12 aplicativos e sites que ajudam você a se manter produtivo

Eu falo muito aqui no blog sobre técnicas e métodos de produtividade para te ajudar a administrar melhor o seu tempo e ter uma vida mais produtiva. No post de hoje eu quero falar um pouco sobre ferramentas para aplicar esses métodos, qualquer que seja o que você utiliza. Ou mesmo se não usar nenhum, acredito que pode usar essas  dicas apenas para ter o dia a dia mais eficiente.

Eu sei que muita gente prefere o velho e bom papel e caneta na hora de se organizar e se planejar. Eu também gosto bastante, mas em algumas situações um aplicativo pode ser muito mais eficiente. Para mim, na verdade, ambas as formas são complementares. Mas isso é questão de gosto pessoal, cada um usa o que funciona melhor para si.  De qualquer modo, acho que vale a pena conhecer essas opções que eu trago no post de hoje.

Google Keep

É um serviço do Google, que serve basicamente para anotações. É como se fosse o aplicativo de notas do seu celular, só que mais evoluído. Primeiro porque é online, então você consegue usar e acessar mesmo que não esteja usando o celular. Além disso você também pode adicionar áudio e imagens e colocar lembretes com alarmes que são ativados por horário ou por local. É compatível com smartphones, tablets e computadores.

Remember the milk

Trata-se de um sistema de gerenciamento de tarefas, onde elas podem ser agendadas e ter seu andamento acompanhado. Ele funciona basicamente como uma to-do list, onde você insere suas tarefas e pode adicionar informações como o prazo de conclusão da tarefa, se ela é recorrente, organizar e agrupar tarefas similares, dentre outras funções. Está disponível para android e IOS e também pode ser usado em desktop.

Todoist

É o que uso para organizar meus projetos e as tarefas relacionadas a eles. É muito fácil de usar e permite sincronização entre vários dispositivos. Está disponível para android e IOS, possui versão web, extensão para diversos navegadores (Chrome, Firefox e Safari), além de desktop Windows e Mac. É gratuito, mas possui uma versão paga com mais funções e ferramentas. Mas a versão gratuita me atende perfeitamente bem.

Como eu disse, eu uso mais para acompanhar o andamento dos meus projetos, mas pode ser tranquilamente usado para gerenciar as tarefas do dia. Quando você adiciona suas tarefas na caixa de entrada elas ficam automaticamente listadas na pasta “Hoje”, mas é só  clicar em configurações para ajustar a data certa, além de adicionar lembretes, vincular a algum projeto se ela fizer parte de um e ainda marcar como prioritária se for o caso.

MindMeister

Eu já falei aqui no blog sobre mapas mentais e o MindMeister é uma das melhores ferramentas online para elaborá-los. Ele não é um software, então você não precisa baixar nada para usar, é só acessar o site e criar uma conta. Uma desvantagem disso é que também não é possível baixar os mapas mentais que você faz (pelo menos na versão gratuita), ou seja, os mapas ficam salvos apenas online. Ele funciona para windows, mac ou linux e, no caso de dispositivos móveis, existe o app para IOS e android. Também é possível o compartilhamento dos seus mapas bem como a integração com uma ferramenta de gerenciamento de processos e tarefas da mesma empresa, o MeisterTask. O MindMeister possui uma versão gratuita, cujo maior problema é permitir a elaboração de apenas 3 mapas mentais. Os planos pagos possuem quantidade ilimitada de mapas e permitem exportar os mapas criados e anexar arquivos e imagens, bem como algumas outras vantagens

página inicial mind meister

Página inicial do site do MindMeister

Wunderlist

O Wunderlist é basicamente um app de listas. Você pode fazer desde a sua lista de tarefas até a sua lista de compras, passando pela lista de livros que você quer ler. Ele permite também a configuração de lembretes para não se esquecer de nenhuma tarefa e de datas de conclusão para não perder prazos.. É possível compartilhar suas listas e está disponível para ser usado tanto em dispositivos móveis (IOS, android e windows phone) quanto na versão web.  Algumas outras funcionalidades: uso de pastas para agrupar listas relacionadas, notificações, uso de hashtags e intercâmbio com e-mail.

Evernote

O Evernote serve principalmente para organizar informação. Ele conta com cadernos e notas onde você pode anotar o que quiser. Cada caderno é formado por várias notas e também existem etiquetas para ajudar na organização, além de ser possível compartilhar notas e cadernos. É possível acrescentar links, checklists, tabelas, arquivos anexos e até gravações de áudio. Existe a possibilidade de criar uma conta gratuita bem como planos pagos que contam com mais recursos. Pode ser usado tanto através do seu site quanto em aplicativo disponível para android e IOS e em computadores windows e mac.

Trello

O Trello, junto com o Todoist formam a base da minha estrutura de organização (uso muito também o tradicional papel e caneta, mas em termos de ferramentas online são esses dois que me ajudam a gerenciar meus projetos e tarefas).

