Usando blocos de tempo no planejamento diário e semanal

Eu  sempre estou lendo e pesquisando sobre produtividade e organização e alguns dias atrás eu me deparei com um texto (esse aqui) que falava sobre usar blocos de tempo para ser mais produtivo. A princípio não parecia nenhuma novidade, até porque eu já falei por aqui sobre o uso do time boxing, que nada mais é do que definir intervalos de tempo fechados para realizar cada uma de suas tarefas. Esse é um jeito muito legal de planejar suas atividades porque te dá uma noção melhor para gerenciar o seu tempo. Mas esse texto que eu li falava de organizar os blocos de tempo de forma diferente, ou melhor, acrescentava uma informação extra a ser usada na hora de gerenciar seus blocos e eu acho que essa consideração pode fazer toda a diferença. E por isso eu resolvi compartilhar por aqui. 

A ideia do time boxing é simples: como o próprio nome diz, se usa “caixas de tempo” para organizar a execução de tarefas. Resumidamente, você deve listar suas tarefas e, após estimar qual o tempo necessário para fazê-las, alocar blocos de tempo para cada uma delas.  Então, durante cada bloco, o foco é total em realizar a tarefa determinada. Finalizado o tempo do bloco, começa-se um novo, geralmente com uma nova tarefa. No post que eu linkei no parágrafo de cima, tem uma explicação completa.

Mas o post de hoje fala sobre uma forma diferente de distribuir suas tarefas em blocos. O autor do artigo que eu mencionei – que se chama Charlie Gilkey – começa explicando nossas atividades podem ser divididas em 3 categorias: criação, conexão e consumo. Criação implica em coisas que precisam ser feitas, tarefas e projetos em geral. Conectar é sobre se relacionar com outras pessoas. E consumir envolve receber e processar informações. 

Essa categorização é um dos critérios a ser usado na hora de gerenciar e planejar o uso dos blocos de tempo. Outro critério é o fato de que nosso nível de energia varia ao longo do dia. Eu também já falei disso por aqui, nesse post sobre picos de energia. Existe uma coisa chamada ciclo ou ritmo biológico, que explica essa variação de energia. De acordo com seu cronotipo você pode se sentir mais disposto pela manhã, à tarde ou à noite. É impossível manter-se com alta energia o dia todo porque nosso organismo não funciona assim. Cada um precisa, então, identificar em quais momentos ocorrem picos e baixas de energia.

notebook planner semanal caderno de nots plantaFoto de Emma Matthews Digital Content Production em Unsplash

Esses dois critérios são combinados na hora de definir a distribuição dos blocos de tempo. Gilkey criou 4 tipos de blocos: Bloco de foco, Bloco administrativo, Bloco social e Bloco de recuperação. Cada bloco tem relação com uma das categorias de tarefa e também tem a ver com quanta energia é necessária para realizar cada tipo de tarefa. Vamos falar um pouco dos 3 primeiros tipos:

  • Bloco de foco: onde entram aquelas tarefas que requerem muita concentração e atenção. Também aquelas tarefas importantes, as que são prioridade. São atividades que exigem raciocínio, tem a ver com resolução de problemas, levam tempo e demandam maior esforço mental. Por consequência, esse tipo de bloco deve acontecer quando se está mais criativo, inspirado e com energia para fazer um trabalho focado.
  • Bloco administrativo: aqui estamos falando de tarefas que podemos fazer quase no automático e que pedem menos atenção e menor esforço mental. Assim, esse bloco é para aqueles momentos de baixa energia, onde podemos fazer tarefas mais simples e que não precisam de quase nenhuma concentração.
  • Bloco social: são os momentos destinados a se conectar com as pessoas. Seja em termos pessoais ou profissionais, o tempo desse bloco é destinado a atividades que envolvem o relacionamento com outras pessoas.

Cada um desses blocos pode ser associado a uma categoria de tarefa. O bloco social, obviamente, se refere a conectar. Criar e consumir podem entrar tanto no bloco de foco quanto no bloco administrativo dependendo de quanta energia é exigida de você na tarefa. Por exemplo, criar uma planilha pode ser uma tarefa destinada ao bloco de foco se for algo complexo ou se você tiver dificuldades no uso do Excel; mas se você está criando uma planilha simples ou tem amplo domínio do Excel, pode ser uma tarefa para o bloco administrativo.

