Semana da Produtividade – Dia 5: Resolvendo problemas e contornando dificuldades

Chegamos ao último dia da Semana da Produtividade. E eu espero que os posts diários tenham sido úteis para você. Se você seguiu todos os passos até aqui, deve estar com um planejamento bem lindo aí na sua frente da sua próxima semana e também deve estar atento para não cair nas armadilhas de se planejar e não agir.

A ideia é que esse processo de coletar, organizar e planejar seja repetido semana a semana, te mantendo no controle das coisas. Na sexta feira ou no final de semana você tira um tempo para organizar o que coletou durante a semana (porque a coleta é feita o tempo todo, assim que surge uma demanda, usando uma caixa de entrada) e planejar a execução, organizando o uso do seu tempo na próxima semana.

Também faz parte do processo a revisão. É indispensável revisar – de preferência semanalmente, antes de fazer seu planejamento – a sua Lista de Projetos e a Lista Algum Dia/Talvez. Deve-se revisar também, é claro, tudo que você coletou durante a semana e identificar o que é tarefa, o que é projeto, o que é compromisso e o que vai para a Lista do Algum Dia/Talvez. A revisão é essencial para manter suas listas atualizadas e seu planejamento coerente com suas prioridades

Para encerrar a nossa semana, hoje eu quero falar sobre alguns problemas que você pode ter encontrado durante o processo e como resolver esses problemas e contornar dificuldades. São situações comuns e que acabam por prejudicar os seus resultados.

Coleta Incompleta

Como eu deixei claro no primeiro post, reunir todas as atividades que você precisa fazer, listar tudo, é fundamental para clarear sua mente e é a base de todo processo. Então, se durante a coleta, algo foi esquecido, são grandes as chances de que essa coisa esquecida apareça futuramente e atrapalhe seu planejamento.

Por isso é essencial ser detalhista no processo de coleta e anotar tudo. Até porque se algo ali for inútil, inviável ou deixar de ter interesse, vai acabar sendo descartado durante o processo de organização ou ao identificar suas prioridades. Então seja cuidadoso ao anotar suas atividades, tarefas, projetos, ideias, etc. E desenvolva o hábito de coletar sempre, ou seja, sempre que surgir uma nova tarefa, um novo compromisso ou você tiver uma nova ideia, anote. A coleta é um processo permanente. Nunca mantenha nada apenas na sua mente, deixe registrado na sua ferramenta de coleta.

notebook agenda bloquinho celular xicara cafe

Foto de ivorymix.com

Falta de revisão

Como eu falei no começo a revisão também é permanente, assim como a coleta. Você deve revisar (checar) sua lista de tarefas e o seu planejamento, para saber o que tem a fazer, quando deve ser feito e quais seus compromissos.

Sua lista de projetos deve ser revista para determinar quais as próximas ações a serem tomadas para aqueles que estão em andamento e avaliar se algum projeto suspenso ou em espera ficará ativo. O mesmo vale para a sua lista algum dia/talvez: revise sempre para decidir se irá começar a colocar em prática algo que está ali.

Se você não revisa, você acaba se esquecendo do que foi registrado. Isso prejudica o seu planejamento, o andamento dos seus projetos e derruba a confiabilidade do seu sistema. Você anota para não ter que guardar tudo na mente. Mas se você não verifica frequentemente suas anotações, a informação se perde. Assim como a coleta, a revisão também deve ser um hábito.

Não priorizar

Muitos de nós tem dificuldade para identificar prioridades e gerenciá-las. Isso porque muitas vezes estamos tão envolvidos com urgências e emergências, tão cheios de tarefas, que ficamos com a sensação de que tudo é prioridade. E quando tudo é prioridade, não temos prioridades, porque tudo tem a mesma importância.

E quando tudo tem a mesma importância, terminamos com uma lista de tarefas enorme e que certamente não conseguiremos gerenciar. Como eu já repeti, não há método de produtividade que aumente as horas do dia, então não adianta achar que tudo é importante e tentar fazer tudo, sendo que simplesmente não há tempo para isso.

