Passo a passo para planejar (quase) qualquer coisa

Vocês sabem que maior defensora do planejamento que eu, não existe. Hoje eu quis trazer um passo a passo para você planejar qualquer coisa que você queira fazer: um projeto, uma viagem, uma reunião, um evento qualquer. Para simplificar vamos chamar de planejar um projeto (levando em conta que temos um projeto quando é necessária mais de uma ação para chegar ao resultado desejado).

Observem que eu não estou falando do planejamento relacionado à gestão do tempo, onde você planeja o uso do tempo, como no planejamento semanal. Eu estou falando aqui de planejar a execução das coisas, de planejar o que precisa ser feito para atingir um resultado que você deseja obter. É aquele planejamento para te ajudar a organizar o que, como e quando as coisas precisam ser feitas para chegar a um objetivo pré-definido.

Esse passo a passo que eu compartilho hoje vem do método GTD: trata-se do Modelo de Planejamento Natural, criado por David Allen. No link tem um post bem detalhado sobre esse método, se você quiser saber mais sobre ele. O post de hoje é mais direto: como esse modelo funciona na prática. São 5 etapas a serem seguidas.

passo a passo planejamento post blog produtivamenteFoto de NORTHFOLK em Unsplash

O primeiro passo para planejar qualquer coisa é ter clareza de qual a razão pela qual você está se planejando. É o seu “porquê“, o motivo pelo qual você vai realizar as ações, a justificativa da existência de um projeto. É o seu propósito. É preciso definir também os seus princípios, que são os limites do seu planejamento, os parâmetros que você vai usar para tomar decisões. Podem ter a ver com recursos (financeiros, de tempo), mas incluem quaisquer itens que sejam importantes na hora de realizar as ações. Os princípios especificam e direcionam o propósito para que ele não fique muito vago ou abstrato.

O segundo passo é visualizar os resultados, e aqui estamos falando de “o que” você espera obter. Aonde quer chegar, que resultado espera alcançar, como é esse resultado, o que precisa acontecer para que você possa considerar que ele foi obtido. Essa visão de como será quando o resultado for concretizado deve ser clara e detalhada.

O terceiro passo é fazer um brainstorm, colocando no papel todas as ideias e possibilidades de o que, como e quando precisa ser feito, levando em conta o resultado que você deseja. O brainstorm é um levantamento de “como” fazer para atender o seu “o quê” (o resultado). Vale lembrar que no brainstorm o que importa é a quantidade e não qualidade; é onde você captura ideias. Só depois é que você vai filtrá-las e organizá-las.

O quarto passo é organizar de forma lógica quais coisas devem acontecer para se chegar ao resultado. A partir do brainstorm você prioriza, classifica e alinha a ideias que surgiram. Na organização você determina o que deve ser feito primeiro, o que depende de alguma ação anterior, o que precisa de apoio de outras pessoas, quanto tempo você tem, quais recursos precisa. É onde de fato seu projeto é estruturado.

sala reuniao planejamentoFoto de Jason Goodman em Unsplash

Por fim, o último passo é determinar as próximas ações. Isso quer dizer identificar qual a primeira coisa que precisa ser feita para que você possa iniciar o seu projeto, colocando em prática o planejamento. Essa informação vem da organização que você fez no passo anterior e esse passo deve ser repetido até atingir o resultado esperado. Depois de identificar e realizar a primeira ação, você volta ao planejamento e pergunta: “e agora, qual a próxima coisa a fazer?”. E assim sucessivamente, até finalizar o projeto e, consequentemente, alcançar o resultado.

Vale lembrar que às vezes a próxima ação requer recursos que você não tem no momento, ou ela depende de coisas a serem feitas por outras pessoas ou mesmo não é uma única ação, mas sim uma série de outras ações. Pode acontecer de você precisar delegar alguma coisa ou criar outro planejamento dentro do planejamento principal, para obter algum recurso ou conseguir manter os princípios que você determinou. Se acontecer, esse sub planejamento também pode seguir esse passo a passo.

Em resumo:

  1. Definição do propósito (porquê) e princípios (parâmetros e limites)
  2. Visualização dos resultados (o quê)
  3. Brainstorm (como)
  4. Organização
  5. Identificação das próximas ações

Desde que conheci esse modelo, na primeira vez que li o livro do GTD, é a forma que eu tenho usado para planejar qualquer projeto meu. E se vocês prestarem atenção vão notar que nosso cérebro, naturalmente, segue essa sequência quando planejamos qualquer coisa, mesmo em situações comuns do dia a dia. E é por isso que se planejar assim é tão eficiente.

Até mais,

Juliana Sales

Como eu organizo minhas leituras no Notion

Eu compartilhei esse conteúdo nas redes sociais, mas como eu já comentei por aqui, eu sei que tem gente que só acompanha os posts do blog, então achei válido trazer pra cá.

Eu publiquei aqui um post a uns 15 dias atrás, onde eu contava como eu estava usando o Notion e como ele definitivamente entrou no meu sistema de organização, inclusive substituindo aplicativos que eu já usava a muito tempo e não abria mão. E eu recebi várias perguntas sobre as páginas do meu Notion, como eu organizei a estrutura delas e como eu uso no meu dia a dia.

