Como usar a filosofia Kaizen para ser mais produtivo

Quem acompanha o blog tem um tempo, já deve ter me visto comentar por aqui que eu fiz uma pós graduação na área de gestão da qualidade. A gestão da qualidade busca melhorar a qualidade de uma empresa como um todo, desde a realização de processos, prestação de serviços, atendimento ao consumidor, incluindo todos os aspectos que compõem uma organização. Claramente, a gestão da qualidade está entrelaçada ao conceito de produtividade que, no contexto industrial/empresarial, significa produzir mais em menos tempo e utilizando menos recursos, mas mantendo uma alta qualidade.

Muito embora esse conceito de produtividade seja um pouco diferente quando falamos de pessoas, eu acredito que certas ferramentas da gestão da qualidade podem ser adaptadas para a nossa vida, de forma a melhorar nossa produtividade pessoal. Eu até já falei de algumas delas aqui no blog, como o Kanban e a técnica 5S.

No post de hoje eu quero falar de mais uma dessas técnicas aplicadas originalmente no ambiente corporativo e de produção: o Kaizen. Segundo definição de Masaaki Imai, pioneiro na implantação do Kaizen e seu maior divulgador e especialista, Kaizen significa prática da melhoria contínua.

Kaizen pode ser entendido também como mudança  para melhor. É buscar melhorar continuamente em qualquer aspecto da nossa vida: pessoal, familiar, profissional, relacionamentos. O princípio do Kaizen é que todos os dias temos a oportunidade, mesmo que pequena, de melhorar alguma coisa.

Outra orientação ligada a filosofia Kaizen é de que as mudanças devem ser graduais e não súbitas e grandiosas. Já que é possível melhorar um pouco a cada dia, a mudança é melhor aceita se for feita aos poucos, passo a passo. Isso garante maior facilidade para mudar, além de maior consistência na mudança em si, uma vez que as coisas não se alterarão bruscamente da noite para o dia. É possível também avaliar se o processo está sendo feito como se deve e se está trazendo os resultados esperados.

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Foto de Christin Hume em Unsplash

A filosofia Kaizen contribui para nos livrar daquela busca pela perfeição que nos paralisa e nos impede de agir (eu já falei sobre isso aqui e aqui). A perfeição é um ideal inalcançável. Todos deveriam entender isso. Claro que devemos fazer sempre o melhor que pudermos, manter os padrões altos. Mas deveríamos compreender que precisamos buscar sempre fazer o nosso melhor e não uma perfeição inatingível. E é exatamente isso que o Kaizen propõe: fazer um pouco melhor a cada dia. Estou buscando a perfeição? Não. Quero apenas que hoje seja melhor que ontem.

Talvez esse texto esteja parecendo algo meio abstrato ou mesmo com uma cara de auto ajuda. Mas lembrem-se que esse princípio vem de uma metodologia aplicada em um ambiente industrial. A filosofia Kaizen surgiu no Japão logo após a segunda guerra mundial, justamente como uma forma de recuperar a economia e o país como um todo.  O sistema de produção Toyota é conhecido por aplicar o princípio Kaizen (para quem não sabe o sistema de produção Toyota é um modelo de administração japonês que surgiu na década de 50 na Toyota e logo começou a ser utilizado por diversas organizações ao redor do mundo todo. E sim, estamos falando da Toyota montadora de carros, que é uma das maiores e mais importantes empresas automobilísticas do mundo).

O ponto aqui é que as organizações que seguem esse princípio buscam no dia a dia formas práticas de realmente implementar uma melhoria diária, seja eliminando desperdícios, reduzindo custos, simplificando processos, usando melhor os recursos. E é por isso que eu acredito que essa filosofia também pode ajudar a melhorar nossa produtividade pessoal. Devemos nos perguntar todo dia como podemos melhorar e nos esforçar para dar respostas práticas e aplicáveis. Você pode pensar que para melhorar profissionalmente precisa fazer determinado curso. Mas só isso já representa uma melhoria? Claro que não! Você deve trazer para a realidade essa decisão. Ok, você quer fazer um curso para melhorar no trabalho. O que você pode fazer hoje para concretizar isso? Pesquisar onde vai fazer o curso, por exemplo. E amanhã? Checar os custos e ver se estão dentro do seu orçamento e se não estiverem definir como vai resolver esse problema (buscando uma opção mais barata? cortando gastos?). No dia seguinte você pode planejar como precisará gerenciar seu tempo para encaixar o tal curso na sua rotina.

