Gestão do conhecimento, aprendizado e produtividade

Algum tempo atrás eu fiz um post aqui no blog falando sobre o método PARA, uma metodologia que se propõe a organizar o fluxo das informações que consumimos, produzimos e acessamos diariamente. A proposta é criar uma estrutura que permita que as informações sejam facilmente acessadas quando necessário e se convertam em conhecimento, através da aplicação prática e do surgimento de novas ideias. Nesse post eu mencionei que tal estrutura é especialmente importante para os trabalhadores de conhecimento e nós vamos falar um pouco sobre isso mais a frente.

Complementar àquele post, existe outro que fala sobre o conceito de segundo cérebro; o método PARA é uma ferramenta na construção e utilização do segundo cérebro. Se o segundo cérebro é uma estrutura para gerenciar e armazenar informação, o método PARA traz algumas recomendações que ajudam a definir critérios para organizar a informação. Aqui, entramos no terreno da gestão do conhecimento pessoal e essa é outra coisa da qual falaremos a seguir. O post de hoje tem a ver com esses dois temas e acho que já deu pra perceber que ambos têm relação com aprendizado. E aqui eu não estou falando apenas de aprendizado escolar ou acadêmico.

Eu sou daquelas pessoas que acreditam que o processo de aprendizado é eterno. Estamos sempre aprendendo alguma coisa, seja com as vivências do dia a dia, seja lendo ou fazendo cursos sobre assuntos relevantes para nossa vida profissional ou pessoal. E considerando que hoje em dia muitos de nós somos trabalhadores do conhecimento (já vou explicar o que isso significa), eu acredito que é essencial à nossa produtividade aprender de forma eficiente.

Antes de começarmos a falar mais sobre isso, vamos entender então o que são os dois termos que eu mencionei antes. Vamos começar falando sobre o que é um trabalhador do conhecimento. Trata-se de um termo criado por Peter Drucker na década de 50, que representa qualquer profissional que trabalhe com informação ou que desenvolva e use conhecimento em seu trabalho. É uma definição bem ampla e, se pararmos pra pensar, muitos profissionais hoje podem ser classificados dessa forma. Um trabalhador do conhecimento pode gerar/criar conhecimento, compartilhar conhecimento ou aplicar conhecimento; na maioria das vezes as três coisas se completam. De forma simplista, é alguém cujo trabalho é “pensar” e tem a ver com buscar soluções para problemas, quaisquer que sejam eles. Em essência, tem a ver com manusear informação.

Assim sendo, fica claro o quanto é importante organizar bem a informação e gerenciar cuidadosamente seu fluxo, já que ela é a matéria prima desse tipo de trabalho. Daí vem o outro termo que eu mencionei no começo, a gestão do conhecimento pessoal. Usado pela primeira vez em 1999, se refere a administrar o seu conhecimento, as coisas que você aprende, de forma a poder acessar e utilizar esse conhecimento sempre que quiser. As pessoas obtêm, armazenam, organizam, utilizam e disseminam o próprio conhecimento. Mas para usar e disseminar é preciso armazenar e organizar adequadamente o conhecimento obtido. Simplificadamente, isso é gestão do conhecimento pessoal. 

pessoa escrevendo em um caderno com notebook ao ladoFoto de J. Kelly Brito em Unsplash

E quando eu falo de conhecimento, como eu já disse acima, não estou falando só no sentido tradicional. Conhecimento não tem a ver só com ir pra escola, fazer uma faculdade, um curso. Você pode adquirir conhecimento lendo um livro, assistindo uma palestra, ouvindo um podcast, conversando com outras pessoas. Por outro lado, aprendizado vai além de só adquirir conhecimento: você precisa colocar em prática. E esse “colocar em prática” precisa fazer parte do seu processo de conhecimento pessoal tanto quanto obter e organizar.

