2 erros que fazem sua lista de tarefas não funcionar

Eu sempre digo que fazer uma lista de tarefas é a forma mais simples de começar a se organizar para ser produtivo. Se a sua vida está um caos e você precisa melhorar sua produtividade, o jeito mais fácil e rápido de começar é fazendo uma To Do List, ou seja, uma lista de coisas para fazer, uma lista das suas tarefas.

Mas eu vejo muita gente dizendo que isso não funciona, que já listou suas tarefas e mesmo assim não saiu do lugar, que a lista de nada adiantou. Ora, a lista de tarefas é apenas uma ferramenta e, como toda ferramenta, precisa ser usada de forma correta para funcionar. Eu já falei por aqui porque é tão legal o uso de listas na organização e para melhorar a produtividade. O post de hoje fala de erros que a maioria das pessoas comete e que faz com que a lista de tarefas não cumpra sua função, de facilitar sua vida.

Confundir sua lista de tarefas com sua caixa de entrada

Um grande erro pode acontecer assim que você começa as escrever as tarefas na sua lista. Vamos lá, como você faz a sua lista de tarefas? Eu já li em vários lugares indicações do tipo: “liste tudo que está na sua cabeça”, “liste todas as suas tarefas”.  E isso não está errado, muito pelo contrário, é muito benéfico e positivo você tirar as coisas da sua cabeça e armazená-las externamente. Eu sempre repito isso.

Mas sabe essa quantidade enorme de coisas que você escreveu, que descarregou da sua mente? Isso aí não é uma lista de tarefas. É sua caixa de entrada. Para quem não sabe, caixa de entrada é o lugar onde você registra tudo que está passando pela sua cabeça e tudo que chega até você. Isso serve justamente para aliviar a sobrecarga mental e liberar seu cérebro do esforço (desnecessário) de ficar te lembrando o tempo todo de coisas aleatórias em momentos inoportunos.

O problema é que algumas pessoas podem querer usar essa lista, que é fruto do descarrego mental, como uma To Do List. E isso nunca vai dar certo por vários motivos, mas principalmente porque as coisas ali estão todas misturadas. Ninguém tem (nem precisa ter) muito critério na hora de fazer essa limpeza mental em uma caixa de entrada. Você simplesmente anota as coisas a medida em que se lembra delas ou quando elas surgem na sua mente. Então ali podem existir itens de ação, tarefas com prazo ou data/horário específicos, tarefas que são partes de projetos maiores, tarefas que dependem de outras pessoas, coisas que podem ser delegadas, ideias de projetos futuros.

Além disso, justamente por as coisas anotadas ali não passarem por nenhum critério, o volume de itens é imenso. Se você trabalha com listas diárias de tarefas certamente perceberá logo de cara que é impossível fazer tudo que está listado em um único dia. Talvez nem uma semana seja suficiente. E qual a sensação quando você tem uma quantidade enorme de coisas para fazer e sabe que não haverá tempo para tudo? Frustração, desânimo, estresse. Ou seja, sentimentos que prejudicarão ainda mais a sua produtividade porque são desmotivadores.

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Foto de Emma Matthews em Unsplash

Como transformar então essa “lista de coisas aleatórias” anotadas na sua caixa de entrada em uma To Do List? São necessários dois passos: organização e priorização.

Vamos começar analisando e organizando as coisas registradas. Isso seria o equivalente ao conceito de “esclarecer” no método GTD: analisar cada item e direcioná-lo para o lugar certo.

  • se for um prazo ou uma atividade com horário e data definidos, coloque no seu calendário;
  • se for algo em que você está esperando algum posicionamento de outra pessoa, ou que você irá atribuir a outra pessoa (delegar), você pode incluí-la em uma lista de “aguardando“/” tarefas delegadas“, respectivamente;
  • se for uma ideia de um projeto futuro, pode incluir na sua lista de “Algum dia/talvez” (mais um conceito que vem do GTD).

