Você pensa demais?

Ser produtivo envolve vários aspectos. Para mim ser produtivo é conseguir ter tempo para fazer minhas obrigações e tempo para o lazer; é equilibrar minhas tarefas com meus momentos de descanso. Para isso, duas coisas são indispensáveis: organização e planejamento.

Ninguém consegue ser produtivo no meio da bagunça. Organização nos poupa tempo e nos faz ver tudo com mais clareza. Planejamento é o que nos norteia e nos orienta quanto ao que precisamos fazer e quando.

Mas esses dois fatores tão fundamentais quando se fala de produtividade podem se tornar dois grandes vilões se não tomarmos cuidado. Pense comigo: do que adianta planejar tudo se na hora de fazer, o planejamento não sai do papel? Ou se você passa mais tempo planejando do que realmente fazendo alguma coisa?

Você pode usar várias ferramentas de produtividade, testar todas as técnicas e metodologias que quiser, mas nada disso vai trazer resultado se você não “colocar a mão na massa” e começar a trabalhar.

Existem muitas pessoas que pensam demais. Que perdem horas analisando os prós e os contras antes de tomar uma decisão e mesmo assim não conseguem se decidir. Ou então, fazem inúmeros cursos e passam dias estudando, mas nunca colocam o conhecimento em prática. Pensam que ainda não sabem tudo que é preciso. Tem também aquelas que esperam que tudo esteja perfeito para começar e se alguma coisa não for como o esperado, desistem porque não encontraram a situação ideal. Eu já fui assim e admito que algumas vezes ainda sou.

Mas como eu disse no começo, produtividade é ação. É otimizar o tempo e a forma como as coisas são feitas. Se você só se planeja, se organiza, se prepara, mas não faz nada, você não está sendo produtivo, por melhores que sejam as suas intenções. Pior: você nunca sai do lugar, não se aproxima de alcançar seus objetivos.

De forma geral, existem dois grandes pontos a serem discutidos quando se fala de falta de ação:

• paralisia por análise
• busca pela perfeição

Paralisia por análise

Trata-se de um fenômeno muito comum e inclusive já comprovado cientificamente por meio de diversos estudos.

É um mal da atualidade, onde estamos submetidos a uma quantidade absurda de informação, maior do que somos capazes de processar. Para comprovar basta procurar qualquer assunto no Google. Em poucos segundos você tem a sua disposição centenas de links, e cada um deles te leva a vários outros, e em pouquíssimo tempo você tem diante de si tanta informação que já nem sabe mais o que fazer com aquilo.

Existe uma expressão para explicar essa situação: sobrecarga de informação. Ou síndrome da fadiga da informação (IFS). Esse conceito foi criado por Alvin Toffer em 1970 e refere-se a nossa incapacidade de absorver e processar todas as informações a que estamos expostos.

Claro que acesso a informação é um benefício. Quando temos alguma dúvida ou precisamos saber alguma coisa, a facilidade de encontrarmos o dado que queremos é maravilhosa. Entretanto, precisamos aprender a filtrar essa informação, de forma que ela seja realmente benéfica e não prejudicial.

É muito comum termos dificuldade para começar a agir por pensarmos que não sabemos ainda tudo que é necessário. O conteúdo disponível é tão extenso que acreditamos ser necessário saber tudo para podermos começar a trabalhar.

Essa situação é um exemplo típico de paralisia por análise. Primeiro pensamos em fazer alguma coisa nova, iniciar um projeto. Então, pesquisamos a respeito para aprender o que for necessário para começar. Aí nos sentimos sufocados com tanta coisa a aprender e saber que nunca tiramos o projeto do papel porque temos a sensação que ainda não somos capazes pois não sabemos o suficiente. Ainda não acessamos todos os link. Não lemos todos os artigos que favoritamos. E nesse embalo, acabamos não fazendo nada.

Outro aspecto da paralisia por análise aparece quando precisamos escolher entre duas opções, tomar uma decisão entre A e B. Nesse caso, o problema nem é tanto o excesso de informação e sim a expectativa de tomarmos a melhor decisão possível. Claro que todos queremos fazer sempre as melhores escolhas, mas o problema é quando essa ponderação se estende tanto, que adiamos a decisão indefinidamente porque não conseguimos definir o melhor caminho. Isso é muito comum, especialmente com pessoas ansiosas e perfeccionistas.