Entendem? Não basta apenas ter a intenção de melhorar a cada dia. É preciso realizar ações que materializem essa melhoria. E é justamente por isso que essa filosofia pode melhorar nossa produtividade: ela é voltada para atitudes práticas, te incetiva a executar  ações buscando obter resultados. E, em termos de produtividade pessoal, ser produtivo é atingir os resultados desejados, os objetivos. Falando de forma bem geral, algumas ações que podem representar melhorias concretas: estudar uma forma melhor de usar seus recursos (seja seu tempo, seu material de trabalho), traçar metas e elaborar planos para realizá-las (planos que devem ser traduzidos em ações diárias), eliminar desperdícios de tempo (distrações, tarefas pouco importantes) e de espaço (organização).

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Foto de Corinne Kutz em Unsplash

E como aplicar isso no nosso dia a dia? Comece planejando como você pretende melhorar. Identifique pontos fracos, situações com as quais você não está satisfeito, atividades que podem ser feitas de forma mais eficiente. Liste tudo e para cada item determine qual ação é necessária para obter uma melhoria. Não é para fazer nenhuma grande mudança. É para identificar qual a primeira coisa, a coisa mais simples que você pode fazer para melhorar. Você pode até criar um plano de ação se perceber que várias ações são necessárias, mas não queira fazer tudo de uma vez. Esse planejamento também inclui determinar ações para eliminar desperdícios (de tempo ou de espaço, por exemplo).

O próximo passo é bem óbvio:  comece a agir. Execute o que você planejou. Aqui é onde você testa suas ideias e vê se seus planos vão funcionar. Perceba que pode ser que as ações que você planejou não representem de fato uma melhoria. Mas só vai ser possível saber se fizer. O passo seguinte está interligado a este: verificar. Analisar suas ações e observar se elas apresentaram o resultado esperado. Se não, o que precisa ser mudado?

A última etapa se refere a implantar um padrão. Você fez uma mudança, executou uma ação que deu certo e resultou em melhoria. Torne isso um padrão porque é algo que você já sabe que funciona. No entanto, seja flexível. Não considere esse padrão definitivo. Lembre-se que a base da metodologia é a melhoria contínua. Futuramente você pode encontrar formas de melhorar ainda mais, então você deverá mudar o seu padrão.

Eu gosto da proposta do Kaizen porque tem ao mesmo tempo um lado que pede ações práticas e outro que propõem uma mudança de mentalidade. As ações práticas são representadas pelo ciclo constante de melhorias: planejar, executar e analisar. Crie um plano de melhoria, execute as ações e analise o resultado. E essas ações práticas tornam seu dia a dia mais eficiente e, consequentemente, você otimiza o uso do tempo, agiliza a realização de tarefas, o que resulta em uma melhor produtividade.

Por outro lado, a busca de melhorar sempre cria uma mentalidade que tende a levar a uma elevação dos nossos padrões. Repito que não é para buscar uma perfeição idealizada mas sim identificar melhorias e agir para realizá-las. Eu já ouvi  que não existe evolução sem o compromisso constante de melhorar. E é bem verdade, quem busca (e age) para melhorar dia a dia é quem progride, alcança resultados. E quem melhora um pouquinho por dia, nunca fica parado no mesmo lugar. É do acúmulo das pequenas e constantes ações diárias que surgem os grandes resultados e as grandes mudanças. E, mais uma vez, alcançar resultados significa ser produtivo.

Como eu disse, acho a proposta do Kaizen bem completa porque junta mudança de mentalidade com a execução de ações. Vocês já tinham ouvido falar dessa filosofia? Acreditam que ela pode ajudar a melhorar a sua produtividade? Me contem nos comentários.

Até mais,

Juliana Sales

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Os posts mais populares do blog

Hoje chegamos ao último dia da maratona de 7 dias de posts. Quando eu vi a ideia desse projeto no grupo Interative-se fiquei animada para participar principalmente porque era bem próximo à data de aniversário do blog, então eu achei que seria uma forma legal e diferente de comemorar.

