Sugestões de usos para mapas mentais

Como eu já comentei por aqui, eu adoro conhecer, testar e compartilhar ferramentas, técnicas e metodologias de produtividade. E nos posts sobre esses assuntos eu sempre repito que mais importante que a ferramenta ou a metodologia em si é o uso que você faz dela, ou seja, à forma como ela é adaptada a sua realidade e para atender suas necessidades.

Um mapa mental é uma ferramenta que talvez seja um pouco subestimada. Ela é comumente usada para brainstorms e como técnica de estudo, para elaboração de resumos. Mas seu uso pode ir além disso e no post de hoje eu trago exemplos de algumas situações em que um mapa mental se mostra muito útil.

Mas antes disso, vamos entender o que é exatamente um mapa mental? Quem pode melhor definir é Tony Buzan, responsável por sistematizar a metodologia. Segundo Buzan, um mapa mental é, em sua definição mais simples, “a ferramenta definitiva para organizar o pensamento”. De forma mais detalhada “uma mapa mental é a maneira mais fácil de introduzir e extrair informação do seu cérebro – é uma forma criativa de anotar que literalmente mapeia os seus pensamentos”; “os mapas mentais também são mapas-roteiro, que possibilitam organizar fatos e pensamentos de tal forma que o modo de operar natural do cérebro esteja envolvido desde o início” (as citações foram retiradas do livro Mapas Mentais e sua Elaboração, de Tony Buzan). 

Continuar lendo

Sistema x processo de organização: qual a diferença?

Eu já comentei aqui algumas vezes sobre como é o meu sistema de organização. Por exemplo, tem post sobre isso no começo desse ano e também do ano passado. Em ambos eu contei quais ferramentas eu usava no meu dia a dia e para qual função. Algumas semanas atrás teve post sobre como criar o seu sistema de organização pessoal em dois passos: o primeiro é saber com clareza o que você precisa organizar e o segundo é escolher as ferramentas para organizar essas coisas. Nesse post eu já deixei bem claro que mais importante do que a ferramenta é ter essa consciência do que será organizado. Saber o que você precisa organizar é a criação do seu processo de organização.

Então, um sistema de organização é composto por um processo de organização e por ferramentas que dão suporte a esse processo. Por isso eu sempre repito que não tem ferramenta ideal ou a melhor ferramenta. Tudo depende do seu processo. E a recomendação de muitos especialistas (e eu também concordo) é que você crie o seu processo independente da ferramenta, antes de escolhê-la. Isso porque a ferramenta pode te induzir a criar o processo de forma a se adaptar aos recursos que ela tem. E se isso acontecer coisas importantes para você  e que precisam ser organizadas podem ficar de fora porque aquela ferramenta não tem recursos para abrigá-la. Ou então, se por qualquer motivo você precisar trocar de ferramenta, precisará reestruturar todo o processo. E na realidade, deve ser o contrário: você cria o seu processo e depois pode adaptar a ferramenta que escolher a ele. 

Dito isso, como começar a criar esse processo de organização? A identificação do que precisa ser organizado é intuitiva e pessoal. Cada um precisa avaliar sua rotina, seu dia a dia e ver com quais coisas lida, que atividades precisam ser gerenciadas. De forma simplificada, quando falamos de coisas que precisamos fazer, podemos dividi-las em dois grandes grupos: atividades atreladas a dias e horários (eventos, compromissos, prazos) e atividades que precisam ser feitas mas não tem dia e horário pré-determinado.

Continuar lendo

Checklists e listas de verificação: o que são e para que servem

O post de hoje é sobre uma ferramenta super simples e muito eficiente: as listas de verificação ou checklists. Um dos primeiros posts aqui do blog foi justamente sobre listas e lá eu falo um pouco sobre como elas podem ser usadas de várias formas para nos ajudar com organização e produtividade.

A primeira vez que eu tive contato com o conceito de listas de verificação foi na leitura do livro sobre o método GTD (aliás, vocês já devem ter notado que eu falo muito por aqui do GTD, né? Apesar de não usar o método completamente, muito da minha forma de me organizar se baseia em conceitos vindos dele). Enfim, o conceito é bem simples: são listas para garantir que o que você faz quase no automático esteja de fato sendo feito.

Vamos supor que você precise fazer uma inspeção de uma máquina qualquer e te deram uma lista de todos os itens que você precisa verificar ou ações que precisa tomar. Se você fizer essa inspeção diariamente depois de um tempo se torna algo automatizado porque você já sabe o que precisa ser verificado. Ainda assim, é interessante checar sempre essa lista de verificação para garantir que realmente tudo que consta ali foi feito.

Continuar lendo

2 passos para criar o seu sistema de organização pessoal

No que se refere à organização, o mais importante não é a ferramenta que você vai usar para se organizar e sim como ela se encaixa no seu sistema de organização. E quando eu falo de sistema de organização estou me referindo a forma como você gerencia as suas coisas e como as ferramentas se encaixam nessa estrutura para manter tudo funcionado. Por isso, mais importante do que escolher qual aplicativo usar ou se vai ser um planner ou um bullet journal, é definir antes quais coisas você precisa organizar para depois escolher as ferramentas serão usadas.

Escolher primeiro as ferramentas não funciona bem porque elas podem não estar de acordo com as suas necessidades de organização: às vezes falta algo na ferramenta e alguma coisa acaba ficando sem gerenciamento; ou às vezes a ferramenta, por suas características, pode te fazer querer organizar algo que na realidade não faz sentido no seu dia a dia e você pode acabar perdendo tempo ou caindo no micro gerenciamento.

Dito isso, são necessários dois passos básicos para montar o seu sistema de organização: 1) definir o que você quer/precisa organizar e 2) escolher as ferramentas para gerenciar o que você vai organizar.

Continuar lendo

Minhas ferramentas de organização para 2021

No começo do ano passado eu fiz um post compartilhando quais ferramentas eu iria usar para me organizar em 2020. Achei uma boa ideia fazer esse ano de novo, apesar de existirem poucas mudanças do ano passado pra cá. Mas como de vez em quando aparece alguém perguntando, fica aqui a versão mais atualizada do que eu uso.

Como eu já expliquei no post de 2020, às vezes eu mudo as ferramentas, seja porque algo na minha rotina mudou, porque a minha forma de pensar as coisas está diferente ou só pra testar uma ferramenta nova mesmo. E apesar de ao longo do ano passado ter testado alguns aplicativos, eu acabei voltando para as ferramentas que são as bases do meu sistema.

A principal diferença, que eu já tinha adiantado em um dos últimos posts do ano passado, é que eu voltei ao usar bullet journal, depois de um ano usando planner. No post de 2020 eu contei que tinha optado pelo planner por conta da praticidade de não ter que ficar criando os layouts, apesar de amar o bullet journal.

Continuar lendo