Na semana passada tivemos um post que já é tradicional por aqui todo começo de ano, sobre quais foram os posts mais lidos no ano que acabou. E hoje também vamos seguir com outro post tradicional: quais ferramentas de organização eu escolhi para usar em 2023.
Eu faço esse tipo de post desde 2020 e vale lembrar que o objetivo é servir como ideia ou inspiração para quem está buscando formas de se organizar. Está bem longe de ser algum tipo de regra ou de significar que o jeito que eu faço é o certo ou as ferramentas que uso são as melhores. É apenas o que funciona pra mim e, quem sabe, pode funcionar para mais alguém aí.
Quem acompanha o blog sabe que no post do ano passado eu disse que revi não só as ferramentas que eu usava, mas o meu processo de organização de forma geral. Bem, o processo de organização continua o mesmo e se você quiser saber como é, clica aqui. E nesse post do link existem indicações de outros posts para entender melhor como funciona um processo de organização.
De forma resumida, para quem não quiser ler o post linkado agora, o meu processo é baseado no GTD. Eu não uso o método completo, com todas as recomendações, mas uso muitos dos conceitos apresentados nele. Em essência, a ideia é dividir o que você precisa organizar em coisas que representam ação (tarefas, projetos, compromissos) e coisas que não representam (arquivos). E cada tipo de coisa pede um gerenciamento diferente.
Foto de Christine Donaldson em Unsplash
Para gerenciar tudo eu uso hoje 4 ferramentas principais: o Notion, um bullet journal, um caderninho de notas e o Google Keep. Vou falar sobre cada uma delas, de que forma eu uso e para quê.
O Notion é a principal ferramenta. Depois que comecei a usá-lo, entender melhor como ele funciona e explorar as possibilidades, eu acabei deixando de lado quase todos os aplicativos que eu usava e aos poucos fui centralizando tudo nele. E ter tudo no mesmo lugar tornou o processo de organização mais prático e mais fluido pra mim.
Vou contar como eu estou usando o Notion dentro do meu processo de organização, uma atualização do primeiro post que eu fiz sobre a ferramenta, que está linkado ali em cima. Então, o que tem no meu Notion referente à organização:
• Lista de tarefas: ou To Do List, ou Lista de Próximas Ações, como queira chamar. O nome não importa e sim para quê ela serve. Eu já mantive essa lista no meu bullet journal e antes de transferi-la para o Notion ela ficava no Todoist (que atualmente eu não uso mais, apesar de considerar uma ferramenta muito boa).
• Lista de projetos: antes do Notion, também ficava no Todoist.
• Controle e Gestão de Projetos: a lista de projetos é apenas isso, uma lista. O projeto em si, seu detalhamento, cronogramas, etapas, etc., atualmente, fica dentro da própria lista, na forma de links. Antes eu fazia esse controle no Trello (que eu já usava há muitos anos) e já testei outros aplicativos (como o Asana), mas agora fica tudo no Notion. Se eu quiser ver apenas quais meus projetos estão ativos, é só abrir a lista. Se quiser informações do projeto basta clicar no projeto para abrir a página referente a ele. Isso, aliás, é uma das coisas que eu mais gosto no Notion, poder criar diversas páginas e hierarquizá-las, além de poder linkar umas com as outras.
• Material de referência: já usei o OneNote, o Evernote e muitas das informações antigas ainda estão nessas ferramentas. Algumas eu migrei e as novas têm sido criadas diretamente no Notion.
• Lista Algum Dia/Talvez: migrei do Trello para o Notion.
• Calendário editorial do blog: antes ficava no Google Agenda, mas transferi para o Notion.
• Planejamento de conteúdo do blog e das redes sociais: também no Notion, onde eu posso facilmente linkar com o calendário editorial e fica tudo muito mais organizado e melhor para me planejar e para criar o conteúdo. Meu banco de ideias também fica no Notion, tudo integrado entre si, e isso facilita muito as coisas.
Foto de Grovemade em Unsplash
Eu uso o Notion para algumas outras coisas, mas dentro do processo de organização, são essas as funções. Em termos de aplicativos, além do Notion eu tenho usado o Google Keep – como caixa de entrada – e o Google Agenda, apenas para agendamento dos horários de atendimento de consultoria.
Em termos de ferramentas analógicas, eu me mantenho fiel ao bullet journal. Pra mim não adianta, na hora de pensar o meu planejamento, seja do mês, da semana ou de um projeto, eu prefiro o papel. No bullet journal eu tenho o planejamento anual (no future log), o planejamento do mês e da semana. E também faço o pré-planejamento dos projetos, aquele brainstorm inicial. Só depois de ter essa visão geral no papel é que eu faço o planejamento definitivo no Notion. Também uso o bujo como ferramenta de registro, com anotações curtas sobre o meu dia; e como agenda, para controle de compromissos, prazos e tarefas com dia definido (dentro do planejamento mensal/semanal). E tem também o meu praticamente inseparável caderninho de anotações, que é minha caixa de entrada.
É o sistema de organização mais simples que eu já tive. Basicamente, ao começar meu dia, eu abro o Notion e o meu planejamento semanal no bujo e é isso que me guia na hora de saber o que eu tenho para fazer diariamente. Vejo os eventuais compromissos do dia ou coisas que tem que ser feitas naquela data; depois olho a lista de tarefas e vou fazendo o que tem lá.
Eu já disse várias vezes que o processo de organização é dinâmico e você sempre pode mudar de acordo com as suas necessidades ou seu gosto pessoal. Ainda assim, eu arriscaria dizer que a forma como eu faço agora é mais eficiente dentre tudo que eu já fiz e usei, e me vejo mantendo tudo assim durante um bom tempo. De qualquer forma, o mais importante é facilitar o dia a dia e é isso que você precisa ter em mente no seu processo e nas escolhas das suas ferramentas.
Até mais,
Juliana Sales
ProdutivaMente 
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