Manual da Organização: evite a sobrecarga e o caos mental

O post de hoje traz a última parte da série “Manual da organização” e o aspecto que eu acho mais difícil quando falamos sobre organizar nossa bagunça. Isso porque certamente é o fator mais complicado de se notar e também de se arrumar. Estou falando da organização mental. Sim, de tudo o que se passa aí dentro da sua mente. De ideias, pensamentos, lembranças, planos. Inclusive coisas que estão armazenadas no seu cérebro e você nem se lembra que estão lá.

Como essa série aborda mais a organização em âmbito profissional, entram aqui todas as coisas que precisam ser feitas com relação ao seu trabalho e a sua vida profissional: o que você faz no dia a dia, um projeto que você quer começar, um projeto que você precisa terminar, uma ideia que você quer testar, uma conversa que você precisa ter com seu chefe, um livro da sua área que você quer ler, uma palestra que você quer participar, alguém que você quer marcar uma reunião, uma curso que você deseja fazer para se aprimorar.

Essas são apenas algumas possibilidades. Se você tem tudo isso rondando pela sua mente e não organiza esse caos, sua vida pode ser prejudicada em muitos aspectos. Primeiro, você certamente terá maior dificuldade de se concentrar no seu trabalho diário porque você está com a “cabeça cheia”. Quanto mais coisas o nosso cérebro tem para se ocupar e se preocupar, mais difícil se manter focado em uma tarefa qualquer. Segundo, você corre o risco de perder prazos importantes (como a data de inscrição para uma palestra, por exemplo, ou a data de entrega de um projeto). Terceiro, alguma ideia realmente relevante pode se perder. Talvez aquela ideia que você queria discutir com o seu chefe poderia ser a chave para a sua promoção. Mas você acabou se esquecendo e deixando pra lá. Talvez aquele curso seria a solução para resolver um problema que você vem tendo no seu trabalho, mas agora não dá mais para fazê-lo porque as inscrições estão encerradas.

Enfim, não precisa ir muito longe para perceber, que a bagunça mental é tão prejudicial quanto as demais forma de desorganização que nós falamos por aqui.

Mas vamos então ao mais importante: como resolver isso? Como organizar esse monte de pensamentos e informações?

Para mim, a melhor forma é a indicada por David Allen em seu livro sobre o GTD. Me refiro especificamente ao primeiro passo do método, a coleta ou captura. Essa coleta nada mais é do que reunir em um único lugar tudo que representa alguma coisa que você precisa fazer. Se tratando de organização mental, a ideia é tirar tudo da sua cabeça e deixar registrado em algum lugar de forma que você possa gerenciar melhor cada coisa, descartar o que não é importante e lidar de forma eficiente com o que é.

No GTD essa coleta abrange toda a sua vida. Todas as pendências que você tem, sejam grandes ou pequenas, profissionais ou pessoais, coisas que você precisa fazer agora, mais tarde ou sem uma data específica, coisas que você gostaria de fazer algum dia, coisas urgentes ou sem importância. O raciocínio aqui é o mesmo, apenas a perspectiva é menos ampla, pois estamos falando apenas de vida profissional. Claro que nada te impede de fazer isso para organizar a sua vida de forma geral. É recomendável que você faça, inclusive. Você pode separar em organização pessoal/organização profissional ou organizar tudo junto. Há quem defenda que é impossível separar um do outro pois somos um única pessoa e pessoal e profissional se entrelaçam. Há que acredite que não se deve misturar as duas coisas. Eu te digo para fazer o que é melhor para você. Quando se fala de organização e produtividade, nunca deve existir o “tem que”: “você tem que fazer assim pois é o certo”. “Você tem que fazer de tal jeito porque é como funciona”. Não, faça do jeito que te atender melhor, que funcionar para você. Ninguém deve impor regras quando se tratar da sua vida e do seu modo de fazer as coisas.

Foto de David Travis em Unsplash

Dito isso, vamos ver as etapas para você realizar o seu processo de organização mental.