Admito que tive dúvidas se daria certo, até porque o blog é apenas um hobbie e eu não posso dedicar muito do meu tempo a ele. Entretanto, com organização e planejamento deu tudo certo e aqui estamos concluindo essa semana com sucesso. Foi corrido, mas valeu a pena.

Para encerrar, resolvi fazer uma espécie de retrospectiva desse 1 ano e alguns dias de blog e listar aqui quais foram os posts mais acessados nesse período. Então vamos fechar essa maratona e encerrar as comemorações, listando os posts mais populares aqui do blog ProdutivaMente.

1. Kanban Pessoal – um método para organizar suas tarefas e melhorar sua produtividade

Esse post explica como aplicar o Kanban, uma ferramenta do ambiente de produção industrial, para melhorar sua produtividade pessoal.  É uma técnica extremamente simples e talvez esse seja o segredo do seu bom funcionamento.

2. Você pensa demais?

Esse é um dos meus posts preferidos aqui do blog. Eu quis trazer uma reflexão sobre quando nos gastamos muito tempo pensando, planejando, organizando e acabamos não agindo, não fazendo nada e não saindo do lugar. Um dos maiores inimigos da produtividade é pensar demais e não executar.

3. Picos de energia: aprenda a identificar os seus e seja mais produtivo

O assunto desse post é como identificar as nossas variações de energia ao longo do dia e entender como isso afeta nossa produtividade. Isso porque essa variação é fisiológica, todos temos ao diariamente momentos em que estamos mais dispostos, animados e com maior facilidade de concentração e momentos em que acontece exatamente o oposto. Saber aproveitar de forma inteligente esses momentos é uma ótima forma de ser mais produtivo.

4. 12 aplicativos e sites que ajudam você a se manter produtivo

Aqui eu listei alguns aplicativos e sites que ajudam a organizar suas atividades, administrar seu tempo, controlar suas tarefas e projetos. Muitos representam uma aplicação prática de diversos métodos de organização e produtividade.

5. Como se livrar da procrastinação: 11 dicas simples e que funcionam.

Esse é daqueles posts que vai direto ao ponto: eu reuni  11 dicas para escapar da procrastinação. São coisas simples de se fazer e que também ajudam a entender melhor porque procrastinamos, de onde vem a falta de vontade e ânimo para fazer as coisas e como lidar com essa situação.

6. Manual da organização: organize sua vida digital

Eu fiz aqui no blog uma série chamada “Manual da Organização” e esse post faz parte dela. Nele eu trouxe informações de como organizar sua vida digital e dicas de como facilitar essa organização. Manter organizados seus arquivos, e-mails e seu espaço virtual de forma geral é fundamental.

7. Como melhorar sua administração do tempo: dicas simples e eficientes

Aqui estão listados alguns pontos importantes que você deve considerar quando for planejar o uso do seu tempo. Saber gerenciar bem o tempo é fundamental para quem quer ser mais produtivo. Otimizar o uso do tempo é o segredo para conseguir gerenciar nossas obrigações, hobbies e momentos de lazer.

E esses são os 7 posts mais lidos aqui do blog. Confesso que alguns me surpreenderam, eu não esperava que fossem tão populares. Será que vocês que acompanham o blog já algum tempo conseguem se lembrar qual foi o post que mais gostaram de ver por aqui? Qual o mais útil? Eu vou adorar saber! Podem me contar também algum assunto que você gostariam de ver por aqui.

Para terminar quero agradecer a todos que acompanharam essa maratona e que acompanham o blog. Sem vocês lendo, comentando e me dando um feedback, escrever por aqui não faria o menor sentido. Obrigada!

Até mais,

Juliana Sales

maratona 7 dias de post grupo interative-se

(Essa maratona de comemoração do aniversário do blog faz parte do projeto “Maratone-se” do grupo Interative-se)

5 profissionais de produtividade e organização para você acompanhar

Quem já leu o “sobre” aqui do blog, sabe que produtividade e organização são tópicos que sempre despertaram o meu interesse. Há muitos anos eu leio e pesquiso sobre o tema, constantemente buscando formas de me manter organizada e mais produtiva. Hoje eu tenho um conhecimento um pouco mais amplo sobre o assunto, porque além de ler e pesquisar eu já testei vários métodos e técnicas, coloquei em prática o que eu aprendi. Ainda assim, eu nunca parei de ler esse tipo de conteúdo. Sempre tem um método novo para ajudar, uma dica nova para facilitar as coisas.  No post de hoje eu quero falar um pouco sobre quais são as minhas referências, quem são aquelas pessoas que eu acompanho e que para mim são fonte de conhecimento e informação.

