Arquivamento: uma parte fundamental da sua organização

Quando se fala em organização logo associamos com a ideia de manter cada coisa em seu lugar. E sim, essa é a definição mais básica de organização, colocar tudo em seu devido lugar, de forma que esteja a mão ou facilmente encontrável quando necessário.

E colocar cada coisa em seu devido lugar parece ser fácil. E até é. O problema maior é definir qual esse lugar, aliás, qual o melhor lugar. E claro, manter tudo funcionando. Eu vejo que é aí que muita gente falha na hora de se organizar, o que leva as pessoas a pensarem que organização é difícil, é chato e que elas não nasceram para isso.  ´

Por isso é importante que, qualquer que seja o método de organização que você escolha, tenha uma atenção especial ao que podemos chamar de sistema de arquivamento. Isso nada mais é do que a forma como você guarda as suas coisas. Suas roupas, sua papelada, até arquivos digitais. O jeito como tudo é armazenado é fundamental para que um sistema de organização funcione.

Vamos começar do começo então: o que é um sistema de organização? De forma bem ampla é a forma como você gerencia sua vida como um todo. Como cuida de seus compromissos, suas tarefas, suas atividades diárias, seus projetos de longo prazo. Mas nesse post eu quero falar especificamente sobre a forma que você guarda as suas coisas. Sejam objetos físicos ou arquivos digitais. Portanto, o foco desse texto é como manter as coisas guardadas de forma organizada. Sobre compromissos e tarefas eu já falei algumas vezes aqui no blog. Se você quiser ler mais sobre isso, pode ir até esse post onde eu falo sobre organização para ser mais produtivo ou esse, sobre como organizar suas tarefas.

Quando falamos de armazenamento, existem dois conceito bem importantes: sistema de arquivamento e taxonomia pessoal. Sistema de arquivamento é a forma que você escolhe para guardar as suas coisas. Por exemplo:

  • se você coloca as suas roupas no guarda roupas separadas por cor, o seu sistema de arquivamento é baseado em cores;
  • se você guarda seus livros na estante em ordem alfabética, seu sistema de arquivamento é em função do alfabeto;
  • se os projetos da sua empresa são armazenados em uma pasta para cada cliente, o sistema de arquivamento é de acordo com os nomes do clientes.

Um sistema de arquivamento é importante porque quando você precisa encontrar o orçamento que enviou para um cliente X, saberá que ele está na pasta do cliente X. E se que ler determinado livro já sabe em que parte da estante onde ele está.

estante organizada

Fonte: Foto de Siniz Kim em Unsplash

Taxonomia pessoal é um termo que eu vi pela primeira vez no livro do Christian Barbosa, A Tríade do Tempo. Segundo o autor, taxonomia nada mais é do que a forma que usamos para categorizar informações e envolve técnicas de classificação, categorização, agrupamento e hierarquização, tanto de informações quanto de coisas físicas.

O Christian defende que devemos usar a mesma taxonomia pessoal em todas as áreas de nossa vida, desde as nossas gavetas, passando pelo computador e até os grandes projetos profissionais. Eu entendo que isso facilitaria enormemente o processo de arquivamento e a busca de itens, mas admito que na prática é algo que não implantei. Meu computador é organizado de uma forma e os papéis e documentos refletem essa organização. Mas minha estante, por exemplo, é organizada de forma totalmente diferente. E tem funcionado bem pra mim. Por isso é que eu digo sempre que quando de fala de produtividade e organização pessoal, o importante não é seguir rigidamente um método e sim aplicar de forma que seja efetivo para cada um.

Acredito que esses conceitos expressam de forma clara como funciona um sistema de organização: defina um critério para guardar suas coisas (taxonomia) e quais ferramentas serão usadas (pastas, caixas, gavetas, arquivos). Vamos falar um pouco sobre como isso funciona na prática.

Arquivamento no ambiente de trabalho

Qualquer que seja a área em que você trabalha, provavelmente você lida com dois tipos de material: papelada (impressões, apostilas, documentos, etc) e arquivos digitais (e-mails, planilhas, apresentações, relatórios, etc). A primeira recomendação é que você use a mesma taxonomia para organizar arquivos físicos e digitais. Ou seja, se você tem uma pasta na gaveta para cada cliente, os arquivos no computador também devem ficar em pastas separadas por cliente. Assim como eventuais pastas que você crie dentro do seu e-mail. Parece óbvio, mas muita gente não pensa nisso.

