Quem acompanha o conteúdo do blog sabe que eu costumo compartilhar os livros que eu leio sobre produtividade, organização, gestão do tempo e afins. Para ver todos os post sobre as minha leituras que já tem no blog é só escolher a categoria “Livros” no Menu (que fica à direita se você estiver no computador ou no final da página se estiver no celular).
E o livro de hoje é “23 Hábitos Anti Procrastinação”, de S. J. Scott, criador do blog Develop Good Habits. E o que ele fala logo no começo do livro e também em seu blog é que ele busca formas práticas e aplicáveis de promover o desenvolvimento pessoal, com uma visão pragmática baseada em criação de bons hábitos. E é isso que se pode esperar desse livro: uma introdução rápida, pouca teoria e o foco nos 23 hábitos, apresentando formas de implementá-los. Em alguns poucos casos as dicas podem até não ser tão simples assim, mas a grande maioria traz uma explicação clara de como desenvolver o hábito apresentado.
Para quem já conhece um pouco sobre produtividade pessoal, inclusive quem acompanha o blog, vai ver que esse livro não traz nenhuma grande novidade. Ele apresenta muitos conceitos, dicas e informações que eu já trouxe aqui e traz referências que eu mesma já citei, como o método GTD ou o livro “Comece pelo mais difícil“, de Brian Tracy. E essas são referências diretas, dá pra perceber vários outras ideias que remetem à conhecidos conceitos e especialistas da área.
Antes de começar a falar de fato dos hábitos, a introdução trata de forma bem geral sobre a procrastinação, apontando que a melhor forma de lidar com ela é desenvolvendo hábitos diários que ajudem a combatê-la. Isso porque o autor defende que a própria procrastinação em si é um hábito, que “em algum momento de sua vida você desenvolveu, pois lhe deu, em curto prazo, a recompensa da ‘sensação boa’ de viver no momento.” Então, a ideia é desenvolver hábitos anti procrastinação, que te permitam sentir a vontade de procrastinar mas continuar agindo e executando apesar disso. É o princípio de substituir um hábito pelo outro, conforme indicado nos mais diversos estudos sobre o tema, inclusive em O Poder do Hábito.
São apresentadas também as 7 desculpas que as pessoas usam para procrastinar e mais a frente no livro cada hábito é relacionado a uma dessas desculpas, como uma sugestão para eliminá-la. E eu achei que ficaria mais interessante aqui no post, em vez de apresentar separado – as 7 desculpas e os 23 hábitos, trazer junto com as desculpas os hábitos que são a resposta a cada uma delas. Então os hábitos ficaram fora de ordem, mas me parece que fica melhor para assimilar a ideia. Antes de começar veja abaixo os 23 hábitos na ordem em que aparecem no livro.
Desculpa 1: Não importa.
É comum ficarmos adiando tarefas que não parecem ser importantes. E muitas vezes isso acontece porque não fazemos a conexão da tarefa com seu propósito, ou seja, não temos clareza de porque ela precisa ser feita. E aí é fácil ter a sensação de que a tarefa não é importante e pode ser deixada para depois. Três hábitos para eliminar essa desculpa:
• Hábito 2: Relacione cada ação a um objetivo M.A.R.T.E (metas SMART). Relacione cada tarefa a um objetivo. E eu acrescento que nem precisa ser necessariamente ser uma meta de longo prazo, pode ser apenas entender qual a justificativa por trás da tarefa, porque ela precisa ser feita.
• Hábito 12: Acompanhe o seu progresso e sucessos. A ideia é acompanhar o andamento de seus projetos de longo prazo, monitorando cada etapa e comemorando a conclusão de que cada tarefa, por menor que seja, já que ela faz parte de um objetivo maior. Também funciona como um fator de motivação.
• Hábito 22: Seja paciente com o processo, porque é preciso entender que a criação de qualquer hábito, qualquer mudança significativa na nossa vida não acontece do dia para a noite. Quase todo mundo deseja e espera resultados imediatos, mas é preciso entender que não é assim que as coisas funcionam.
