O que é e como fazer sua revisão semanal

Aqui estamos de novo depois de um tempinho de pausa. Quem recebe a newsletter já sabe, mas pra quem não recebe, quero dizer que eu tive problemas de saúde e, por consequência, precisei de alguns dias de descanso. Obviamente minhas atividades se acumularam e, levando em conta o que eu sempre falo aqui sobre prioridades, o blog acabou ficando um pouco em segundo plano. Mas agora tudo está voltando ao normal e voltamos com a programação de costume por aqui.

E hoje vamos falar sobre Revisão Semanal. Originalmente, é um conceito vindo do método GTD e segundo o livro do seu criador, David Allen, a revisão semanal pode ser definida como “tudo que você precisa fazer para esvaziar sua cabeça. É percorrer as 4 fases do fluxo do trabalho – coletar, processar, organizar e revisar”.  Dizendo de outra forma, a revisão semanal é o que garante que seu sistema de organização vai continuar funcionando já que ela serve, literalmente, para revisar suas listas, seu calendário e tudo que aconteceu na semana que passou – de modo que você possa planejar a sua próxima semana de forma eficiente.

Mesmo que você não use o método GTD, se você tem o hábito de planejar sua semana, o processo de revisão deve fazer parte do planejamento. E, por outro lado, se você não tiver o hábito de se planejar semanalmente, a revisão ainda é bem vinda, e nesse caso estamos falando de revisar seus planos e metas de longo prazo, seus horizontes e até seu propósito. Eu acredito que revisões assim, mais abrangentes, não precisam ser feitas semanalmente; há quem faça, mas não é assim na minha rotina. E como quase tudo que se refere à organização e produtividade, cada um precisa decidir por si qual a melhor forma de ser feito, porque cada um sabe das suas próprias necessidades.

Continuar lendo

Como eu uso minha Caixa de Entrada

Eu falo muito por aqui sobre Caixa de Entrada e tem um post bem antigo do blog só para explicar como ela funciona e para que serve. Mas de vez em quando algumas pessoas me dizem que não entendem exatamente como usar uma caixa de entrada ou, na verdade, o que fazer com tudo que está anotado nela. Então esse post de hoje é para explicar como isso funciona no meu dia a dia.

Relembrando para quem não sabe: caixa de entrada é o local onde você anota tudo que chega até você e que você não pode lidar na hora, mas também não pode esquecer. Ideias, compromissos que surgem, lembretes, absolutamente tudo que você quer ou precisa se lembrar mais tarde, mas que no momento você não tem tempo para inserir essa informação no seu devido lugar dentro do seu sistema de organização.

E a sua caixa de entrada pode ser física (recomendo um caderno ou bloco de anotações e não folhas soltas ou post its porque tem maior chance de se perder) ou digital (aplicativo, bloco de notas de celular, sites específicos, editor de texto do computador). Só depende do que se adapta melhor ao seu dia a dia, o que funciona melhor para você e o que lhe agrada mais.

Continuar lendo

3 princípios do GTD que melhoram sua produtividade

O método GTD talvez seja uma das mais conhecidas metodologias de organização e produtividade. Eu sempre o menciono aqui no blog porque muitos dos conceitos e orientações que eu uso no meu dia a dia vem dele. Não posso dizer que sigo o método a risca, mas a forma como eu gerencio minhas atividades, minha vida em geral, é baseada em ensinamentos retirados do método.

Apesar de ser uma metodologia e, portanto, contar com várias técnicas e recomendações, eu acredito que uma das maiores contribuições do GTD é propor uma mudança de mentalidade. Mesmo não implementando totalmente o método, como eu, o modo como o David Allen ensina a lidar com nossas tarefas, projetos e ideias reflete em um jeito mais prático e eficiente de gerenciar todas aquelas coisas que precisamos gerenciar diariamente.

Isso acontece porque o método apresenta certas atividades básicas que, se pararmos para prestar atenção, fazem parte de muitos métodos de produtividade e organização. Um exemplo é o uso de uma Caixa de Entrada, que nada mais é do que não depender da sua mente para se lembrar das coisas, utilizando para isso um meio externo (anotações).  Outro exemplo é fazer sempre uma revisão de tudo que você anotou, porque obviamente não adianta anotar e nunca mais olhar para o que foi anotado.

Continuar lendo

Tarefas e projetos não prioritários – Usando a lista Algum Dia/Talvez

Há pouco tempo eu fiz um post falando sobre dois erros comuns que muita gente comete ao fazer sua lista de tarefas e que fazem com que ela não funcione direito. Um deles é tratar a sua lista de tarefas como uma caixa de entrada. Isso quer dizer que na hora de anotar as coisas na sua lista você não tem nenhum tipo de critério e vai registrando tudo que aparece.

Um dos problemas disso é bem fácil de perceber: ao anotar tudo indiscriminadamente você deixa de ter listadas ali apenas tarefas, que ficam misturadas com lembretes, prazos, ideias soltas e tudo mais. Assim, uma das funções da lista de tarefas se perde, que é te dar clareza sobre as coisas que você precisa fazer, uma vez que ali está tudo bagunçado.

Mas vamos supor então que depois de ler aquele post você começou a ser mais cuidadoso e passou a organizar sua lista de tarefas como se deve, mantendo nela apenas o que é de fato uma tarefa. E mais, você tem a intenção de se planejar para que consiga fazer tudo que está ali. Porém, na hora do planejamento você tem a sensação de que as coisas não andam porque você tem coisas demais para fazer. Você se sente desmotivado porque vê uma lista enorme de coisas a serem feitas e parece que nunca haverá tempo suficiente.

Continuar lendo

Conheça o ZTD – um sistema simples de produtividade

Não, você não leu errado. O post de hoje não é sobre o GTD e sim sobre um método desenvolvido por Leo Babauta chamado ZTD – Zen to Done.  O Leo tem um site, o zen habits, onde ele fala sobre “encontrar simplicidade e atenção no caos diário de nossas vidas”. O Leo publicou pela primeira vez sobre o ZTD em 2007, definindo-o como uma simplificação do GTD, com foco no fazer, no aqui e agora.

Logo de cara devo dizer que essa definição dele é um tanto quanto polêmica. Muitos especialistas em GTD afirmam que o método ZTD é na verdade uma cópia pura e simples do método original do David Allen, assegurando que o método é superficial e não simples. Por outro lado, existem também grandes defensores do método, pessoas que o aplicaram na sua vida e que observaram mudanças significativas e que afirmam ainda que obtiveram resultados que o GTD não conseguiu trazer.

Aqui eu não quero enveredar por esse caminho. Isso porque eu não acredito que existe um método melhor ou pior que outro, simplesmente existem métodos que funcionam para nós e outros que não funcionam. E isso depende da nossa personalidade, nosso gosto pessoal, nossa rotina, nossas obrigações. O melhor método é aquele que funciona para você e que te traz resultados. Qualquer discussão fora disso me parece desnecessária. Eu sempre vou bater aqui na tecla de que o único critério para você escolher um método de produtividade/organização para usar é que ele deve atender suas demandas e proporcionar os resultados que você deseja.

Dito isso, vamos explicar então como o método funciona. A estrutura da metodologia é composta por 10 hábitos e, segundo o Leo, deve ser trabalhado um hábito por vez. Ou seja, você só deve passar para o hábito seguinte depois de consolidar o anterior. Isso porque tentar fazer tudo ao mesmo tempo pode levar a uma sobrecarga, que vai te estressar e trazer o resultado oposto ao desejado.

Continuar lendo