Percebem que a ideia é organizar cada item ali anotado e colocá-lo em seu lugar específico? Separando adequadamente, você inevitavelmente irá criar uma verdadeira To Do List, onde constam apenas as tarefas que de fato você quer/precisa fazer naquele dia ou semana. Então aquilo que eu chamei antes de “lista de coisas aleatórias”, ao ser devidamente analisada, dará origem a diversas listas, entre elas a verdadeira To Do List.

Ainda dentro do contexto da organização, você pode organizar a lista de tarefas em si agrupando as diversas atividades ali, seja por similaridade, por contexto ou da forma que mais fizer sentido para você. Aí nós entramos no segundo passo que eu mencionei: priorização.

Saiba que, mesmo após organizar as coisas anotadas na sua caixa de entrada, separar em listas diversas e criar a sua To Do List, você ainda pode ter uma grande quantidade de coisas a fazer.  Agora é a hora de priorizar. Critérios de priorização são coisas bem pessoais, pois só você sabe o que é mais importante para você. Mas existe um certo consenso em algumas coisas. Por exemplo, atividades com prazos curtos e que atrapalharão o andamento de outras atividades (suas ou de terceiros) tendem a ser priorizadas. Igualmente, tarefas que contribuem para suas metas de longo prazo e fazem parte de projetos importantes, também são consideradas prioridades. Se quiser saber mais sobre isso, eu já fiz post sobre como definir suas prioridades.

Não se planejar

Ok, você já organizou os itens da sua caixa de entrada, criou e organizou sua To Do List e estabeleceu suas prioridades. Agora vem uma parte que eu sei que muita gente torce o nariz, mas eu acho muito importante para fazer a sua lista de tarefas funcionar: planejamento. Nem que seja o mínimo possível.

Você tem listadas as suas tarefas, mas quanto tempo você tem para executá-las? Um dia? Uma semana? Um mês? Para mim, particularmente, o prazo ideal é uma semana. Um dia é um intervalo de tempo muito curto, faz perder a visão de longo prazo. E um mês é um período muito longo, que pode estar sujeito a imprevistos e mudanças de rota. Eu faço, é claro, um planejamento mensal (para projetos) que inclusive é sustentado pelo planejamento anual, que trata das grandes metas e objetivos. Mas em termos de ação, gosto de me planejar a cada semana, também usando como base o planejamento mensal. Quanto ao meu dia, eu apenas gerencio, não planejo detalhadamente.

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Foto de Jessica Lewis em Unsplash

Enfim, o que eu quero dizer é que após ter organizadas e devidamente priorizadas as tarefas dentro da sua To Do List, você precisa planejar a execução dessas tarefas, no sentido de estabelecer quanto tempo você tem disponível e/ou quanto tempo é necessário para cada tarefa. Mesmo que não queira fazer um planejamento completo e detalhado, no mínimo você precisa saber quanto tempo leva para fazer cada tarefa, quanto tempo você tem ou em quanto tempo você precisa terminar.

No post sobre planejamento semanal, eu já falei como isso funciona para mim: a minha semana contém as tarefas relacionadas ao projetos de longo prazo e as tarefas corriqueiras ou mais curtas. O que eu faço é listar tudo relacionado à semana: compromissos, prazos, tarefas do dia a dia, tarefas partes de projetos. Essa é a minha “lista de coisas aleatórias”. Depois faço a separação como eu expliquei ali em cima: compromissos e prazo são anotados no calendário e as tarefas são distribuídas ao longo da semana. Ás vezes eu nem faço essa distribuição, dependendo do tipo ou quantidade de coisas que precisam ser feitas: apenas mantenho a To Do List semanal, e com o correr dos dias vou realizando as tarefas. Mas eu nunca faço uma To Do List diária sem ter por base a semanal. Não falei sobre a priorização, mas é algo bem intuitivo e automático para mim: não preciso pensar muito para identificar quais tarefas são prioritárias porque tenho bem claras minhas prioridades. Então, apenas uso um marca texto, por exemplo, para destacar essas tarefas e pronto.

