Organize seu conhecimento: conheça o conceito de “Segundo Cérebro”

Vocês que costumam me acompanhar por aqui já devem saber que eu leio e pesquiso bastante sobre produtividade e organização; acima de tudo é um assunto que eu gosto e me interesso. Então estou sempre descobrindo coisas novas, técnicas, ferramentas, teorias e metodologias. Desde que eu me deparei com o conceito de “segundo cérebro“, quando conheci o método PARA, senti um interesse imediato pelo assunto. Inicialmente eu associei o conceito com a ideia de materiais de referência do GTD. Mas me parece que vai além disso, porque o Tiago Forte (criador do PARA e do conceito de segundo cérebro) não fala apenas de armazenar informações importantes, mas armazená-las de uma forma que permita de fato que o conhecimento que você acessa/adquire/acumula seja transformado em “alguma coisa”, seja aplicado, colocado em uso.

Eu não tenho o conhecimento completo sobre o assunto, já que não fiz o curso do Tiago, mas consumi todo o conteúdo gratuito dele, além de pesquisar outras pessoas que falam sobre o tema, apresentando sua própria versão (que é mais ou menos o que estou fazendo aqui) e pesquisei também temas relacionados, como gestão de conhecimento pessoal (PKM – Personal Knowledge Management).

O Tiago fala uma coisa interessante em um dos artigos dele, que um segundo cérebro não é algo que você tem ou não tem. Ele é um sistema para gerenciar seu conhecimento e, de uma forma ou de outra, todos nós fazemos isso, já que estamos constantemente capturando, organizando e expressando informação e conhecimento. Estamos o tempo todo expostos a uma enxurrada de informações (excesso de informação) e, ainda que de um modo instintivo, usamos uma forma de segundo cérebro sempre que acessamos nosso e-mail, lemos um livro, ouvimos um podcast, estudamos alguma coisa e depois usamos a informação obtida em algum momento futuro. Por isso, pode-se dizer que a construção do segundo cérebro é, na verdade, a estruturação e organização de um processo já existente.

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Conceitos Básicos: Organização

E aqui estamos com mais um post da série sobre os conceitos básicos relacionados ao universo da organização e produtividade. E hoje vamos falar do – provavelmente – segundo assunto mais tratado aqui no blog: organização. Para mim organização e produtividade estão indiscutivelmente entrelaçadas: a organização facilita a busca e a consistência da produtividade, qualquer que seja sua definição para essa palavra.

Assim como no post anterior, vamos começar com a definição oficial sobre o termo. As definições que mais se assemelham ao sentido de organização que falamos aqui são:

  • ato ou efeito de organizar(-se);
  • arrumação ordenada das partes de um todo;
  • preparação de um projeto, com definição de procedimentos e metas.

Complementarmente, organizar pode ser entendido como:

  • dispor de forma ordenada uma série de itens; dar forma regular as partes de um todo.
  • adquirir determinada estrutura ou conformação; ordenar(-se).
  • estruturar-se de forma metódica.

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Sistema x processo de organização: qual a diferença?

Eu já comentei aqui algumas vezes sobre como é o meu sistema de organização. Por exemplo, tem post sobre isso no começo desse ano e também do ano passado. Em ambos eu contei quais ferramentas eu usava no meu dia a dia e para qual função. Algumas semanas atrás teve post sobre como criar o seu sistema de organização pessoal em dois passos: o primeiro é saber com clareza o que você precisa organizar e o segundo é escolher as ferramentas para organizar essas coisas. Nesse post eu já deixei bem claro que mais importante do que a ferramenta é ter essa consciência do que será organizado. Saber o que você precisa organizar é a criação do seu processo de organização.

Então, um sistema de organização é composto por um processo de organização e por ferramentas que dão suporte a esse processo. Por isso eu sempre repito que não tem ferramenta ideal ou a melhor ferramenta. Tudo depende do seu processo. E a recomendação de muitos especialistas (e eu também concordo) é que você crie o seu processo independente da ferramenta, antes de escolhê-la. Isso porque a ferramenta pode te induzir a criar o processo de forma a se adaptar aos recursos que ela tem. E se isso acontecer coisas importantes para você  e que precisam ser organizadas podem ficar de fora porque aquela ferramenta não tem recursos para abrigá-la. Ou então, se por qualquer motivo você precisar trocar de ferramenta, precisará reestruturar todo o processo. E na realidade, deve ser o contrário: você cria o seu processo e depois pode adaptar a ferramenta que escolher a ele. 

Dito isso, como começar a criar esse processo de organização? A identificação do que precisa ser organizado é intuitiva e pessoal. Cada um precisa avaliar sua rotina, seu dia a dia e ver com quais coisas lida, que atividades precisam ser gerenciadas. De forma simplificada, quando falamos de coisas que precisamos fazer, podemos dividi-las em dois grandes grupos: atividades atreladas a dias e horários (eventos, compromissos, prazos) e atividades que precisam ser feitas mas não tem dia e horário pré-determinado.

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5 coisas que aprendi com David Allen sobre organização e produtividade

Vários anos atrás, quando eu comecei a pesquisar sobre organização e produtividade com o objetivo de conseguir administrar melhor o meu tempo e dar conta de todas as minhas atividades, ainda não existiam tantos especialistas no assunto. Hoje existem inúmeros, com diferentes abordagens e direcionamentos próprios para resolver os problemas que nos impedem de sermos produtivos.

Com a criação do blog eu passei a pesquisar ainda mais sobre o assunto e acompanhar muito mais especialistas, já que além de aprender para uso próprio eu também estou sempre em busca de informações para compartilhar por aqui. E eu poderia fazer um post inteiro só com essas indicações porque existe muito conteúdo de qualidade sobre essa área sendo produzido por aí, tanto aqui quanto no exterior.

E um dos que eu acompanho já há muito tempo é o David Allen, criador do método GTD. Quem já leu por aqui algum post em que eu conto como eu me organizo, sabe que eu uso muitos dos princípios e conceitos do GTD no meu sistema de organização, apesar de não seguir o método em sua totalidade. Mas eu sempre leio entrevistas do David e também acompanho os textos que ele publica no site oficial do GTD porque eu gosto bastante da forma como ele enxerga a questão da organização e da produtividade e sempre me trazem insights e novos jeitos de lidar com as coisas.

O post de hoje, então, traz cinco coisas que eu aprendi com o David Allen.

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Organizando o fluxo de informação digital: você conhece o método PARA?

Um tempinho atrás eu recebi um e-mail de um leitor do blog perguntando minha opinião sobre o método PARA. Até o momento em que eu recebi esse e-mail, nunca tinha ouvido falar desse método. Fui pesquisar e vi que ele foi criado por Tiago Forte e faz parte de um conceito/curso desenvolvido por ele que se chama “construindo um segundo cérebro”.

Esse curso fala de construir uma infraestrutura digital que nos permita lidar melhor com as toneladas de informação que consumimos todos os dias, de modo que essa informação nos ajude a desenvolver boas ideias, organizar o aprendizado e desenvolver a criativamente; é um método sistemático para capturar, organizar e expressar ideias. E o Tiago é um especialista em produtividade que fala muito sobre como a tecnologia pode ajudar os trabalhadores do conhecimento a melhorarem sua eficácia pessoal. 

Desde que eu o conheci,  tenho lido muito do conteúdo que ele produz e são ideias e conceitos muito interessantes. Por isso, achei que seria útil compartilhar por aqui o que eu aprendi sobre esse método PARA. Obviamente, você pode acessar toda a informação original no site do Tiago, o que estou trazendo aqui é apenas um apanhado de informações que eu traduzi e compilei.

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