Ambas as situações podem ser explicadas pelo conceito conhecido como “paradoxo da escolha“. Esse termo foi criado pelo psicólogo americano Barry Schwartz e ele defende que quanto mais opção de escolha temos, maiores as chances de questionarmos nossas decisões antes mesmo de tomá-las. Isso porque vivemos em uma sociedade que acredita que não há desculpa para alcançar menos do que a perfeição se temos opções e informações ilimitadas. Assim, nos culpamos por toda e qualquer falha que aconteça, levando ao medo de agir e fracassar. Além disso, quando temos muitas opções, fica fácil imaginar o tempo todo as (possíveis) vantagens das alternativas que você não escolheu, te deixando menos satisfeito com a sua escolha.

Busca pela perfeição

A busca pela perfeição se torna um problema quando desejamos que nossos planos sejam perfeitos, que tudo aconteça exatamente como queremos, que nossa vida seja perfeita. Nessa situação não agimos por que ainda não nos sentimos totalmente preparados e, se ainda não estamos preparados, nosso trabalho não será executado de forma perfeita. Ou então temos medo de fazer uma escolha e aquela não ser a escolha perfeita. Essas também são situações em que a paralisia por análise de manifesta.

Mas a busca pela perfeição também pode fazer com que estejamos sempre esperando as condições ideais antes de iniciarmos qualquer coisa. Nos planejamos para começar algo mas nunca saímos do planejamento simplesmente porque condições ideais não existem. Temos que trabalhar com condições reais, com o que temos no nosso dia a dia. Temos que tentar fazer o melhor possível com o que temos em mãos. Senão, vamos ficar sempre esperando o dia ideal, o equipamento ideal, o clima ideal, a companhia ideal.

Se você é o tipo de pessoa que “pensa demais”, talvez já tenha conseguido se identificar com o que foi dito até aqui. Senão, vamos falar agora de algumas situações práticas nas quais a falta de ação se manifesta.

Excesso de planejamento

Planejar é ótimo, além de ser essencial para garantir que as coisas aconteçam, tanto quanto possível, da forma que gostaríamos. Ter tudo planejado nos ajuda a ter controle sobre o que precisamos fazer e quando precisa ser feito, evitando a perda de prazos ou o esquecimento de algo importante. O planejamento diminui o estresse e ajuda a lidar melhor com imprevistos que, invariavelmente, vão acontecer. Sem planejamento não conseguimos alcançar nossas metas e objetivos, porque não sabemos pra onde estamos caminhando nem qual caminho estamos seguindo, nem mesmo qual é o próximo passo.

Do mesmo modo que eu acredito que a falta de planejamento é prejudicial para quem deseja uma vida produtiva, o excesso de planejamento também não é benéfico. Quando passamos mais tempo planejando do que executando, alguma coisa está errada. O planejamento deve ser uma ferramenta para ajudar na sua produtividade e a atingir suas metas e não uma muleta que te impede de agir.

Planejar é importante, mas preste atenção se você não passa a maior parte do tempo planejando do que realmente fazendo o que foi planejado.

Mania de organização

Organização também é um pilar fundamental da produtividade. Ter cada coisa em seu lugar (desde objetos físicos, arquivos digitais, até os seus pensamentos) ajuda significativamente a ser produtivo e fazer seus projetos andarem. Saber que tudo está onde deveria estar evita que você perca tempo procurando alguma coisa e também permite ver tudo com clareza.

Mas cuidado com mania de organização. Cuidado para não ser aquele tipo de pessoa que não consegue fazer nada se um mísero clipe de papel estiver fora do lugar. Se os livros não estiverem organizados por ordem alfabética na estante. Se os arquivos não estiverem rigorosamente classificados no computador.

Não espere ter tudo organizado para começar a trabalhar em um projeto. Organize o mínimo necessário e parta para ação. Se você estiver mais preocupado em organizar um trabalho do que realmente em trabalhar, você corre o risco de ser ver com tudo milimetricamente em seu lugar mas sem nenhum resultado.

 Procrastinação

A procrastinação é um problema que todo mundo enfrenta pelo menos de vez em quando. Por mais ativo e produtivo que você seja, uma hora ou outra a procrastinação aparece. Ela pode ter muitas causas: a tarefa diante de você é muito complexa, longa ou entendiante; você não sabe como começar; interrupções e distrações frequentes; falta de concentração e foco ou mesmo o puro e simples cansaço. Tem um post aqui no blog que eu falo só sobre procrastinação.

A procrastinação pode ser um reflexo do excesso de pensamento quando você evita fazer uma tarefa por conta das situações que já falei aqui no post.

Você pode estar esperando pela situação ideal, buscando uma perfeição que não existe. Você procrastina para começar um projeto porque acha que não tem tempo necessário, não tem as melhores ferramentas, ainda não tem conhecimento suficiente. E como esse ideal de perfeição dificilmente será alcançado, o projeto vai sendo adiado ilimitadamente.

