Conceitos Básicos: Planejamento

Planejamento é um tema constante no universo da organização e produtividade. E também é um assunto constante aqui no blog, já que planejamento é meu segundo nome. Mesmo antes de começar a me organizar de forma consciente e procurar aprender mais sobre produtividade, o planejamento sempre esteve presente na minha vida, ainda que fosse apenas através de uma simples lista de coisas a fazer para organizar uma festinha ou com os temas e assuntos que deveriam ser estudados para uma prova.

Para mim é natural planejar as coisas e na verdade talvez seja para a maioria das pessoas, mesmo aquelas que não fazem isso formalmente ou de forma consciente. Existem técnicas de planejamento, inclusive, que seguem a forma natural como nosso cérebro organiza etapas e ações a serem feitas para atingir um objetivo qualquer. Por exemplo, dentro do método GTD existe o Modelo de Planejamento Natural – MPN (na primeira edição do livro chamado de Modelo Natural de Planejamento – MNP e que foi renomeado na edição mais atualizada do livro de David Allen).

Mas, afinal, o que é planejamento? Como eu fiz em outros posts dessa série sobre Conceitos Básicos, vamos dar uma olhada na definição formal, dada pelo dicionário (Michaelis):

Continuar lendo

E quando suas metas e suas atividades diárias não estão alinhadas?

Eu falo bastante sobre metas por aqui, afinal de contas – no meu entendimento – uma vida produtiva, dentre outras coisas, é também aquela onde você alcança suas metas. Porque produtividade é em boa parte sobre resultados e a busca da produtividade apenas para fazer mais coisas me parece um pouco sem sentido se essas coisas não te levam para lugar nenhum.

Como eu já disse uma vez, todo mundo tem metas. Em um sentido mais amplo, todo mundo tem coisas que deseja ter, ser ou fazer. Esses desejos, esses sonhos, são o ponto de partida para a criação de nossas metas. E existem algumas coisas que nos ajudam a realizar metas. Por exemplo, traçá-las de uma forma específica, conforme recomendado pela metodologia SMART que, em sua essência, mostra como transformar metas abstratas em objetivos concretos.

Outra coisa que ajuda é trazer nossas metas para a realidade, no sentido de traduzi-las em projetos, compostos por ações a serem realizadas no nosso dia a dia. Eu falo mais sobre isso no post linkado ali, mas trata-se de uma fórmula simples, o que não quer dizer que seja fácil de colocar em prática. A ideia é criar um projeto com etapas, cronogramas e todo o planejamento necessário para permitir a realização de um passo a passo para chegar ao resultado final representado por sua meta/objetivo.

Continuar lendo

Usando blocos de tempo no planejamento diário e semanal

Eu  sempre estou lendo e pesquisando sobre produtividade e organização e alguns dias atrás eu me deparei com um texto (esse aqui) que falava sobre usar blocos de tempo para ser mais produtivo. A princípio não parecia nenhuma novidade, até porque eu já falei por aqui sobre o uso do time boxing, que nada mais é do que definir intervalos de tempo fechados para realizar cada uma de suas tarefas. Esse é um jeito muito legal de planejar suas atividades porque te dá uma noção melhor para gerenciar o seu tempo. Mas esse texto que eu li falava de organizar os blocos de tempo de forma diferente, ou melhor, acrescentava uma informação extra a ser usada na hora de gerenciar seus blocos e eu acho que essa consideração pode fazer toda a diferença. E por isso eu resolvi compartilhar por aqui. 

A ideia do time boxing é simples: como o próprio nome diz, se usa “caixas de tempo” para organizar a execução de tarefas. Resumidamente, você deve listar suas tarefas e, após estimar qual o tempo necessário para fazê-las, alocar blocos de tempo para cada uma delas.  Então, durante cada bloco, o foco é total em realizar a tarefa determinada. Finalizado o tempo do bloco, começa-se um novo, geralmente com uma nova tarefa. No post que eu linkei no parágrafo de cima, tem uma explicação completa.

