Tarefas e projetos não prioritários – Usando a lista Algum Dia/Talvez

Há pouco tempo eu fiz um post falando sobre dois erros comuns que muita gente comete ao fazer sua lista de tarefas e que fazem com que ela não funcione direito. Um deles é tratar a sua lista de tarefas como uma caixa de entrada. Isso quer dizer que na hora de anotar as coisas na sua lista você não tem nenhum tipo de critério e vai registrando tudo que aparece.

Um dos problemas disso é bem fácil de perceber: ao anotar tudo indiscriminadamente você deixa de ter listadas ali apenas tarefas, que ficam misturadas com lembretes, prazos, ideias soltas e tudo mais. Assim, uma das funções da lista de tarefas se perde, que é te dar clareza sobre as coisas que você precisa fazer, uma vez que ali está tudo bagunçado.

Mas vamos supor então que depois de ler aquele post você começou a ser mais cuidadoso e passou a organizar sua lista de tarefas como se deve, mantendo nela apenas o que é de fato uma tarefa. E mais, você tem a intenção de se planejar para que consiga fazer tudo que está ali. Porém, na hora do planejamento você tem a sensação de que as coisas não andam porque você tem coisas demais para fazer. Você se sente desmotivado porque vê uma lista enorme de coisas a serem feitas e parece que nunca haverá tempo suficiente.

Naquele mesmo post eu falei sobre a importância de priorizar, de saber identificar dentre todas as suas tarefas, quais são as mais importante, aquelas que indiscutivelmente precisam ser feitas e não podem ser adiadas. Eu já fiz post aqui também falando sobre como priorizar suas tarefas. Mas o post de hoje é sobre o que fazer com as tarefas que não são prioridades hoje, mas também são coisas que você não quer eliminar ou esquecer, pois um dia ainda pretende dar atenção a elas.

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Foto de STIL em Unsplash

Eu estou falando da lista “Algum dia/talvez“. O conceito vem do método GTD e a definição, encontrada no livro do David Allen, é: “uma lista de coisas que você pode querer fazer em algum momento, mas não agora.  É o ‘estacionamento’ para projetos que seria impossível deslanchar no presente, mas que você não deseja esquecer totalmente.”

Ou seja, todas as tarefas que você quer ou gostaria de fazer, mas não pode ou não quer fazer agora, podem ir para essa famosa lista “algum dia/talvez”. Uma viagem que você gostaria de fazer, lugares que quer conhecer, livros para ler, filmes para ver, um idioma que deseja aprender, uma reforma da casa que você não pode fazer agora, trocar de carro, fazer um curso qualquer. E você não precisa se limitar a tarefas ou projetos, pode incluir também aquelas ideias aleatórias, que você não sabe ao certo o que fazer com elas, mas que futuramente podem se desenvolver em algo bem interessante.

As vantagens desse tipo de lista são muitas. Primeiro que você mantém registradas coisas que você não pode fazer agora mas também não quer se esquecer. Segundo que você desafoga a sua lista de tarefas, mantendo nela somente o que de fato tem que ser feito agora, nesse dia, nessa semana ou nesse mês. Além disso, quantas vezes você quis aproveitar um tempo livre para ver um filme, por exemplo, e não sabia o que assistir? Uma consulta a sua lista de algum dia/talvez resolveria.  Você também pode ver essa lista como uma lista de projetos que apenas não estão em andamento atualmente. Não é uma lista de sonhos e planos feitos no ar, são apenas coisas que você não vai fazer agora.

Não precisaria nem dizer sobre a importância de revisar frequentemente esse tipo de lista. Porque não adianta anotar algo lá para se lembrar depois e nunca mais colocar os olhos nessa lista. Isso vale tanto para projetos mais abstratos e de longo prazo quanto para coisas que, por exemplo, foram parar lá apenas porque você não vai fazê-las esse mês, mas com certeza fará no próximo. Então, se você não implantar o hábito se revisar essa lista periodicamente, ela perderá toda sua função e utilidade.

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Foto de STIL em Unsplash

Há quem diga que a lista algum dia/talvez é apenas uma lista de procrastinação. Isso pode ser verdade se você não tiver o costume de revisá-la e atualizá-la sempre. Eu quero dizer com isso que essa lista não é nem deve ser estática. Ao contrário, as revisões frequentes servem justamente para avaliar os itens anotados, incluir alguns e remover outros, seja para colocá-los em andamento seja porque não fazem mais sentido para você.

