Como lidar com imprevistos de forma tranquila

Hoje vamos falar de uma das reclamações mais comuns de quem tenta se organizar, organizar suas tarefas e seu dia a dia: os imprevistos. Imprevistos fazem parte da vida e todos sabemos e isso deveria ajudar a não sermos pegos de surpresa por eles, mas é claro que não é isso que acontece. Já li comentários e ouvi muita gente dizendo que não adianta nada se planejar ou tentar criar uma rotina porque os imprevistos aparecem e põe tudo por água abaixo. Mas na verdade as coisas não são bem assim e esse post é um pouco sobre isso, sobre como lidar com os imprevistos e se livrar da impressão de que eles roubam todo o nosso tempo e estragam todos os nossos planos.

A primeira coisa – que apesar de óbvia precisa ser dita – é aceitar que imprevistos vão sim acontecer e não há planejamento no mundo que possa evitá-los totalmente. Até porque o planejamento nunca teve essa função e se você pensa que sim, aí pode estar o problema. Imprevistos são inevitáveis, não dá pra saber como e quando eles acontecerão e quais serão. O que nos cabe é entender isso e aprender a lidar da melhor forma.

Além disso, imprevistos podem ou não ser influenciados por nossas ações e decisões. Por exemplo: acabou a energia elétrica ou aconteceu um problema com a internet e você não pode trabalhar. Ou então houve um acidente de trânsito que provou um engarrafamento que vai te causar um atraso. Nessas situações não há nada que possa ser feito. Não há nenhum tipo de ação que você possa fazer para lidar com isso. Ok, você até pode largar o seu carro no engarrafamento e tentar usar o transporte público ou procurar um lugar com energia elétrica/internet disponível onde você possa utilizar seu computador. Mas não se trata de fato de uma solução real, já que ao menos um pouco de tempo você perdeu e atrasos inevitavelmente acontecerão.

Por outro lado, se tais situações que fogem ao nosso controle são difíceis de ser contornadas e revertidas, nós podemos criar mecanismos para minimizar o efeito dessas possíveis situações. Percebam que a ideia não é antecipar o imprevisto em si, o que seria impossível, mas antecipar a possibilidade de que ele pode acontecer e criar formas de contornar a situação e diminuir prejuízos. Falaremos sobre isso logo mais.

Temos também aqueles imprevistos cujos impactos no nosso dia dependem das nossas ações e das decisões que tomamos em relação a eles. Aqui estamos falando principalmente de tarefas e atividades de última hora, que surgem exigindo nossa atenção e roubando o tempo que tínhamos a intenção de usar com nossas atividades planejadas. É nesse ponto que surgem as inúmeras reclamações de que “não consigo fazer meu planejamento dar certo porque sempre surge alguma emergência e o meu planejamento acaba ficando de lado”. E o erro está tanto em tomar uma decisão errada quanto ao que fazer com relação a esse imprevisto como na forma como seu planejamento foi feito.

Foto de Oli Dale em Unsplash

Lidando com os imprevistos de forma “preventiva”

Eu já disse isso em outros posts aqui, mas acho importante repetir: a melhor forma de diminuir o impacto de eventuais imprevistos no seu dia a dia é através do planejamento. Mas para isso você precisa deixar de vê-lo como uma prisão, como algo que controla suas ações em todos os minutos do seu dia, porque planejamento não é isso. Planejamento é a estrutura que você cria para organizar o uso do seu tempo, é um guia, uma escolha consciente de como você quer usar o seu tempo e não uma obrigação a ser seguida rigorosamente.

Na prática, o seu planejamento precisa de duas coisas: flexibilidade e margem de manobra. Flexibilidade tem a ver com programar suas atividades de modo que elas possam ser remanejadas com o mínimo de consequências.  Vamos imaginar que para terminar uma planilha no trabalho você precisa de informações de outra pessoa, as quais ainda não foram entregues. Se você planejou fazer essa planilha na segunda e não conseguiu por não ter recebido o retorno da outra pessoa, isso quer dizer que seu dia de trabalho e seu planejamento estão perdidos? Claro que não. Veja quais atividades você planejou para outros dias e antecipe-as.

Mas e se essa planilha precisar ser entregue na terça e você obrigatoriamente tiver que fazê-la na segunda? Aí entra a margem de manobra. Se a planilha precisa ser entregue na terça me dê um motivo plausível pelo qual você se planejou para fazê-la apenas um dia antes? Traga um pouco de tranquilidade a si mesmo e trabalhe com prazos antecipados. Por que deixar tudo para a última hora? Se o seu prazo final é sexta, na hora de se planejar considere como se fosse quarta. E se depender de terceiros, coloque prazos ainda mais folgados, porque assim como você, o outro também vai passar por imprevistos.