Jamais faça seu planejamento sem ter claras quais as suas prioridades. E lembre-se que prioridades não são eternas. Sua prioridade da semana que vem pode (e provavelmente vai) ser diferente dessa semana. No começo, suas prioridades podem ser apenas coisas urgentes, mas a medida em que você vai priorizando, a tendência é que você dê maior atenção as coisas importantes e trabalhe com elas de forma mais controlada, impedindo que se tornem urgentes e portanto diminuindo a quantidade de urgências.

Inflexibilidade do planejamento

Eu já li inúmeros comentários assim: “eu me planejo, mas aí acontece alguma coisa inesperada no meu dia e o planejamento inteiro desanda”. Se reconhece? Minha resposta nesse caso é sempre a mesma: planejamento não é definir o que fazer em cada minuto do seu dia, com uma tarefa/compromisso grudado no outro, sem tempo nem para respirar.

Se o seu planejamento é assim e acontece um imprevisto qualquer, todo ele vai sair do trilho. O segredo do bom planejamento é ser flexível. Superestime um pouco o tempo que vai levar para fazer cada tarefa, considere um tempo extra se houver necessidade de deslocamento, insira alguns intervalos, momentos de respiro. Assim, se aparecer um imprevisto, você tem espaço para administrar suas atividades e remanejar o que for preciso. E se não aparecer, você tem um tempinho extra para usar da forma que quiser. Só tome cuidado para não transformar esse espaço em um convite à procrastinação.

caderno celular caneta

Foto de eleni koureas em Unsplash

Ficar preso a métodos e ferramentas

Muita gente gosta de ler sobre técnicas de produtividade, conhecer as ferramentas, testar novos aplicativos. Estão sempre em busca do método ideal, do melhor aplicativo. E isso não existe. Eu já falei muito por aqui que em termos de produtividade e organização não existe o certo, o ideal. Existe o que se adapta melhor a sua rotina, o que atende suas necessidade, o que funciona para você.

E se você fica sempre buscando métodos e ferramentas diferentes, acaba ficando muito na teoria e pouco na prática. Claro que não tem problema algum trocar de método ou ferramenta, você não precisa usar o mesmo para sempre, até porque seus gostos e necessidades mudam. E também pode ser que leve um tempo até cada um encontrar a ferramenta e o método melhor para si. O que não pode acontecer é ficar eternamente nessa busca e nunca implementar de fato uma forma de se organizar, de gerenciar suas tarefas, de administrar o seu tempo.

Esse post de hoje, para finalizar a Semana da Produtividade foi baseado principalmente em comentários que eu vejo por aí e em mensagens que eu recebi nesses últimos dias com dúvidas sobre as atividades diárias. Eu peguei as dificuldades mais comuns para falar aqui, mas se você tem algum outro problema que te impede te melhorar a sua produtividade, me conta aqui nos comentários, me manda um e-mail.

Eu gosto muito dessa troca de informações porque sabendo o que cada um precisa eu consigo direcionar melhor o conteúdo aqui do blog e, claro, posso ajudar melhor, o que eu estou sempre disposta a fazer.

Agradeço a todos que me acompanharam nessa semana.  Se puderem, nos próximos dias, depois de colocadas em prática as atividades, me deem um retorno dos resultados que estão tendo. Pode mandar e-mail, deixem recado nas redes sociais (Facebook/Instagram).

Estou muito feliz de comemorar o segundo aniversário do blog (que, aliás é hoje, 13 de setembro) e que ainda venham muitos outros. Muito obrigada a todos!

Até mais,

Juliana Sales

Anúncios

Semana da Produtividade – Dia 4: Agir

Até aqui fizemos os passos básicos para colocar ordem na quantidade enorme de coisas que todos nós temos a fazer. Mas agora chegamos em um ponto crucial: a execução. Produtividade é obter resultados. Então de nada adianta organizar tudo, planejar detalhadamente e falhar na hora de agir.

Uma das minhas definições preferidas de produtividade é: obter resultados. Ou seja, produtividade é conseguir realizar as suas tarefas, concluir projetos, alcançar metas. Então, não adianta organizar e planejar tudo se na hora de executar você não sai do lugar.

E isso é mais comum do que se pensa. Muitas pessoas, por exemplo, fazem um planejamento “perfeito”, mas que nunca sai do papel. Ou então, trabalham muito, estão sempre ocupadas, sempre “agindo”, mas mesmo assim não conseguem os resultados que desejam. E isso, para mim, não é produtividade.