O tipo de tarefa que se enquadra em cada bloco não é determinado pela atividade em si, mas por quanto de energia (e foco e concentração e atenção) você precisa para executar aquela atividade. Portanto, é algo bem individual. O Gilkey aponta que responder e-mails se encaixa no bloco administrativo, mas na minha visão faz mais sentido entrar no bloco social; ele também aponta que alguns tipos de e-mail podem se classificar no tipo de tarefa que se encaixa no bloco de foco. Fica claro que é algo bem pessoal mesmo, porque só você é capaz de dizer o quanto de energia é necessária para realizar cada tarefa.

papeis planejamento calendario agendaFoto de Paico Oficial em Unsplash

Vocês devem ter notado que eu falei lá em cima em 4 tipos de blocos e listei apenas 3. Isso porque o último bloco difere um pouco dos outros. O post inteiro eu falei sobre níveis de energia e a diferença aqui também tem relação com isso. Os blocos de foco, administrativo e social podem ser considerados blocos de “saída de energia”, ou seja, são atividades nas quais precisamos gastar energia para realizar. O bloco de recuperação é o oposto, um bloco com atividades para recarregar energia. E eu não estou falando das horas de sono, mas sim de momentos em que nos dedicamos a coisas que de fato nos “recarregam”. Gilkey sugere exercícios, meditação, atividades de autocuidado em geral, mas pode ser qualquer coisa que te ajude a “recarregar a bateria”. Mais uma vez, não é sobre o tipo de atividade, mas sobre como você se sente em relação a ela. Fazer ligações para os amigos ou interagir nas redes sociais, por exemplo, pode ser uma atividade do bloco social ou do bloco de recuperação, dependendo de como você se sente ao fazer essas coisas.

Mas e como colocar toda essa teoria em prática? O primeiro passo é observar como funcionam as suas oscilações de energia ao longo do dia, ou seja, quando acontecem seus picos de energia. Depois, você distribui os blocos ao longo do dia e da semana, levando em conta essa variação, alocando os blocos de foco nos picos de energia e os administrativos nos momentos de baixa energia. Determine onde se entrarão os blocos sociais em função do quanto eles exigem de você: uma reunião importante, por exemplo, pode te exigir grande esforço mental e, portanto, é melhor que aconteça em uma situação de alta energia. E os blocos de recuperação devem ser encaixados estrategicamente entre os demais, de modo a favorecer a manutenção de sua energia mental. E não coloque mais de 2 blocos de foco ou sociais consecutivos sem um bloco de recuperação entre eles.

Quanto a duração de cada bloco: obviamente depende do volume de tarefas que você tem a fazer e de como funciona a sua variação diária de energia. Mas a recomendação padrão é que os blocos de foco e social sejam de 90 a 120 minutos; blocos administrativos de 30 a 60 minutos; e blocos de recuperação de pelo menos 30 minutos.

Na realidade, essa distribuição dos blocos é uma forma de otimizar o seu planejamento, distribuindo as atividades em função do quanto elas exigem de você e do quão disposto você está, sem esquecer dos momentos de descanso e relaxamento da mente. E vale lembrar que, como em qualquer planejamento, flexibilidade é essencial. Não é para encher todas as horas do seu dia de blocos, sem considerar eventuais atrasos e imprevistos. Como eu sempre digo, um bom planejamento é aquele que te permite abrigar imprevistos da melhor forma possível, minimizando o impacto nas demais atividades planejadas. Um planejamento sem espaço de manobra está destinado a não funcionar. Lembre-se disso na hora de planejar a distribuição dos seus blocos.

Eu gostei muito dessa forma de usar os blocos de tempo e quero, inclusive, colocar em prática e ver se funciona bem pra mim no meu dia a dia. Provavelmente começarei já na próxima semana a me planejar assim. Será uma experiência, então me digam se querem que depois eu faça um post contando como foi. E se vocês se animarem a testar também, me contem!

Até mais,

Juliana Sales

 

Checklists e listas de verificação: o que são e para que servem

O post de hoje é sobre uma ferramenta super simples e muito eficiente: as listas de verificação ou checklists. Um dos primeiros posts aqui do blog foi justamente sobre listas e lá eu falo um pouco sobre como elas podem ser usadas de várias formas para nos ajudar com organização e produtividade.

A primeira vez que eu tive contato com o conceito de listas de verificação foi na leitura do livro sobre o método GTD (aliás, vocês já devem ter notado que eu falo muito por aqui do GTD, né? Apesar de não usar o método completamente, muito da minha forma de me organizar se baseia em conceitos vindos dele). Enfim, o conceito é bem simples: são listas para garantir que o que você faz quase no automático esteja de fato sendo feito.

Vamos supor que você precise fazer uma inspeção de uma máquina qualquer e te deram uma lista de todos os itens que você precisa verificar ou ações que precisa tomar. Se você fizer essa inspeção diariamente depois de um tempo se torna algo automatizado porque você já sabe o que precisa ser verificado. Ainda assim, é interessante checar sempre essa lista de verificação para garantir que realmente tudo que consta ali foi feito.