De longe, a pergunta que mais recebi foi sobre a página Caderno de Leituras, onde eu organizo os livros que eu já li, catalogo os que eu tenho na minha estante/Kindle, controlo os projetos de leitura e mantenho uma lista dos livros que eu quero ler. Então hoje eu trouxe com mais detalhes essa seção do meu Notion, pra vocês verem como eu organizo minhas leituras.

Fiz um vídeo curtinho pra mostrar quais páginas eu tenho, a estrutura é bem simples. Eu gosto de separar as leituras de ficção das que não são ficção e por isso eu tenho uma página de cada categoria. Aí tem a página para os projetos de leitura e a lista de livros que eu quero ler.

  • Ficção: leituras de ficção, apresentadas em formato de galeria. Gosto de visualizar as capas dos livros e também deixou visível o autor e a nota que eu dei. Tem uma visualização em formato de tabela, que é o banco de dados geral e outra onde eu aplico um filtro para separar as leituras pelo ano em que aconteceram. Cada livro é uma página, onde tem informações sobre ela (autor, editora, nota, gênero, formato, dentre outras) e mais algumas anotações sobre a leitura, minhas impressões, citações, quase uma mini resenha.
  • Não Ficção: é exatamente a mesma estrutura da página com as leituras de ficção.
  • Projetos de Leitura: aqui ficam os livros que compõem os meus projetos de leitura. Alguns são coletivos, outros eu criei para controlar melhor o que eu quero ler.
  • Lista de Leitura: são os livros que eu quero ler e essa lista é enorme, porque qualquer livro que eu ouço falar por aí e que desperta o meu interesse, eu anoto aqui. Separo em Ficção (que é uma lista simples) e Não Ficção (onde eu divido por temas).

Se tiverem alguma dúvida ou pergunta sobre como funciona essa organização, é só me dizer.

Até mais,

Juliana Sales

Como saber se estou sendo produtivo?

Se você está aqui no blog, imagino que tenha interesse em ler sobre produtividade e provavelmente busca formas de ser mais produtivo. E você vai encontrar inúmeros posts com dicas, explicando métodos, falando de ferramentas. Mas eu também gosto de escrever posts que proponham reflexões sobre o universo da produtividade e organização. E no post de hoje eu trago uma pergunta: como você sabe que está sendo produtivo?

Generalizando um pouco, se você quer ser mais produtivo, provavelmente no fundo o que você quer é uma forma de conseguir fazer todas as coisas que você precisa fazer. E tudo bem começar por aí, mas eu acho válido refletir um pouco mais sobre a situação: o que são todas essas coisas que você precisa fazer? Por que você precisa fazer essas coisas? Você precisa mesmo fazer todas elas? E aquelas coisas que você não precisa, mas gostaria de fazer, como ficam?

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Como evitar interrupções no trabalho

Foco é um dos conceitos que costumamos ver relacionado à produtividade. E é meio óbvio o porquê: qualquer que seja a sua concepção pessoal de o que é produtividade, o foco sempre vai ser necessário para que você consiga manter a atenção no que você está fazendo, de forma que sua tarefa seja não só executada de forma correta e com qualidade, mas também da forma mais eficiente possível.

E aí nos vamos ter um problema porque é fato que vivemos em um mundo cheio de distrações e interrupções. Essas palavras são duas faces da mesma moeda e são dois dos principais vilões da produtividade: estão entre as causas mais comuns da procrastinação e são conhecidos ladrões de tempo.

O post de hoje é sobre como lidar especificamente com as interrupções, mas antes precisamos entender qual a diferença entre distração e interrupção. Em essência, ambas interrompem nosso fluxo de trabalho, prejudicando nosso foco e nos fazendo perder tempo. As interrupções, no entanto, tem origem externa, geralmente alguém ou alguma situação causada por alguém é que são os responsáveis pela situação. Já a distração tem uma causa interna, é uma auto interrupção, nós mesmos a causamos de forma consciente ou inconsciente. É importante entender essa diferença porque são diferentes as formas de lidar com ou outros ou com a gente mesmo.

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Como eu uso o Notion

Eu já compartilhei aqui com vocês sobre o meu sistema de organização, tanto o processo quanto as ferramentas. Se você não sabe a diferença entre sistema e processo, dá uma olhada no post linkado pra entender direitinho, mas em um resumo bem simples: processo é sobre as coisas que você precisa organizar e a forma com a qual você lida com elas. Para lidar (gerenciar, organizar) essas coisas você usa ferramentas. A combinação do seu processo com as suas ferramentas forma o seu sistema.

Sobre o meu sistema, eu divido as “coisas” que eu preciso gerenciar em 3 categorias (me baseando no método GTD): tarefas, projetos e compromissos/prazos. Esse é o básico e pra cuidar disso eu preciso basicamente de uma ferramenta de listas e um calendário. Adicionalmente, tenho também ferramentas para o planejamento (seja semanal/mensal seja de um projeto), para a Caixa de Entrada e para o material de referência e gestão de informações.

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