Conceitos Básicos: Gestão do Tempo

Gestão do tempo, administração do tempo, gerenciamento do tempo. Qualquer que seja o termo usado, o sentido é o mesmo, em inglês time management, onde o verbo to manage pode ser traduzido como gerir, gerenciar, administrar. Independente do verbo escolhido, a ideia que se quer passar é que gestão do tempo ou time management é coordenar o tempo, definindo de que forma esse recurso será usado.

Gestão do tempo é um termo um pouco controverso no universo da organização e produtividade. Há quem não goste de usar essa expressão, alegando que não é possível gerenciar o tempo já que não podemos controlá-lo, não podemos criar tempo. Isso pra mim é apenas uma questão de linguagem. É óbvio que não se pode lidar com o tempo da mesma forma que lidamos com outros recursos, então gerenciamento do tempo se refere à forma como gerenciamos o uso que fazemos dele. Pode-se dizer que estamos gerenciando nossas atividades, nossas prioridades, nossa energia, mas no fundo o que estamos fazendo mesmo é cuidando da forma como o tempo está sendo usado. Poderíamos chamar de gestão do uso do tempo, mas, outra vez, é só uma questão de linguagem, o sentido é o mesmo.

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5 ideias equivocadas sobre gestão do tempo

Qualquer que seja o seu conceito de produtividade, certamente ele passa pela necessidade de gerenciar o tempo. O meu conceito de produtividade tem a ver com equilíbrio entre trabalho e lazer, com trabalhar diariamente para alcançar suas metas mas sem sacrificar descanso. E para isso, é indispensável saber administrar o uso do seu tempo.

No post da semana passada eu mencionei o termo “doença do tempo”, que se refere a sensação que quase todos nós temos de que o tempo passa muito rápido e temos que correr para poder fazer tudo e dar conta de tudo. E eu já falei por aqui também que a maioria das pessoas que reclama da falta de tempo na verdade não tem o menor cuidado com o seu próprio tempo, sequer tem consciência de como ele é gasto.

Eu acredito que quando falamos em ter uma vida mais produtiva, algumas coisas são fundamentais: organização, planejamento, definir prioridades e saber gerenciar o tempo. E gerenciar o tempo é mais do que planejar como suas tarefas serão distribuídas ao longo do seu dia; envolve consciência de como ele é usado e mais, com o que ele deve ser usado.

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O que você faz com o tempo que tem?

Produtividade, na minha concepção pessoal, envolve alguns parâmetros. Um deles é alcançar resultados, no sentido de atingir objetivos, concluir projetos, executar ações. Produtividade também é alcançar esses resultados de forma otimizada, ou seja, agindo com eficiência. Complementarmente, agir de forma eficiente é o que permite trabalhar para realizar suas metas sem comprometer momentos de lazer e descanso. E aí entra o tal do equilíbrio, que é outro conceito envolvido na minha definição de produtividade.

Temos aqui, então, três palavras que se entrelaçam e que fazem parte da minha estratégia para ser uma pessoa produtiva: resultados, eficiência e equilíbrio. E, no final das contas, ao analisar o sentido de cada palavra, elas convergem para uma quarta palavra que é um dos três fundamentos da produtividade: tempo (se quiser saber mais dos outros dois fundamentos é só clicar ali no link).

Produtividade é, em essência, usar bem o seu tempo, para conseguir fazer o que você quer sem prejudicar as coisas que você precisa – ou fazer as coisas que você precisa sem prejudicar as coisas que você quer fazer. Tanto que uma das maiores queixas de quem não se considera produtivo é não ter tempo para nada. Isso é extremamente comum e eu sempre digo que para resolver essa queixa é preciso aceitar que você nunca vai conseguir fazer tudo. Simples assim. O dia nunca terá mais de 24 horas. E as suas tarefas não terão fim. A equação não fecha. Entender isso é o primeiro passo para deixar de ser refém do tempo e conseguir usá-lo da forma que deseja.

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Usando o método DRD para organizar suas tarefas e planejar sua semana

Eu já fiz um post aqui no blog sobre o livro do Geronimo Theml, Produtividade para quem quer tempo. Esse livro é ótimo, porque ele é super completo, quase um guia passo a passo para ser uma pessoa mais produtiva. Ele traz muitos conceitos e técnicas úteis, mas vai além disso, propondo reflexões que ajudam a entender exatamente o motivo do uso de cade técnica e porque a aplicação de cada conceito é importante.

O post de hoje é sobre uma técnica desenvolvida pelo Theml, que ele entende como sendo uma evolução da agenda. Acho que todo mundo que busca ser mais produtivo entende a importância de se planejar e manter suas tarefas organizadas. Existem diversas formas de fazer isso: listas de tarefas, calendários, as tradicionais agendas, planner, bullet journal, aplicativos de celular.

Muitos especialistas da área de organização e produtividade defendem que a agenda deveria ser usada apenas para marcação de compromissos, para coisas que envolvam dias e horários específicos e prazos. Até certo ponto faz sentido, mas de qualquer forma precisamos também de algum lugar para anotar nossas tarefas. O importante é separar de forma clara o que tem prazo e o que não tem, o que é compromisso e o que é tarefa, o que tem que ser feito em determinado dia e o que você gostaria de fazer naquela dia.

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Os 3 fundamentos da produtividade

Escrevendo um blog sobre produtividade e organização há pouco mais de um ano, frequentemente eu me deparo com comentários do tipo “eu não consigo me organizar”, “eu não consigo ser produtivo”.  Eu já falei sobre isso aqui, nesse post onde eu proponho uma reflexão para quem não consegue se organizar e também nos posts que eu já fiz sobre mitos da organização e mitos da produtividade, onde eu digo que acreditar nos tais mitos pode ser o que te impede de ser organizado/produtivo.

Mas tem um outro tipo de comentário que eu já vi algumas vezes e que sempre me deixa pensativa. Recentemente eu li mais um comentário assim e me dei conta que talvez fosse um bom assunto a se abordar aqui no blog. Eu me refiro aquelas pessoas que querem ser produtivas, leem sobre o assunto, estudam vários métodos, mas não obtém resultados. A impressão é que quanto mais se estuda, quanto mais técnicas se conhece, mais confusa a situação fica.

E isso me deixa pensativa justamente porque é oposto do meu objetivo com esse blog. Eu tento trazer aqui o maior número possível de métodos e técnicas, para que quem me lê tenha um amplo leque de opções, para que cada um consiga encontrar um método que lhe atenda, que se adapte a sua rotina e a sua vida.

A questão é que, talvez, para quem não está conseguindo ter resultados, conhecer e testar um monte de métodos pode realmente desmotivar ainda mais a pessoa, uma vez que ela parece estar tentando tudo e nada dá certo.

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