O funcionamento do Trello envolve quadros e listas. Cada quadro na verdade é uma lista de listas, ou seja, você pode, por exemplo,  definir um quadro como sendo um projeto qualquer e dentro dele dá para criar várias listas com tudo relacionado aquele projeto.É possível ainda adicionar comentários, carregar arquivos (seja do seu computador ou de algum site de armazenamento online), incluir checklists, etiquetas e prazos (datas de entrega). Pode ser usado no computador e em aplicativos para android e IOS.

Se no Todoist eu controlo meus projetos em andamento, no Trello estão todos os meus projetos, os parados, os em andamento e os que ainda quero começar. Basicamente, quando eu estou trabalhando em algum projeto eu migro ele do Trello para o Todoist, onde eu detalho todas as tarefas relacionadas à ele. No Trello eu não gerencio tarefas, apenas os projetos. Exceto aqui para o blog, onde todo o controle fica lá, de post a serem escritos, a serem publicados, temas que eu ainda quero pesquisar. Deixo essas tarefas no Trello ao invés do Todoist porque eles são sempre as mesmas, então acho mais fácil de gerenciar, migrando cada assunto/tema entre os cartões “pesquisar”, “escrever”, “publicar”.

site trello

Exemplo de um quadro do Trello (imagem tirada do próprio site)

Clockwork Tomato / Pomodoro Timer Lite / Tide

Coloquei esses três juntos porque eles são muito parecidos e servem para aplicar o nosso já tão conhecido método Pomodoro. Todos estão disponíveis na Play Store e funcionam de maneiras semelhantes. O Clockwork Tomato é ao mesmo tempo um temporizador, um relógio e um registro de atividades e permite diversas configurações, como as cores e o som do alarme. O Pomodoro Timer Lite é um dos mais simples e seu design limpo ajuda a evitar distrações. É possível adicionar tarefas para cada bloco de tempo e personalizar a duração dos intervalos. Por fim, o diferencial do Tide é que, durante os blocos de trabalho, ele disponibiliza sons de natureza para serem ouvidos, com o objetivo de ajudar a manter a concentração e a relaxar. Dos três, o único disponível para IOS é o Tide, os demais apenas para android.

Thirty

O Thirty é um aplicativo um pouco diferente dos outros que eu falei nesse post. Admito que ainda não o testei,  pois o conheci há pouco tempo. A proposta dele é ser um acompanhador de hábitos. Ou seja, você define um hábito que quer passar a ter, insere no app e vai registrando diariamente o seu progresso. Segundo a própria descrição na Play Store, mais do que um aplicativo para te ajudar a desenvolver novos hábitos, ele é um “coach online”, que te ajuda a trabalhar e manter-se motivado ao criar uma nova rotina de hábitos. Ele me parece ser interessante para pequenos hábitos que queremos desenvolver como ler alguns minutos todos os dias, meditar, coisas assim. Se alguém aqui já usou, me conta nos comentários o que acha dele. Está disponível para android, IOS, windows phone e na versão web.

Forest

Esse também é um app um pouco diferente, mas eu achei a proposta dele bem interessante. Ele é feito para aquelas pessoas que não conseguem largar o celular e estão o tempo todo olhando alguma coisa nele. A ideia é que você “plante uma semente” no aplicativo e use um temporizador para determinar quanto tempo ela vai levar pra crescer. Esse tempo é o que você vai levar trabalhando, ou seja, nesse tempo você vai se concentrar na sua tarefa e não vai mexer no celular. Se você for utilizar seu celular e por qualquer motivo sair do aplicativo, a sua árvore “morre”.  Ele se baseia no sentimento de realização de ver a sua árvore “viva” e no senso de responsabilidade com ela. É uma coisa simples, mas que pode funcionar e ajudar muita gente. Ao longo do dia você pode ir plantando várias árvores até ter uma floresta, e pode também acompanhar sua evolução na semana ou no mês. Está disponível tanto para android quanto IOS.

Essas são as dicas de aplicativos que eu quis trazer hoje. Claro que existem inúmeros aplicativos e sites que se propõe a ajudar a melhor a produtividade, organização e gestão do tempo, então aqui eu falei dos que eu conheço, já usei ou pretendo usar. O que eu recomendo é testar e ver com qual você se adapta melhor. É o que eu sempre digo: produtividade só funciona na prática.

Você já conhecia os aplicativos que eu falei nesse post? Usa algum deles? Recomenda outro que não tenha aparecido aqui? Me conta nos comentários!

Até mais,

Juliana Sales

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Sobre tarefas e projetos

Há pouco tempo eu fiz um post aqui no blog sobre alguns métodos de produtividade bem simples e fáceis de aplicar. Um deles foi o método Action, que se baseia na ideia de que todas as nossas tarefas, absolutamente todas as nossas atividades, são projetos.

Depois desse post eu recebi alguns e-mails com dúvidas de pessoas que não entenderam muito bem como isso funcionava. Por exemplo: é fácil perceber que “entregar um relatório” é um projeto porque essa atividade envolve várias etapas e cada etapa pode representar uma tarefa ou ser composta por várias delas. Assim o projeto “entregar relatório” pode conter as tarefas: pesquisar assunto, escrever relatório, realizar cálculos, revisar, imprimir, entregar.

