Autoconhecimento e produtividade

Eu já comentei por aqui algumas vezes e também nas redes sociais do blog que ele surgiu como um hobbie, uma forma de compartilhar informação sobre um assunto que sempre me interessou. E, também, foi o resultado do incentivo de pessoas próximas, amigos, familiares e colegas de trabalho que sempre me pediam dicas de organização, planejamento, administração do tempo e que me sugeriram fazer um blog para falar sobre isso.

Então, no começo, o meu foco aqui no blog era falar principalmente sobre técnicas e métodos de organização e produtividade. Sendo a pessoa racional e regrada que eu sou, métodos e técnicas são onde me sinto em casa. Planejar, ordenar, seguir rotinas, criar checklists são coisas naturais para mim, coisas que fazem minha vida funcionar melhor.

Mas então, com o passar do tempo e o contato com quem lê o blog, duas coisas mudaram. A primeira foi uma vontade de estudar e pesquisar cada vez mais sobre organização e produtividade. Já era algo que eu fazia, mas buscando benefício próprio, procurando aprender coisas para aplicar no meu dia a dia. Mas o que aconteceu com o blog foi uma vontade de ir além, de entender mais sobre coisas não apenas úteis para mim, mas que pudessem ajudar todos os tipos de pessoas.

Daí, veio a segunda mudança. Eu percebi que técnicas prontas e métodos consagrados nem sempre vão funcionar para todo mundo. E não porque o método tem um problema ou porque a pessoa tem um problema. Mas sim porque faltou uma adaptação do método à pessoa. Eu sempre digo que não existe fórmula pronta para quem quer ser mais organizado e produtivo. E entender isso é a essência para que você consiga de fato melhorar esses aspectos na sua vida.

E eu fiz toda essa longa introdução para chegar no tema do post de hoje: autoconhecimento. Parece clichê, soa como autoajuda, mas acredite: tem tudo a ver com organização e produtividade. E o motivo tem relação com o que eu disse no parágrafo anterior: para qualquer método ou técnica funcionar ele precisa atender suas necessidades e se adaptar a sua rotina. E para isso você precisa conhecer muito bem quais suas necessidades e como funciona a sua rotina. Em uma palavra: autoconhecimento.

livro anotacoes roda da vida circulo da vida

Foto de My Life Journal em Unsplash

Podemos começar falando de prioridades. Eu nunca vou me cansar de dizer que para ser produtivo você precisa ter bem claras quais suas prioridades. Senão, você não tem uma base para conseguir gerenciar seu tempo e suas tarefas e acaba caindo na mesma situação de sempre: um milhão de coisas para fazer e falta de tempo para lidar com todas elas.

Suas prioridades são a bússola que te guia na hora de ordenar suas tarefas (o que é mais importante e, portanto, precisa ser feito primeiro?) e organizar seu tempo (para o quê eu preciso dedicar mais tempo?). Sem saber suas prioridades tudo parece ter a mesma importância ou então nada tem importância nenhuma e você passa dia após dia fazendo as mesma coisas, sem nem saber porquê.

E como saber suas prioridades? Autoconhecimento! (desculpem, vou repetir essa palavras inúmeras vezes ao longo desse post). Você precisa se conhecer muito bem, saber o que quer, aonde quer chegar e o que é importante para você, para poder identificar suas prioridades. E se você acha que tudo é prioridade, mais uma vez entra o autoconhecimento: porque você não consegue realmente priorizar algo, identificar o que é mais importante? Medo de deixar algo para trás? Medo de fazer uma escolha errada e priorizar algo sem sentido? Você só consegue responder essas reflexões se conhecendo muito bem e sendo sincero com você mesmo, sem se esconder atrás das desculpas que todo mundo usa.

Aqui também podemos falar sobre metas. Talvez você não consiga definir suas prioridades porque não tem claras quais são as suas metas. E aí, também, entra um fator que pode explicar uma possível falta de motivação. Se você não sabe qual objetivo quer alcançar, como se manter motivado nas suas tarefas diárias? A sequência é: suas metas definem suas prioridades e suas prioridades guiam seu planejamento e suas atividades diárias e esse conjunto ajuda a te manter motivado. Se não for assim, você provavelmente é uma pessoa muito ocupada, com mil afazeres, mas no fundo sente e sabe que não é produtiva.

E temos ainda a assustadora procrastinação. O que mais se encontra por aí são dicas para se livrar dela, eu mesma já compartilhei várias. Mas sempre digo que para tais dicas funcionarem é preciso entender a causa por trás da procrastinação. E são várias as opções: medo de falhar, de não conseguir alcançar o resultado desejado, de fazer escolhas erradas; medo de não ser capaz de executar aquela tarefa ou não saber como começar; estar sempre se distraindo ou sendo interrompido; se sentir desmotivado e não saber qual a razão para fazer determinada atividade.

caderno canetas frase eu sou bom o suficiente

Foto de Hello I’m Nik  em Unsplash

Muitos desses motivos podem ser traduzidos em uma característica específica: perfeccionismo. E aqui não estou falando da busca saudável de fazer o melhor que podemos. Falo da preocupação excessiva com a perfeição, que te paralisa e te impede de agir por medo de não se bom o suficiente, por estar sempre esperando condições ideais  ou por buscar um resultado irreal. Para entender direitinho se isso acontece com você e, se não, qual seria a causa por trás da sua vontade de procrastinar, o autoconhecimento é fundamental.

