Como criar uma rotina (e porque ela não precisa ser uma coisa chata)

Rotina: eu amo, mas sei que muita gente odeia. E longe de mim querer impor minha opinião, mas a impressão que eu tenho é que a rejeição à rotina vem de uma certa confusão com o seu real significado. Muita gente associa rotina a algo inflexível, extremamente controlado, repetitivo e chato. E rotina não é isso.

Na realidade, ter um rotina te permite lidar com tranquilidade com eventualidades que apareçam. Ter uma rotina, acreditem, traz espontaneidade para viver sua vida de forma mais leve. Isso porque rotina não inclui apenas suas atividades planejadas; ela deve abrigar tudo que não é planejado também. O segredo da rotina é estruturar seu dia, sua semana, de modo que você possa não só realizar suas tarefas e todas as outras coisas que você planeja, mas também dar conta do inesperado sem se sobrecarregar e sem se atrapalhar.

O primeiro passo para criar uma rotina é entender que ela não representa horários fixos e pré definidos e sim regularidade. Rotina poupa energia e tempo porque você não precisar parar para pensar e decidir o que você vai fazer a seguir.

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Você sabe delegar tarefas?

Algumas palavras estão particularmente ligadas a produtividade. Planejamento por exemplo. Planejar é se antecipar e determinar previamente de que forma queremos usar nosso tempo e fazer nossas atividades. Para isso, precisamos saber quais são as nossas prioridades, o que permite direcionar nosso tempo para o que é realmente importante.

Entretanto, além das coisas verdadeiramente importantes, temos uma pilha de coisas “menos importantes”, mas que ainda assim precisam ser feitas. O ponto aqui é entender que essas coisas precisam sim serem realizadas, mas não necessariamente por você. Entra em campo a arte de delegar. Sim, é uma arte porque muita gente tem dificuldade de repassar tarefas, mesmo aquelas mais simples e banais.

Delegar é um dos pilares da organização de tarefas. O fluxo mais básico de gerenciamento das suas atividades envolve listar tudo o que precisa ser feito e analisar cada item para dar o destino adequado. Todas as nossas atividades podem ser divididas em três categorias: coisas que precisam ser feitas, coisas que estão ficarão em espera (suspensas ou adiadas) e coisas que podem ser delegadas.

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Vamos falar sobre planejamento?

Segundo o dicionário, o verbo planejar tem vários significados: “elaborar uma descrição pormenorizada, programar”, “criar ou elaborar um plano”, “demonstrar um propósito para realizar alguma coisa; ter como intenção ou objetivo”. Esse último é o mais amplo e o que mais me agrada. Em sua essência, planejar é organizar a forma como você pretende fazer qualquer coisa.

Quem me acompanha aqui no blog e me conhece minimamente, sabe que planejamento é meu segundo nome. Gosto de planejar absolutamente tudo para garantir que as coisas aconteçam, tanto quanto possível, da forma que eu quero. E, ao mesmo tempo, ter tudo planejado traz uma sensação de controle extremamente benéfica para alguém ansiosa como eu.

A primeira vista pode parecer exagerado ou até uma forma excessiva de controle, mas eu garanto que está muito longe disso. Aliás, esse é um dos principais motivos que fazem as pessoas não gostarem ou não conseguirem se planejar: pensar que o planejamento tem que ser rígido.

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Como eu uso minha Caixa de Entrada

Eu falo muito por aqui sobre Caixa de Entrada e tem um post bem antigo do blog só para explicar como ela funciona e para que serve. Mas de vez em quando algumas pessoas me dizem que não entendem exatamente como usar uma caixa de entrada ou, na verdade, o que fazer com tudo que está anotado nela. Então esse post de hoje é para explicar como isso funciona no meu dia a dia.

Relembrando para quem não sabe: caixa de entrada é o local onde você anota tudo que chega até você e que você não pode lidar na hora, mas também não pode esquecer. Ideias, compromissos que surgem, lembretes, absolutamente tudo que você quer ou precisa se lembrar mais tarde, mas que no momento você não tem tempo para inserir essa informação no seu devido lugar dentro do seu sistema de organização.

E a sua caixa de entrada pode ser física (recomendo um caderno ou bloco de anotações e não folhas soltas ou post its porque tem maior chance de se perder) ou digital (aplicativo, bloco de notas de celular, sites específicos, editor de texto do computador). Só depende do que se adapta melhor ao seu dia a dia, o que funciona melhor para você e o que lhe agrada mais.

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Minhas ferramentas de organização para 2020

Eu já fiz um post aqui no blog falando sobre o meu sistema de organização, ou seja, quais ferramentas e técnicas eu uso para organizar minhas tarefas, projetos, planos, metas e atividades em geral. O que eu digo sempre é que não existe uma forma ideal de se organizar, ou jeito certo ou errado. O que existe é encontrar a ferramenta e a técnica que atendam suas necessidades e se adaptem a sua rotina.

Até por isso, de tempos em tempos eu acabo fazendo algumas alterações no meu sistema, mudando as técnicas e trocando as ferramentas. Quando acontece do meu dia a dia, da minha rotina mudar, eu adapto o que eu uso para acompanhar minhas necessidades. E, eu admito, às vezes mudo por puro capricho, porque cansei de alguma ferramenta ou porque quero testar algo novo.

Então, nesse post, eu trago uma atualização de quais ferramentas eu estou usando para me organizar. Para quem não se lembra ou não viu o post que eu linkei acima, em julho eu usava as seguintes ferramentas:

  • um bullet journal: onde eu centralizava toda a organização das minha atividades, planejando meu mês, minha semana, anotando compromissos e prazos e controlando o andamento dos meus projetos e metas.
  • caderno de notas: usado como caixa de entrada.
  • Trello: gerenciamento de projetos. Cronograma, objetivos, etapas, tudo relacionado ao planejamento e controle de todos os meus projetos.
  • OneNote: para arquivar informações em geral e especialmente as relacionadas aos meus projetos. Também para anotações de materiais de estudo e às vezes como uma versão digital da minha caixa de entrada.
  • Google Calendar: organização do blog (planejamento de posts e divulgação).

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