Como se livrar da procrastinação: 11 dicas simples e que funcionam.

Você pode até não reconhecer a palavra, mas duvido que não reconheça a situação: você tem que preparar uma apresentação importante, seja de trabalho ou de estudos. Logo pela manhã você senta no computador para começar a fazer, mas acha melhor antes dar uma olhadinha no e-mail, vai que tem alguma coisa importante? Depois uma passadinha “rápida” nas redes sociais. Pronto! Agora vai começar a apresentação? Sim, mas antes vamos ver as notícias do dia, não dá para ficar sem saber o que está acontecendo no mundo, certo? Entre e-mail, redes sociais e outros sites, uma hora se passou e nada de começar sua tarefa. Mas agora vai! Talvez você precise daquele livro, então se levanta para ir buscá-lo e aproveita para tomar um cafezinho. Tudo ok para começar? Sim, mas você precisa de um arquivo e nesse momento lembra que seu computador está uma bagunça, então resolve arrumar seus arquivos. Depois chega a conclusão de que sua mesa é que está uma bagunça, então porque não aproveitar o embalo e arrumar também? Ufa, e a apresentação, vai fazer agora? Mas está quase na hora do almoço, se começar agora vai ter que parar no meio… melhor deixar para fazer depois então.

Reconheceu? Pois essa é uma situação pela qual todo mundo passa de vez em quando ou já passou pelo menos uma vez. É uma descrição perfeita do que é procrastinação.

Procrastinar é demorar para fazer uma atividade que é importante. É ficar perdendo tempo com coisas pouco importantes ao invés de se dedicar a uma tarefa que você realmente precisa fazer. É quando fazemos uma atividade sabendo que deveríamos estar fazendo outra coisa.

A procrastinação nem sempre é ruim. Somos seres humanos e não máquinas, não conseguimos trabalhar horas seguidas sem uma pausa. Temos momentos de baixa energia mental e disposição. E nesses momento não há nada de errado em procrastinar um pouquinho para descansar a mente e depois voltar a sua tarefa. Esse momento de procrastinação pode, inclusive, fazer com que você consiga ter mais concentração, foco e maior clareza mental ao realizar a tarefa.

A procrastinação se torna um problema quando você  deixa de fazer coisas importantes para fazer coisas desnecessárias com freqüência . Quando você perde prazos ou tem que fazer tudo correndo, de última hora, e vive estressado por isso.  Quando não é capaz de cumprir seu planejamento. Você não consegue alcançar seus objetivos porque está o tempo todo fazendo coisas que não fazem parte do caminho para chegar à sua meta.

Mas porquê procrastinamos?

Geralmente isso acontece quando estamos diante de uma tarefa complicada, chata, muito longa ou quando precisamos fazer algo e não sabemos como. Você já ouviu falar da Lei de Emmet? Ela deve seu nome a Rita Emmet, palestrante e escritora americana especialista em procrastinação. A Lei de Emmet diz que muitas vezes procrastinamos ao realizar uma tarefa porque estamos preocupados demais com os resultados. Temos medo do fracasso, de dar errado, de não conseguir o objetivo pretendido. Então, lidamos com isso adiando a tarefa. Basicamente, fugimos da falta do sucesso levando o risco a zero, ou seja, não fazendo nada.  Isso acontece principalmente a nível inconsciente e portanto pode ser difícil controlar a vontade de procrastinar.

Essa é só uma das armadilhas do cérebro que nos faz cair na tentação de deixar as coisas para depois. Outra situação é a falsa ilusão de que se deixarmos de lado algo que não queremos fazer ou mesmo alguma decisão as coisas “se resolverão sozinhas”. Li em algum lugar um exemplo de como isso funciona em nosso cérebro: é parecido quando uma criança é obrigada a comer uma verdura ou legume que não gosta. Ela vai deixando para o final, na esperança de alguma mágica aconteça e ela não precise lidar com aquilo.

A título de curiosidade, existem alguns estudos científicos que afirmam existir um “gene da procrastinação”. Essa possibilidade foi levantada em um estudo realizado por pesquisadores da Universidade do Colorado em 2014. Isso explicaria porque algumas pessoas tendem a ter maior dificuldade para se livrar da procrastinação. Claro que não é uma desculpa para continuar procrastinando, pelo contrário. Os próprios autores da pesquisa dizem que essa descoberta ajuda a entender mais sobre a procrastinação e, consequentemente, criar métodos para evitá-la.