Um detalhe interessante dessa revisão é que muitas vezes você pode se deparar com coisas anotadas ali e se perguntar: “por que eu anotei isso aqui, é algo que não me interessa!”. Nesse caso, é só excluir da lista e pronto. É bem normal que isso aconteça porque nossos sonhos, vontades e interesses estão sempre mudando. Você pode ter anotado, por exemplo, que queria fazer aulas de dança quando estava em um momento de fazer mais atividades físicas. Mas aí o tempo passou, você foi para academia, começou a correr, e essa necessidade de se exercitar já está sendo suprida, então você não tem mais interesse em aprender dança de salão. É só riscar da lista.

Uma dica legal é dividir a sua lista de algum dia/ talvez em sub-listas separadas por categorias. Veja algumas ideias de sub-listas vindas diretamente do livro sobre o GTD: receitas para testar, filmes para ver, livros para ler, ideias de presentes, viagens de final de semana, ideias para festas, cursos para fazer, coisas para comprar. E claro, você pode criar uma categoria para inserir aquelas tarefas simples, que você não vai fazer agora só porque não tem tempo/energia/disposição, mas pretende voltar a isso nos próximos dias ou semanas.

Eu, particularmente, acho essa lista uma das ferramentas mais incríveis do GTD. Porque nela você consegue armazenar tanto ideias soltas, projetos futuros quando tarefas que simplesmente não entraram no seu planejamento semanal porque não são prioridade essa semana.

Alguém aí usa essa lista de Algum dia/talvez? Se não, que tal começar a usar?

Até mais,

Juliana Sales

 

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Como é o meu sistema de organização

Eu sempre digo que, para mim, produtividade e organização caminham lado a lado. Eu acho muito complicado conseguir ser produtivo sem saber o que eu tenho que fazer ou onde as coisas estão. Claro que tem gente que não se importa com isso e consegue ser eficiente e produzir resultados em meio ao caos. Eu não. Eu gosto de ordem e método, cada coisa em seu devido lugar.

E eu já falei muito por aqui sobre organização e quem me acompanha já deve saber que eu costumo dividir o conceito geral de organização em três partes: organização física, que trata do ambiente em que estamos, de organizar os objetos e coisas materiais; organização digital que envolve organizar nossa vida digital (internet, computador, celular, e-mail, etc) e organização mental que é organizar nossas ideias, pensamentos, informações e afazeres em geral.

Para mim o mais importante é a organização mental. Não que as outras não sejam. Mas eu consigo, por exemplo, trabalhar normalmente em um ambiente bagunçado e posso conviver com a desordem digital. Não é agradável, é irritamente e claro que meu rendimento cai um pouco, mas o trabalho continua fluindo. Mas se meus pensamentos e projetos estão bagunçados, se minhas tarefas e atividades não estão organizadas, se meu planejamento não está bem feito, tudo sai dos trilhos e minha produtividade vai para o espaço.

Vez por outra eu recebo uma mensagem ou e-mail me perguntando como eu me organizo e pedindo para falar mais sobre isso. Eu acreditava que esse tipo de post não agregaria muito ao conteúdo do blog e que seria mais útil apresentar as diversas metodologias que existem para que cada um que lesse pudesse escolher a que melhor se adaptasse as suas necessidades. Organização não tem um método ideal, um modelo pronto que pode ser seguido e que dará certo para todo mundo, porque cada pessoa é diferente e tem necessidades diferentes.

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Conheça o ZTD – um sistema simples de produtividade

Não, você não leu errado. O post de hoje não é sobre o GTD e sim sobre um método desenvolvido por Leo Babauta chamado ZTD – Zen to Done.  O Leo tem um site, o zen habits, onde ele fala sobre “encontrar simplicidade e atenção no caos diário de nossas vidas”. O Leo publicou pela primeira vez sobre o ZTD em 2007, definindo-o como uma simplificação do GTD, com foco no fazer, no aqui e agora.

