3 técnicas simples de produtividade

Eu já falei aqui no blog de várias técnicas de produtividade, desde as mais simples, para que está começando a se interessar pelo assunto, até as que são um pouco mais complexas, e envolvem, além do gerenciamento de tarefas e do tempo, definição e realização de metas.

Para quem está entrando no assunto agora e nunca usou/testou nenhum método, eu recomendo iniciar da forma mais simples possível. Não adianta muito querer um método mais complexo, se você não sabe nem por onde começar.

Eu trouxe no post de hoje três métodos que tem propostas bem simples. Claro que a medida em que você vai se aprofundando no tema, é interessante usar métodos mais complexos e abrangentes, bem como se preocupar também com técnicas de organização, já que produtividade e organização andam lado a lado. Mas os métodos que vamos falar a seguir já são um ótimo começo.

Eat the frog

Esse técnica propõe algo bem simples: se você tem uma tarefa chata, difícil, complicada ou especialmente importante para fazer, faça logo no começo do dia. Sim, engula de uma vez esse sapo e depois você poderá se dedicar com calma e atenção as suas outras atividades.

Trata-se de um conceito difundido por Brian Tracy em seu livro “Comece pelo mais difícil“. Resumidamente, o livro mostra como identificar nossa tarefa mais crítica – aquela mais importante e que produzirá maior impacto – e explica como e porque devemos nos dedicar a ela em primeiro lugar, antes de todas as outras coisas.

Não é difícil entender a ideia por trás desse conceito. Primeiro porque se uma tarefa é importante, obviamente o quanto antes ela for feita, melhor. Tanto por sua importância intrínseca quanto pela forma que a sua execução influenciará as demais tarefas. Se além de importante, tratar-se de uma tarefa chata ou difícil, ao fazê-la logo no começo do seu dia, toda as demais tarefas serão “mais fáceis”, uma vez que o mais difícil você já fez. Isso pode funcionar como uma fator de motivação para realizar as tarefas do seu dia, porque você sente que “o pior já passou”.

calendario caneta

Foto de rawpixel em Unsplash

Don’t break the chain

Esse método é especialmente indicado para quando você está tentando desenvolver um novo hábito, seja ele qual for. Também conhecido como técnica Seinfeld (sua popularização se deve ao comediante Jerry Seinfeld),  a proposta é absurdamente simples: tenha um calendário e com o passar dos dias vá marcando nele sempre que fizer a ação relacionada ao hábito você está tentando implantar.

É um simples monitoramento, que te ajuda a acompanhar o andamento das suas ações e funciona como um poderoso elemento motivador, porque ao ver vários dias marcados no calendário você se sente satisfeito por “não quebrar a corrente” e tende a ter maior facilidade em continuar praticando a ação, pelo simples fato de manter “a corrente” inteira.

E a ideia não funciona só para implantar um hábito novo. Ela também é indicada quando você tem um grande projeto a fazer, como escrever um trabalho de conclusão de curso, por exemplo. Você sabe que tem um trabalho pendente mas não consegue deixar de procrastinar, seja porque o trabalho parece muito grande ou  muito complicado.

Aqui vale o princípio de que é melhor andar um pouquinho e devagar todos os dias do que nunca sair do lugar. Se você precisa escrever seu trabalho de final de curso, como eu mencionei no exemplo, se proponha a trabalhar um pouco nele todos dias, mesmo que seja por pouco tempo. E vá marcando no calendário os dias em que você fez isso, criando uma corrente. Além do fator motivacional de ver que o trabalho está realmente saindo do lugar existe o sentimento de que você não está enrolando e sim fazendo o que precisa ser feito, mesmo que aos poucos.

Pomodoro

Acho que muita gente já ouviu falar sobre a técnica Pomodoro, eu mesma já a mencionei várias vezes em posts por aqui. E mesmo quem nunca ouviu esse nome pode ser que use a técnica mesmo assim, já que ela é bastante intuitiva. A técnica propõe programar e seguir blocos de tempo dedicados ao trabalho alternados com pequenos intervalos de descanso.