A segunda dica é: não deixe acumular muita coisa para ser guardada. Imagine que durante a semana você trabalha com três novos clientes. Além disso, preciso trabalhar em relatórios para cinco clientes antigos. Se você deixar para guardar tudo isso ao fim da semana, o trabalho será maior e provavelmente a disposição para fazê-lo será menor. Então, guarde o que não estiver usando. Arquive itens novos assim que chegarem.

Agora você deve estar se perguntando: mas como eu defino a forma como irei guardar meus arquivos? Talvez você não goste da resposta, mas a verdade é que não existe uma fórmula pronta. Não há uma forma ideal. A escolha é mais intuitiva do que qualquer outra coisa. Isso porque ele deve ser feita em função de quem irá acessar os arquivos: você. Só você sabe identificar qual a melhor forma para localizar uma informação sem perder tempo. Deve ser algo fácil, tanto na hora de guardar quanto na hora de resgatar um arquivo. Senão, não irá funcionar. E aí, não adianta usar um método super famoso, ou organizar tudo de forma perfeita, se na prática não cumpre a função de facilitar a sua vida.

De qualquer forma, seguem algumas sugestões. Você pode escolher uma delas, combinar mais de uma ou usar como inspiração para criar algo que se adapte ao seu dia a dia.

  • Por cliente: uma pasta (ou outra forma de armazenamento) para guardar todos os papéis referentes a cada cliente. Lá ficarão absolutamente todos os documentos e informações relacionadas aqueles cliente.
  • Por setor: finanças, impostos, recursos humanos, dentre outras.
  • Por tipo de documento: relatórios, orçamentos, contratos, propostas, recibos.
  • Por ordem alfabética: eu, particularmente, acredito que a ordem alfabética é uma ideia melhor para sub classificações. Se você tem uma pasta só para clientes e dentro dela uma subdivisão como o nome de cada cliente, os nomes podem ficar em ordem alfabética.

flatlay livros notebook lápis papel

Fonte: Foto de Aleks Dorohovich em Unsplash

Arquivamento pessoal

Para mim essa área de organização é mais complexa, até pela quantidade de material a ser organizada e pela diversidade. Arquivamento pessoal pode ser referir a sua estante, seus documentos, seus projetos, sua casa de forma geral.

Em casa

Eu sei que eu estou devendo falar sobre organização da casa, já me pediram isso por aqui. E eu preciso confessar: sou muito organizada com minha vida profissional, meus estudos, meus compromissos e meus projetos pessoais. Mas em termos de organização de casa eu ainda me perco um pouco as vezes. De qualquer forma, tenho um monte de dicas anotadas, coisas que já testei e que ainda quero testar, e pretendo fazer um post falando sobre isso.

Como eu disse antes, organização em casa envolve diversas coisas. Ela trata de como você guarda tudo o que tem dentro da sua casa. Mas de qualquer forma a ideia é a mesma de qualquer tipo de organização: estabeleça um critério que te ajude a guardar e encontrar as coisas rapidamente e de forma fácil.

Organize suas roupas por cor ou por estação ou ainda por ocasiões. Seus livros podem ser arrumados em ordem alfabética de autor/título. por gênero, por assunto. Os itens no armário da cozinha por ordem de tamanho ou frequência de uso. Já que eu pretendo fazer um post só sobre isso, não me vou me estender muito nesse tópico.

Computador

A primeira sugestão é separar os arquivos pessoais dos profissionais. Se por algum motivo você armazena arquivos do trabalho no seu computador pessoal, mantenha todos juntos em uma pasta separada, que deverá estar organizada seguindo os mesmo princípios usados no seu trabalho.

Suas fotos e vídeos podem ser organizados por data, por ocasião ou por assunto. Faça da forma que mais lhe agradar e que facilitará qualquer busca futura. Eu organizo minhas fotos por data e acho ótimo assim.

Arquivos gerais podem ser categorizados em grandes áreas ou temas. Analise os arquivos do seu computador e veja quais tratam de assuntos similares e podem ser agrupados. Normalmente essas áreas representam assuntos que você tem interesse e costuma pesquisar sobre, os seus hobbies. Assim, você pode ter pastas como: viagens, carros, decoração, culinária, música, artesanato, enfim, quaisquer que sejam os temas que te interessam. Se você tem filhos, pode querer ter um pasta só para arquivos relacionados a eles. O mesmo vale para animais de estimação.