Logo de cara devo dizer que essa definição dele é um tanto quanto polêmica. Muitos especialistas em GTD afirmam que o método ZTD é na verdade uma cópia pura e simples do método original do David Allen, assegurando que o método é superficial e não simples. Por outro lado, existem também grandes defensores do método, pessoas que o aplicam na sua vida e que observaram mudanças significativas e que afirmam ainda que obtiveram resultados que o GTD não conseguiu trazer.

Aqui eu não quero enveredar por esse caminho. Isso porque eu não acredito que existe um método melhor ou pior que outro, simplesmente existem métodos que funcionam para nós e outros que não funcionam. E isso depende da nossa personalidade, nosso gosto pessoal, nossa rotina, nossas obrigações. O melhor método é aquele que funciona para você e que te traz resultados. Qualquer discussão fora disso me parece desnecessária. Eu sempre vou bater aqui na tecla de que o único critério para você escolher um método de produtividade/organização para usar é que ele deve atender suas demandas e proporcionar os resultados que você deseja.

Dito isso, vamos explicar então como o método funciona. A estrutura da metodologia é composta por 10 hábitos e, segundo o Leo, deve ser trabalhado um hábito por vez. Ou seja, você só deve passar para o hábito seguinte depois de consolidar o anterior. Isso porque tentar fazer tudo ao mesmo tempo pode levar a uma sobrecarga, que vai te estressar e trazer o resultado oposto ao desejado.

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Revisão: como garantir o bom andamento de suas metas

Estamos no meio do ano e esse é um bom período para revisar metas anuais. Eu já expliquei por aqui porque eu não sou grande fã de fazer metas anuais, ou pelo menos, não do jeito que a maioria das pessoas faz. Isso porque eu não acho que temos que esperar o final do ano para traçar metas. Claro que é bom ter um marco, mas não precisa ser necessariamente em dezembro. Além de que, existem metas curtas e longas, algumas podem ser alcançadas em poucos meses, outras requerem mais de um ano.

Eu estabeleço e reviso minhas metas em dezembro porque também é meu aniversário e, portanto, um novo período que começa na minha vida e acho que a energia é propícia para definir objetivos.  E como eu disse, minha metas não são anuais porque não são todas elas definidas para o período de um ano, algumas são mais curtas e outras mais longas. Não estou dizendo que o meu jeito é o certo ou a única forma de fazer, mas é o que funciona melhor para mim. E eu também divido metas maiores em submetas, então eu preciso (e gosto) de avaliar minhas metas com certa frequência.

Enfim, sei que muita gente é adepta dessas metas de final de ano. E agora estamos bem no meio do caminho (do ano), então que tal avaliar como estão seus objetivos para 2019? Nesse  fim de semana eu revisei pela segunda vez meus objetivos e os projetos relacionados a eles. E achei legar fazer um post sobre isso porque, para quem traça metas anuais, é um período mais que indicado para ver com está a evolução, o que precisa ser mudado e o que deve ser feito para que elas se concretizem no prazo desejado. Se você costuma traçar metas anuais é importante fazer essa análise para identificar que decisões precisam ser tomadas para realizar seus objetivos até dezembro.

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Sobre como ler mais – projeto de leitura

Ler sempre foi um prazer para mim. É uma das coisas que mais faço em meus momentos de lazer. É algo que faz parte da minha personalidade, nunca tive um momento ou época da minha vida em que a leitura não estivesse presente. Ás vezes menos, quando o tempo fica tomado por outras atividades, mas é algo de que nunca abro mão.

E eu tenho listas “intermináveis” de livros que que quero ler. Mas uma coisa que eu venho notando já tem um tempo é que eu praticamente só tenho lido ficção e deixado outros tipos de leitura de lado. Prova disso é que as resenhas de livros aqui no blog sumiram. São poucas, é verdade (que você encontrar na categoria “Livros” no Menu aqui do lado), mas era algo que eu tinha intenção de fazer com frequência. E eu não tenho feito simplesmente porque não tenho lido esse tipo de livro.

Mas eu resolvi que isso precisa mudar. Minha lista de livros relacionados ao tema produtividade/organização é bem extensa, e é um tema que me interessa e que eu quero ler, mas por um motivo ou outro acabei deixando de lado. Enfim, criei um projeto para me ajudar a ler mais esse tipo de livro, porque eu funciono muito a base de metas, então estabeleci uma meta de leitura com esse projeto, para conseguir de fato incluir essas leituras na minha rotina.

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