Segundo Tiago Fortes, criador do método PARA e do conceito de Segundo Cérebro, quando falamos de aprendizado, é difícil mensurar nosso progresso. Como você sabe que atingiu seu objetivo ao estudar determinado tema? No aprendizado formal, na maior parte das vezes isso é feito através de provas e testes. Mas e quando falamos de um aprendizado mais informal? Quando você precisa aprender algo para alavancar seu trabalho, por exemplo, quando quer adquirir uma habilidade qualquer ou mesmo quando tem vontade de dominar um assunto apenas por gosto pessoal? Como saber se você de fato está aprendendo?

Tiago conta que ele criou um sistema de avaliação para medir o progresso de seus alunos em seus cursos. E esse sistema poderia ser aplicado para avaliar qualquer processo de aprendizado. Trata-se de uma sequência de quatro etapas que descreve as etapas da gestão do conhecimento e é representado pela sigla C.O.D.E.:

  • C: Capture (capturar). É sobre salvar informações que possam ser importantes, de qualquer fonte e em qualquer forma.
  • O: Organize (organizar). Organizar as informações de forma que possam ser encontradas e usadas facilmente. 
  • D: Distill (destilar). Fala de selecionar as melhores ideias e também saber separar o que é mais relevante no momento em que você precisa.
  • E: Express (expressar). É expor suas ideias, seus projetos, suas soluções, compartilhar seu conhecimento, colocar em prática, ensinar, encontrar soluções.

Primeiro você captura/coleta todas as coisas que sejam importantes para você, desde um artigo online até uma citação de um livro, uma ideia que você ouviu em um podcast ou anotações que fez em uma palestra ou aula. Depois você organizar tudo isso que foi coletado. O Tiago recomenda o sistema PARA, mas você pode usar qualquer categorização e estrutura que faça sentido para você. O próximo passo é refinar o que foi armazenado, no sentido de filtrar, revisar sempre, para manter as coisas atualizadas; fazer um resumo de conteúdos mais extensos também é recomendado. Por fim, é o momento de compartilhar o que você aprendeu, seja ensinando, criando alguma coisa, encontrando soluções para problemas.

Essas quatro etapas equivalem aos 4 níveis do processo de gestão do conhecimento. Mesmo quem nunca ouviu esse termo faz diariamente sua própria gestão, ainda que de forma inconsciente. Afinal, todo mundo captura ou coleta informações, mesmo sem perceber. Como eu já falei por aqui, vivemos na era da informação e somos bombardeados por conteúdo o tempo todo e, inclusive, o excesso de informação é um grande problema. Mas como eu disse ali no post linkado, o problema não necessariamente é o volume de informação em si, e sim o modo como lidamos com isso. E a forma de lidar é estruturar o processo de gestão para ter controle sobre esse fluxo de informação.

livro sendo folheado caderno e canetaFoto de Thought Catalog em Unsplash

Pois bem. Se são 4 os níveis do processo, mesmo as pessoas que nunca se preocuparam com isso estão no nível 1. É aquela fase em que você apenas coleta coisas, mas não faz quase nada com elas, nem mesmo as organiza. Você apenas armazena as informações, sem maiores cuidados ou preocupações. Um bom exemplo é quem deixa todos os arquivos que baixa na pasta “downloads” do computador ou salva todos os arquivos que cria em uma pasta qualquer. Por mais que essa pessoa não tenha atenção a onde um arquivo foi salvo e perca certo tempo para achá-lo quando necessário, existe a confiança de que o arquivo está ali, salvo, e a pessoa não irá perdê-lo.

No segundo nível de gestão, as informações coletadas são organizadas, por qualquer critério pessoal que facilite a busca de cada um.  A pessoa sabe exatamente onde cada coisa está salva e não se limita apenas a salvar informações com um viés mais prático, mas tem o hábito de anotar ideias, inspirações, citações que gostou, observações, reflexões pessoais. Embora ainda não esteja no nível de compartilhar, a pessoa já começa a produzir informação e não apenas capturar conteúdo de terceiros: surgem ideias próprias influenciadas pelo conteúdo consumido, bem como reflexões, análises e conexões.