Dicas para evitar a procrastinação

  1. Dê o primeiro passo. Muitas vezes o estresse e ansiedade de começar a fazer uma tarefa é o que nos impede de fato de começá-la. Então, veja qual é a primeira coisa que você tem que fazer para começar sua tarefa e faça! Tente fazer desse primeiro passo algo bem simples. Se tiver que escrever um texto, abra o documento do word e dê um título. Se for um livro que precisa ler, leia a primeira página. Muitas vezes dar esse primeiro passo é só o que falta para conseguirmos sair da inércia e desenvolver a tarefa.
  2. Peça ajuda. Muitas vezes adiamos uma tarefa porque não temos a menor ideia de como fazê-la, sequer sabemos por onde começar. Pedir ajuda a alguém pode nos proporcionar a clareza que falta para entendermos como executar a tarefa, além de trazer esclarecimentos, orientações e ideias que vão facilitar nosso trabalho.
  3.  Divida em tarefas menores. Muitas vezes procrastinamos uma atividade porque ela parece tão grande e trabalhosa que nos traz o sentimento de que não seremos capazes. Nesse caso, divida em pequenas tarefas e, se for preciso, divida cada pequena tarefa em tarefas ainda menores. O importante é que, ao olhar para a atividade, ela seja tão simples que você se sinta confortável e totalmente preparado para realizá-la. Aqui é importante planejar bem cada micro tarefa, de forma a conseguir gerenciar o todo (o andamento da tarefa maior) bem como a distribuição das micro tarefas ao longo do dias, semanas ou meses.
  4. Livre-se das distrações e interrupções. Quando uma tarefa é muito chata ou monótona qualquer interrupção pode ser um pretexto para deixá-la para depois. Quando precisar se dedicar a uma tarefa desse tipo, tome atitudes simples que vão evitar que você se distraia ou seja interrompido: desligue o celular, feche programas desnecessários no computador (alô, Facebook!), bloqueie notificações de mensagens (e-mail, WhatsApp, Skype), tranque a porta da sua sala se for necessário.
  5.  Use a técnica Pomodoro. Ou outra similar. O que você deve fazer é estabelecer uma período de tempo para se dedicar a uma tarefa e dedicar-se somente a ela. Terminado esse período, faça uma pequena pausa e em seguida volte a tarefa. A técnica Pomodoro determina blocos de 25 minutos de trabalho intercalados com 3 a 5 minutos de descanso. Ao completar 4 blocos de 25 minutos faz-se um intervalo maior, em torno de 15 minutos. Você pode adaptar a duração desse intervalos da forma que mais te agrade.
  6. Crie um sistema de recompensas. Aqui trata-se tanto de trazer uma motivação a mais para te convencer a fazer aquela tarefa cansativa ou meio chata quanto comemorar a finalização da tarefa. Faça um acordo com você mesmo: quando terminar de revisar o relatório você pode comer um pedaço de bolo de chocolate ou passar 10 minutos a mais no Facebook. Se você levar o carro para a revisão ainda essa semana pode comprar aquele livro que está querendo ou sair com os amigos para um happy hour.
  7. Trate a tarefa como um compromisso. Muitas vezes adiamos uma tarefa porque ela não tem uma data definida. Nesse caso converta essa tarefa em um compromisso, estabeleça um prazo para realizá-la, anote na sua agenda e se programe de forma que possa cumpri-la no prazo determinado.
  8.  Foque no objetivo relacionado aquela tarefa.  Se você tem uma meta a alcançar e precisa passar por inúmeras etapas chatinhas e complicadas para chegar até ela, mantenha sempre em mente a sua meta. É uma forma de se motivar e parar de adiar suas atividades.
  9. Repense a tarefa. Podemos adiar uma tarefa porque ela pode deixar de ter importância ou porque não acreditamos que ela seja nossa responsabilidade. Avalie bem uma tarefa que você está procrastinando e se achar que ela não é mais necessária, risque da sua lista e esqueça. Ou então, pode ser o caso de passar essa tarefa para outra pessoa se ela ainda precisar ser feita, mas não obrigatoriamente por você. Aqui  você também pode fazer uma exercício de imaginação e avaliar quais as consequências de ficar adiando essa tarefa ou como você vai se sentir amanhã quando perceber que ficou enrolando e não fez o que devia.
  10. Desista da perfeição. Inúmeras vezes deixamos de fazer alguma coisa porque achamos que não temos as ferramentas adequadas, tempo suficiente, conhecimento sobre o assunto ou mesmo capacidade. É a síndrome da perfeição. Queremos que absolutamente tudo que fazemos fique 100% perfeito. Isso é irreal e pode nos paralisar na execução de uma tarefa. Se você precisa fazer algo, comece a fazer agora, onde estiver, com o que estiver ao seu alcance e como puder. Isso não é um convite ao desleixo, tente fazer sempre o melhor possível, mas entenda que o melhor possível não precisa ser a perfeição e não use isso como desculpa para não começar a agir.
  11.  Identifique o motivo. Deixei para o final a dica mais importante. Porque você só vai saber qual das dicas anteriores vai funcionar melhor para você se souber a razão por trás da procrastinação. Pode ser porque você não sabe o real motivo de fazer aquela tarefa ou como fazer, a tarefa pode ser desinteressante ou você pode só estar cansando. Identifique a problema e resolva-o usando as dicas do post.