Mas e quando a tarefa é simplesmente “ligar para fulano”? Nesse caso,  o projeto “ligar para o fulano” contém uma única tarefa: ligar para fulano. Parece bobo, mas quando começamos a ver todas as nossas atividades sob essa perspectiva, fica mais fácil gerenciá-las. Se preferir, pode usar as duas classificações: tarefa, para atividades individuais e projeto, para um agrupamento de várias tarefas. É tudo questão de ponto de vista.

Outra forma de ver as coisas é se perguntar: por que você precisa ligar para o fulano? Para tratar de um assunto de trabalho? Então essa ligação é uma tarefa do projeto ao qual esse assunto se refere. É para pedir uma dica de viagem? Nesse caso faz parte do projeto “planejar viagem de férias”. Talvez seja apenas para jogar conversa fora? Pode incluir no projeto “manter contato frequente com os meus amigos”. Claro que existem coisas que invariavelmente serão apenas uma tarefa individual mesmo, sem nenhum propósito maior, coisas que você simplesmente precisa fazer e pronto.

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Você pensa demais?

Ser produtivo envolve vários aspectos. Para mim ser produtivo é conseguir ter tempo para fazer minhas obrigações e tempo para o lazer; é equilibrar minhas tarefas com meus momentos de descanso. Para isso, duas coisas são indispensáveis: organização e planejamento.

Ninguém consegue ser produtivo no meio da bagunça. Organização nos poupa tempo e nos faz ver tudo com mais clareza. Planejamento é o que nos norteia e nos orienta quanto ao que precisamos fazer e quando.

Mas esses dois fatores tão fundamentais quando se fala de produtividade podem se tornar dois grandes vilões se não tomarmos cuidado. Pense comigo: do que adianta planejar tudo se na hora de fazer o planejamento não sai do papel? Ou se você passa mais tempo planejando do que realmente fazendo alguma coisa?

Você pode usar várias ferramentas de produtividade, testar todas as técnicas e metodologias que quiser, mas nada disso vai trazer resultado se você não “colocar a mão na massa” e começar a trabalhar.

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Como enfrentar os ladrões de tempo e tornar seus dias mais produtivos

Todos nós já dissemos coisas como: “nossa, hoje o tempo voou!” ou “eu preciso de algumas horas a mais no meu dia”. Todos nós as vezes (alguns o tempo todo) já nos sentimos atropelados pelo passar do tempo, como se ele passasse mais rápido de propósito, apenas para que não consigamos fazer tudo que precisamos.

Ao contrário, existem pessoas que parecem sempre ter tempo para tudo. Fazem mil e uma coisas, dão conta de várias atividades, são pontuais, não perdem prazos e ainda conseguem ter tempo para hobbies e para um bom descanso. Qual o segredo?

Bom, a verdade é que o dia de todo mundo tem as mesmas 24 horas. A questão chave é como você administra essas 24 horas. Eu já falei um pouco aqui no blog sobre isso, principalmente nesse post sobre time boxing. Tem haver com gerenciar o seu tempo, planejar suas atividades e usar o seu tempo da melhor forma possível.

Nesse sentido, uma das coisas que mais leva nosso tempo embora sem que a gente perceba são os ladrões de tempo. O nome é auto-explicativo: são aquelas atividades que roubam o tempo que deveríamos estar usando com nossas tarefas importantes, nossas obrigações e nossos hobbies. Ladrões de tempo gastam nosso tempo sem nos trazer nenhum benefício como resultado: não nos dão a sensação de dever cumprido por realizar tarefas obrigatórias e nem contribuem para alcançar nossas metas e objetivos; sequer nos dão a satisfação que um hobbie proporciona.

O conceito de ladrões de tempo é antigo e acredita-se que tenha sido criado pelo americano Alec Mackenzie, escritor e palestrante sobre gestão do tempo.  Mackenzie aborda a ideia em seu livro Armadilha do Tempo (The Time Trap, no original).

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3 métodos simples e práticos para melhorar sua produtividade

Se você quer ser uma pessoa mais produtiva existem vários métodos e técnicas que você pode usar. Existem desde de técnicas mais simples às mais complexas, técnicas para iniciantes nesse mundo da produtividade até as mais avançadas; métodos visuais ou abstratos e que exigem maior ou menor comprometimento.

Pode parecer complicado definir um método para usar, mas a escolha é simples: fique sempre com o que funciona melhor para você. Selecione o que mais se adapta ao seu gosto, a sua rotina e aos seus objetivos. Se preferir, combine dois ou mais métodos de forma que atenda a sua necessidade.

Aqui no blog eu já apresentei algumas metodologias:  Time Boxing e Kanban Pessoal são alguns exemplos de técnicas que eu já expliquei. No post de hoje eu trouxe três técnicas bem simples, que você pode começar a usar assim que acabar de ler esse conteúdo. Você só vai precisar de papel e caneta (ou um editor de textos/app de notas) e um tempinho disponível.

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