Tipos de procrastinador – qual é o seu?

Um dos assuntos que mais me chama a atenção nesse universo da produtividade e organização é a procrastinação. Primeiro, porque é um problema muito comum, todo mundo procrastina pelo menos uma vez na vida. Segundo porque eu tendo a procrastinar em alguma situações específicas e estou sempre buscando formas de lidar com isso. E terceiro porque é um assunto que eu acho muito interessante, desde as explicações científicas até os truques para usar no dia a dia.

Eu já fiz um post bem completo, com várias dicas de como se livrar da procrastinação. Nesse mesmo post eu expliquei que, por mais que essas dicas sejam sim muito úteis, a melhor forma de lidar com a procrastinação é entender como e porque procrastinamos. 

Eu, por exemplo,  já contei aqui que tendo a procrastinar quando me vejo diante de uma tarefa que não sei por onde começar, seja por falta de conhecimento ou por a tarefa parecer muito complexa e eu não conseguir ter uma visão geral de tudo que precisa ser feito.

Assim, existem alguns tipos de tarefas bem como algumas situações que fazem com que vontade de procrastinar apareça: 

  • tarefa chata ou entendiante;
  • tarefa muito grande ou complexa;
  • medo de não ser capaz de concluir aquela tarefa;
  • preocupação em não alcançar o resultado desejado (perfeccionismo);
  • não entender a importância da tarefa, por que ela precisa ser feita.
  • falta de motivação.

O fato é que todos nós, uma vez ou outra, com maior ou menor frequência, acabamos procrastinando. O ponto é não permitir que isso seja uma constante. E assim como existem diversas causas que levam à procrastinação, existem diversos tipos de procrastinadores. Vamos ver com qual (ou quais) você se identifica?

mesa com notebook bloco de notas lapis livro oculos xicara de chaFoto de Windows em Unsplash

Procrastinador Preocupado

É aquele que sempre tem medo de que as coisas não sejam como esperado. Que ele não tenha tempo suficiente, de que não disponha dos recursos necessários, que não consiga chegar no resultado desejado. Em resumo, tem medo de fracassar. Ele pensa tanto em tudo que pode dar errado que acaba adiando a realização da tarefa por medo de que todas essas coisas erradas aconteçam.

A solução para esse tipo de procrastinador é planejar com cuidado a execução. Identificar tudo que é necessário e certificar-se de que tem tudo à disposição ou saber como obter o que não tem. Mas cuidado para não se transformar no procrastinador planejador, que vou falar mais pra frente. E além disso, é preciso um trabalho mental para entender que erros acontecem e não há problema algum nisso. É melhor tentar e errar do que nem começar.

Procrastinador Perfeccionista

Lembra o preocupado, mas vai além. Ele não tem medo apenas de errar: tem medo que o resultado seja menos que perfeito. Existe uma idealização que paralisa porque, sendo uma situação idealizada, ela dificilmente poderá ser alcançada. 

Esse tipo de procrastinador está sempre esperando o momento ideal para começar. Ele precisa que tudo seja o melhor possível antes de começar. Então é necessário ter os melhores recursos, as melhores ferramentas, saber absolutamente tudo o que é preciso para realizar a tarefa, senão ele não consegue começar.

Se você se reconhece nessa situação, uma boa ideia é se perguntar: o que é pior? Fazer a tarefa da melhor forma possível ou nunca fazê-la por estar sempre esperando a situação ideal para obter o resultado perfeito?

 Procrastinador Ocupado

Sabe aquele tipo de pessoa que está sempre fazendo alguma coisa? No meu primeiro emprego, tive um colega de trabalho que estava o dia inteiro atarefado. E não era que ele ficava fazendo coisas de fora do trabalho, ele sempre estava realmente fazendo uma tarefa do trabalho. Mas ele sempre atrasava a entrega de relatórios e projetos importantes. E isso acontecia porque ele procrastinava a produção desse relatórios para fazer mil e uma coisas que até precisavam ser feitas, mas não eram tão importantes.