Fiz um infográfico com o resumo dessas dicas, você pode imprimir se quiser ter sempre a mão ou compartilhar com um amigo.

11 dicas para se livrar da procrastinação

 

Por fim, quero deixar o link de um site (em inglês) muito interessante sobre o assunto:  Procrastinus. Lá tem várias informações e posts sobre o tema, os tipos, aplicativos para vencer a procrastinação, tem até uma lista de procrastinadores famosos e citações sobre procrastinação. Tem também um teste para medir o quanto você é procrastinador, em uma escala de 0 a 100.

Espero que o post de hoje tenha te ajudado a sair do “modo procrastinação” se você estiver nele. Entenda que procrastinar é comum, todos passamos por isso, as vezes é inclusive aceitável. Mas não devemos permitir que se torne comum, que faça parte da nossa rotina o tempo todo e sim buscar cada vez mais fugir dessa situação se quisermos ter uma vida produtiva.

Até mais,

Juliana Sales

 

 

 

 

 

 

 

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5 formas de você organizar suas tarefas e melhorar sua produtividade

Se você acompanha o blog já deve ter visto um post que eu fiz algum tempo atrás sobre listas. Ou se você está naquela fase de começar se organizar e ser mais produtivo, provavelmente deve ter feito uma listinha de tarefas para ter uma noção de quantas e quais coisas você precisa fazer.

Pois bem, fazer uma lista de tarefas é um primeiro passo. Mas existem várias formas de você transformar uma simples lista de tarefas em uma ferramenta de produtividade ainda mais eficiente. Tudo depende do modo como você organiza sua lista de afazeres e divide as suas atividades dentro dela.

Organizar sua To-Do List nada mais é do que agrupar as tarefas similares, em função dos mais diferentes critérios. Você pode reunir  as tarefas em categorias relacionadas as áreas da sua vida, a diferentes projetos que você está trabalhando, pelo horário ou lugar que você vai realizá-las, pela importância ou urgência – enfim, são muitas as possibilidades.

Vamos falar um pouco de algumas delas nesse post.

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O que é uma Caixa de Entrada e porque você precisa de uma hoje mesmo!

Eu acredito que produtividade está diretamente relacionada com organização (e eu já falei sobre isso nesse post). É muito mais difícil se manter produtivo em meio ao caos.  E tanto a bagunça física (seu espaço, o ambiente onde você está) quanto a bagunça mental são prejudiciais.

O post de hoje fala de uma das ferramentas mais simples de organização: a caixa de entrada. O conceito vem do método GTD, de onde também vem as regras e princípios para seu uso.  É uma ferramenta extremamente básica mas cujo uso revoluciona a sua forma de se organizar e, portanto, é um passo e tanto para quem quer melhorar sua produtividade.

Mas, afinal, o que é essa tal de caixa de entrada?

É onde você vai registrar tudo que está passando pela sua cabeça e tudo que chega até você. É um local para você anotar suas ideias, coisas que precisa fazer, lembretes, projetos, enfim, literalmente tudo.  A ideia é liberar seu cérebro dessa função de forma que ele fique disponível para realizar outras funções mais importantes.

Dentro do método GTD isso é chamado de Coleta. O criador do GTD, David Allen acredita que todos nós temos compromissos internos mal administrados e que nos causam estresse e preocupação. É o que ele chama de “veios  abertos”, que são aquelas situações em que você diz pra você mesmo: “preciso fazer tal coisa” (começar um curso de inglês, trocar as cortinas, comprar uma lâmpada para o abajur, comprar pilhas para o controle remoto, fazer a declaração do imposto de renda, levar o carro para a revisão, e por aí vai). Enfim, são tratos que você faz com você mesmo de todas as coisas que você quer e precisa fazer.

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Como se organizar para ser mais produtivo

Pode parecer algo um tanto óbvio, mas a organização é fundamental para melhorar sua produtividade. Ninguém consegue ser produtivo se estiver perdido no meio de uma bagunça, seja ela física ou mental.