Papelada

Papel é uma das coisas que mais acumulamos. Mesmo com toda a vida digital que possuímos ainda existe muito papel sendo utilizado no nosso dia a dia. Temos cartas, faturas, boletos, contas, documentos, recibos.

Aqui também existem diversos critérios. Você pode separar por categorias, como as que eu mencionei no parágrafo anterior. Documentos importantes podem ser guardados por data ou por conteúdo (documento do carro, da casa, do trabalho, das crianças, plano de saúde, seguro, previdência, diplomas/certificados). Recibos e comprovantes de pagamento também podem ser organizados por data/ano (IPTU, IPVA, imposto de renda) ou por área (financiamentos, impostos, empréstimos, mensalidades, aluguel, contas).

Boletos  e contas a pagar devem estar a mão, para que não se perca o prazo de pagamento. Recomendo que só  sejam arquivado depois do pagamento efetuado.

Papeis com valor sentimental (cartas, cartões postais, trabalhos escolares do filhos) podem ser classificados por ano ou mesmo mantidos todos juntos, uma vez que você guarda mais pelo apego do que pela necessidade de consulta futura. Aqui entram também antigos diários/agendas que você por acaso tenha interesse em guardar.

Quanto a documentos pessoais, mantenha-os sempre juntos (certidão de  nascimento, casamento, passaporte). Se você é responsável pela organização dos documentos de todas as pessoas da casa, pode ter uma pasta para cada um

Para finalizar esse post, algumas dicas gerais:

  • Não caia na tentação de criar uma pasta “aleatórios” no seu computador ou deixar um “cantinho da bagunça” na sua casa ou no seu escritório. Existem grande chances de que coisas importantes se percam ali, principalmente se você estiver em um momento de preguiça para analisar as coisas e guardá-las em seus devidos lugares. Além de que, a maior parte do que está ali, provavelmente poderia ser descartada.
  • Se você não consegue se livrar desse cantinho da bagunça ou da pasta aleatórios, pode ser um sinal de que o seu sistema de arquivamento não é o ideal para você. Como eu mencionei no começo do post, o ato de armazenar algo deve ser intuitivo. Você deve ser capaz de dizer rapidamente onde algo deve ser armazenado e encontrar com facilidade algo que foi guardado. Se não for assim, o sistema vai mais te atrapalhar do que ajudar. E você não terá motivação para mantê-lo, já que não verá resultados.
  • Caso você não tenha tempo ou as circunstâncias não permitam que você incorpore ao seu sistema de arquivamento um item novo assim que ele chega, mantenha-o na sua caixa de entrada, até que seja possível arquivar. Não crie uma pasta ou um local temporário. Mantenha a mão o que estiver usando. Guarde o que não estiver.

Eu quis falar aqui no blog sobre arquivamento porque é onde eu vejo que mutas pessoas se perdem na hora de se organizar. Então é importante pensar nisso no momento em que você decide ser uma pessoa mais organizada. Além disso, eu falei sobre o assunto de forma bem geral porque eu acredito mesmo que quem pode decidir a melhor forma de organizar suas coisas é você.

Me conta nos comentários como você arquiva suas coisas? E se estiver tudo uma bagunça, que tal se animar para começar a organizar?

Até mais,

Juliana Sales.

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Método RPM: mantenha o foco nos resultados.

O RPM (Rapid Planning Method ou, em português, Método de Planejamento Rápido) é uma metodologia desenvolvida por Anthony Robbins, um famoso escritor, palestrante e coaching norte-americano. É um método bastante simples, que propõe organizarmos nossas tarefas em função do objetivo ao qual elas estão relacionadas.

Segundo a metodologia, não devemos focar no que precisamos fazer, em quais as nossas tarefas e sim no que desejamos alcançar, nos nossos objetivos. Tendo nosso propósito em mente fica mais fácil definirmos e priorizarmos nossas tarefas, além de nos permitir trabalhar no que de fato é importante para nós e não para os outros.

A ideia por trás do método é algo que já falei por aqui: tudo o que nós fazemos, todas as nossas tarefas tem (ou deveriam ter) um propósito. É só parar um pouquinho para ver que isso faz muito sentido. Afinal, por que você trabalha? Alguns (ainda poucos, infelizmente) podem dizer que trabalham porque gostam do que fazem. Mas a maioria trabalha por que tem contas a pagar. Uma família para sustentar. Uma viagem que deseja fazer. Algum bem que almeja comprar.