Mas o post de hoje fala sobre uma forma diferente de distribuir suas tarefas em blocos. O autor do artigo que eu mencionei – que se chama Charlie Gilkey – começa explicando nossas atividades podem ser divididas em 3 categorias: criação, conexão e consumo. Criação implica em coisas que precisam ser feitas, tarefas e projetos em geral. Conectar é sobre se relacionar com outras pessoas. E consumir envolve receber e processar informações. 

Continuar lendo

Criatividade, produtividade e organização

Eu nunca me vi como uma pessoa criativa. Isso porque o senso comum diz que criatividade é fazer coisas inovadoras, diferentes, artísticas. Algo mais ligado às artes em geral – escritores, músicos, pintores. Mas o que eu percebi é que o conceito de criatividade pode ir além disso:  pode ser entendida também como o simples ato de criar.

Não lembro bem quando foi que eu comecei a me interessar pelo assunto, já que – mais uma vez pelo senso comum – por ser uma pessoa organizada eu seria alguém metódica, inflexível e zero criativa. E na realidade eu sempre acreditei nisso, e pensava que a criatividade precisa do caos e da liberdade para surgir. E quando falamos da criação artística acredito que talvez seja de fato assim. Mas o ponto aqui é falar de criar coisas, que é algo que todos nós fazemos todos os dias. Você está criando coisas quando pensa em qual look vai usar, quando testa alguma receita ou planeja seu menu semanal, quando se depara com algum problema e precisa encontrar a solução. São infinitas as situações do nosso dia a dia que nos fazem exercer a criatividade.

Eu comecei então a pesquisar sobre criatividade e organização, porque eu já sou organizada e queria também ser criativa, e essas duas coisas pareciam ser contraditórias. Muitos também acreditam que produtividade e criatividade são incompatíveis, já que uma fala de manter os pés no chão, focar e executar e a outra trata de abstrair, “viajar nas ideias”. E quanto mais eu pesquisava, mais eu passava a acreditar que as duas coisas caminham juntas sim.

Continuar lendo

Como lidar com imprevistos de forma tranquila

Hoje vamos falar de uma das reclamações mais comuns de quem tenta se organizar, organizar suas tarefas e seu dia a dia: os imprevistos. Imprevistos fazem parte da vida e todos sabemos e isso deveria ajudar a não sermos pegos de surpresa por eles, mas é claro que não é isso que acontece. Já li comentários e ouvi muita gente dizendo que não adianta nada se planejar ou tentar criar uma rotina porque os imprevistos aparecem e põe tudo por água abaixo. Mas na verdade as coisas não são bem assim e esse post é um pouco sobre isso, sobre como lidar com os imprevistos e se livrar da impressão de que eles roubam todo o nosso tempo e estragam todos os nossos planos.

A primeira coisa – que apesar de óbvia precisa ser dita – é aceitar que imprevistos vão sim acontecer e não há planejamento no mundo que possa evitá-los totalmente. Até porque o planejamento nunca teve essa função e se você pensa que sim, aí pode estar o problema. Imprevistos são inevitáveis, não dá pra saber como e quando eles acontecerão e quais serão. O que nos cabe é entender isso e aprender a lidar da melhor forma.

Além disso, imprevistos podem ou não ser influenciados por nossas ações e decisões. Por exemplo: acabou a energia elétrica ou aconteceu um problema com a internet e você não pode trabalhar. Ou então houve um acidente de trânsito que provou um engarrafamento que vai te causar um atraso. Nessas situações não há nada que possa ser feito. Não há nenhum tipo de ação que você possa fazer para lidar com isso. Ok, você até pode largar o seu carro no engarrafamento e tentar usar o transporte público ou procurar um lugar com energia elétrica/internet disponível onde você possa utilizar seu computador. Mas essas são muitas vezes não representam uma solução real, já que o tempo já foi perdido e atrasos inevitavelmente acontecerão.

Continuar lendo