Thais Godinho, Vida Organizada

O blog Vida Organizada talvez tenha sido a minha primeira fonte quando comecei a pesquisar sobre organização. Foi lá que eu ouvi falar pela primeira vez sobre o GTD e também onde aprendi o básico sobre o método. O blog existe desde 2006 e sempre abordou o assunto organização de forma descomplicada e prática. Eu gosto muito da forma como a Thais vê o processo de organização, planejamento, produtividade. É algo que vai muito além de simplesmente arrumar a bagunça.  Gosto também da forma como ela explica as coisas, de modo simples e didático.

Ana Carolina, Eu Organizado

Eu não me lembro como conheci o Eu Organizado, mas já na primeira leitura fiquei fã do jeito de escrever da Ana. Ela fala muito no blog sobre sistemas de organização, planejamento e produtividade acompanhado da ideia de sempre buscar o equilíbrio e o bem estar. Eu gosto da forma como os textos dela parecem uma conversa: ela explica o que sabe sobre o assunto de um jeito informal e natural, o que ajuda muito a refletir sobre o que está sendo dito. Os textos dela tem frases engraçadinhas, tem coisas que levam a uma boa reflexão, tem puxões de orelha. Vale muito a pena conhecer e acompanhar o trabalho dela.

Gabriela Brasil

A Gabriela também é mais uma referência quando se fala em organização e produtividade, com o diferencial de que ela trata sobre esses assuntos no contexto de tecnologia e vida digital. Na realidade, eu conheci o trabalho dela tem pouco tempo, mas o conteúdo que ela produz e a forma como ela encara esses temas vem totalmente de encontro a forma como eu mesma penso sobre isso. O site dela tem muito conteúdo útil e relevante.

Geronimo Theml

Eu já falei muito sobre o Geronimo por aqui porque ele é de fato uma grande referência para mim em termos de como gerenciar sua vida e ser mais produtivo.  Ele também é coaching e talvez por isso consiga se expressar tão bem e trazer algumas reflexões, dicas e questionamentos que realmente fazem a diferença. Ele é o criador do conceito de Produtividade A e explica detalhadamente o que é e como atingir no se livro e (que eu já falei sobre no post de ontem e que também eu já fiz aqui um resumo/resenha). Eu gosto acompanhá-lo pelo canal do Youtube.

Seiiti Arata

O Arata é mais conhecido pelo treinamento Produtividade Ninja, um curso avançado de produtividade. Mas não é preciso fazer esse treinamento para aproveitar as dicas e o conhecimento dele sobre o assunto. O canal no Youtube é cheio de conteúdo sobre produtividade no trabalho e nos estudos, mentalidade, comportamento e muito mais. Algumas as vezes ela apresenta certas afirmações de forma um tanto abrupta e nosso primeiro instinto é duvidar e discordar. Mas um momento de reflexão logo nos faz entender o ponto de vista dele. Eu gosto de acompanhar os vídeos dele principalmente por essas reflexões, que mesmo que eu não concorde ou que sejam situações que não se aplicam a mim no momento, me fazem ver as coisas por outro lado, trazem novas ideias e novas perspectivas.

Eu quis compartilhar aqui essas referências porque muito do que eu aprendo e compartilho por aqui vem dessas pessoas. Eu acompanho também alguns sites em inglês, mas acabei não compartilhando por que muita gente não gosta ou não domina o idioma. Mas se alguém quiser conhecer é só me perguntar. E vocês, conhecem alguém que fala sobre o assunto para me indicar?

E lembrando que amanhã é o último dia de post da maratona em comemoração ao aniversário do blog. Na semana que vem voltamos a programação normal.

Até mais,

Juliana Sales

maratona 7 dias de post grupo interative-se

(Essa maratona de comemoração do aniversário do blog faz parte do projeto “Maratone-se” do grupo Interative-se)

Dica de leitura: 5 livros sobre produtividade e organização

Eu acredito muito que ninguém (ou pelo menos a maioria das pessoas) nasce sendo organizado e sabendo como ser produtivo. Organização e produtividade envolvem conhecer métodos, técnicas e ter capacidade de identificar qual deles melhor se adapta a nossa rotina e atende nossas necessidades.