Quando esse conhecimento, o que foi lido, refletido, observados começa a ser colocado em prática no dia a dia, estamos no terceiro nível. Aqui temos também um maior cuidado na coleta, ao consumir a informação e também uma avaliação mais criteriosa do conteúdo armazenado. E por fim, no quarto e último nível, temos o domínio do conhecimento pessoal. Obviamente esse nível nunca termina, já que se trata de manter todas as fases anteriores acontecendo no seu dia a dia, tudo que é coletado é armazenado de forma organizada e utilizado de fato no seu dia a dia. 

Uma pequena e única ressalva que eu vejo em todo esse conceito é algo que acontece comigo e talvez aconteça também com alguns de vocês. Existem temas que me interessam, assuntos que estudo apenas por gosto pessoal, apenas para entender aquele tema, mas sem nenhuma aplicação prática. Quando eu leio sobre moda ou decoração, por exemplo, de uma forma ou de outra eu acabo colocando esse conhecimento em prática, no mínimo como forma de inspiração para me vestir ou decorar minha casa. Mas, por exemplo, eu gosto muito de ler sobre mitologia e sobre literatura e no meu dia a dia  hoje eu não vejo nenhuma forma de colocar esse conhecimento em prática. Eu, sinceramente, ainda não sei como esse tipo de consumo se enquadra em todo esse processo, mas independente disso, o entendimento de como ele funciona ajuda significativamente com coisas que eu estudo com objetivos mais práticos, relacionados a objetivos profissionais e pessoais.

Desde que eu ouvi falar pela primeira vez sobre o segundo cérebro, descobri que o tema gestão do conhecimento é algo que me interessa e tenho estudado e lido sobre isso, não apenas como um hobby, como os exemplos que eu dei no parágrafo acima, mas buscando coisas que ajudem o meu processo de aprendizado já que, como eu disse, eu estou sempre estudando alguma coisa. E isso vem muito de encontro com algo que aprendi sobre criatividade: criar coisas é muito mais fácil quando você tem boas referências e inspirações. E tais referências e inspirações são mais facilmente acessíveis se estiverem bem organizadas. E isso nada mais é que uma versão do processo coletar, organizar, refinar e expressar.  E acho que deu pra ver na prática a última etapa do processo, o expressar. É isso que esse post representa.

Até mais,

Juliana Sales.

 

 

 

Sugestões de usos para mapas mentais

Como eu já comentei por aqui, eu adoro conhecer, testar e compartilhar ferramentas, técnicas e metodologias de produtividade. E nos posts sobre esses assuntos eu sempre repito que mais importante que a ferramenta ou a metodologia em si é o uso que você faz dela, ou seja, à forma como ela é adaptada a sua realidade e para atender suas necessidades.

Um mapa mental é uma ferramenta que talvez seja um pouco subestimada. Ela é comumente usada para brainstorms e como técnica de estudo, para elaboração de resumos. Mas seu uso pode ir além disso e no post de hoje eu trago exemplos de algumas situações em que um mapa mental se mostra muito útil.

Mas antes disso, vamos entender o que é exatamente um mapa mental? Quem pode melhor definir é Tony Buzan, responsável por sistematizar a metodologia. Segundo Buzan, um mapa mental é, em sua definição mais simples, “a ferramenta definitiva para organizar o pensamento”. De forma mais detalhada “uma mapa mental é a maneira mais fácil de introduzir e extrair informação do seu cérebro – é uma forma criativa de anotar que literalmente mapeia os seus pensamentos”; “os mapas mentais também são mapas-roteiro, que possibilitam organizar fatos e pensamentos de tal forma que o modo de operar natural do cérebro esteja envolvido desde o início” (as citações foram retiradas do livro Mapas Mentais e sua Elaboração, de Tony Buzan). 