Desenvolvido originalmente por Francesco Cirillo no final dos anos 80, a recomendação é a seguinte:

  • Faça blocos de trabalho de 25 minutos.
  • Faça um intervalo de 3 a 5 minutos de descanso para cada um desses blocos de 25 minutos.
  • Quando completar 4 blocos de 25 minutos trabalhados, faça um intervalo maior de descanso (em torno de 15 minutos e nunca maior do que 30 minutos).

Os intervalos de tempo podem ser alterados para que se adaptem melhor a sua realidade. Mas usando sempre o bom senso: não faça blocos de trabalho muitos longos –  pois depois de certo tempo perdemos naturalmente nossa capacidade de concentração e precisamos de uma pausa – nem blocos de descanso muito longos (por motivos óbvios, já que você deve passar mais tempo trabalhando do que descansando).

despertador

Foto de Lukas Blazek on Unsplash

Então aqui estão três métodos simples, que não dão nenhum trabalho para serem aplicados e que podem fazer uma boa diferença na sua produtividade. Para quem está indeciso, já leu sobre vários métodos e não consegue optar ou achou tudo muito complicado e trabalhoso, sugiro escolher uma dessas dicas aqui (ou até as três, por que não?).

Claro que só isso não trará uma solução definitiva para seus problemas de produtividade, mas já é um bom primeiro passo. Vocês tem alguma outra dica simples, que vocês usam e que funciona bem? Me contem!

Até mais,

Juliana Sales

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Modelo Natural de Planejamento: aprenda como funciona e realize seus objetivos

Muito se fala nessa época (inclusive aqui no blog) sobre metas. Mas enquanto grande parte das pessoas fala somente em resoluções, em ideias abstratas que com o passar dos dias acabam ficando esquecidas, eu gosto de falar de metas que se convertem em objetivos, que são planejadas e executadas dia a dia, a fim de serem de fato alcançadas.

Eu já falei algumas vezes no blog (por exemplo, aqui e aqui) sobre como é possível trazer suas metas para a sua rotina, para que elas sejam realmente concretizadas. E eu sempre digo que algo fundamental para realizar uma meta é um bom planejamento.

Hoje eu quero falar sobre um conceito que faz parte da metodologia GTD e é explicado por David Allen no seu livro sobre o método “Getting Things Done: A arte de fazer acontecer“. Trata-se do Modelo Natural de Planejamento ou, simplesmente, MNP.

David Allen defende que nosso cérebro tem uma forma natural de planejar as coisas que, na realidade, é a forma mais lógica e prática de planejar qualquer tarefa. O problema é que a maioria das pessoas em vez de seguir essa forma natural, tende a planejar de forma reativa, “antinatural”. Ele aponta que as pessoas simplesmente não planejam, e quando surge um problema ou alguma crise, o instinto imediato é agir, “fazer alguma coisa” para lidar com a situação. E o erro é justamente esse: não se deve começar a agir sem saber qual seu objetivo, onde se quer chegar, que resultado se quer obter. Agir por agir, além de não ser a melhor escolha, normalmente faz com que fiquemos rodando em círculos, sem sair do lugar. Temos aí a figura daquela pessoa que está sempre ocupada, mas não é produtiva.

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Os posts mais lidos em 2018

Primeiro post do ano ainda é naquele clima de revisar o ano que passou, comemorar nossos acertos e aprender com nossos erros.

2018 foi um ano bem legal aqui no blog. Foram 55 posts publicados e ultrapassamos a marca de 1000 visualizações mensais. Em setembro o blog fez um ano e tivemos uma  comemoração especial, com uma semana com posts todos os dias. Foi bem cansativo, mas recompensador e trouxe muito retorno.

Vamos então fazer uma retrospectiva: dentre todos os posts publicados esse ano, quais foram os mais lidos/acessados? Segue a lista.