Desculpa 2: Preciso fazer … primeiro.
Os três pontinhos representam qualquer coisa que você acredite que precisa fazer antes de se dedicar a uma tarefa que está procrastinando.
• Hábito 5: Crie listas de projetos. O autor apresenta uma forma simplificada de planejamento, onde se deve listar todas as tarefas que precisam ser realizadas para concluir um projeto. Divida qualquer atividade muito grande ou complexa em etapas menores e mais simples
• Hábito 6: Crie lembretes para tudo. Aqui a recomendação é criar listas de verificação, para quaisquer atividades que você precise fazer regularmente, com determinada frequência. Pode ser uma espécie de passo a passo, listando todas as etapas ou ações.
• Hábito 19: Desenvolva competências com base em projetos. É um argumento legítimo procrastinar uma tarefa porque você precisa aprender alguma coisa ou desenvolver alguma habilidade para realizá-la. Quando isso acontece existem duas opções: delegar/contratar alguém para fazer a tarefa ou se dedicar a aprender o que precisa ser aprendido. Se escolher a segunda opção seja proativo e eficiente com o aprendizado.
Desculpa 3: Preciso de mais informações para poder começar.
Aquela situação comum de sentir que precisamos de mais informações e/ou conhecimento antes de realizar a tarefa. Tem muito a ver com a desculpa anterior, eu considero quase uma extensão dela e talvez, por isso, o autor não apresente nenhum hábito diretamente relacionado a essa desculpa.
Foto de Nordwood Themas em Unsplash
Desculpa 4: Sinto-me sobrecarregada e tenho muita coisa para fazer.
Essa talvez seja a desculpa mais comum e muitas vezes até reflete a realidade. O ponto é evitar essa sobrecarga de afazeres e os hábitos têm a ver com isso.
• Hábito 3: Anote suas ideias. É a conhecida recomendação de esvaziar sua mente, anotar suas ideias e pensamentos em uma caixa de entrada e não confiar apenas na sua memória para se lembrar das coisas. Não sobrecarregue sua mente com isso, porque atrapalha sua capacidade de focar nas tarefas atuais.
• Hábito 8: Desenvolva processos e projetos individuais. Também é uma recomendação habitual, de evitar a multitarefa e focar em uma tarefa por vez. Finalize a tarefa atual antes de começar a próxima.
• Hábito 10: Faça uma revisão mensal. O princípio é que a revisão te permite reavaliar suas prioridades, objetivos e projetos e eliminar o que for necessário, evitando gastar tempo e energia com atividades não relevantes.
• Hábito 14: Priorize usando o método ABCDE. É um método de priorização que ajuda a identificar quais tarefas são prioritárias e, portanto, devem ser feitas primeiro. A sensação de sobrecarga também vem de achar que tudo é prioridade, quando na realidade não é.
• Hábito 17: Comece aos poucos. Reforça o que já foi dito no hábito 5 e no hábito 22, no sentido de começar fazendo o mínimo possível, iniciar qualquer projeto, tarefa ou mesmo a criação de um hábito através de pequenas ações simples, que ajudem a dar o pontapé inicial e driblar a falta de força vontade para começar.
Desculpa 5: Não tenho tempo agora
Muitas vezes realmente todo o nosso tempo está ocupado com tarefas importantes e prioritárias mas outras tantas vezes é apenas uma desculpa para fugir de algo que não queremos fazer.
• Hábito 1: use a Regra 80/20 para tomar decisões. Baseado no princípio de Pareto, identifique aquelas tarefas que são as responsáveis por trazer a maior parte dos resultado que você deseja. Direcione seu tempo e sua energia para elas e deixe o resto para depois que elas forem realizadas.
• Hábito 13: Comece o seu dia com TMIs. TMI significa Tarefa Mais Importante. Diariamente identifique 3 tarefas que precisam indiscutivelmente serem feitas naquele dia e comece seu trabalho por elas. Só se dedique as demais atividades depois que suas 3 TMIs estiverem concluídas.
