Prioridade é tudo aquilo que vem em primeiro lugar, que tem maior relevância. Priorizar é tomar decisões e saber usar seus recursos em função do seu foco. Foco é o resultado de ter as prioridades definidas.
Se você tem um dia a dia corrido, com mil e uma coisas para fazer e resolver, pode encontrar certa dificuldade em definir quais são suas prioridades. O tempo todos surgem coisas urgentes e imprevistos, que acabam tomando todo o seu tempo a tal ponto de você não conseguir planejar e identificar o que é prioridade e o que não é.
Então, para começar a pensar nas suas prioridades a primeira coisa que você precisa é ter controle sobre suas atividades diárias, saber tudo que está em andamento, o que precisa ser concluído e o que você quer ou precisa começar. Só tendo uma visão global e completa dos seus projetos e atividades você pode determinar quais dentre eles são os mais importantes e devem ser priorizados.
Para identificar suas prioridades, comece listando tudo o que você está fazendo e tudo o que quer/precisa fazer. Depois analise cada item e se pergunte: porque eu estou fazendo/quero fazer/preciso fazer isso? Entender como cada tarefa sua se encaixa na sua vida e nos seu planos, te ajuda a perceber o que realmente é importante e o que é irrelevante.
David Allen, criador do GTD, defende que para saber quais são as suas prioridades você precisa saber qual é o seu trabalho. E o seu trabalho pode ser definido em pelo menos seis perspectivas diferentes:
• Ações atuais: são suas atividades em andamento, tudo aquilo que você precisa concluir.
• Projetos atuais: é bem parecido com o item anterior, com a diferença que um projeto é definido como toda tarefa que precisa de mais de uma etapa ou ação para ser concluída. Projetos são resultados que você quer alcançar em um tempo relativamente curto (nessa semana, nesse mês).
• Áreas de responsabilidade: são os papeis que você tem na sua vida, as áreas chaves nas quais você quer obter resultados e alcançar objetivos. Você tem vários projetos e ações em andamento por causa das suas áreas de responsabilidade. Alguns exemplos de áreas de responsabilidade: trabalho, estudos, família, saúde, hobbies, espiritualidade, dentre outros.
• Metas para um a dois anos: o que você deseja para as diversas áreas de sua vida daqui a dois anos.
• Visão para três a cinco anos: a mesma reflexão anterior, mas para um período maior de tempo, objetivos a longo prazo.
• Vida: é o aspecto mais amplo possível. Por que você trabalha onde trabalha? Por que faz os cursos que faz?
Você pode usar cada uma das perspectivas para listar suas ações e projetos em execução, seus planos, metas e objetivos a curto, médio e longo prazo. A partir daí você tem uma visão geral de tudo que precisa ser feito na sua vida e assim consegue definir o que é prioridade para você.
Claro que se você quiser começar organizando só suas ações em andamento, tudo bem. Pensar sobre suas áreas de responsabilidade e metas e objetivos para daqui a vários anos requer um bom tempo de reflexão. E você pode estar atrapalhado no meio das suas tarefas diárias e precisando definir suas prioridades no dia a dia mesmo, para sair do sufoco. Você pode não ter tempo e talvez nem mesmo motivação para reflexões agora e, mais uma vez, tudo bem. Dar um primeiro passo é melhor do que não dar passo nenhum e ficar parado no mesmo lugar. Então comece listando tudo que está em execução e defina quais tarefas são prioritárias. Só isso já pode te ajudar bastante a melhorar sua produtividade.
Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que ajuda a identificar prioridades e tem esse nome porque era usada pelo presidente americano Dwight D. Eisenhower. Apesar de desenvolvida por ele, se tornou mais conhecida ao ser apresentada por Stephen Covey em seu famoso livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, por isso também é chamada de Matriz de Covey.
Essa matriz nada mais é que a combinação das suas atividades urgentes e importantes, de forma que ao visualizá-la logo de cara seja possível identificar quais as suas prioridades.
Para começar precisamos então entender as definições de urgente e importante:
• Urgente é tudo que requer ação imediata. Você precisa realizar esse tipo de atividade o mais rápido possível. Não podem ser adiadas, seja porque tem um prazo ou porque sua não realização trará algum tipo de problema. Geralmente não estão relacionadas com suas metas.
• Importante são as atividades que tem um significado, pois de alguma forma contribuem para que você atinja seus objetivos. São as tarefas que estruturam as etapas para que você alcance os resultados que deseja.
Vamos ver então quais os passos para elaborar uma Matriz de Eisenhower.