  1. Kanban Pessoal – um método para organizar suas tarefas e melhorar sua produtividade
    O Kanban é uma ferramenta de gestão da qualidade, típica do ambiente industrial. Mas com as devidas adaptações,  pode ser usado além desse contexto: serve para o gerenciamento de tarefas em qualquer ambiente de trabalho bem como das tarefas individuais de cada um. Aqui estamos falando do Kanban pessoal, um método de organizarmos e controlarmos nossas tarefas no dia a dia.

  2. Método RPM: mantenha o foco nos resultados.
    O método RPM, desenvolvido por Anthony Robbins ensina que focar nos resultados pode ser a chave para aumentar sua produtividade e realizar suas metas. Segundo a metodologia, não devemos focar no que precisamos fazer, em quais as nossas tarefas e sim no que desejamos alcançar, nos nossos objetivos. Tendo nosso propósito em mente fica mais fácil definirmos e priorizarmos nossas tarefas, além de nos permitir trabalhar no que de fato é importante para nós e não para os outros.
  3. Efeito Zeigarnik: o que é e como afeta a sua produtividade
    O efeito Zeigarnik é  um mecanismo mental extremamente simples, com o qual todos convivemos diariamente. Nada mais é que aquela sensação incômoda que nos perturba quando temos alguma coisa inacabada, qualquer tarefa ou atividade. Aquele sentimento de culpa quando começamos algo e não terminamos. Essa sensação pode afetar muito a nossa produtividade e o post fala sobre como minimizá-la e até mesmo como usá-la em nosso benefício.
  4. 7 Especialistas em produtividade que você precisa conhecer hoje mesmo
    Esse é o primeiro post aqui do blog! Estou até surpresa que tenha despertado tanto interesse esse ano. Aqui tem uma lista de profissionais especialistas em produtividade e organização. São pessoas que eu admiro, acompanho e aprendo muito.
  5. Organize sua casa – Guia básico do método FlyLady
    O método FlyLady foi desenvolvido por Marla Cilley para ajudar a tornar a limpeza e organização da casa mais fácil e prática. Nesse post eu falo sobre como funciona o método, os principais conceitos e como aplicá-los.

Aproveito para agradecer a todos que acompanharam o blog durante o ano que passou: os que visitam sempre, os que aparecem só de vez em quando, quem sempre comenta, quem não comenta nada mas está sempre por aqui, quem mandou e-mail com dúvidas e sugestões. Agradeço sempre porque sem esse retorno escrever por aqui não teria muito sentido.

Que esse ano seja muito produtivo para todos nós!

Até mais,

Juliana Sales

 

Resoluções de produtividade para 2019

Eu não acredito muito em resoluções de Ano Novo. Acho que a maioria delas só serve mesmo para ser engavetada e esquecida antes até do fim de janeiro. O que eu acho que funciona  é traçar metas. Metas essas que são convertidas em projetos, no sentido de “o que é necessário/o que eu preciso fazer para alcançar esse objetivo?”. Acredito em planejar tais projetos, cada etapa deles, para ser possível concretizar as metas. E isso na verdade nem precisa ser feito só no início de um novo ano.

Mas eu entendo o apelo que o final do ano traz. Aquela sensação de que podemos começar tudo de novo, de forma melhor. Claro que não adianta ficar só na intenção, é preciso se comprometer a de fato agir para realizar nossos objetivos. E isso tem tudo haver com o que eu falei ali em cima: traçar metas reais, que possam ser transformadas em projetos  possíveis. Planejar cuidadosamente esse projetos, definir ações e executá-las.

Muitas vezes o que precisamos para conseguir fazer isso, são pequenas ações. Pequenos hábitos, pequenas atitudes que contribuem para alcançar algo maior. Só assim as famosas resoluções de ano novo não serão em vão. Se uma das suas resoluções para 2019 é ser mais produtivo, eu listei aqui dicas que podem ajudar.