Por fim, dois pontos importantes. O primeiro é que você precisa transformar em hábito a elaboração da sua lista de tarefas. Como em todos os métodos de organização e produtividade, como em quase tudo na vida, é necessário consistência para obter resultado. Não adianta fazer uma lista de tarefas essa semana, deixar para lá, ficar presos a urgências e imprevistos, e fazer outra lista daqui a um mês. Você precisa estar constantemente listando e organizando suas tarefas.

O segundo ponto é a revisão. Obviamente você deve checar constantemente sua lista para saber quais tarefas você tem para fazer. Senão, a To Do List perde todo o sentido. Por isso não adianta, por exemplo, fazer a sua lista em uma folha solta de papel e depois não saber onde ela foi parar . Para além disso, ao acabar o tempo estipulado  para realizar suas tarefas, você deve revisar sua lista. Ver o que foi feito, checar o que não foi e buscar entender porque. Isso é essencial para traçar a próxima lista e manter suas atividade em andamentos.

Me contem, vocês fazem lista de tarefas? Percebem que elas ajudam? Ou são daqueles que acham que não funciona? Por que? Pode ser por causa de um dos erros que eu citei aqui? Me contem tudo!

Até mais,

Juliana Sales.

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Vamos falar sobre foco?

Não é preciso consultar um dicionário para saber o que é foco. Podemos definir foco como a capacidade de nos manter concentrados em determinada ação ou tarefa. Eu já expliquei por aqui a diferença entre foco e concentração, porque sim, as definições são diferentes. Mas em termos práticos podemos ter a liberdade de considerar as duas palavras como sendo sinônimos.

Todos sabem também que conseguir se manter focado é essencial para ser uma pessoa produtiva. Um dos fundamentos da produtividade é a atenção e foco nada mais é do que direcionar e manter nossa atenção sobre determinada coisa/assunto. Existem algumas técnicas de produtividade, como o Deep Work que falam principalmente sobre a importância de gerenciar nossa atenção e focar o máximo possível em nossas tarefas.

Claro que isso não é tão simples. Vivemos em um mundo de distrações, com notificações de mensagens chegando a todo instante, pessoas nos chamando, telefones tocando, tarefas e obrigações novas surgindo. E justamente por isso, por estarmos rodeados por esse excesso de informação, se torna ainda mais importante sermos capazes de direcionar nossa atenção, ou seja, mantermos nosso foco.

A boa notícia é que diversos estudos apontam que podemos treinar nossa capacidade de nos mantermos focados. Cal Newport, defensor do conceito de Deep Work e autor de um livro sobre o assunto, afirma que concentração e foco são habilidades que podem ser treinadas e desenvolvidas.

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Usando o método DRD para organizar suas tarefas e planejar sua semana

Eu já fiz um post aqui no blog sobre o livro do Geronimo Theml, Produtividade para quem quer tempo. Esse livro é ótimo, porque ele é super completo, quase um guia passo a passo para ser uma pessoa mais produtiva. Ele traz muitos conceitos e técnicas úteis, mas vai além disso, propondo reflexões que ajudam a entender exatamente o motivo do uso de cade técnica e porque a aplicação de cada conceito é importante.

O post de hoje é sobre uma técnica desenvolvida pelo Theml, que ele entende como sendo uma evolução da agenda. Acho que todo mundo que busca ser mais produtivo entende a importância de se planejar e manter suas tarefas organizadas. Existem diversas formas de fazer isso: listas de tarefas, calendários, as tradicionais agendas, planner, bullet journal, aplicativos de celular.