Robbins, o criador do método, aponta que o problema em se guiar por uma lista de tarefas é que focar no que precisamos fazer não garante que estamos de fato progredindo em relação as nossos objetivos. As listas de tarefas nos mantém ocupados e, como eu sempre digo por aqui, estar ocupado não é a mesma coisa que ser produtivo. Podemos passar o tempo todo ocupados com afazeres que em nada contribuem para chegarmos aos nossos objetivos.

Robbins afirma ainda que, mais do que um sistema de gerenciamento de tempo ou de tarefas, o RPM é um sistema de pensamento que ensina a focar nos resultados que queremos obter e não apenas nos afazeres que precisamos realizar.

É simples, mas não necessariamente fácil, encontrar o propósito de cada tarefa que fazemos. Basta se perguntar: por que estou fazendo isso? Por que é importante? O que estou buscando alcançar? O que pode acontecer se eu não fizer? As respostas a essas perguntas indicam o objetivo de cada tarefa.

post rpm flat lay planner caneta teclado

Fonte: Foto de STIL em Unsplash

É importante pensar sempre em termos de resultados porque é isso que fundamenta o método RPM. Para entender melhor o funcionamento, o processo pode ser dividido em 3 componentes principais.

  • Foco e clareza: ter sempre em mente o resultado que queremos alcançar, os motivos pelos quais fazemos as nossas tarefas. É importante também que os resultados sejam específicos, definidos em termos concretos que você possa medir. Por exemplo, se você quer um aumento e recebe apenas 1 real a mais no seu salário, seu objetivo terá sido alcançado? Se quer emagrecer e perder apenas 1 kg em 3 meses poderá dizer que obteve o resultado desejado?
  • Finalidade: além de saber o resultado desejado é preciso ter consciência do porque, de qual a razão que te leva a buscar esse resultado. Esse é um importante componente motivacional, uma vez que entender porque queremos alguma coisa ajuda a manter foco no caminho e não desanimar diante de dificuldades.
  • Plano de ação: são as ações que precisam ser executadas para chegar até o resultado que você quer, as tarefas a serem feitas.

Pode-se dizer então que são três as perguntas a serem respondidas para aplicar o método RPM: o que eu realmente quero? por que eu quero isso? quais ações devo realizar para que o que eu quero aconteça? É importante que as questões sejam respondidas nessa ordem porque se você não sabe o que deseja e o porquê antes de criar um plano para chegar até seu objetivo, suas ações não serão sustentáveis ao longo do tempo e através dos problemas e obstáculos.

Na prática, são poucos os passos a serem seguidos: listar todas as tarefas, reuni-las em grupos, determinar o resultado esperado para cada grupo e organizar a execução das tarefas.

Listando as tarefas

Para começar, faça uma lista de tudo o que você precisa fazer. Não se preocupe em organizar de qualquer forma as tarefas, apenas vá anotando a medida em que as tarefas forem surgindo na sua mente. A organização será feita depois. Anthony Robbins chama esse processo de captura e isso tem muito sentido uma vez que lembra o conceito semelhante que faz parte do método GTD.

Assim como David Allen, Robbins acredita que manter as tarefas flutuando em sua mente apenas aumenta o estresse, além do risco constante de você se esquecer de algumas coisa. Portanto, o recomendado é que você documente cada tarefa que deve ser concluída, cada objetivo e até mesmo situações e idéias que exigem sua atenção.

Organizando a lista de tarefas

Após escrever todas as tarefas, organize-se juntando as que são similares. Use como critério agrupar as tarefas que estão relacionadas, que fazem parte de uma mesma área da sua vida. Robbins exemplifica: quais tarefas, situações e metas estão relacionadas a dinheiro ou finanças? Quais se relacionam com a família e relacionamentos? Quais estão ligados ao seu desenvolvimento pessoal? Quando você começa a pensar em suas tarefas como agrupamentos de resultados desejados, é possível manter o estresse sob controle e se concentrar nos objetivos maiores, em vez de ficar sobrecarregado com os mínimos detalhes.

mesa caderno caneta celular

Fonte: foto de Dose Media em Unsplash

Identificando o resultado

Agrupadas as tarefas, a próxima etapa é identificar qual o propósito de cada grupo, qual o resultado esperado. Observe que para isso as tarefas precisam ter similaridades. Talvez seja preciso reagrupar as atividades de modo que o objetivo fique mais claro. Aqui também é o momento de priorizar as tarefas, ou seja, identificar, dentro de cada grupo, quais as mais importantes para o que o resultado seja alcançado. Lembre-se também de manter um equilíbrio entre os grupos, para não descuidar de nenhuma área da sua vida.