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Criatividade, produtividade e organização

Eu nunca me vi como uma pessoa criativa. Isso porque o senso comum diz que criatividade é fazer coisas inovadoras, diferentes, artísticas. Algo mais ligado às artes em geral – escritores, músicos, pintores. Mas o que eu percebi é que o conceito de criatividade pode ir além disso:  pode ser entendida também como o simples ato de criar.

Não lembro bem quando foi que eu comecei a me interessar pelo assunto, já que – mais uma vez pelo senso comum – por ser uma pessoa organizada eu seria alguém metódica, inflexível e zero criativa. E na realidade eu sempre acreditei nisso, e pensava que a criatividade precisa do caos e da liberdade para surgir. E quando falamos da criação artística acredito que talvez seja de fato assim. Mas o ponto aqui é falar de criar coisas, que é algo que todos nós fazemos todos os dias. Você está criando coisas quando pensa em qual look vai usar, quando testa alguma receita ou planeja seu menu semanal, quando se depara com algum problema e precisa encontrar a solução. São infinitas as situações do nosso dia a dia que nos fazem exercer a criatividade.

Eu comecei então a pesquisar sobre criatividade e organização, porque eu já sou organizada e queria também ser criativa, e essas duas coisas pareciam ser contraditórias. Muitos também acreditam que produtividade e criatividade são incompatíveis, já que uma fala de manter os pés no chão, focar e executar e a outra trata de abstrair, “viajar nas ideias”. E quanto mais eu pesquisava, mas eu passava a acreditar que as duas coisas caminham juntas sim.

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23 hábitos anti procrastinação, S. J. Scott

Quem acompanha o conteúdo do blog sabe que eu costumo compartilhar os livros que eu leio sobre produtividade, organização, gestão do tempo e afins. Para ver todos os post sobre as minha leituras que já tem no blog é só escolher a categoria “Livros” no Menu (que fica à direita se você estiver no computador ou no final da página se estiver no celular).

E o livro de hoje é “23 Hábitos Anti Procrastinação”, de S. J. Scott, criador do blog Develop Good Habits. E o que ele fala logo no começo do livro e também em seu blog é que ele busca formas práticas e aplicáveis de promover o desenvolvimento pessoal, com uma visão pragmática baseada em criação de bons hábitos. E é isso que se pode esperar desse livro: uma introdução rápida, pouca teoria e o foco nos 23 hábitos, apresentando formas de implementá-los. Em alguns poucos casos as dicas podem até não ser tão simples assim, mas a grande maioria traz uma explicação clara de como desenvolver o hábito apresentado.

Para quem já conhece um pouco sobre produtividade pessoal, inclusive quem acompanha o blog, vai ver que esse livro não traz nenhuma grande novidade. Ele apresenta muitos conceitos, dicas e informações que eu já trouxe aqui e traz referências que eu mesma já citei, como o método GTD ou o livro “Comece pelo mais difícil“, de Brian Tracy. E  essas são referências diretas, dá pra perceber vários outras ideias que remetem à conhecidos conceitos e especialistas da área.

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Como lidar com imprevistos de forma tranquila

Hoje vamos falar de uma das reclamações mais comuns de quem tenta se organizar, organizar suas tarefas e seu dia a dia: os imprevistos. Imprevistos fazem parte da vida e todos sabemos e isso deveria ajudar a não sermos pegos de surpresa por eles, mas é claro que não é isso que acontece. Já li comentários e ouvi muita gente dizendo que não adianta nada se planejar ou tentar criar uma rotina porque os imprevistos aparecem e põe tudo por água abaixo. Mas na verdade as coisas não são bem assim e esse post é um pouco sobre isso, sobre como lidar com os imprevistos e se livrar da impressão de que eles roubam todo o nosso tempo e estragam todos os nossos planos.

A primeira coisa – que apesar de óbvia precisa ser dita – é aceitar que imprevistos vão sim acontecer e não há planejamento no mundo que possa evitá-los totalmente. Até porque o planejamento nunca teve essa função e se você pensa que sim, aí pode estar o problema. Imprevistos são inevitáveis, não dá pra saber como e quando eles acontecerão e quais serão. O que nos cabe é entender isso e aprender a lidar da melhor forma.

Além disso, imprevistos podem ou não ser influenciados por nossas ações e decisões. Por exemplo: acabou a energia elétrica ou aconteceu um problema com a internet e você não pode trabalhar. Ou então houve um acidente de trânsito que provou um engarrafamento que vai te causar um atraso. Nessas situações não há nada que possa ser feito. Não há nenhum tipo de ação que você possa fazer para lidar com isso. Ok, você até pode largar o seu carro no engarrafamento e tentar usar o transporte público ou procurar um lugar com energia elétrica/internet disponível onde você possa utilizar seu computador. Mas essas são muitas vezes não representam uma solução real, já que o tempo já foi perdido e atrasos inevitavelmente acontecerão.

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