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Organize seu conhecimento: conheça o conceito de “Segundo Cérebro”

Vocês que costumam me acompanhar por aqui já devem saber que eu leio e pesquiso bastante sobre produtividade e organização; acima de tudo é um assunto que eu gosto e me interesso. Então estou sempre descobrindo coisas novas, técnicas, ferramentas, teorias e metodologias. Desde que eu me deparei com o conceito de “segundo cérebro“, quando conheci o método PARA, senti um interesse imediato pelo assunto. Inicialmente eu associei o conceito com a ideia de materiais de referência do GTD. Mas me parece que vai além disso, porque o Tiago Forte (criador do PARA e do conceito de segundo cérebro) não fala apenas de armazenar informações importantes, mas armazená-las de uma forma que permita de fato que o conhecimento que você acessa/adquire/acumula seja transformado em “alguma coisa”, seja aplicado, colocado em uso.

Eu não tenho o conhecimento completo sobre o assunto, já que não fiz o curso do Tiago, mas consumi todo o conteúdo gratuito dele, além de pesquisar outras pessoas que falam sobre o tema, apresentando sua própria versão (que é mais ou menos o que estou fazendo aqui) e pesquisei também temas relacionados, como gestão de conhecimento pessoal (PKM – Personal Knowledge Management).

O Tiago fala uma coisa interessante em um dos artigos dele, que um segundo cérebro não é algo que você tem ou não tem. Ele é um sistema para gerenciar seu conhecimento e, de uma forma ou de outra, todos nós fazemos isso, já que estamos constantemente capturando, organizando e expressando informação e conhecimento. Estamos o tempo todo expostos a uma enxurrada de informações (excesso de informação) e, ainda que de um modo instintivo, usamos uma forma de segundo cérebro sempre que acessamos nosso e-mail, lemos um livro, ouvimos um podcast, estudamos alguma coisa e depois usamos a informação obtida em algum momento futuro. Por isso, pode-se dizer que a construção do segundo cérebro é, na verdade, a estruturação e organização de um processo já existente.

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O que você faz para ser mais produtivo?

No começo da semana eu fiz uma pergunta lá no stories do Instagram: o que você faz para ser mais produtivo? A ideia veio de uma conversa com uma cliente, que durante o atendimento me perguntou: qual dica de produtividade faz mais diferença no dia a dia? Falando sobre isso, expliquei o que eu sempre digo para vocês, que tudo depende da rotina e da vida de cada um; a dica que mais fará diferença é aquela que vai resolver seu maior problema ou dificuldade em termos de produtividade. 

E eu pensei em fazer um post aqui no blog reunindo algumas dicas, mas não a partir do meu ponto de vista e sim de quem acompanha o meu conteúdo, então abri a caixa de perguntas no Instagram e também perguntei para algumas clientes e antigas clientes. Achei que ficaria legal por ter uma diversidade de respostas, mostrando visões diferentes, contando como é na prática a produtividade para cada um.

Vamos ver então algumas das respostas que eu recebi e falar um pouco sobre elas.

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E quando suas metas e suas atividades diárias não estão alinhadas?

Eu falo bastante sobre metas por aqui, afinal de contas – no meu entendimento – uma vida produtiva, dentre outras coisas, é também aquela onde você alcança suas metas. Porque produtividade é em boa parte sobre resultados e a busca da produtividade apenas para fazer mais coisas me parece um pouco sem sentido se essas coisas não te levam para lugar nenhum.

Como eu já disse uma vez, todo mundo tem metas. Em um sentido mais amplo, todo mundo tem coisas que deseja ter, ser ou fazer. Esses desejos, esses sonhos, são o ponto de partida para a criação de nossas metas. E existem algumas coisas que nos ajudam a realizar metas. Por exemplo, traçá-las de uma forma específica, conforme recomendado pela metodologia SMART que, em sua essência, mostra como transformar metas abstratas em objetivos concretos.

Outra coisa que ajuda é trazer nossas metas para a realidade, no sentido de traduzi-las em projetos, compostos por ações a serem realizadas no nosso dia a dia. Eu falo mais sobre isso no post linkado ali, mas trata-se de uma fórmula simples, o que não quer dizer que seja fácil de colocar em prática. A ideia é criar um projeto com etapas, cronogramas e todo o planejamento necessário para permitir a realização de um passo a passo para chegar ao resultado final representado por sua meta/objetivo.

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