Ainda falando de busca pela perfeição, ela tem um componente de necessidade de ter controle sempre, porque quando você procura sempre uma perfeição idealizada pode surgir o sentimento de que só você pode realizar as tarefas da maneira certa. Daí surge uma dificuldade de delegar tarefas o que te leva a se sobrecarregar com tarefas e responsabilidade que poderiam ser atribuídas a outras pessoas.  E esse é um caminho certo para arruinar a sua produtividade. E você precisa de uma dose de auto reflexão para perceber isso.

E trazendo um pouco essa questão do autoconhecimento para a prática podemos falar sobre gerenciamento de energia. Eu já falei aqui no blog que é comum nossos níveis de energia oscilarem ao longo do dia, é um processo fisiológico. E cada indivíduo tem uma variação diferente: existem pessoas que estão super dispostas pela manhã e outras que sentem mais energizadas a tarde. Assim, você precisa identificar qual momento do dia você está mais ativo e usar esse momento para fazer suas tarefas mais difíceis e complicadas.  Existe uma técnica de produtividade que recomenda começar o seu dia fazendo a sua tarefa mais difícil ou a mais importante. Mas se você não tem seu pico de energia pela manhã essa dica não vai funcionar para você.

E são muitos os aspectos em que o fato de se conhecer ajuda a melhorar sua produtividade: saber quantas horas de sono você precisa, por exemplo. Ou por quanto tempo consegue se manter focado. Entender como seu cérebro funciona na hora de procurar alguma coisa é importante na hora de criar o seu sistema de arquivamento, ou seja, onde e de que forma você vai guardar suas coisas (desde de objetos até os arquivos no seu computador).

Finalizando, a ideia que eu quis passar é a seguinte: existem inúmeras técnicas de produtividade, muitos métodos de organização. Nenhum deles é “o melhor” então na hora de escolher qual usar (ou até se optar por não usar nenhum) você tem que entender quais problemas do seu dia a dia você precisa corrigir. Precisa saber quais suas necessidades, para identificar o que vai funcionar para você e o que não vai. E é através do autoconhecimento que você encontra as respostas para essas perguntas.

Até mais,

Juliana Sales

Como criar novos hábitos

Vamos falar hoje sobre hábitos? Algo que eu acredito é organização e produtividade não são situações momentâneas ou metas a serem alcançadas; ser uma pessoa organizada e produtiva é algo que se aprende, uma forma mais fácil e tranquila de viver a vida. Até por isso, envolve desenvolver novos hábitos e mudar outros.

Ano passado eu fiz uma enquete no Instagram sobre quais eram as maiores dificuldades que as pessoas tinham na hora de se organizar. As respostas geraram dois posts bem legais no blog (que você pode ler aqui e aqui) e uma das dificuldades que apareceu foi de fato conseguir tornar habituais os processos de organização e o uso de ferramentas e técnicas de produtividade. Por exemplo, é preciso criar o hábito de se planejar, seja diária ou semanalmente; ou o hábito de anotar as coisas na sua Caixa de Entrada e, claro, de verificar depois suas anotações.

Mas mesmo sabendo da necessidade de se criar novos hábitos para se organizar melhor e ser mais produtivo, muitas pessoas afirmam não conseguir. De fato, criar novos hábitos ou se livrar de hábitos antigos não é fácil. E para isso, é preciso combinar dois aspectos: ciência e estratégia. E isso vale para qualquer tipo de hábito, seja relacionado ou não a organização e produtividade.

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Minhas ferramentas de organização para 2020

Eu já fiz um post aqui no blog falando sobre o meu sistema de organização, ou seja, quais ferramentas e técnicas eu uso para organizar minhas tarefas, projetos, planos, metas e atividades em geral. O que eu digo sempre é que não existe uma forma ideal de se organizar, ou jeito certo ou errado. O que existe é encontrar a ferramenta e a técnica que atendam suas necessidades e se adaptem a sua rotina.

Até por isso, de tempos em tempos eu acabo fazendo algumas alterações no meu sistema, mudando as técnicas e trocando as ferramentas. Quando acontece do meu dia a dia, da minha rotina mudar, eu adapto o que eu uso para acompanhar minhas necessidades. E, eu admito, às vezes mudo por puro capricho, porque cansei de alguma ferramenta ou porque quero testar algo novo.

