Uma das coisas mais importantes que você pode fazer pela sua produtividade

Acho que eu já deixei bem claro aqui que produtividade envolve alguns fatores, relacionados ao uso de ferramentas, escolha de técnicas e métodos e desenvolvimento de uma mentalidade que se reflete em comportamentos e hábitos diários. E qualquer que seja a sua definição pessoal de produtividade, existem certas coisas que indiscutivelmente contribuem para que ela melhore.

Uma delas, que eu considero indispensável: não confiar apenas na memória para se lembrar das coisas que precisam  ser lembradas. Eu já fiz um post bem legal aqui no blog que fala justamente sobre a relação entre memória e produtividade. Baseando-se em estudos científicos sobre o funcionamento da mente e em recomendações de especialistas em produtividade, a conclusão é uma só: confiar apenas em nossa mente para se lembrar das coisas é, além de falho, cansativo estressante.

No post linkado eu falo mais sobre isso, mas o que se sabe é que o processo de recuperação de informações não é eficiente, tanto pela quantidade de conteúdo a que estamos expostos e que é constantemente processado pelo cérebro, quanto por como e quando essa recuperação feita. E no post de hoje eu quero apresentar 3 formas simples de tirar do cérebro a tarefa de lembrar das coisas. Quando você não depende apenas da sua mente para se lembrar, o estresse mental é menor e a chance de se esquecer de coisas importantes é significativamente diminuída. Além disso, sua mente funciona de forma mais eficiente para realizar outras atividades mais importantes: ter ideias, resolver problemas, ser criativo.

oculos sobre uma caderno e uma canetaFoto de Dan Dimmock em Unsplash

As sugestões a seguir tem a mesma essência: registrar as coisas em algum lugar de forma que elas possam ser consultadas em qualquer momento que você precisar da informação registrada. No entanto, são diferentes porque tratam de diferentes categorias de coisas que precisam ser lembradas. Vamos a elas:

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O que fazer quando você está sobrecarregado pelo excesso de tarefas

Eu digo sempre que estar ocupado não é o mesmo que ser produtivo. Por mais que eu sempre reforce por aqui que cada um deve ter seu próprio conceito de o que é produtividade e deve buscar ser mais produtivo de acordo com esse conceito, acho que todo mundo concorda que apenas fazer tarefas uma atrás da outra, sem como nem por que, está bem longe de ser algo produtivo.

Se você associa produtividade à alta performance pode até considerar que um dia foi produtivo quando você conseguiu concluir um grande número de tarefas. Mas tais tarefas, ou a maioria delas, está necessariamente ligada a um objetivo maior, a um propósito, já que ninguém busca a alta performance sem uma meta definida. Então, se você está caminhando na direção dos seus resultados você está sendo produtivo, mesmo que essa rotina de descansar pouco e trabalhar muito não faça parte do meu conceito pessoal de produtividade.

O meu conceito busca atingir objetivos de forma equilibrada, sem excessos e sem abrir mão de descanso e lazer. Mas qualquer que seja a forma como você enxerga a produtividade, de forma geral pode-se dizer que essa forma apenas determina o caminho para se atingir um mesmo fim, que é o de obter os resultados desejados, concretizando seus objetivos.

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Um olhar diferente sobre a procrastinação

Semana passada eu falei aqui no blog sobre como uma busca exagerada pela produtividade pode ser prejudicial, principalmente se você entende produtividade como sinônimo de alta performance, ou seja, trabalhar cada vez mais, estar o tempo todo ocupado. Eu falei naquele post e vou repetir sempre que puder que o conceito de produtividade que eu que eu quero passar aqui não é esse. O que eu quero compartilhar é uma ideia de produtividade mais real e mais saudável.

Seguindo essa linha, hoje quero falar de outro assunto que eu já tratei algumas vezes aqui no blog,  a procrastinação. Eu já dei dicas para se livrar dela e também já contei como eu faço para sair dessa situação. Mas hoje quero abordar um ponto de vista diferente. O senso comum diz que a procrastinação é um dos maiores vilões da produtividade, o que faz total sentido, visto que adiar as coisas que precisamos fazer certamente é algo improdutivo. Isso porque todos nós temos em nossa lista de tarefas coisas que realmente devem ser feitas e quanto mais adiamos sua realização, mais estresse e maior chance de alguma coisa dar muito errado, especialmente se estamos procrastinando algo realmente importante.

Porém, lendo e estudando sobre o assunto, como faço rotineiramente, me deparei com dois termos: produtividade estruturada e produtividade criativa. Ambos não tem o mesmo significado mas sua essência é parecida: ao invés de lutar contra a procrastinação, abraçá-la e tentar transformá-la em um aliado.

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Tarefas e projetos não prioritários – Usando a lista Algum Dia/Talvez

Há pouco tempo eu fiz um post falando sobre dois erros comuns que muita gente comete ao fazer sua lista de tarefas e que fazem com que ela não funcione direito. Um deles é tratar a sua lista de tarefas como uma caixa de entrada. Isso quer dizer que na hora de anotar as coisas na sua lista você não tem nenhum tipo de critério e vai registrando tudo que aparece.

Um dos problemas disso é bem fácil de perceber: ao anotar tudo indiscriminadamente você deixa de ter listadas ali apenas tarefas, que ficam misturadas com lembretes, prazos, ideias soltas e tudo mais. Assim, uma das funções da lista de tarefas se perde, que é te dar clareza sobre as coisas que você precisa fazer, uma vez que ali está tudo bagunçado.

Mas vamos supor então que depois de ler aquele post você começou a ser mais cuidadoso e passou a organizar sua lista de tarefas como se deve, mantendo nela apenas o que é de fato uma tarefa. E mais, você tem a intenção de se planejar para que consiga fazer tudo que está ali. Porém, na hora do planejamento você tem a sensação de que as coisas não andam porque você tem coisas demais para fazer. Você se sente desmotivado porque vê uma lista enorme de coisas a serem feitas e parece que nunca haverá tempo suficiente.

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Sobre a importância de revisar seus planos, projetos e lista de tarefas

Quando se fala da organização de nossas atividades em geral, englobamos três aspectos: compromissos, tarefas e projetos. No post da semana passada, sobre ferramentas analógicas e digitais, eu falei um pouco sobre cada uma dessas categorias

A verdade é que quando nos propomos a organizar as coisas que precisamos fazer, invariavelmente vamos cair nessas três categorias: eventos com datas e horários específicos (compromissos em geral, reuniões, consultas médicas), afazeres que precisamos e/ou gostaríamos de fazer (tarefas em geral) e ações ligadas a projetos (coisas mais complexas ou de longo prazo).

Como você gerencia cada uma dessas categorias é escolha sua. No post sobre ferramentas linkado ali em cima eu falei exatamente sobre isso. Eu, particularmente, uso um bullet journal para administrar minhas tarefas e compromissos e o Trello para os projetos (embora as tarefas relacionadas a eles acabem sendo anotadas no bullet journal também).

Para ser uma pessoa produtiva você precisa gerenciar suas tarefas. Gerenciar envolve anotar tudo o que precisa ser feito, para livrar sua mente do trabalho de ficar lembrando das coisas, organizar a execução através do planejamento e bom uso do tempo e verificar com frequência o andamento de tudo.

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