Muitos especialistas da área de organização e produtividade defendem que a agenda deveria ser usada apenas para marcação de compromissos, para coisas que envolvam dias e horários específicos e prazos. Até certo ponto faz sentido, mas de qualquer forma precisamos também de algum lugar para anotar nossas tarefas. O importante é separar de forma clara o que tem prazo e o que não tem, o que é compromisso e o que é tarefa, o que tem que ser feito em determinado dia e o que você gostaria de fazer naquela dia.

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Evitando a multitarefa: o que fazer para não cair nessa armadilha de produtividade

Um dos primeiros post aqui do blog foi sobre o quanto multitarefa é prejudicial a nossa produtividade. Isso porque, fisiologicamente falando, o nosso cérebro não é multitarefa. Ao tentarmos fazer duas (ou mais) tarefas simultaneamente, o que acontece é que o cérebro alterna sucessivamente entre uma e outra, dividindo nossa atenção entre elas. Isso, além de causar estresse e sobrecarregar o nosso cérebro, faz com que não nos concentremos de fato em nenhuma das coisas que estamos fazendo além de acostumar nossa mente a não passar muito tempo focada em uma única coisa.

Acontece que nos dias de hoje a maioria de nós tem realmente uma grande quantidade de coisas para fazer e a tentação de multitarefar é grande, ainda mais considerando que isso é visto como bons olhos pela sociedade, como se fazer várias coisas ao mesmo fosse sinônimo de eficiência e produtividade. E, na realidade, não é (se quiser entender detalhadamente porque não, é só clicar no link que eu deixei no parágrafo anterior para ler o post sobre o assunto).

Essa questão da multitarefa é um assunto particularmente relevante para mim porque eu fui durante muito aquele tipo de pessoa que fazia várias coisas ao mesmo tempo e mais, me orgulhava disso. Desde que descobri que o resultado era prejudicial e não benéfico, tenho trabalhado para deixar de agir assim. No começo foi complicado e muitas vezes me peguei pensando que a minha produtividade tinha na realidade diminuído. Mas com o passar do tempo percebi uma grande melhora, não só na minha eficiência, mas também na minha concentração e na minha capacidade de me manter focada.

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Produtividade e equilíbrio

Eu sempre reforço por aqui a ideia de que produtividade é um caminho, uma forma de chegar aos seus objetivos. Produtividade é estilo de vida, é o modo como você divide o seu tempo entre suas tarefas e obrigações e seus momentos de descanso e lazer, entre o que você tem que fazer e o que quer fazer.

Produtividade não é estar ocupado, muito pelo contrário. Quando você é de fato produtivo, são grandes as chances de você conseguir ter mais tempo livre. Produtividade também não é buscar obsessivamente mais tempo para fazer cada vez mais tarefas, para trabalhar mais.  Quem é produtivo realiza suas tarefas obrigatórias de forma eficiente, otimizando seu tempo, de modo a conseguir fazer TODAS as outras coisas, afinal, sua vida não é (ou não deveria ser) só o seu trabalho e suas obrigações.

Por isso produtividade e equilíbrio andam lado a lado. São quase sinônimos. Nesse post eu quero propor essa reflexão porque tenho visto por aí algumas coisas que tem me feito pensar. Uma dessas coisas, que acho que eu até já falei por aqui, é que parece que buscar ser mais produtivo e organizado “está na moda”. Todo mundo quer melhorar nesse ponto, o que é ótimo, mas eu não vejo as pessoas parando para refletir sobre porque elas querem ser produtivas.

Eu não tento ser cada dia mais produtiva só porque hoje em dia isso parece ser quase uma obrigação. Eu busco melhorar minha produtividade para fazer meu trabalho de forma mais eficiente. Para ter tempo suficiente para me dedicar aos meus outros projetos que não são profissionais. Para ter tempo de sair com os amigos, ir ao cinema, ler um livro, assistir séries.  Quero ter tempo para meus hobbies, para ficar com quem eu gosto, para me alimentar bem, para fazer atividades físicas ou simplesmente para ficar a toa e descansar. E tudo isso sem atrapalhar meus projetos profissionais e pessoais.

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