E como estamos na Semana da Produtividade, precisamos falar sobre como transformar o planejamento em ação. Pelo que eu já li, já ouvi das pessoas, pelas mensagens que eu recebo e pela minha própria experiência, eu listei quatro principais causas da dificuldade que muitas pessoas tem em executar seus planos.

Cansaço

É bem óbvio e bem comum, principalmente levando em consideração que muita gente confunde estar ocupado com ser produtivo. É muito normal as pessoas se sobrecarregarem com tarefas poucos importantes ou passarem a maior parte do tempo lidando com urgências e imprevistos. E isso acaba sendo cansativo e estressante e fazendo com que o planejamento fique esquecido.

E essa questão de confundir o conceito de produtividade com estar sempre ocupado fazendo alguma coisa, tende a levar as pessoas a esquecerem e deixarem de lado os momentos de descanso. No livro A Mente Organizada ( eu já falei sobre ele aqui), o autor diz que nossa sociedade não dá valor ao sono e cita um especialista da área que diz que “não consideramos o sono um investimento na nossa saúde — afinal de contas, é apenas sono”. E isso é muito real, a maioria das pessoas subestima os momentos de descanso, porque parece que estamos perdendo um tempo que poderia ser usado de forma mais útil.

E isso não poderia estar mais longe da verdade, porque o sono e o descanso são fatores decisivos para um bom desempenho, para se manter alerta, disposto e focado. Então pode ser que você não consiga executar seu planejamento porque você está cansado demais. E claro, isso inclui também o cansaço mental. Sentir-se mentalmente esgotado é muito comum, considerando o excesso de informação a que estamos expostos, a dificuldade de gerenciar nosso tempo e a quantidade de coisas que tentamos fazer todos os dias.

planner semanal caneta notebook

Foto de Emma Matthews em Unsplash

Desmotivação

Eu já fiz um post aqui no blog com dicas de como se manter motivado. A falta de motivação costuma ser frequente, principalmente quando estamos diante de uma tarefa muito complicada ou entendiante ou quando não temos clareza de porque precisamos fazer determinada tarefa.

Para a tarefa chata ou difícil, o segredo é focar no objetivo. Você está fazendo isso por quê? Se você tem uma meta que quer alcançar, fica mais fácil passar pelas tarefas que te levam até ela porque você tem um desejo que quer realizar. Ninguém traça metas aleatoriamente. Nossas metas representam coisas que desejamos muito. Manter isso em mente ajuda a passar pelas etapas mais chatas até chegar no objetivo final. Um truque é estabelecer uma recompensa ao concluir a tarefa. Por exemplo: depois de terminar esse relatório posso comer um doce, ou comprar alguma coisa que ando querendo ou tirar uns minutos para navegar a toa nas redes sociais. Se esforce para realizar aquela tarefa e depois recompense seu esforço.

Se o problema é não ter clareza ou não perceber a utilidade daquela tarefa, a solução é uma só: identificar o motivo por trás da ação. Por que você tem que fazer isso? Onde quer chegar? Que resultados terá quando terminar? E até: o que acontece se eu não fizer? Responder essas perguntas é essencial porque é difícil ter motivação para fazer qualquer coisas se não vemos sentido no que estamos fazendo.

Porém precisamos ter cuidado para não sermos muito autoindulgentes, aceitando facilmente nossos erros e defeitos. Isso porque a falta de motivação algumas vezes pode ser superada com uma pequena dose de auto disciplina.

Dificuldade de Concentração

Outra situação bem comum é a dificuldade de se manter focado nas tarefas que precisamos fazer. Você já deve ter passado por isso: planejou o uso do seu tempo mas na hora de começar determinada tarefa simplesmente não conseguiu se manter concentrado o suficiente para a tarefa progredir. Isso acontece especialmente com trabalhos que exigem esforço mental.

Existem várias dicas para contornar a falta de concentração e tem aqui no blog um post bem completo sobre isso. Além de usar técnicas para melhorar o foco, eliminar distrações e minimizar interrupções, por exemplo, o segredo é treinar a cada dia para aumentar a sua capacidade de se manter concentrado. Diversos pesquisadores tem realizado estudos que apontam que concentração e foco são habilidades que podem ser treinadas e desenvolvidas.