• Hábito 15: Crie um senso de urgência. Baseando-se na lei de Parkinson, a ideia é trabalhar com prazos mais curtos do que os reais, como uma forma de estímulo a agir de forma mais eficiente e focada. E há também o bônus de ajudar a lidar melhor com eventuais imprevistos.
• Hábito 23: Faça o desafio dos 30 dias. Esse é o último hábito do livro, que na realidade é mais uma indicação de como colocar cada um dos hábitos anteriores em prática: um por vez, durante um período de 30 dias, para que ele se consolide e você possa se dedicar ao próximo durante mais 30 dias, e assim sucessivamente.
Desculpa 6: Continuo me esquecendo de fazer isso
Esquecer uma ou outra tarefa de vez em quando é comum, ainda mais se você não tem um sistema de organização funcionando. Os 3 hábitos relacionados a essa desculpa tem a ver essencialmente com usar ferramentas e técnicas que te ajudem a não esquecer de suas atividades.
• Hábito 4: Crie um sistema de 43 pastas. É o famoso tickler, que faz parte do método GTD. Conforme a Thais (referência quando se fala em GTD) explica nesse post linkado é um conjunto de 43 pastas representado os 12 meses do ano e os 31 dias do mês. Em cada pasta você vai colocar as informações/referências/lembretes específicos para aquela data (dia/mês) e as pastas devem ser checadas diariamente.
• Hábito 7: Agrupe tarefas rotineiras semelhantes. Algo simples e eficiente é agrupar aquelas pequenas tarefas que fazemos diariamente e que ficam dispersas ao longo do dia. Reúna as tarefas de acordo com o local onde você está (casa/rua/trabalho), o horário (rotina da manhã/da noite), a função (bloco de resposta) ou qualquer outro critério que fizer sentido para você.
• Hábito 9: Programe uma revisão semanal. Não tem muito tempo que eu fiz um post falando sobre a importância da revisão semanal: identificar erros e eventuais ajustes, atualizar projetos em andamento, rever metas e usar tudo isso de base para planejar a semana seguinte.
Foto de Volodymyr Htyshchenko em Unsplash
Desculpa 7: Não estou com vontade de fazer isso
Muitas vezes procrastinamos por que não temos motivação ou força de vontade para fazer as tarefas. Existem vários motivos para isso e os hábitos a seguir ajudam a lidar com os principais.
• Hábito 11: Diga não as atividades menos prioritárias. Certas tarefas, mesmo que não gostemos, precisam ser feitas, fazem parte da vida. Associar um objetivo ou motivo a tais tarefas pode ajudar. Quanto às outras, é o óbvio que precisa ser dito: saiba dizer não.
• Hábito 16: Torne-se publicamente responsável. Compartilhe com amigos e conhecidos seus objetivos, projetos, tarefas e responsabilidades. Há um efeito psicológico em saber que nossas ações estão sendo observadas.
• Hábito 18: Recompense a si mesmo. Criar um sistema de recompensas pode ser útil para superar a falta de vontade. Use pequenas recompensas ao longo do dia para as tarefas diárias e recompensas maiores para projetos de longo prazo.
• Hábito 20: Obtenha motivação indireta. A recomendação é criar uma mentalidade que te ajude a continuar fazendo uma tarefa mesmo quando você está sem vontade. Palestras e programas motivacionais são indicados.
• Hábito 21: Pratique técnicas de visualização. O próprio autor diz não acreditar na lei da atração, mas reforça que a ideia de visualização pode ter um lado motivador, quando nos conecta mais fortemente aos nossos objetivos. É especialmente útil quando estamos desanimados.
Como deu pra notar a ideia do livro é bem simples e direta e muitos dos conceitos apresentados eu já falei por aqui. Acho que é uma boa leitura para quem está começando a pesquisar sobre organização e produtividade ou para quem tem dificuldade em implementar as informações que encontra, já que traz dicas para colocar a teoria em prática. Se alguém já leu, comenta aí o que achou. E se quiser me recomendar algum livro nessa temática, vou adorar!
Até mais,
Juliana Sales
ProdutivaMente 
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