se meus pensamentos e projetos estão bagunçados, se minhas tarefas e atividades não estão organizadas, se meu planejamento não está bem feito, tudo sai dos trilhos e minha produtividade vai para o espaço.

Vez por outra eu recebo uma mensagem ou e-mail me perguntando como eu me organizo e pedindo para falar mais sobre isso. Eu acreditava que esse tipo de post não agregaria muito ao conteúdo do blog e que seria mais útil apresentar as diversas metodologias que existem para que cada um que lesse pudesse escolher a que melhor se adaptasse as suas necessidades. Organização não tem um método ideal, um modelo pronto que pode ser seguido e que dará certo para todo mundo, porque cada pessoa é diferente e tem necessidades diferentes.

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Sobre a importância de revisar seus planos, projetos e lista de tarefas

Quando se fala da organização de nossas atividades em geral, englobamos três aspectos: compromissos, tarefas e projetos. No post da semana passada, sobre ferramentas analógicas e digitais, eu falei um pouco sobre cada uma dessas categorias

A verdade é que quando nos propomos a organizar as coisas que precisamos fazer, invariavelmente vamos cair nessas três categorias: eventos com datas e horários específicos (compromissos em geral, reuniões, consultas médicas), afazeres que precisamos e/ou gostaríamos de fazer (tarefas em geral) e ações ligadas a projetos (coisas mais complexas ou de longo prazo).

Como você gerencia cada uma dessas categorias é escolha sua. No post sobre ferramentas linkado ali em cima eu falei exatamente sobre isso. Eu, particularmente, uso um bullet journal para administrar minhas tarefas e compromissos e o Trello para os projetos (embora as tarefas relacionadas a eles acabem sendo anotadas no bullet journal também).

Para ser uma pessoa produtiva você precisa gerenciar suas tarefas. Gerenciar envolve anotar tudo o que precisa ser feito, para livrar sua mente do trabalho de ficar lembrando das coisas, organizar a execução através do planejamento e bom uso do tempo e verificar com frequência o andamento de tudo.

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