Procrastinação

Eu deixei esse motivo por último porque todos os anteriores estão relacionados a ele. Se você está cansado, desmotivado ou com dificuldade para se concentrar, a tendência é que você comece a procrastinar.

Mas a procrastinação tem diversas outras causas: medo de não ser bom o suficiente para fazer aquele trabalho, medo de não alcançar o resultado esperado, não saber por onde começar. Já tem post por aqui falando sobre a procrastinação e com dicas para superá-la.

Mas a regra geral é: identifique o motivo e lide com ele. Trabalhe sua mentalidade para parar de almejar a perfeição, se você não se acha capaz ou teme não alcançar o resultado desejado. Não fique esperando a situação ou momento ideal. Se não sabe como começar, peça ajuda. Se a tarefa parece complexa ou muito longa, divida em sub tarefas menores e mais simples.

O que eu quero saber de quem tem acompanhado as atividades da semana até aqui é o seguinte: como essa parte da ação funciona para vocês? Conseguem colocar o planejamento em prática ou tem dificuldade?

Até mais,

Juliana Sales

 

 

 

Semana da Produtividade – Dia 3: Planejar

Hoje veremos como planejar a execução de todas as coisas que você tem para fazer. Recapitulando o post de ontem, se você organizou tudo que anotou no primeiro dia, você terminou com 4 listas:

  • Eventos, compromissos e prazos;
  • Lista de projetos: dividida em ativos, suspensos ou em espera;
  • Lista de tarefas a serem feitas;
  • Lista Algum Dia/Talvez.

A Lista Algum Dia/Talvez, como o próprio nome diz, não é algo que você vá fazer agora, então deixe de lado nesse momento. Só não se esqueça de dar uma olhada nela de tempos em tempos, para não se esquecer do que está anotado ali e colocar algumas coisas em andamento se surgir uma oportunidade ou um momento apropriado.

A Lista de Projetos também tem mais a função de consulta, para que você tenha consciência de quantos são e qual o andamento deles. Também deve ser verificada frequentemente (de preferência na revisão semanal), tanto para não se esquecer das tarefas relacionadas a eles, quanto para começar a realizar algum que esteja suspenso ou em espera.

Os eventos, compromissos e prazos, como eu falei ontem, devem ser inseridos no calendário (em papel ou digital), agenda, planner, bullet journal ou qualquer outra ferramenta para esse fim que lhe agrade. Aqui não tem segredo, é só anotar e revisar frequentemente. Aliás, em termos de organizar as coisas que você tem para fazer, esses são dois princípios indispensáveis: anotar e verificar sempre o que anotou. Aqui também é importante inserir lembretes antes de prazos importantes. Se você tem um prova em um dia x, coloque um lembrete alguns dias antes para estudar/revisar o conteúdo. Se tem um aniversário, faça também uma anotação para não se esquecer de comprar o presente antes.

Agora vem a parte que pode ser um pouquinho mais trabalhosa: planejar a execução dos itens da sua lista de tarefas a fazer. A primeira coisa a se ter mente é que você não vai  inserir tudo que está ali no seu planejamento. Isso porque você não vai de fato fazer tudo que está ali. Me desculpe, mas é assim que funciona. Não existe método de produtividade ou organização que faça seu dia ter mais de 24 horas. O que você precisa fazer é usar de forma eficiente o tempo que você tem, o que é feito através do planejamento e da organização da tarefas. Inclusive porque, muito do que está ali você não precisa realmente fazer. Ou pelo menos não agora.

O ponto chave é definir prioridades. Você precisa separar o que é urgente, o que é importante e o que não é nem uma coisa nem outra. Você pode usar a matriz de Eisenhower para fazer essa separação. No post que eu linkei está tudo bem explicadinho, mas segue um resumo na imagem abaixo.

Matriz de Eisenhower

Exemplo de uma Matriz de Eisenhower (adaptado de LP Produtividade e James Clear)

As suas prioridades, obviamente, são as tarefas que são urgentes e importantes. As demais você gerencia de acordo com o apresentado na imagem. Claro que essa não é a única forma de identificar prioridades. A maioria das pessoas tem um pensamento intuitivo quanto a isso. Então, defina suas prioridades de forma que isso faça sentido para você. Porque não adianta defini-las e ficar se preocupando com o que você deixou de lado. Ah, e  prioridades devem ser limitadas. Quem tem muitas, não tem nenhuma.