Focando no propósito

Identificar o resultado é fundamental para se ter sempre em mente qual o motivo pelo qual fazemos cada uma de nossas tarefas. Isso é a base do que é proposto pelo método: trabalhar nosso cérebro para focar nos objetivos que queremos alcançar e não no que precisamos fazer. Entender porque fazemos o que fazemos ajuda a se manter motivado. No post que eu já fiz aqui falando sobre motivação esse foi um ponto importante que eu mencionei: ter em mente o que queremos alcançar e porque é um aspecto fundamental para se manter motivado.

O que eu gosto nessa metodologia é que ela foca mais em mudar a forma de encarar nossas tarefas do que simplesmente propor formas de organizá-las. Observe que o ponto chave do método é focar nos resultados. Tudo gira em torno dos objetivos e do propósito: são eles que guiam nossas ações diárias e a forma como lidaremos com elas. Métodos de gerenciamento de tempo e de organização de tarefas existem aos montes. Mas mais importante do que usar mil e uma técnicas é ter uma mentalidade voltada para resultados, desenvolver um mindset produtivo, criar a intenção de equilibrar nossa vida e não apenas trabalhar e se encher de tarefas que não levam a lugar nenhum e algumas vezes apenas nos deixam cansados e infelizes.

Claro que os métodos de administração de tempo e gestão de tarefas funcionam e tem sim muita utilidade. Você inclusive consegue obter resultados com ele mesmo se não trabalhar sua mentalidade. Entretanto, tais métodos combinados com o trabalho mental certamente nos levam muito mais longe.

Esse método é um pouco diferente dos que eu já falei por aqui justamente por focar na mudança de pensamento. O que você achou da metodologia? Acha que cuidar dessa parte mental é realmente importante? Você se preocupa com isso? Me conta nos comentários, vamos trocar algumas ideias!

Até mais,

Juliana Sales

Método 5S – aprenda como usar para melhorar sua organização pessoal

Acredito que já comentei aqui no blog que cursava uma pós-graduação, a qual finalizei no mês passado. Meu curso era de especialista em gestão da produção e da qualidade e o foco era ensinar os princípios, técnicas e ferramentas aplicáveis à empresas e indústrias no gerenciamento da qualidade e da produção. Estou contando isso porque o curso me fez enxergar algo muito interessante: a gestão da qualidade em uma empresa tem ligação direta com a sua produtividade. E embora o conceito de produtividade para uma empresa ou indústria seja ligeiramente diferente daquele referente à produtividade pessoal, eu percebi muitas similaridades.

Assim, eu acredito que muitas ferramentas aplicadas na gestão da qualidade de uma empresa podem ser adaptadas e usadas como técnicas de produtividade e organização pessoal. Essa não é, claro, uma ideia nova que eu criei na minha cabeça. Uma rápida pesquisa nos mostra que diversas pessoas também acreditam nisso e é possível encontrar conteúdo variado sobre adaptação de ferramentas do mundo empresarial na gestão da sua vida pessoal.

Eu até já falei um pouco sobre isso por aqui: tem um post apresentando o Kanban e como ele pode ser aplicado na vida pessoal. No post da série Manual da Organização onde eu tratei de organização do ambiente físico, eu mencionei uma outra ferramenta, o 5S. Lá eu falei sobre essa técnica de forma resumida. No post de hoje eu trago informações mais completas.

5S é uma filosofia de trabalho japonesa, surgida logo após o fim da Segunda Guerra Mundial. Foi fundamental para recuperar as indústrias do país após a devastação causada pela guerra. Dentro do contexto da qualidade, o 5S é considerado o primeiro passo para a implantação de um sistema de gestão, uma vez que ele proporciona um ambiente limpo, organizado e motivador. O propósito é fazer mais usando menos: obter maiores e melhores resultados usando menos recursos, menos tempo, menos espaço, menos dinheiro.

Dessa forma, podemos utilizar o 5S para organizar os mais diversos setores da nossa vida. No post sobre organização do ambiente físico eu escrevi acreditar que o 5S poderia ser utilizado para organizar qualquer ambiente físico. Hoje eu penso que, além disso, os princípios podem servir para organizar qualquer coisa, desde nosso arquivos eletrônicos até nossos pensamentos, projetos e ideias.

