Sobre a importância de revisar seus planos, projetos e lista de tarefas

Quando se fala da organização de nossas atividades em geral, englobamos três aspectos: compromissos, tarefas e projetos. No post da semana passada, sobre ferramentas analógicas e digitais, eu falei um pouco sobre cada uma dessas categorias

A verdade é que quando nos propomos a organizar as coisas que precisamos fazer, invariavelmente vamos cair nessas três categorias: eventos com datas e horários específicos (compromissos em geral, reuniões, consultas médicas), afazeres que precisamos e/ou gostaríamos de fazer (tarefas em geral) e ações ligadas a projetos (coisas mais complexas ou de longo prazo).

Como você gerencia cada uma dessas categorias é escolha sua. No post sobre ferramentas linkado ali em cima eu falei exatamente sobre isso. Eu, particularmente, uso um bullet journal para administrar minhas tarefas e compromissos e o Trello para os projetos (embora as tarefas relacionadas a eles acabem sendo anotadas no bullet journal também).

Para ser uma pessoa produtiva você precisa gerenciar suas tarefas. Gerenciar envolve anotar tudo o que precisa ser feito, para livrar sua mente do trabalho de ficar lembrando das coisas, organizar a execução através do planejamento e bom uso do tempo e verificar com frequência o andamento de tudo.

Esse último ponto é algo que a maioria das pessoas não dá a devida importância. Parece óbvio, mas quando você faz um lista de tarefas ou projetos você precisa checar frequentemente tais listas para riscar o que já fez e para identificar o que ainda está pendente. Quando você trabalha com projetos de longo prazo isso é ainda mais importante, para conseguir acompanhar o andamento das etapas.

Esse é mais ou menos o conceito de Revisão Semanal, proposto no método GTD. A ideia é, ao final da semana, checar como foi o desenrolar dela. Verificar o que foi feito, o que ficou pendente e quais novas demandas surgiram. Checar seus projetos para perceber se eles estão caminhando ou estão parados. Isso serve tanto para realocar as tarefas que não foram realizadas para a semana seguinte quanto para fundamentar o planejamento da mesma.

Assim sendo, embora a Revisão Semanal seja uma só, ela pode ser de dois tipos: análise do que já passou, para saber o que foi concluído, e revisão das suas listas e planejamentos de prazos maiores, para guiar o planejamento dos próximos dias e passos. Parece um pouco confuso, mas vamos falar melhor sobre cada tipo de revisão.

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Foto de Stil em Unsplash

Revisando o que já passou

Isso pode soar redundante, uma vez que uma definição de revisar é “tornar a ver, ver novamente”. Aqui estamos falando de analisar o que você planejou para a semana que passou e verificar o que foi feito e o que ficou pendente. Isso, além de te permitir avaliar o seu rendimento ao longo da semana, possibilita checar tudo que ficou por fazer e se questionar: Por que não foi feito? Não houve tempo? O tempo que faltou foi porque não era uma prioridade ou foi porque você se atrapalhou com seus outros afazeres? Se era uma prioridade e você não conseguiu fazer, como mudar isso para a próxima semana? Se não é uma prioridade, repense se realmente é algo que precisa ser feito.

Aqui podemos também falar de revisar as anotações que você fez em sua caixa de entrada durante a semana. Quais novas tarefas surgiram? Compromissos que foram marcados, projetos novos, ideias que você teve. Revise todas os seus registros e decida o que fazer com eles – inserir os compromissos no calendário, as tarefas na lista de tarefas, os projetos na lista de projetos.

Na realidade, eu recomendo revisar a caixa de entrada mais do que apenas uma vez por semana. Eu costumo checar a minha ao menos dia sim, dia não, senão ao fim de cada dia. Aqui é mais um apanhado geral, para ver alguma coisa que tenha ficado pendente.

Revisando suas listas e planejamentos com prazos maiores

Revisar não precisa ser somente a semana que passou. Você pode – e deve – revisar também seus projetos e seus planejamentos de períodos mais longos (mensais, trimestrais, semanais).

É fundamental revisar seus projetos, tanto a lista com todos eles agrupados, quanto cada projeto individualmente. Checar sua lista de projetos serve para dar a eles novos status: colocar para andar alguns que ainda não começaram ou que estão parados; pausar alguns que estavam ativos mas que agora você não pode ou não tem interesse em dar andamento e até mesmo avaliar aqueles que estão em espera já há algum tempo: será que eles realmente são importantes para você? Ainda despertam o seu interesse? Ou podem ser descartados porque não fazem mais sentido?

Revisar cada projeto individualmente é fundamental para mantê-lo em andamento: projetos mais complexos ou mais longos são preferencialmente divididos em etapas. Acompanhar o desenvolvimento de cada etapa é garantir que o projeto como um todo não fique estagnado e caminhe para a sua conclusão. Aqui eu estou falando de revisões semanais, mas revisar seus projetos tem ligação direta com revisar suas metas e objetivos maiores, para manter ativos os projetos ligados a eles. Claro que não é necessário revisar suas metas toda semana, mas faça revisões periódicas (mensais/bimestrais/trimestrais).