Então, preste atenção se você tem procrastinado demais. Procrastinar faz parte da vida, por causa dos momentos de baixa energia e pode inclusive ser benéfico, quando você adia uma tarefa para descansar e retornar a ela com foco total. Mas se é algo recorrente, talvez seja o caso de você avaliar os motivos que não tem deixado você tirar seus planos do papel.

Estar ocupado x ser produtivo

Muitas vezes nos ocupamos com inúmeras tarefas, mas ainda não nos sentimos produtivos. Isso porque estar ocupado é diferente de ser produtivo. Pode acontecer de nos dedicarmos a várias tarefas sem importância apenas para adiar uma tarefa realmente importante. Essa também é uma forma de falta de ação, mas disfarçada de ação, porque na verdade estamos sim trabalhando, mas não no que realmente importa.

Como sair dessa situação?

Ok, você já tem consciência de que passa mais tempo pensando do que agindo e isso te faz ficar parado no lugar e não conseguir colocar nada em prática. Mas como sair dessa situação?

Vou ser sincera e dizer que não existe nenhuma fórmula pronta. Tudo depende dos seus motivos, das causas que estão te levando a deixar de agir. Medo de falhar? Ansiedade na hora de tomar decisões? Cada um é cada um e, talvez, possa ser o caso de buscar terapia e acompanhamento psicológico.

Dito isso, seguem algumas reflexões que podem te ajudar a vencer a inércia do pensamento e partir para a ação.

• Se o seu problema for o perfeccionismo, saiba que nada nunca será perfeito. Nós somos nossos piores críticos. Aceite a realidade, seja corajoso e dê o primeiro passo. Tenha em mente que, a medida em que o trabalho vai sendo executado, você pode ir aprimorando. Faça primeiro e busque as melhorias depois.
• Caso a dificuldade seja tomar decisões, defina um prazo para fazer a escolha final. Até lá pesquise o que for necessário, pese os prós e os contras e, quando chegar o momento, tome a sua decisão e fique com ela. Diga seu prazo para outra pessoa e peça a ela que te cobre uma definição quando chegar o momento. Esqueça a outra opção e siga o caminho que escolheu da melhor maneira possível.
• Você está planejando algo já tem um longo tempo e ainda não conseguiu colocar em prática. Avalie o seu planejamento e se pergunte qual o primeiro passo que você precisa dar. Defina apenas qual a primeira ação a ser executada. Então execute-a! Agora mesmo. Ou se realmente não for possível fazer nesse exato momento, anote na sua agenda para o mais breve possível. Agende um horário e trate como um compromisso. Dado o primeiro passo, a coisa tende a ser desenrolar com mais facilidade.
• Se você tem medo de fracassar, pense racionalmente sobre esse medo. Você nem ninguém e perfeito. Todo mundo falha. E se tem alguém que você pensa que nunca falhou, você está enganado. Além do mais, você prefere tentar e falhar ou não tentar e nunca saber se teria dado certo?
• Se você está se ocupando, mas não está sendo produtivo, primeiro identifique suas ações importantes, aquelas tarefas realmente prioritárias para você. Mas não gaste tempo demais com isso para não cair na paralisia por análise ou no excesso de planejamento. Apenas identifique duas ou três tarefas que são realmente importantes e se dedique a elas, trabalhe nelas, execute-as.
• Se estiver se sentindo paralisado no meio da realização de uma tarefa, seja por qual motivo for, pare o que está fazendo. Troque de tarefa, descanse, pense em outra coisa. Mas defina quando vai voltar a tarefa para não adiá-la indefinidamente.
• Limite propositalmente o volume de informação que você consome. Consuma informação com propósito. Controle a quantidade de matérias que vai ler, o número de fontes de pesquisa, as opções de compra, até mesmo quantas abas você mantém abertas ao mesmo tempo no seu navegador ou quantas janelas de diferentes programas.
• Sempre trabalhe com prazos. Estabeleça datas limite para conclusão de tarefas e projetos. Seja disciplinado com seus cronogramas.
• Tenha sempre em mente suas metas. Use-as sempre como base para tomar suas decisões e como motivação para realizar suas atividades.

Você é o tipo de pessoa que pensa demais e acaba não agindo? Boa parte da minha vida eu fui assim e ainda existem alguns momentos em que isso acaba acontecendo. Os itens que eu listei acima são coisas que eu tento sempre manter em mente para não cair nessa armadilha da falta de ação. É uma questão de mentalidade e também de disciplina, de ficar atento e não permitir que o “excesso de pensamento” te impeça de agir.

Me conta nos comentários se isso acontece com você e com você lida com a situação.

Até mais,

Juliana Sales