Vejamos então quais os conceitos propostos pelo método. O nome 5S deve ao fato de que cada S se refere a uma palavra japonesa, e essas cinco palavras contém os fundamentos para realizar e manter a organização. As cinco palavras japonesas são: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

significado cada s do 5s

Seiri – senso de utilização

Em uma indústria, Seiri se refere a avaliar o ambiente e separar o que é necessário do que é desnecessário. Analisar o espaço de trabalho e identificar o que é realmente é útil e importante e o que está apenas ocupando espaço. O que for considerado desnecessário é descartado ou utilizado em outro lugar.

Trazendo para a nossa realidade, a ideia é separar o que realmente pertence ao local que você está organizando e o que não deveria estar ali. Antes de organizar é preciso eliminar o que é desnecessário. Afinal, não se organiza tralha. Lembrando que desnecessário pode ser algo realmente inútil (e que vai para o lixo ou pode ser doado dependendo das condições) ou algo que apenas não pertence aquele lugar.

Esse conceito pode ser aplicado em casa e no escritório. Em gavetas, estantes, mesa de trabalho, guarda roupas, armário da cozinha. Enfim, qualquer ambiente que você queira organizar. De forma similar pode ser usado também para organizar o seu computador ou seus e-mails e até mesmo planos e projetos.

Avalie seus arquivos eletrônicos: de quais você realmente precisa e quais são inúteis? Existe algum duplicado ou que contém uma versão antiga? Se sim, podem ser deletados. O mesmo vale para os e-mails: delete tudo que não tem utilidade ou motivo para ser guardado. E quanto aquele projeto que você abandonou ou não tem mais interesse? Aquela ideia que você teve mas não foi pra frente? Descarte! Jogue fora!

Para arrumação física: jogue fora papéis inúteis que ocupam espaço em sua mesa e suas gavetas. Doe aquelas roupas que você não usa mais e estão só enchendo seu guarda roupas. O mesmo vale para aqueles livros da faculdade que você guardou porque achou que ia precisar, mas nunca mais abriu.

Seiton – senso de organização

No contexto original se trata de organizar o ambiente de trabalho de forma eficaz. Depois de eliminar o que é desnecessário, organize o que ficou. Coloque cada coisa em seu devido lugar e arrume de forma a otimizar o fluxo de trabalho.

O conceito reflete a definição de organização: colocar cada coisa em seu devido lugar. Em um ambiente físico isso é fácil: deixe a mão, sobre a mesa de trabalho, apenas o que usa com frequência. No caso do armazenamento defina critérios que tenham um sentido lógico para você e que te ajudem na hora de encontrar determinado objeto: organize suas roupas no guarda-roupas por cor ou por situação; ordene os livros por autor; guarde os copos por tamanho, organize documentos por assunto ou data. Esses são apenas exemplos, use algum critério que faça sentido para você.

A ideia é identificar e ordenar as coisas, de forma que seja fácil encontrá-las. Para arquivos no computador, crie pastas chaves, que reúnam assuntos similares e organize os arquivos dentro delas em ordem cronológica ou alfabética. Vale lembrar a dica de usar nomes que permitam identificar o conteúdo do arquivo sem precisar abri-lo. Se você precisa manter seus e-mails por algum motivo, crie pastas e classifique-os em categorias em vez de manter tudo misturado na caixa de entrada.

Aqui funciona o princípio básico da organização: coloque cada coisa em seu lugar e defina o lugar de cada coisa utilizando critérios lógicos.

desktop organizado

Foto de Jeff Sheldon em Unsplash

Seiso – senso de limpeza

Senso de limpeza não se trata apenas de sujeira, mas também de manter o ambiente bem cuidado, não permitindo o acúmulo de bagunça e coisas desnecessárias. Tão importante quanto eliminar o desnecessário e organizar suas coisas é mantê-las dessa forma. Esse conceito, portanto, é consequência direta dos dois anteriores.

Então, não permita que os papéis se acumulem de novo sobre a sua mesa. Ao tirar uma roupa do armário ou um livro da estante, não bagunce o que ficou e depois do uso devolva para o mesmo lugar de onde tirou. Evite um novo acúmulo de e-mails na sua caixa de entrada.

Seiketsu – senso de padronização

No contexto da gestão da qualidade se refere a criar padrões que possibilitem a manutenção das melhorias obtidas com os itens anteriores.

