O que é e como fazer sua revisão semanal

Aqui estamos de novo depois de um tempinho de pausa. Quem recebe a newsletter já sabe, mas pra quem não recebe, quero dizer que eu tive problemas de saúde e, por consequência, precisei de alguns dias de descanso. Obviamente minhas atividades se acumularam e, levando em conta o que eu sempre falo aqui sobre prioridades, o blog acabou ficando um pouco em segundo plano. Mas agora tudo está voltando ao normal e voltamos com a programação de costume por aqui.

E hoje vamos falar sobre Revisão Semanal. Originalmente, é um conceito vindo do método GTD e segundo o livro do seu criador, David Allen, a revisão semanal pode ser definida como “tudo que você precisa fazer para esvaziar sua cabeça. É percorrer as 4 fases do fluxo do trabalho – coletar, processar, organizar e revisar”.  Dizendo de outra forma, a revisão semanal é o que garante que seu sistema de organização vai continuar funcionando já que ela serve, literalmente, para revisar suas listas, seu calendário e tudo que aconteceu na semana que passou – de modo que você possa planejar a sua próxima semana de forma eficiente.

Mesmo que você não use o método GTD, se você tem o hábito de planejar sua semana, o processo de revisão deve fazer parte do planejamento. E, por outro lado, se você não tiver o hábito de se planejar semanalmente, a revisão ainda é bem vinda, e nesse caso estamos falando de revisar seus planos e metas de longo prazo, seus horizontes e até seu propósito. Eu acredito que revisões assim, mais abrangentes, não precisam ser feitas semanalmente; há quem faça, mas não é assim na minha rotina. E como quase tudo que se refere à organização e produtividade, cada um precisa decidir por si qual a melhor forma de ser feito, porque cada um sabe das suas próprias necessidades.

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Minhas ferramentas de organização para 2021

No começo do ano passado eu fiz um post compartilhando quais ferramentas eu iria usar para me organizar em 2020. Achei uma boa ideia fazer esse ano de novo, apesar de existirem poucas mudanças do ano passado pra cá. Mas como de vez em quando aparece alguém perguntando, fica aqui a versão mais atualizada do que eu uso.

Como eu já expliquei no post de 2020, às vezes eu mudo as ferramentas, seja porque algo na minha rotina mudou, porque a minha forma de pensar as coisas está diferente ou só pra testar uma ferramenta nova mesmo. E apesar de ao longo do ano passado ter testado alguns aplicativos, eu acabei voltando para as ferramentas que são as bases do meu sistema.

A principal diferença, que eu já tinha adiantado em um dos últimos posts do ano passado, é que eu voltei ao usar bullet journal, depois de um ano usando planner. No post de 2020 eu contei que tinha optado pelo planner por conta da praticidade de não ter que ficar criando os layouts, apesar de amar o bullet journal.

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Níveis de organização para a vida

Quem começa a entrar no universo da organização e produtividade logo de cara pode ser assustar com o volume de coisas que precisam ser consideradas. Organizar um guarda-roupa é relativamente fácil; organizar uma casa inteira dá um pouco mais de trabalho, mas ainda não é algo muito complexo. Quando falamos de organizar tarefas, projetos, planos, já começa a parecer algo mais complicado. Se considerarmos organizar a nossa vida inteira, parece que não daremos conta, porque é realmente muita coisa.

Quando nos lançamos na missão de sermos pessoas mais organizadas e produtivas, precisamos entender que é um processo, algo que leva tempo e que deve ser feito aos poucos. Se hoje você decidisse organizar toda a sua vida, por onde começaria? Dá medo de pensar na resposta porque realmente são muitos aspectos a serem considerados. E é por isso  que eu digo que esse processo deve ser dividido em etapas.

E existem algumas formas de fazer essa divisão quando falamos de organização. Um tempo atrás eu fiz uma série aqui no blog chamada Manual da Organização e dividi o processo em 3 grandes áreas: organização física (de objetos, ambientes, espaços), organização digital (tudo relacionado a vida digital: celular, computador, e-mail, arquivos, fotos, vídeos, aplicativos) e organização mental ( envolve tudo que tendemos a manter na nossa mente, como tarefas, compromissos, prazos, planos, projetos, metas, sonhos, ideias).

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O que fazer quando você está sobrecarregado pelo excesso de tarefas

Eu digo sempre que estar ocupado não é o mesmo que ser produtivo. Por mais que eu sempre reforce por aqui que cada um deve ter seu próprio conceito de o que é produtividade e deve buscar ser mais produtivo de acordo com esse conceito, acho que todo mundo concorda que apenas fazer tarefas uma atrás da outra, sem como nem por que, está bem longe de ser algo produtivo.

Se você associa produtividade à alta performance pode até considerar que um dia foi produtivo quando você conseguiu concluir um grande número de tarefas. Mas tais tarefas, ou a maioria delas, está necessariamente ligada a um objetivo maior, a um propósito, já que ninguém busca a alta performance sem uma meta definida. Então, se você está caminhando na direção dos seus resultados você está sendo produtivo, mesmo que essa rotina de descansar pouco e trabalhar muito não faça parte do meu conceito pessoal de produtividade.

O meu conceito busca atingir objetivos de forma equilibrada, sem excessos e sem abrir mão de descanso e lazer. Mas qualquer que seja a forma como você enxerga a produtividade, de forma geral pode-se dizer que essa forma apenas determina o caminho para se atingir um mesmo fim, que é o de obter os resultados desejados, concretizando seus objetivos.

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Refletindo sobre o processo de destralhar

Eu já falei algumas vezes por aqui que uma das atividades essenciais da organização é o ato de destralhar, ou seja, se livrar do que não usamos, não tem utilidade ou valor. Um mantra da organização é que não se organiza tralha, então antes de começar qualquer processo de organização é preciso fazer o processo de destralhe.

Normalmente quando falamos em destralhar, associamos com objetos, com organização física de ambientes. É bem clara a importância de destralhar quando falamos de organizar o guarda roupa ou colocar a papelada em ordem, por exemplo. 

Mas o que eu percebi é que esse conceito pode ser ampliado, indo além da organização e do ato de se livrar de coisas materiais. Pensando em termos de produtividade, destralhar também pode ser extremamente positivo. Não faz muito tempo, eu fiz um post falando sobre a relação entre simplicidade e produtividade, no sentido de que simplificar pode ser a chave para ser mais produtivo, através da eliminação de tudo que não te agrega, não te leva mais para perto dos seus objetivos ou não te faz feliz. E essa eliminação nada mais é que o ato de destralhar. 

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