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Foto de Brooke Lark em Unsplash
  • Tenha uma agenda. Ou um planner, um bullet journal. Pode ser a agenda do Google ou o calendário do celular. Algum aplicativo específico para isso. O importante é ter um lugar em você possa anotar datas importantes, compromissos, eventos, prazos. E, claro, cultivar o hábito de anotar e verificar diariamente.
  • Tenha uma caixa de entrada. Que até pode ser a sua agenda, mas eu recomendo fazer de forma separada. Sua caixa de entrada serve para anotar tudo que passa pela sua cabeça e que você não pode esquecer, mas não tem tempo de dar a devida atenção no momento. Pode ser um simples caderninho ou um aplicativo de notas.
  • E já que estamos falando de tarefas você precisa organizá-las. Isso inclui primeiro identificar suas prioridades. E também aprender a delegar e a dizer não para não ficar sobrecarregado, com mais tarefas do que tempo disponível para realizá-las. Ou então perdido em uma mar de atividades triviais e sem conseguir se dedicar ao que é realmente importante.
  • Ainda sobre tarefas, é interessante usar o conceito do GTD que diz: se algo leva menos de 2 minutos para fazer, faça agora. Claro que não precisa levar tão ao pé da letra esse tempo. A ideia é que se uma tarefa é rápida é melhor fazer agora, no momento em que se lembra ou que ela chega até você, do que deixar para fazer depois, sob o risco de criar um amontoado de tarefas que dá desânimo só de olhar e que não existiria se você não tivesse adiado.
  • Crie rotinas para facilitar suas tarefas recorrentes. Seja uma rotina da manhã, para algo específico no trabalho ou a rotina de noite, antes de dormir. O desenvolvimento de uma rotina automatiza tarefas que precisamos fazer todos os dias, tornando todo o processo mais eficiente. Na sua rotina da noite você pode incluir, por exemplo, planejar o próximo dia e já deixar separada a roupa do dia seguinte.
  • Organizar sua casa ou escritório todos os dias. Não é pra limpar ou organizar tudo, mas sim ter o hábito de devolver as coisas para o seu lugar depois se usar e jogar fora o que é inútil. Isso ajuda a manter as coisas organizadas e evita o acúmulo de tralha.

Algumas dessa coisas eu já faço no meu dia a dia e outras pretendo implementar (a rotina da manhã é uma delas, além de este buscando formas de aprimorar minha rotina de trabalho). Também tenho certa dificuldade em delegar, é algo que preciso melhorar.

Me contém, vocês têm alguma resolução, algo que pretendem fazer para tornar o próximo ano mais organizado e produtivo? E mais que isso, já refletiram sobre de que forma essas resoluções serão colocadas em prática?

Até mais,

Juliana Sales

Guia rápido: Bullet Journal

Acho que a maioria das pessoas, se não sabe o que é, pelo menos já ouviu falar do Bullet Journal. Eu mesma já devo ter mencionado o assunto aqui algumas vezes. Mas para quem não sabe do que eu estou falando, vamos lá. Bullet Journal (ou Bujo ou – traduzindo – Diário em Tópicos) é um método de organização desenvolvido pelo designer americano Ryder Carroll.

Segundo o próprio criador trata-se de uma metodologia que pode ser melhor descrita como “uma prática de atenção plena (mindfulness) disfarçada de sistema de produtividade. Foi projetado para ajudá-lo a organizar o que, enquanto você permanece ciente do motivo.”

O método tem um site oficial onde é possível aprender todos os detalhes sobre seu funcionamento e como usá-lo. Todas as informações desse post foram traduzidas de lá. Mas, antes de passarmos as explicações quero ressaltar que, apesar das regras desenvolvidas pelo seu criador, trata-se de um método extremamente flexível. Você não precisa fazer tudo exatamente como as instruções originais.

Acredito que para quem nunca usou o método seja válido seguir as instruções ao pé da letra. Se você ver que tudo funciona bem para você, ok, continue. Senão, faça qualquer adaptação que julgar necessária. É aquilo que eu não me canso de dizer por aqui: qualquer método de organização e produtividade, para realmente funcionar tem que se adaptar a sua rotina e não ao contrário. Senão, será só mais uma coisa chata e complicada, que não te traz benefício nenhum.

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