O procrastinador ocupado é assim: está sempre deixando para depois o que é realmente importante e gasta o tempo com coisas sem importância. Geralmente são pessoas sobrecarregadas, cheias de atividades, mas que nunca entregam as coisas no prazo. São a personificação perfeita daquela frase que diz que ser ocupado não é o mesmo que ser produtivo. A solução para esse caso passa por definição de prioridades, organização de tarefas e saber delegar.

notebook planner marca texto canetaFoto de Windows em Unsplash

Procrastinador Distraído

Aqui o caso é de dificuldade de concentração. Sempre tem alguma coisa tirando sua atenção e – claro – o quer que seja essa coisa é muito mais interessante que a tarefa que precisa ser feita. São aquelas pessoas que estão sempre respondendo e-mail, atendendo ou fazendo ligações, fazendo várias pausas para o cafezinho, dando uma “olhadinha” nas redes sociais. Quando vê, o dia foi embora e a tarefa que precisa ser feita acabou ficando para depois.

Quem é assim pode se beneficiar de técnicas para melhorar a concentração, como o método Pomodoro, por exemplo. Também ajuda minimizar tanto quanto possível as distrações e interrupções: desligar notificações de e-mails e mensagens pode ser um bom começo.  E se você é daqueles que acredita que multitarefar é bom, pare agora! Ser multitarefa pode prejudicar muito a produtividade e uma das causas é justamente diminuir nossa capacidade de concentração.

Procrastinador Desmotivado

O que eu vejo é que a falta de motivação tem dois aspectos. Às vezes, estamos simplesmente cansados, desanimados ou em um dia ruim. Existem dias em que estamos com baixa energia mesmo e não sentimos vontade de fazer nada. E tudo bem, até porque eu sempre digo que não devemos nunca deixar de lado nossos momentos de descanso. 

Então, é muito normal ter dias assim, em que acabamos procrastinando as coisas por não estarmos 100%. Nesses casos, normalmente no dia seguinte tudo volta ao normal e conseguimos executar nossas tarefas e o melhor a fazer realmente é dar uma pausa e descansar.

Isso só se torna um problemas quando a falta de motivação é uma constante no seu dia a dia. Nesse caso talvez seja uma boa ideia procurar ajuda profissional (psicólogo, terapeuta). Não é legal passar uma dia após o outro sem vontade de fazer as coisas que temos de fazer.

Quando a falta de motivação surge relacionada à uma tarefa específica, o segredo é identificar porque você precisa fazê-la. Quando temos clareza sobre o objetivo que justifica a execução de uma tarefa, é mais fácil encontrar motivação. Claro que existem no nosso dia a dia tarefas que precisam ser feitas e ponto, sem discussão. Nesse caso, se dar uma recompensa a ser ganha após a conclusão da tarefa pode ser uma solução.

escrevendoFoto de Kaleidico em Unsplash

Procrastinador Planejador

Apesar de me identificar com outros tipos (o distraído e o ocupado) esse aqui é o que mais me representa. É aquela pessoa que planeja tudo o que precisa ser feito, cria cronogramas, define recursos, cria etapas. Mas tem dificuldade de colocar em prática. 

O problema aqui pode estar no planejamento em si, que é muito rígido ou mesmo irreal, o que o impede de ser colocado em prática. Às vezes estamos idealizando e não planejando, talvez até por desconhecimento. Mas também pode ser uma forma intencional de fuga, que acompanha o procrastinador preocupado ou perfeccionista.

Procrastinador Intencional

É quem procrastina de forma intencional, ainda que inconsciente, por que gosta da adrenalina de deixar tudo para a última hora e acredita que trabalha melhor sob pressão. A ideia é que a urgência faz com que a pessoa consiga direcionar melhor seu foco e energia para realizar a tarefa.

E sim, funciona, mas eu sinceramente acho que não vale a pena estar sempre sob estresse e ter que se esforçar e se desgastar mais para realizar suas tarefas já que a situação de deixar para a última hora exige isso. Se para você está tudo bem, ok. Mas para mim não faz muito sentido.

Como deu para ver, existem várias formas de procrastinar. E termino reforçando que o melhor jeito de lidar com a procrastinação é entender porque ela aparece e mirar na causa. Agora, me conta: que tipo de procrastinador é você?

Até mais,

Juliana Sales

Refletindo sobre o processo de destralhar

Eu já falei algumas vezes por aqui que uma das atividades essenciais da organização é o ato de destralhar, ou seja, se livrar do que não usamos, não tem utilidade ou valor. Um mantra da organização é que não se organiza tralha, então antes de começar qualquer processo de organização é preciso fazer o processo de destralhe.

Normalmente quando falamos em destralhar, associamos com objetos, com organização física de ambientes. É bem clara a importância de destralhar quando falamos de organizar o guarda roupa ou colocar a papelada em ordem, por exemplo. 