• Primeiro defina quais ferramentas você irá utilizar. Se você vai tirar tudo da sua mente, essas coisas tem que ficar registradas em algum lugar, certo? O que você prefere? Papel e caneta? Um editor de texto no computador? Um aplicativo de notas no celular? Escolha o que você gosta mais e que te atende melhor.
• Tire um tempinho para fazer a coleta. Por mais corrido que esteja o seu dia a dia, encontre um tempo específico para fazer essa primeira coleta. Programe um horário na sua agenda. Trate como se fosse um compromisso. No momento da coleta dedique a sua atenção 100% a ela.
• Pegue a ferramenta que você escolheu e comece a anotar tudo que passar pela sua mente. Não tente priorizar ou organizar, simplesmente anote. Anote mesmo que não pareça importante. Você sempre pode descartar a ideia depois quando estiver organizando cada item. É melhor anotar e depois rejeitar um item que não se mostrou relevante do que deixar de anotar e perceber  que esqueceu algo importante.
• Ao começar, você perceberá que as coisas vêm de forma aleatória. Não se preocupe com isso e vá anotando. Aproveite-se do fato de que uma ideia puxa a outra, mas não se prenda a vontade de concluir um assunto antes de passar para o outro.
• Se no momento você não conseguir se lembrar de mais nada, mas ainda ficar com a sensação de que está faltando alguma (ou várias) coisa, não se preocupe. Futuramente você pode revisar cada item anotado e buscar novas pendências pela associação de ideias. Outra recomendação é manter sempre com você a sua ferramenta de coleta. Se no meio de um dia de trabalho, do nada, alguma coisa surgir em sua mente, colete imediatamente, ou seja, anote na sua ferramenta de captura. (Se você acompanha o blog deve ter identificado logo de cara que eu estou falando aqui do conceito de caixa de entrada. Se você não sabe o que é isso e quiser saber é só clicar ali no link).
• Um ponto importante relacionado a organização mental é que se trata não somente de um objetivo a ser alcançado, mas de um processo contínuo. Essa coleta de pensamentos e ideias é, não só o começo do processo de organização, mas sim sua sustentação. Isso porque não adianta coletar tudo hoje, lidar com o que você coletou e pronto. O tempo todo somos bombardeados com informações e demandas que geram novas tarefas, novas atividades, novos projetos, novas ideias. Transforme a coleta em hábito. Mantenha sempre suas ferramentas de coleta por perto e anote sempre que surgir alguma coisa nova. Isso é o que vai impedir que a sua mente volte ao caos de pensamentos desordenados (sim, mais uma vez isso está diretamente relacionado com o uso de uma caixa de entrada).

Basicamente o que você precisa para realizar o processo de organização mental é isso. Tirar tudo da sua cabeça e anotar em algum lugar confiável, onde você tem certeza que a informação não se perderá e que você verificará frequentemente. Note que esses são dois pontos fundamentais para que a coleta seja eficiente e para que sua mente realmente se mantenha organizada e relaxada:

1. Anotar absolutamente tudo e em um lugar confiável. Não adianta, por exemplo, anotar em folhas soltas e perder tudo depois. Ou anotar em um aplicativo que você não consegue acessar quando está offline. Você precisa ter fácil acesso o tempo todo, tanto para verificar o que foi anotado quanto para anotar novas informações.
2. Verificar suas anotações com frequência. Se você simplesmente anotar e não checar o que foi anotado seu cérebro vai continuar remoendo suas pendências e o caos logo se instalará de novo em sua mente.

Foto de Nick Morrison em Unsplash

Claro que as coisas não terminam por aí. Sua mente está tranquila, mas o que você vai fazer com tudo que você tirou daí de dentro? A partir de agora, o processo de organização é similar a qualquer outro: você tem uma folha (ou um arquivo eletrônico) com uma lista de coisas sobre as quais você precisa decidir o que fazer com elas. Provavelmente cada item que você analisar vai se enquadrar em uma das seguintes categorias:

• O que não tem importância, utilidade, serventia. Uma ideia que não lhe agrada mais, um projeto que já terminou e coisas similares. Apenas risque da sua lista e não pense mais sobre isso.
• Coisas que requerem algum tipo de ação. Tudo o que você precisa fazer alguma coisa sobre, que pode ser traduzido sob a forma de uma tarefa. Nesse caso, encaixe a tarefa em sua agenda respeitando prazos e prioridades. Pode ser também algo que requer alguma ação, mas você não pode ou não quer fazer agora. Anote esses itens em uma lista separada, equivalente ao que David Allen chama de lista de “Algum Dia/Talvez” (Para entender melhor sobre isso dá uma olhada nesse excelente post sobre o poder do algum dia/talvez que a Thais Godinho fez).

As coisas que requerem alguma ação são as tarefas do seu dia a dia, seus compromissos, prazos que você precisa cumprir. Para lidar com eles basta usar o seu sistema de gerenciamento de tarefas (tem um post aqui com sugestões de como organizar suas tarefas se você quiser algumas dicas).

Com esse post se encerra a série “Manual da Organização”. Claro que eu sempre estarei falando sobre organização aqui no blog porque é um assunto inseparável do tema produtividade. Essa série teve a intenção de falar de organização de forma bem abrangente e geral, e direcionada para o âmbito profissional. Apesar que, como eu disse em cada post, nada impede que você use as dicas para organizar qualquer aspecto da sua vida.

Algumas pessoas me pediram para fazer posts falando mais sobre a organização de casa. Esse não é exatamente o foco aqui do blog mas se vocês realmente quiserem posso trazer sim alguns posts com esse assunto pra cá. Me digam se vocês tem interesse.

Outra coisa: em vários posts aqui do blog já falei superficialmente sobre o GTD. Acredito que todo mundo que busca informações sobre organização e produtividade já tenha pelo menos ouvido falar desse método. Já recebi também algumas perguntas sobre ele então queria saber se vocês gostariam de um post só sobre esse método. Existem milhares de posts por aí sobre isso, mas se quiserem posso falar sobre ele também. Falem para mim nos comentários.

Até mais,

Juliana Sales