Se trata de transformar as ações propostas pelos 3S anteriores em hábitos que permitam a sua manutenção. Esse conceito existe em função do anterior. Se o Seiso se refere a manutenção da limpeza e organização, o Seiketsu trata de criar formas de ação padronizadas que permitam essa manutenção.

A ideia é criar o hábito de descartar sempre o que é inútil e desnecessário e de manter cada coisa em seu devido lugar. É implementar de fato no dia a dia esse conceito. Pode-se dizer também que se trata de desenvolver uma atitude mental que foque nos conceitos transmitidos. As ações padronizadas dão suporte para a construção desse mindset.

O padronização também diz respeito a estabelecer um sistema de arquivamento, seja de papéis ou de documentos eletrônicos. O mesmo vale para a forma com que você guarda qualquer coisa:  roupas, livros, utensílios de cozinha, alimento, produtos de limpeza. É a ideia trazida pelo seito, colocar cada coisa em seu lugar. Mas aqui se trata de padrões que ajudam a determinar qual o lugar de cada coisa. Faz parte também da forma de lidar com cada item novo que chega: um papel, um documento, um e-mail, uma roupa nova. De que forma esse item deve ser encaixado no seu sistema de organização, no seu modo de guardar as coisas?

Shitsuke – senso de disciplina

É o que da fato sustenta o funcionamento da metodologia. Para praticar as ações propostas, para estabelecer padrões e criar hábitos é preciso disciplina. É o comprometimento necessário para fazer as mudanças e manter as melhorias obtidas. Envolve tanto o fortalecimento da mentalidade quanto a motivação para manter a organização.

Faz parte desse conceito também a inclusão de outras pessoas no seu sistema de organização se for o caso. Todos que dividem a casa com você devem contribuir para mantê-la organizada. No escritório, todos devem fazer parte do movimento de organização. Não adianta você organizar a sua parte se o outro não faz o mesmo, ou pior, se bagunça o que você arrumou. Claro que é difícil responder por outras pessoas, mas sempre tente ensinar como se organizar, mostrar os ganhos e benefícios e manter a motivação.

O que mais me agrada no método 5S é que, mais que uma metodologia, é uma filosofia a ser seguida, tanto que requer a definição de padrões e disciplina. Além disso, enquanto os três primeiro itens são bem práticos e propoem ações concretas, os dois últimos tem mais haver com mentalidade, com mudar a forma como vemos as coisas.

Me conta nos comentários: o que você achou da metodologia? Já conhecia? Acha que dá para aplicar no seu dia a dia? Os conceitos fazem sentido para você?

Até mais,

Juliana Sales

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Como melhorar sua administração do tempo: dicas simples e eficientes

No post de hoje eu quero falar sobre gestão do tempo. Sempre tenho batido na tecla aqui no blog de que produtividade é fazer as coisas de forma eficiente, buscando encontrar um equilíbrio entre o que precisamos e o que queremos fazer, entre lazer e trabalho, entre obrigação e diversão.

Isso está diretamente ligado a saber lidar com o tempo que nós temos. Todos tem as mesmas 24 horas no dia. A questão é organizar da melhor forma possível o uso que fazemos dessas horas.

Planejamento

A primeira dica e a mais fundamental de todas é: planeje seu dia. Planejamento é uma ferramenta indispensável para uma boa gestão do tempo. Planejar é uma atitude proativa, onde priorizamos o que é importante e evitamos urgências; é deixar de viver de forma reativa e pensar antecipadamente sobre o que vivemos.

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Produtividade para quem quer tempo, Geronimo Theml

O post de hoje faz parte de uma categoria que eu criei aqui no blog recentemente, onde eu trago indicações e resumos de livros que tratam de produtividade, organização e assuntos similares. Para ver os post publicados até agora, clique aqui.

O livro de hoje é de um autor brasileiro muito conhecido quando se fala de produtividade. Estou falando do Geronimo Theml, empreendedor, coach, palestrante e especialista em produtividade, mudança de comportamento, coaching e empreendedorismo. E o livro em questão é o Produtividade para quem quer tempo.

Para mim, se trata de uma das obras mais completas sobre produtividade, porque ele não trata apenas de técnicas e dicas. Tem isso também, claro, mas ele propõe uma reflexão muito válida: você quer ser mais produtivo por quê? Ou, de acordo com o nome do livro, você quer mais tempo para fazer o quê?

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