Mas o que eu percebi é que esse conceito pode ser ampliado, indo além da organização e do ato de se livrar de coisas materiais. Pensando em termos de produtividade, destralhar também pode ser extremamente positivo. Não faz muito tempo, eu fiz um post falando sobre a relação entre simplicidade e produtividade, no sentido de que simplificar pode ser a chave para ser mais produtivo, através da eliminação de tudo que não te agrega, não te leva mais para perto dos seus objetivos ou não te faz feliz. E essa eliminação nada mais é que o ato de destralhar. 

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Como criar uma rotina (e porque ela não precisa ser uma coisa chata)

Rotina: eu amo, mas sei que muita gente odeia. E longe de mim querer impor minha opinião, mas a impressão que eu tenho é que a rejeição à rotina vem de uma certa confusão com o seu real significado. Muita gente associa rotina a algo inflexível, extremamente controlado, repetitivo e chato. E rotina não é isso.

Na realidade, ter um rotina te permite lidar com tranquilidade com eventualidades que apareçam. Ter uma rotina, acreditem, traz espontaneidade para viver sua vida de forma mais leve. Isso porque rotina não inclui apenas suas atividades planejadas; ela deve abrigar tudo que não é planejado também. O segredo da rotina é estruturar seu dia, sua semana, de modo que você possa não só realizar suas tarefas e todas as outras coisas que você planeja, mas também dar da conta do inesperado sem se sobrecarregar e sem se atrapalhar.

O primeiro passo para criar uma rotina é entender que ela não representa horários fixos e pré definidos e sim regularidade. Rotina poupa energia e tempo porque você não precisar parar para pensar e decidir o que você vai fazer a seguir.

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A Tríade do Tempo, Christian Barbosa

Antes de começar o post de hoje preciso dizer que no domingo, dia 13, o blog completou 3 anos! Quem me acompanha já há algum tempo, sabe que nos anos anteriores eu fiz uma programação especial nesse data. Esse ano, porém, tive que deixar de lado o que eu tinha planejado por conta de imprevistos que surgiram e acabaram sendo a minha prioridade nos primeiros 15 dias desse mês. Agora tudo já voltou ao normal, mas nos últimos dias eu só consegui postar conteúdo aqui e nas redes sociais do blog porque tudo já estava previamente programado. Mas o aniversário do blog, infelizmente, passou batido porque eu não poderia direcionar a minha atenção para isso nesse momento. Enfim, estou dizendo isso só para agradecer todo mundo que aparece por aqui, seja quem acompanha desde o começo, quem chegou agora e quem só aparece de vez em quando. O blog só existe porque tem gente aí que tem interesse em ler o que eu escrevo. Então, muito obrigada!

O post de hoje é para falar sobre o livro A Tríade do Tempo, do Christian Barbosa. Faz tempo que eu não falo de livros por aqui, não é? O Christian, para quem não conhece, é autor de seis livros sobre produtividade e alta performance. Ele é o criador da metodologia Tríade, que é o foco do livro e sobre a qual falaremos a seguir. Ele também desenvolveu softwares de produtividade, especialmente para equipes profissionais, e ministra alguns treinamentos na área.

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Você sabe delegar tarefas?

Algumas palavras estão particularmente ligadas a produtividade. Planejamento por exemplo. Planejar é se antecipar e determinar previamente de que forma queremos usar nosso tempo e fazer nossas atividades. Para isso, precisamos saber quais são as nossas prioridades, o que permite direcionar nosso tempo para o que é realmente importante.

Entretanto, além das coisas verdadeiramente importantes, temos uma pilha de coisas “menos importantes”, mas que ainda assim precisam ser feitas. O ponto aqui é entender que essas coisas precisam sim serem realizadas, mas não necessariamente por você. Entra em campo a arte de delegar. Sim, é uma arte porque muita gente tem dificuldade de repassar tarefas, mesmo aquelas mais simples e banais.

Delegar é um dos pilares da organização de tarefas. O fluxo mais básico de gerenciamento das suas atividades envolve listar tudo o que precisa ser feito e analisar cada item para dar o destino adequado. Todas as nossas atividades podem ser divididas em três categorias: coisas que precisam ser feitas, coisas que estão ficarão em espera (suspensas ou adiadas) e coisas que podem ser delegadas.

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