Façamos então o planejamento. Primeiro, escolha o período que quer planejar. Para quem está começando agora, pode começar planejando a semana. Aproveite o passo a passo que eu estou explicando para planejar a sua próxima semana. Ao final dela, tire um tempinho para a planejar a seguinte e assim sucessivamente. Claro que, se você quiser, pode planejar o mês e depois usá-lo de base para se planejar semana a semana. Ou ao contrário: durante o planejamento da semana você pode sentir necessidade de planejar o mês. Há também quem goste de planejar cada dia mas, para mim particularmente, não faz muito sentido, acho que fica um pouco inflexível demais além de eu não ver necessidade desse planejamento tão detalhado, quase hora a hora.

O primeiro passo, como eu já disse, é anotar os compromissos, eventos e prazos e eventuais ações relacionadas a eles. Depois, distribua as tarefas listadas como prioritárias ao longo da semana. Atente-se aos horários: planeje tarefas de trabalho para o horário de trabalho e as demais para os outro horários. Se você trabalha home office, é importante estabelecer um horário de início e fim de expediente e concentrar as tarefas de trabalho nesse período e as demais atividades no tempo restante. Claro que não precisa ser extremamente rígido quanto a isso. Nem em nada do planejamento, na verdade.

Depois de inserir todas as suas tarefas prioritárias e compromissos, você pode começar a encaixar as tarefas que não são prioridade no restante do tempo disponível. Mas não se sobrecarregue. Considere os momentos de descanso. E o tempo gasto com deslocamentos, se for o caso. E deixe ainda uma margem para imprevistos. Isso é muito importante para que, se por acaso aparecer uma urgência, seu planejamento inteiro não desande porque você não deixou espaço de manobra.

Muito bem, seu planejamento está feito. E agora? Só fazer as tarefas, certo? Sim. O problema é que muita gente falha exatamente nesse ponto, de fazer o planejamento funcionar. Pois é claro que não adianta nada planejar tudo e não agir. É sobre isso que vamos falar amanhã.

Até mais,

Juliana Sales

Semana da Produtividade – Dia 2: Organizar e Gerenciar

Se você está participando da nossa Semana da Produtividade, já deve ter lido o post de ontem e feito a atividade do dia, que era listar todas as suas pendências, de forma a poder visualizar de forma clara tudo que você quer e precisa fazer.

Muito provavelmente você tem agora a sua frente uma lista enorme de coisas a fazer e deve estar se perguntando como lidar com tudo isso. Pode até ter batido um desânimo e você não consegue entender como isso pode te deixar mais produtivo.

Calma, é tudo uma questão de gerenciamento e organização. Vamos transformar esse amontoado de coisas em uma verdadeira To Do List. E em algumas outras listas também. A atividade do dia de hoje é categorizar todas essas coisas que você anotou e definir prioridades, organizando tudo e facilitando a execução.

Para começar, é preciso saber que todas as atividades que fazemos no nosso dia a dia se enquadram em dois grandes grupos: tarefas e projetos. Tarefas são ações únicas, completas em si mesmas. Projeto é qualquer atividade que precisa de mais de uma ação para ser concluído. Um projeto é composto de várias tarefas. Comprar ração para o cachorro é uma tarefa. É só ir até o supermercado e comprar. Comprar cortinas novas é um projeto, porque você precisa escolher o modelo e a cor, medir o tamanho, fazer pesquisa de preço. Percebem a diferença?

Afora isso, provavelmente algumas coisas que você anotou não são necessariamente tarefas nem projetos, não são coisas que você precisa fazer e sim lugares onde você precisa estar. São os eventos e compromissos, atividades com data e horário marcado. Apesar de não serem tarefas, algumas delas podem pedir ações anteriores. Se você tem uma reunião marcada, por exemplo, provavelmente precisa se preparar para essa reunião: organizar a pauta, produzir algum relatório. Já se você tem uma consulta no dentista, você simplesmente precisa estar lá, não há nenhuma tarefa prévia.