Outras situações em que deixar essa margem de manobra no seu planejamento facilita a sua vida e te ajuda a enfrentar melhor os imprevistos que surgem:

• sempre leve em conta o tempo de deslocamento entre um local e outro quando isso for necessário e acrescente ainda uma reserva de tempo, especialmente se onde você mora problemas de trânsito são frequentes. Não marque compromissos em diferentes lugares com horários muito próximos, considere sempre o tempo necessário para ir de um lugar ao outro e acrescente uma folga de tempo para eventuais problemas.
• mesmo se o compromisso não exigir deslocamento, mantenha um intervalo entre um e outro. Não agende reuniões em sequência sem um pequeno intervalo de segurança entre uma e outra, considere sempre a possibilidade de acontecerem atrasos ou outras situações inesperadas. 
• da mesma forma, não encha o seu dia/semana de tarefas, sem deixar intervalos entre suas atividades. Se você preenche todo o seu tempo, qualquer pequeno atraso certamente irá interferir em todo o seu planejamento.

Lembre-se sempre que planejar não é programar cada minuto do seu dia. Especialistas em produtividade recomendam que você programe de 50 a 70 % do seu tempo, deixando o restante como um “tempo livre” que será usado para comportar o inesperado. E, se por acaso não acontecer nada de inesperado, melhor ainda! Você pode usar esse “tempo livre” para antecipar alguma tarefa e, eventualmente, até mesmo para descansar e relaxar.

Foto de Paico Oficial em Unsplash

Lidando com os imprevistos de forma “reativa”

O outro aspecto do imprevisto é aquele tipo de tarefa que surge de última hora: seu chefe que te passa uma tarefa que não estava programada, um favor que alguém te pede, um telefonema inesperado de um cliente, uma reunião urgente. Tudo isso são coisas sobre as quais você tem ao menos um controle mínimo, diferente do trânsito engarrafado ou da falta de energia elétrica. Aqui, existe a possibilidade de decidir o que fazer em relação ao imprevisto. Claro que eu entendo que pode ser difícil recusar uma tarefa dada pelo chefe ou recusar um telefonema de um cliente, mas dependendo das circunstâncias pode sim ser possível. E além dessas situações específicas que eu citei, existem infinitas outras situações em que um imprevisto se apresenta a você sob a forma de uma tarefa que precisa ser feita, mas que não estava programada e não constava no seu planejamento.

Falar em lidar de forma “reativa” pode parecer algo ruim, mas aqui é apenas no sentido de reagir a uma situação que se apresenta. Na seção anterior eu falei sobre lidar de forma preventiva porque se tratava de prevenir não o imprevisto, mas antecipar que ele poderia acontecer e estar preparado para isso, estar “prevenido”. E aqui eu falo de reagir ao imprevisto querendo dizer que você pode tomar uma decisão em relação a ele.

Assim, a decisão que você deve tomar é o que fazer com esse imprevisto, definir o que fazer com a nova tarefa ou atividade que apareceu. Considerando o fluxo de trabalho indicado no método GTD, que eu uso de forma adaptada no meu dia a dia, são basicamente 3 opções: interromper o que você está fazendo para executar aquela atividade, delegar para alguém ou inserir em sua lista de tarefas para entrar no seu planejamento e ser feita futuramente.

Os parâmetros que eu sigo são os seguintes:

• eu só faço a tarefa no momento em que ela aparece ser for algo rápido (em torno de uns 5 minutos) e se essa pausa, mesmo que pequena, não interferir significativamente na tarefa em que eu estava trabalhando quando fui interrompida pelo imprevisto. 
• se eu não for fazer a tarefa no momento, ela é anotada na minha caixa de entrada para que eu lide com ela mais tarde. E lidar com ela quer dizer definir se pode ser delegada para alguém e, se não puder, incluir no meu planejamento conforme sua importância ou prazo.

E claro, vale lembrar, você sempre pode dizer não e se recusar a assumir a responsabilidade por aquela tarefa. Não se trata de má educação e sim compreender e fazer a outra pessoa compreender que você simplesmente não tem tempo para fazer aquilo.

Para terminar, acho importante também entender nossos sentimentos quando um imprevisto acontece. Frustração e irritação podem acontecer e isso é um caminho para falta de concentração, estresse, desânimo, procrastinação. Então, apesar de eu ter falado o post todo sobre como lidar com imprevistos também é importante perceber como nos sentimos com relação a eles e não dar uma importância maior que o necessário. Imprevisto é exceção e não regra, não deixe de se organizar por que ele pode acontecer e não desista do seu planejamento porque ele aconteceu.

Até mais,

Juliana Sales