1. Liste todas as suas tarefas. Todas elas, em todas as áreas, liste tudo o que você precisa e quer fazer.
2. Divida essas tarefas em duas colunas: Urgentes e Não Urgentes. Baseado na definição de urgente dada acima classifique suas tarefas considerando se elas precisam ser feitas agora ou podem ser adiadas.
3. Analise a coluna com as tarefas Urgentes e para cada item listado defina se é importante ou não, ou seja, se tem ou não relação com seus objetivos pessoais. Faça a mesma coisa para as tarefas da coluna Não Urgentes.
Pronto! Todas as suas tarefas estão classificadas. Vamos agora para a parte visual da elaboração da matriz, que é uma das coisas mais legais dessa ferramenta pois permite identificar rapidamente o que é prioritário, só de olhar. Além disso, ela facilita incrivelmente a tomada de decisões porque praticamente faz isso por você, identificando pelos quadrantes o que precisa ser feito agora e que o pode ser adiado.
Uma matriz nada mais é que um combinação de linhas e colunas e a Matriz de Eisenhower tem apenas duas linhas e duas colunas. Veja na figura abaixo.
(adaptado de LP Produtividade e James Clear)
As tarefas podem se enquadrar em quatro quadrantes:
1. Tarefas Urgentes e Importantes. Aqui estão as suas principais prioridades. Ou seja, o que precisa ser feito agora, sem nenhum adiamento. O lema desse quadrante é “faça agora“.
2. Tarefas Não Urgentes e Importantes: contém as tarefas que estão diretamente ligadas aos seus objetivos. É tudo aquilo que precisa ser feito para alcançar seus resultados e suas metas. A ideia aqui é “planeje e agende“, ou seja, planeje o que precisa fazer e encaixe nas suas atividades diárias.
3. Tarefas Urgentes e Não Importantes: aquelas atividades que não são importantes para você, pois não tem ligação com suas metas, mas podem ser importantes para alguém. A ordem é “delegue“, encontre alguém que possa se responsabilizar por essas tarefas. O que está aqui pode ser transferido para outra pessoa fazer, pois não faz parte dos seus objetivos, então não é sua obrigação. Pode ser sua responsabilidade, ou seja, você tem que garantir que seja cumprido, mas não necessariamente tem de ser você a executá-las.
4. Tarefas Não Urgentes e Não Importantes. A orientação é “elimine“. Tudo que está aqui, em teoria, pode ser descartado. São coisas que não tem ligação com suas metas, nem são sua responsabilidade e nem possuem prazos a serem cumpridos. Mas aqui também entram atividades como hobbies e passatempos, ou seja, coisas que você faz simplesmente porque gosta. Isso não precisa e nem deve ser eliminado, só deve ser controlado de forma a não roubar o tempo que deveria ser utilizado na execução de suas tarefas.
Fica claro então, que as tarefas que se encontram no quadrante 1 são as que devem ser feitas primeiro. Cumpridas essas tarefas passamos ao segundo quadrante, onde nos dedicamos ao que realmente é importante pois faz parte dos nossos planos e contribui para o sucesso de nossos objetivos. Segundo especialistas deveríamos gastar aqui a maior parte de nosso tempo, porque assim estaremos nos empenhando no que de fato é relevante. Depois vem o quadrante 3, onde atribuímos tarefas as outras pessoas e, por fim, o quarto quadrante, coisas que podemos deixar para lá, ou hobbies que só fazemos depois de cumpridas nossas obrigações.
Uma dica fundamental para que a matriz de Eisenhower funcione para você é definir seus objetivos. Afinal, como saber o que é importante se você não sabe onde quer chegar? Então tire um tempo para pensar sobre suas metas e traçar as etapas necessárias, de forma que isso possa guiar suas ações diárias.
Outra coisa importante para que sua matriz funcione é o planejamento, senão diário, pelo menos semanal. Nossa vida e as coisas ao nosso redor mudam o tempo todo e, consequentemente nossas ambições, desejos e objetivos mudam também. As circunstâncias não são sempre as mesmas e o que é prioridade hoje pode deixar de ser amanhã ou semana que vem.
Se você quer ter uma vida mais produtiva, tem que saber por que. Ser produtivo está atrelado a alcançar um objetivo que por sua vez tem a ver com priorizar e decidir à que dedicar nosso tempo em meio a tantas coisas que temos para fazer.
Para terminar, vou deixar um vídeo do Geronimo Theml sobre ordem de prioridade. Recomendo muito esse vídeo porque ele fala de quatro técnicas simples que vão te ajudar muito a definir suas prioridades e tem tudo a ver com o que eu falei aqui no post.
Dúvidas? É só deixar aqui nos comentários ou me mandar um e-mail.
Até mais,
Juliana Sales
ProdutivaMente 
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