Para isso, é recomendado estudar e conhecer, tantos os métodos como as recomendações dadas por especialistas no assunto. Uma das melhores formas de se fazer isso é lendo. Então o post de hoje traz a indicação de 5 livros que eu recomendo para quem está querendo ser mais organizado ou precisando melhorar sua produtividade.

A arte de fazer acontecer – Getting Things Done, David Allen

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Esse é um clássico, uma obra muito conhecida. Nesse livro o David Allen explica tudo que é preciso saber sobre o método desenvolvido por ele, o GTD. Aqui você encontra todas as informações necessárias para implantar o GTD em sua vida. O livro é dividido em três partes e conta com 13 capítulos. Na primeira parte vemos uma apresentação do método, dos cinco estágios para administrar um fluxo de trabalho (coletar, processar, organizar, revisar e fazer) e das cinco fases do modelo natural de planejamento de projetos (1. Definir o objetivo e os princípios; 2. Visualizar o resultado; 3. Fazer um brainstorm; 4. Organizar; e 5. Identificar as próximas ações). A segunda parte explica como o método funciona, as etapas (que são as fases do planejamento natural) e quais as ferramentas necessárias. Na terceira e última parte são descritos os princípios chave para o funcionamento do método (hábito da coleta, decisão da próxima ação e foco nos resultados). Recomendo a leitura para quem pretende começar a usar o GTD porque, por mais que tenhamos muita informação sobre isso na internet, é sempre bom conhecer a fonte original. A única observação é que o livro tem muito conteúdo, então no começo a leitura pode ser um pouco confusa e cansativa. Mas já que ele se propõe a ensinar detalhadamente como aplicar o GTD, o conteúdo detalhado e extenso se faz necessário.

Produtividade Máxima, Tamara S. K. Myles

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Tamara é uma brasileira que vive no Estados Unidos e trabalha como organizadora profissional e consultora em produtividade. O objetivo do livro é abordar todos os tópicos relacionados a produtividade de maneira sistemática e simples, segundo a autora. O livro é composto por 14 capítulos que explicam o conceito da “pirâmide da produtividade”, que seria o caminho para se alcançar a produtividade máxima. Essa pirâmide é dividida em 5 níveis e é preciso percorrer cada um deles para chegar ao topo da produtividade. Cada um dos níveis é explicado de forma bem simples e detalhada e os capítulos finais falam sobre como criar um ambiente de trabalho ideal e como avaliar se você precisa ou não contratar um consultor de produtividade. O livro é muito bom, tem um linguagem clara e fácil de entender e é recheado de dicas simples e rápidas de se aplicar. Além disso, tem vários estudos de casos, com exemplo reais de clientes atendidos pela autora, e isso também ajuda bastante a entender o que está sendo explicado. Eu já fiz post aqui no blog com um resumo/resenha desse livro.

Produtividade para quem quer tempo, Geronimo Theml

capa livro produtividade para quem quer tempo geronimo theml

O Geronimo é especialista em produtividade e em coaching. Ele com certeza é uma das minhas referências quando se fala no assunto. Nesse livro ele conta toda a sua trajetória de funcionário público, infeliz com sua vida profissional, até se tornar empreendedor, coaching, palestrante, autor de livros e profissionalmente realizado. Ele  aponta que essa mudança profissional só foi possível ao atingir o nível de Produtividade A, conceito que ele explica no livro. O conteúdo é bem detalhado, traz as mentiras e as verdades sobre produtividade e os pilares fundamentais para ser produtivo. Dá para encontrar alguns insigths bem interessantes, como o método DRD, a folha de produtividade A e certas reflexões sobre mentalidade vencedora e a importância de cuidar da nossa energia física e mental. Além disso,  tem uma certa interatividade, trazendo diversos pontos onde o leitor é convidado a parar e refletir sobre sua vida, bem como sugestões de ações práticas em pontos importantes. Também tem post sobre esse livro aqui no blog.