Ser organizado ameniza o estresse e te ajuda a enxergar melhor qual seu objetivo e como alcançá-lo. Organizar-se é o primeiro passo para quem deseja aumentar sua produtividade, tanto que a falta de organização geralmente é um indício de outros problemas, como não conseguir gerenciar seu tempo, dificuldade para definir suas prioridades ou mesmo falta de motivação.

Uma coisa que eu aprendi com a Thais Godinho, do Vida Organizada (vão lá conhecer, tem muita coisa útil e interessante) foi que organização não é perda de tempo como muita gente pensa. Sim, muitas pessoas acreditam que o tempo gasto se organizando é um tempo desperdiçado, mas na verdade está bem longe disso. Na realidade, é justamente o contrário: uma vez que você se encontra em um ambiente organizado, com suas ferramentas de trabalho organizadas e até com seus pensamentos e planos organizados, você economiza tempo.

A desorganização rouba um tempo que você deveria estar utilizando para fazer suas tarefas e atividades, além de te fazer gastar energia com coisas sem importância. Confusão é sinônimo de distração, é mais difícil se focar quando você está no meio do caos, porque o cérebro  gasta mais tempo e energia para se concentrar. Fica claro então que a desorganização é um dos maiores inimigos da produtividade.

Vale lembrar que organização é um meio, não um fim. É um processo constante de busca de soluções que simplifiquem sua vida.

Tipos de organização

Existem, simplificadamente, três tipos ou três categorias de organização: espacial, virtual e mental.

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Prioridades: porque é fundamental definir as suas e como fazer isso

Prioridade é tudo aquilo que vem em primeiro lugar, que tem maior relevância. Priorizar é tomar decisões e saber usar seus recursos em função do seu foco. Foco é o resultado de ter as prioridades definidas.

Se você tem um dia a dia corrido, com mil e uma coisas para fazer e resolver, pode encontrar certa dificuldade em definir quais são suas prioridades. O tempo todos surgem coisas urgentes e imprevistos, que acabam tomando todo o seu tempo a tal ponto de você não conseguir planejar e identificar o que é prioridade e o que não é.

Então, para começar a pensar nas suas prioridades a primeira coisa que você precisa é ter controle sobre suas atividades diárias, saber tudo que está em andamento, o que precisa ser concluído e o que você quer ou precisa começar. Só tendo uma visão global e completa dos seus projetos e atividades você pode determinar quais dentre eles são os mais importantes e devem ser priorizados.

Para identificar suas prioridades, comece listando tudo o que você está fazendo e tudo o que quer/precisa fazer. Depois analise cada item e se pergunte: porque eu estou fazendo/quero fazer/preciso fazer isso? Entender como cada tarefa sua se encaixa na sua vida e nos seu planos, te ajuda a entender o que realmente é importante e o que é irrelevante.

David Allen, criador do GTD, defende que para saber quais são as suas prioridades você precisa saber qual é o seu trabalho. E o seu trabalho pode ser definido em pelo menos seis perspectivas diferentes:

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Como aumentar sua produtividade usando mapas mentais

Todo mundo quer ou precisa ser mais produtivo. Se você está aqui no blog é porque esse assunto desperta um mínimo de interesse em você.

Existem vários métodos, ferramentas e técnicas para melhorar sua produtividade. Cabe a cada um testar e identificar o que funciona melhor para si. Para mim, produtividade está diretamente relacionada a clareza de pensamento. É bem mais difícil ser produtivo quando existem várias ideias, problemas e situações rondando sua cabeça. Você não sabe por onde começar, o que é mais importante, você sequer tem dimensão de quantas e quais são as coisas que você precisa fazer.

Uma ferramenta para ajudar a obter essa clareza de pensamento, e que pode ser usada em inúmeras situações, é o mapa mental.

Mas o que é isso?

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A verdade sobre ser multitarefa: pode diminuir sua produtividade

Vamos falar neste post de um dos maiores mitos da produtividade: ser multitarefa. Ou seja, fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo. Você e praticamente todas as pessoas que você conhece devem ser assim. Eu também sou (embora esteja tentando deixar de ser). A sociedade hoje parece acreditar que é preciso ser multitarefa, e mais, que isso é um sinal de produtividade.

Mas, surpreendentemente, ser multitarefa pode ser justamente o responsável pela sua baixa produtividade. E não sou eu que estou dizendo. Existem vários estudos científicos que mostram isso. Existem depoimentos de pessoas que testaram deixar de fazer várias tarefas ao mesmo tempo e viram um aumento incrível de produtividade, além de diminuição do estresse.

Não acredita que ser multitarefa pode prejudicar sua produtividade? Vamos então conhecer a história do Peter Bregman, que escreveu um artigo falando sobre isso. Continuar lendo