Então, vamos organizar essa quantidade enorme de coisas que você listou ontem. Comece pelo mais fácil, separando os eventos e compromissos. Você pode anotar tudo em outra folha ou usar marca textos coloridos para cada coisa. Inclua nessa categoria não só o que tem dia e horário marcado, mas também prazos e datas importantes, como a data de entrega de algum projeto ou dia de vencimento de alguma conta.

caderno planner flores lapis clips

Foto de ivorymix.com

Depois vamos separar tarefas de projetos, considerando o que expliquei lá em cima: projeto é tudo que requer mais de uma ação, tem mais de uma etapa.  Essas são as três categorias mais importantes relacionadas as coisas que temos para fazer . O que sobrou na sua lista e não se encaixou em nenhuma categoria, vamos deixar para falar sobre daqui a pouco.

Estando tudo devidamente separado, precisamos gerenciar cada categoria.

Para os eventos, compromissos e prazos, marque-os no calendário ou agenda. Se você não tem nada disso, pode simplesmente imprimir um calendário do mês em um folha A4. Ou anotar no calendário do celular. Pode usar também a agenda do Google. A forma não importa, escolha o que for mais prático para você e, claro, não se esqueça de checar frequentemente para verificar o que está anotado.

Os seus projetos podem ser divididos em: ativos, suspensos ou em espera. Ativos são aqueles nos quais você está trabalhando; suspensos são os que estão parados e em espera os que ainda não começaram. Para os projetos em andamento identifique qual a próxima ação relacionada a ele, a próxima tarefa a ser feita e inclua na lista de tarefas a fazer. Os projetos suspensos ou em espera devem ser avaliados, para definir se continuarão como estão, se passarão a ser executados ou até se serão definitivamente descartados. Qualquer nova tarefa ou ação que surja daí também deve ser incluída na lista de tarefas. As tarefas únicas ficam junto com as tarefas relacionadas a projetos, porque no final das contas tudo é tarefa. A separação anterior, em projetos e tarefas, é apenas para facilitar o gerenciamento e te manter consciente do objetivo de cada atividade sua.

E o que sobrou? Que não são tarefas, nem projetos, nem compromissos? Aqui podemos ter várias coisas: livros para ler, filmes para ver, lugares para visitar, receitas para testar; algo que você queira fazer, como pular de paraquedas ou aprender mandarim; mudar a decoração da sua sala; uma ideia de um projeto novo que você ainda não teve tempo de avaliar se é viável ou não. Essas são coisas que você acha que gostaria de fazer, algum dia, quem sabe. Tudo isso vai para a sua lista de Algum Dia/Talvez, que você deve revisar de tempos em tempos para decidir o que dali você vai colocar em prática.

Resumindo: após separar tudo o que anotou no dia de ontem, você deve estar com quatro listas:

  • Eventos, compromissos e prazos;
  • Lista de projetos: dividida em ativos, suspensos ou em espera;
  • Lista de tarefas a serem feitas;
  • Lista Algum Dia/Talvez.

Tudo devidamente organizado, amanhã vamos planejar como será a execução de tudo isso. Ou seja, como encaixar as coisas a fazer nas horas do nosso dia. Para se planejar é preciso escolher um período: um dia, uma semana, um mês. Eu (e a maioria das pessoas que é organizada), faz um planejamento anual (as vezes até mais longo, de 2 ou 3 anos), a partir do qual derivam os demais planejamentos. Para quem está começando agora, planejar a semana ou o mês está de bom tamanho. Amanhã falaremos mais detalhadamente sobre isso.

Até amanhã,

Juliana Sales

Semana da Produtividade – Dia 1: Coletar

Sejam todos bem vindo a Semana da Produtividade! Eu queria fazer alguma coisa diferente para comemorar o aniversário do blog (que é na sexta feira) e ao mesmo tempo eu queria fazer também algo prático, que quem me acompanha e tem interesse em melhorar sua produtividade pudesse ler e já aplicar.

Eu sempre recebo mensagens de pessoas me perguntando como começar a ser mais produtivo. No meio de tantas técnicas, tantos métodos a ainda considerando que a maioria das pessoas que me escreve está numa situação de muita coisa para fazer e pouco tempo sobrando, eu entendo que seja complicado enxergar um ponto de partida para começar a mudar as coisas.

Então, a ideia dessa semana é dar um norte, uma orientação passo a passo de como começar a se tornar uma pessoa mais produtiva. Cada dia da semana eu vou falar sobre um tópico, uma atividade a ser feita naquele dia. E ao final da semana a intenção é que as coisas estejam um pouco mais sob controle.