Da mesma forma você deve revisar seu planejamento mensal, por exemplo, para não se esquecer de incluir no seu planejamento semanal as tarefas relacionadas as suas metas do mês bem como os compromissos previamente agendados.

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Foto de Stil em Unsplash

No livro GTD – A arte de fazer acontecer, David Allen explica que a revisão frequente é o que mantém seu sistema de organização funcionando, uma vez que suas atividades precisam ser frequentemente atualizadas, porque sempre aparecem novas demandas.  No livro também são apresentados os itens que devem ser lembrados quando se trata da Revisão Semanal:

  • papéis avulsos (anotações soltas, contas, convites, etc.).
  • anotações da caixa de entrada (física, virtual, todas que você usar).
  • informações antigas do calendário (identificar alguma demanda relacionada a uma evento já acontecido, por exemplo, se você teve uma reunião e precisa apresentar um relatório sobre ela).
  • eventos e compromissos futuros (de novo, verifique o calendário).
  • esvazie sua mente (tente se lembrar de coisas que por acaso você não tenha anota ou registrado em sua caixa de entrada)
  • quaisquer listas que você utilize no seu dia a dia (de tarefas, de projetos, de tarefas delegadas ou outras que façam parte da sua rotina)

Espero que tenha ficado claro o quanto a revisão é parte fundamental de uma boa gestão de tarefas e projetos. A revisão tem a função tanto de avaliar o que já foi feito quanto de fornecer informações para o planejamento futuro.

Por fim, é óbvio que a revisão deve se tornar um hábito, tanto quanto o planejamento semanal. Há quem prefira fazer a revisão e o planejamento em momentos separados. Algumas pessoas optam por revisar tudo na sexta ao fim do dia, quando os acontecimentos da semana ainda estão recentes, e fazer o planejamento no domingo. Alguns preferem fazer a revisão e o planejamento na sexta. Eu costumo fazer os dois no domingo, é um hábito, nas tardes/noites de domingo é o momento em que eu reviso a semana que passou e programo a que está começando.

Me contem, como vocês mantém atualizadas a lista de tarefas, projetos e o calendário de vocês? Tem o hábito de revisão? Eu já notei que algumas pessoas tem dificuldade em fazer seus projetos andarem, por exemplo, porque anotam tudo o que querem fazer, planejam e depois esquecem de revisar para ver se tudo está indo conforme o esperado. Há ainda quem anote compromissos no calendário e esqueça de verificar e atualizar. Outros fazem uma lista de tarefas para a semana mas depois não verificam o que foi feito e o que não foi e acabam ficando perdidos sobre o que tem que fazer. Isso acontece com alguém por aí? Se sim, que tal começar a implantar o hábito da revisão?

Até mais,

Juliana Sales

 

12 comentários sobre “Sobre a importância de revisar seus planos, projetos e lista de tarefas

  1. Eu ganhei um planner esse ano, mas nem tirei do pacote. Só que vendo alguns vídeos sobre eles, decidi que ano que vem começarei a usá-lo, pois agora já está quase no no meio do ano e seria desperdício, já que esse que ganhei não tem data, você é quem escreve a mesma. Revisar sua agenda é necessário, pois muita coisa pode ser retirada, trocada ou acrescentada.

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    • Você mesmo já tem a resposta para essa dificuldade: isso precisa se tornar um hábito para funcionar. Pratique sim, porque quando vira hábito faz uma grande diferença porque aí sim funciona de verdade.

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  2. Sim, eu tenho o hábito da revisão, mas faço isso de forma tão automática que nunca me dei conta de que esse ponto pode ser esquecido no desenrolar das tarefas. Seu post serve de alerta para que seja dada atenção a todos os passos da organização, todos têm sua importância e funcionam como uma engrenagem que precisa andar perfeitamente para que o resultado final saia a contento.

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    • O ideal é isso que você disse Patrícia, que a revisão seja quase automática mesmo, porque não adianta planejar, listar, organizar e não revisar. E parece incrível que muita gente não dê atenção a isso, mas é bem comum.

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  3. Oi Juliana, eu gosto bastante de fazer lista de tarefas semanais e mensais também, confesso que nem sempre faço mas quando consigo minha semana sem dúvida se torna muito mais produtiva faço lista para tudo até de arrumação semanal da casa e de reparos no lar. E sinto uma prazer imenso ao ticar as coisas que já fiz rsrs. Não uso planner apesar de achar muito útil, uso o app Evernote no celular, bloco de notas para ideias e anotações rápidas e como agenda uso um caderno mesmo. Com certeza, você tem razão a revisão é muito importante, adorei bjs e boa semana!

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    • Eu também faço listas para tudo e a sensação de ir riscando o que já foi feito é ótima e é uma motivação e tanto para continuar sendo produtivo. O Evernote é usado por muita gente mesmo, pena que eu não me entendi muito bem com ele. rs

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