O poder do hábito, Charles Duhigg

capa livro o poder do hábito charles duhigg

Esse talvez seja o livro mais conhecido dessa lista e também é um dos meus preferidos.  Ele aborda um assunto que vai um pouco além do tema produtividade, mas sua leitura é bem útil se entendermos que produtividade, assim como quase tudo na vida, é resultado de mantermos a consistência de nossas ações, ou seja, transformá-las em hábitos. São 9 capítulos divididos em três partes onde o autor explica como nosso cérebro funciona em relação a nossas atividade habituais, como manter bons hábitos e como se livrar de hábitos ruins. A parte 1 trata dos hábitos dos indivíduos, a parte 2 sobre hábitos das organizações e a terceira parte é sobre hábitos da sociedade. Ao final existe um apêndice que funciona como um guia para colocar em prática as ideias do livro. Vale muito a leitura. Se quiser ver um resumo sobre ele é só clicar no link para ler o post que eu escrevi um tempo atrás.

Vida Organizada, Thais Godinho

capa livro vida organizada thais godinho

Esse deve ter sido um dos primeiros livros que eu li sobre organização. Eu leio o blog da  Thais (de mesmo nome do livro)  há muito tempo e ela é uma referência nacional quando se fala de organização.  O livro vai direto ao ponto no que refere a organização de casa, do trabalho e da vida como um todo. São 8 capítulos que falam sobre qual a melhor forma de começar a ser organizar,  trazem sugestões de algumas regras básicas de organização, dicas de planejamento e de como definir prioridades, enfim, como a organização deve trabalhar a nosso favor para atingirmos nossos objetivos. Uma coisa bem legal do livro é que, dentro de cada capítulo existem espaços para você escrever, que funcionam como exercícios para refletir sobre o que foi explicado e buscar colocar em prática o que está sendo falado. Hoje a Thais já tem mais dois livros publicados, o Casa Organizada e o Trabalho Organizado. Eu ainda não os li, mas pretendo fazer em breve, especialmente o segundo.

Eu já tinha falado pelo menos uma vez de cada um dos livros desse post e três deles até já tem post individuais por aqui. Mas esses são realmente os que eu mais recomendo para quem está começando a aprender sobre produtividade e organização, porque tem um conteúdo de valor, bem completo e em linguagem simples e acessível.

E a nossa maratona de posts está perto do fim, faltam só mais dois dias. Sim, amanhã e domingo também teremos post por aqui, então não percam. Ah, e se tiver algum livro sobre o assunto que vocês conhecem, me indiquem nos comentários! Se tem algum que você gostariam que eu fizesse post por aqui, me contem também.

Até mais,

Juliana Sales

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(Essa maratona de comemoração do aniversário do blog faz parte do projeto “Maratone-se” do grupo Interative-se)

5 princípios básicos da organização

Organização é um assunto que muita gente acha chato, difícil ou complicado. Eu costumo dizer que quando se acha que organização dá trabalho é porque ainda não se achou o jeito certo de se organizar. Porque organização é para facilitar a vida, para simplificar e não para dar mais trabalho.

Existem vários métodos de organização, uma simples pesquisa no Google vai te apresentar diversas de opções. A questão é encontrar qual desses tantos métodos é o melhor para você, o que funciona no seu dia a dia e se adapta a sua rotina.

E mesmo que você não queira usar método nenhum, existem alguns princípios básicos que, se seguidos, serão suficientes para te tornar uma pessoa um pouco mais organizada. Vamos falar sobre eles.

Crie um padrão

A definição primária de organização é: manter cada coisa em seu devido lugar.  E o lugar certo é aquele que te permite encontrar sempre tudo o que precisa porque sabe exatamente onde está.

Então, o primeiro princípio básico da organização é criar um padrão na hora de organizar suas coisas. Esse padrão não precisa ser o indicado por nenhum método e sim algo que faça sentido para você.

Na hora de se organizar tente manter juntas coisas similares. O critério para definir o que é similar fica por sua conta. Como eu disse, use um critério que, quando você precisar encontrar qualquer coisa, saiba imediatamente onde está.

Tenha um bom sistema de arquivamento

Eu já fiz post aqui no blog falando só sobre sistemas de arquivamento. O primeiro passo para criar um sistema de arquivamento é ter um padrão na hora de organizar suas coisas, como eu falei no item acima.