Vamos então começar a falar sobre o primeiro passo: para conseguir fazer suas tarefas de forma eficiente você precisa primeiro saber exatamente o que é que precisa ser feito. Parece óbvio, e é, e talvez justamente por isso tanta gente não perceba a importância de identificar claramente tudo o que você quer, precisa ou gostaria de fazer.

Então o primeiro passo é simplesmente anotar todas as suas tarefas. Mas é para anotar tudo mesmo. O que você tem que fazer, compromissos, ideias, projetos, coisas que você gostaria de fazer futuramente, atividades que você quer fazer mas não tem tempo. É algo extremamente simples a primeira vista, mas tem uma importância gigantesca.

É o que alguns especialistas em produtividade chamam de esvaziar a mente. David Allen, criador do conhecidíssimo método GTD fala sobre isso através do conceito de “mente clara com água”. Ele diz que nossa mente é para ter ideias e não para guardá-las. E mais: quando temos uma ideia ou mesmo um tarefa que precisa ser feita, mas que não podemos fazer agora por qualquer motivo, esse pensamento fica rondando em nossa mente como uma pendência ou, como ele chama, como um “veio aberto”.

E isso nos causa inúmeros problemas. Primeiro, há um gasto de energia mental, pois nossa mente fica o tempo todo nos lembrando daquilo que queremos fazer. Ou então, fazendo um esforço para não nos esquecermos. E isso pode ser bem estressante. Além do mais, essas pendências aumentam as dificuldade de nos mantermos focados e diminui nossa concentração. Seja fazendo um esforço para não esquecer ou nos lembrando do que precisa ser feito, esses pensamentos tendem a surgir involuntariamente  na nossa mente, atrapalhando nosso foco na tarefa que estamos fazendo no momento.

caderno lista

Foto de Suzy Hazelwood from Pexels

Por isso o primeiro passo é limpar sua mente. Exteriorize tudo que está rondando seus pensamentos. A atividade de hoje é tirar um tempo do dia para sentar e anotar todas as suas pendências. Você pode usar papel e caneta, um editor de texto, aplicativo do celular, não importa. Simplesmente pare e comece a anotar.

É normal que em um primeiro momento você não se lembre de tudo. Por isso, depois de tirar esse momento inicial para anotar, carregue sua lista com você o tempo todo, para poder registrar assim que se lembrar de algo que não anotou ou mesmo se surgir uma nova demanda. Essa prática é contínua: desenvolva o hábito de anotar sempre que surgir uma nova ideia, tarefa ou projeto. É para isso que serve uma caixa de entrada.

Se você está achando difícil se lembrar de tudo, eu trouxe aqui uma série de categorias, que podem te ajudar a se lembrar de mais coisas.

  • Compromissos, eventos, coisas com data e/ou horário pré definidos;
  • Coisas que você começou e não terminou;
  • Coisas que você precisa começar;
  • Tarefas rotineiras (coisas que você faz todos os dias);
  • Telefonemas a fazer, mensagens para responder;
  • Livros para ler, filmes para ver, receitas para testar.

Esses são apenas alguns exemplos. Você pode pensar cada um desses itens em termos de vida pessoal e profissional ou de casa/escritório, por exemplo. Para cada papel que você exerça na sua vida (funcionário, chefe, pai/mãe, marido/esposa, amigo, aluno, etc) avalie quais pendências podem existir. E não vale só para coisas que você tem obrigação de fazer. Inclua o que você gostaria de fazer também, como hobbies, por exemplo.

Para hoje, então, a tarefa é: tirar da sua mente tudo que você quer, precisa, sonha ou tem obrigação de fazer. Esvazie sua mente, porque para se produtivo é essencial ter clareza das coisas que precisamos fazer.

Se aconteceu de você  ficar assustado com o tamanho da sua lista, não se preocupe. Amanhã vamos ver como organizar tudo isso e facilitar a execução. E um último lembrete: não deixe de anotar nada, mesmo achando que sua lista vai ficar grande demais. Afinal, não é porque você não anotou que a ideia deixou de existir na sua mente. Ela continua lá, só esperando um momento para aparecer, geralmente um bem inoportuno.

Até amanhã,

Juliana Sales