Conceitos Básicos: Gestão do Tempo

Gestão do tempo, administração do tempo, gerenciamento do tempo. Qualquer que seja o termo usado, o sentido é o mesmo, em inglês time management, onde o verbo to manage pode ser traduzido como gerir, gerenciar, administrar. Independente do verbo escolhido, a ideia que se quer passar é que gestão do tempo ou time management é coordenar o tempo, definindo de que forma esse recurso será usado.

Gestão do tempo é um termo um pouco controverso no universo da organização e produtividade. Há quem não goste de usar essa expressão, alegando que não é possível gerenciar o tempo já que não podemos controlá-lo, não podemos criar tempo. Isso pra mim é apenas uma questão de linguagem. É óbvio que não se pode lidar com o tempo da mesma forma que lidamos com outros recursos, então gerenciamento do tempo se refere à forma como gerenciamos o uso que fazemos dele. Pode-se dizer que estamos gerenciando nossas atividades, nossas prioridades, nossa energia, mas no fundo o que estamos fazendo mesmo é cuidando da forma como o tempo está sendo usado. Poderíamos chamar de gestão do uso do tempo, mas, outra vez, é só uma questão de linguagem, o sentido é o mesmo.

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Usando blocos de tempo no planejamento diário e semanal

Eu  sempre estou lendo e pesquisando sobre produtividade e organização e alguns dias atrás eu me deparei com um texto (esse aqui) que falava sobre usar blocos de tempo para ser mais produtivo. A princípio não parecia nenhuma novidade, até porque eu já falei por aqui sobre o uso do time boxing, que nada mais é do que definir intervalos de tempo fechados para realizar cada uma de suas tarefas. Esse é um jeito muito legal de planejar suas atividades porque te dá uma noção melhor para gerenciar o seu tempo. Mas esse texto que eu li falava de organizar os blocos de tempo de forma diferente, ou melhor, acrescentava uma informação extra a ser usada na hora de gerenciar seus blocos e eu acho que essa consideração pode fazer toda a diferença. E por isso eu resolvi compartilhar por aqui. 

A ideia do time boxing é simples: como o próprio nome diz, se usa “caixas de tempo” para organizar a execução de tarefas. Resumidamente, você deve listar suas tarefas e, após estimar qual o tempo necessário para fazê-las, alocar blocos de tempo para cada uma delas.  Então, durante cada bloco, o foco é total em realizar a tarefa determinada. Finalizado o tempo do bloco, começa-se um novo, geralmente com uma nova tarefa. No post que eu linkei no parágrafo de cima, tem uma explicação completa.

Mas o post de hoje fala sobre uma forma diferente de distribuir suas tarefas em blocos. O autor do artigo que eu mencionei – que se chama Charlie Gilkey – começa explicando nossas atividades podem ser divididas em 3 categorias: criação, conexão e consumo. Criação implica em coisas que precisam ser feitas, tarefas e projetos em geral. Conectar é sobre se relacionar com outras pessoas. E consumir envolve receber e processar informações. 

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A Tríade do Tempo, Christian Barbosa

Antes de começar o post de hoje preciso dizer que no domingo, dia 13, o blog completou 3 anos! Quem me acompanha já há algum tempo, sabe que nos anos anteriores eu fiz uma programação especial nesse data. Esse ano, porém, tive que deixar de lado o que eu tinha planejado por conta de imprevistos que surgiram e acabaram sendo a minha prioridade nos primeiros 15 dias desse mês. Agora tudo já voltou ao normal, mas nos últimos dias eu só consegui postar conteúdo aqui e nas redes sociais do blog porque tudo já estava previamente programado. Mas o aniversário do blog, infelizmente, passou batido porque eu não poderia direcionar a minha atenção para isso nesse momento. Enfim, estou dizendo isso só para agradecer todo mundo que aparece por aqui, seja quem acompanha desde o começo, quem chegou agora e quem só aparece de vez em quando. O blog só existe porque tem gente aí que tem interesse em ler o que eu escrevo. Então, muito obrigada!

O post de hoje é para falar sobre o livro A Tríade do Tempo, do Christian Barbosa. Faz tempo que eu não falo de livros por aqui, não é? O Christian, para quem não conhece, é autor de seis livros sobre produtividade e alta performance. Ele é o criador da metodologia Tríade, que é o foco do livro e sobre a qual falaremos a seguir. Ele também desenvolveu softwares de produtividade, especialmente para equipes profissionais, e ministra alguns treinamentos na área.

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Perguntas e respostas sobre produtividade

Eu costumo receber e-mails e mensagens de pessoas pedindo dicas para melhorar sua produtividade, sobre como fazer seus projetos andarem, como dar conta de suas tarefas e por aí vai. E é sempre um prazer receber essas mensagens e, inclusive, uma ou duas vezes perguntas que eu recebi deram a origem a posts específicos aqui no blog.

E o post de hoje vai mais ou menos por esse caminho, mas com uma proposta meio diferente. Observando as dúvidas que eu recebo, percebi que a maioria delas tem algumas coisas em comum, embora escritas de forma diferente. Então, nesse texto eu reuni as três principais perguntas que eu recebo e respondi cada uma delas.

Qual o melhor aplicativo de produtividade?

Essa pergunta, e suas devidas variações, deve ser a que eu mais recebo. As variações no caso são: qual o melhor método? O método “x” é mesmo o melhor? A técnica “y” funciona mesmo? E ainda tem aquelas que estão em dúvida se é melhor usar um aplicativo ou o velho papel e caneta.

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5 ideias equivocadas sobre gestão do tempo

Qualquer que seja o seu conceito de produtividade, certamente ele passa pela necessidade de gerenciar o tempo. O meu conceito de produtividade tem a ver com equilíbrio entre trabalho e lazer, com trabalhar diariamente para alcançar suas metas mas sem sacrificar descanso. E para isso, é indispensável saber administrar o uso do seu tempo.

No post da semana passada eu mencionei o termo “doença do tempo”, que se refere a sensação que quase todos nós temos de que o tempo passa muito rápido e temos que correr para poder fazer tudo e dar conta de tudo. E eu já falei por aqui também que a maioria das pessoas que reclama da falta de tempo na verdade não tem o menor cuidado com o seu próprio tempo, sequer tem consciência de como ele é gasto.

Eu acredito que quando falamos em ter uma vida mais produtiva, algumas coisas são fundamentais: organização, planejamento, definir prioridades e saber gerenciar o tempo. E gerenciar o tempo é mais do que planejar como suas tarefas serão distribuídas ao longo do seu dia; envolve consciência de como ele é usado e mais, com o que ele deve ser usado.

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