Depois, você deve definir como serão armazenadas as coisas, ou seja, como o padrão de classificação definido por você será colocado em prática. Quando falamos de arquivos digitais, por exemplo, é simples, porque precisamos apenas nomear adequadamente nossas pastas e arquivos. Quais arquivos ficarão em quais pastas e se existirão subpastas, é algo que foi definido segundo o seu padrão. O nome é importante para identificar logo de cara o que tem naquele arquivo/pasta, sem precisar abri-lo.

Para o seus papéis, documentos e similares você pode usar o mesmo critério dos arquivos digitais e guardar tudo em caixas ou pastas devidamente etiquetadas. Para qualquer coisa, a ideia é sempre a mesma: defina o padrão e guarde suas coisas de acordo com ele.

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Foto de rawpixel em Unsplash

Os 3 passos da organização

A maior prova de que  organização é algo simples, é que o processo todo é composto de três passos: reunir, analisar e classificar.

O primeiro passo para organizar as coisas é reunir tudo em um único lugar. Você precisa ter a dimensão de quanto e o quê precisa ser organizado. Não precisa organizar tudo de uma vez mas reunir tudo é fundamental. Isso garante que nada será esquecido ou ficará para trás.

Depois de tudo reunido, cada coisa deve passar por um processo de análise. Essa análise tem o objetivo de definir o que será feito com cada item. Existem três opções: descartar, tomar providências ou arquivar.  Você descarta tudo que não tem importância, serventia ou utilidade. Tudo isso deve ser jogado fora. Tomar providências se refere a coisas que requerem algum tipo de ação, algo que você precisa fazer. E arquivar engloba tudo que precisa ser guardado: o que você não quer/não pode jogar fora e que também não pede nenhum tipo de ação.

O último passo é classificar, ou seja, ordenar tudo que não foi jogado fora. Para as coisas que serão guardadas, classificar se refere a definir um padrão e criar  um sistema de arquivamento. Para os itens que pedem alguma ação, classificar tem haver com definir como será feita essa ação: vai fazer agora? Se não, marque na agenda caso seja algo já agendado ou marque um dia/horário para não se esquecer de fazer futuramente. Pode ser algo também que você precisa pedir à outra pessoa, então delegue.

Desenvolva o hábito da organização

No post sobre os mitos de organização eu disse que um deles era o fato das pessoas pensarem que, uma vez organizadas suas coisas, elas se manteriam assim sozinhas e para sempre. Isso está bem longe da verdade.

Para que tudo se mantenha organizado, você deve desenvolver o hábito de ser organizado. Isso nada mais é do que guardar cada coisa em seu lugar depois de usado. Elas não vão se guardar sozinhas e se você deixar tudo jogado e fora do lugar logo tudo estará uma bagunça de novo. Claro que nem sempre temos tempo ou paciência para fazer isso. E tudo bem. Alguns dias não farão mal. O segredo é não deixar acumular. O hábito deve ser guardar devidamente as coisas, e a exceção ficar um ou outro dia sem fazer isso, e não o contrário.

Não existe  um método perfeito

Mesmo correndo o risco de ser repetitiva, penso ser importante mencionar esse último ponto. Afinal, acho que falei sobre isso em todos os posts sobre organização aqui do blog. Mas a verdade é que não existe mesmo um método ideal de organização. Ou um método pronto, que vai resolver todos os seus problemas.

Organização é um facilitador de vida e como cada um tem sua vida (obviamente!), cada pessoa tem suas necessidades, sua rotina, seus problemas e cada um vai se adaptar melhor a uma forma de organizar.  Organização também só funciona na prática, você só vai saber se um método é bom ou não para você quando começar a testá-lo.

Então, tire da cabeça a ideia de que você vai conseguir se organizar quando encontrar um método perfeito. Ao contrário, comece a experimentar as dicas que você lê aqui e ali e veja o que atende suas demandas. Com o tempo você acabará encontrando e descobrindo o que funciona para você.

Espero com esse post ter conseguido trazer um pouco de luz para quem está na luta para se organizar e não consegue. Ou para quem quer se organizar e não sabe o que fazer. Seguir esses princípios talvez seja um bom começo.

Até mais,

Juliana Sales

maratona 7 dias de post grupo interative-se
(Essa maratona de comemoração do aniversário do blog faz parte do projeto “Maratone-se” do grupo Interative-se)