Então, nesse post, eu trago uma atualização de quais ferramentas eu estou usando para me organizar. Para quem não se lembra ou não viu o post que eu linkei acima, em julho eu usava as seguintes ferramentas:

  • um bullet journal: onde eu centralizava toda a organização das minha atividades, planejando meu mês, minha semana, anotando compromissos e prazos e controlando o andamento dos meus projetos e metas.
  • caderno de notas: usado como caixa de entrada.
  • Trello: gerenciamento de projetos. Cronograma, objetivos, etapas, tudo relacionado ao planejamento e controle de todos os meus projetos.
  • OneNote: para arquivar informações em geral e especialmente as relacionadas aos meus projetos. Também para anotações de materiais de estudo e às vezes como uma versão digital da minha caixa de entrada.
  • Google Calendar: organização do blog (planejamento de posts e divulgação).

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Os posts mais lidos em 2019

Como já é tradição aqui no blog, o primeiro post do ano sempre traz os conteúdos que fizeram mais sucesso no ano anterior, os posts mais acessados.

Em 2019 o blog cresceu de uma forma muito legal. Foram 56 post publicados e em outubro ultrapassamos as 4000 visualizações mensais. No aniversário do blog, em setembro, teve a Semana da Produtividade, onde eu fiz 5 dias seguidos de posts, com um passo a passo de como começar a se tornar uma pessoa mais produtiva, melhorando a forma de administrar suas tarefas e usar seu tempo. Outra coisa legal foi o projeto de leitura do blog, onde eu me propus a ler e compartilhar aqui um resumo/resenha por mês de um livro sobre organização/produtividade.

Esse ano também eu comecei a oferecer os serviços de assistente virtual, uma ideia que surgiu graças a demanda aqui do blog. Foi uma forma que eu encontrei de conseguir ajudar ainda mais que se encontra perdido em meio a um sem fim de tarefas, não consegue obter resultados e não tem tempo para nada. Esse ano eu pretendo aprimorar a prestação desse serviço, bem como tenho outros projetos legais relacionados ao blog.

Vamos ver então quais os conteúdos mais populares do blog esse ano. Considerando apenas os post publicados durante 2019, os post mais acessados foram:

  1. Organização e Clareza Mental: aqui eu falo um pouco sobre como o processo de organização pode te ajudar a pensar melhor e ver as coisas com mais clareza.
  2. Como é o meu Sistema de Organização: post onde eu conto quais ferramentas e técnicas  eu uso para organizar meu dia a dia, minhas tarefas, projetos e atividades em geral.
  3.  Vamos falar sobre como criar uma Rotina da Manhã?: esse post fala de como rotinas são ferramentas poderosas para melhorar nossa produtividade e como a forma como começamos nosso dia influencia todo ele.

Se considerarmos tudo que já foi publicado no blog, desde quando ele surgiu lá em 2017, os post mais vistos esse ano foram:

  1. Organize sua Casa – Guia Básico do Método FlyLady: post com as principais informações sobre como funciona a metodologia FlyLady e como aplicá-la no dia a dia, na organização e rotina de limpeza da sua casa.
  2. Método RPM – Mantenha o Foco nos Resultados: explicação sobre o método RPM, usado para organizar tarefas e atividades. A ideia é que focar nos resultados pode ser a chave para aumentar sua produtividade e realizar suas metas.
  3. Porque você precisa ter cuidado com o Excesso de Informação: esse post, que rendeu até uma matéria para a revista Abeeon Empreende (clica no link para ver a edição da revista com a matéria!), explica como o excesso de informação nos prejudica e o que fazer para lidar com isso.

Outra vez agradeço a todo mundo que me acompanha por aqui, seja desde o começo do blog seja quem chegou agora. Se isso aqui começou como um hobby, hoje eu sinto um compromisso com vocês, de compartilhar o que eu sei sobre o assunto e poder ajudar quem quer ser mais organizado e mais produtivo. O retorno que eu recebo, nos comentários, nas redes sociais e principalmente por e-mail é muito legal e me sinto muito satisfeita por essa troca.

E que venha 2020 e que seja um ano excelente para todos nós.

Até mais,

Juliana Sales

 

Boas Festas!

Oi gente!

Esse post aqui é só para desejar a todos que me acompanham por aqui um Feliz Natal e uma Ano Novo cheio de coisas boas!

Agradeço a todo mundo que me acompanha, seja aqui no blog, no Instagram ou Facebook. Eu comecei o blog como um hobbie e não imaginava que ele teria tantos acessos e tanta gente buscando saber mais sobre organização e produtividade, um assunto que eu tanto gosto. E se ele começou apenas como um hobbie hoje é bem mais que isso. É um compromisso que eu tenho com quem me acompanha e que gosta do conteúdo que eu trago pra cá. O blog cresce a cada dia e espero que continue assim. Muitos planos e novos projetos aparecem no horizonte!

Então, aproveitem o Natal, festejem o Ano Novo e que 2020 seja um ano de sucesso e realização para todos nós.

Até mais,

Juliana Sales

feliz natal que 2020 seja repleto de coisas boas