Vamos falar sobre planejamento?

Segundo o dicionário, o verbo planejar tem vários significados: “elaborar uma descrição pormenorizada, programar”, “criar ou elaborar um plano”, “demonstrar um propósito para realizar alguma coisa; ter como intenção ou objetivo”. Esse último é o mais amplo e o que mais me agrada. Em sua essência, planejar é organizar a forma como você pretende fazer qualquer coisa.

Quem me acompanha aqui no blog e me conhece minimamente, sabe que planejamento é meu segundo nome. Gosto de planejar absolutamente tudo para garantir que as coisas aconteçam, tanto quanto possível, da forma que eu quero. E, ao mesmo tempo, ter tudo planejado traz uma sensação de controle extremamente benéfica para alguém ansiosa como eu.

A primeira vista pode parecer exagerado ou até uma forma excessiva de controle, mas eu garanto que está muito longe disso. Aliás, esse é um dos principais motivos que fazem as pessoas não gostarem ou não conseguirem se planejar: pensar que o planejamento tem que ser rígido.

E eu nunca vou me cansar de dizer que o planejamento é um guia, uma estrutura para facilitar a execução das coisas, de qualquer coisa. É pra facilitar na hora de organizar seu tempo, de organizar uma meta, um projeto, um evento. Não é algo pra te prender, imutável, que desmorona se qualquer coisa sair do lugar. Pelo contrário, o planejamento permite que imprevistos e mudanças não afetem de forma muito brusca seu dia a dia, seus projetos e seus objetivos. E se afetarem, que você consiga retomar o caminho com mais tranquilidade.

Existem dois tipos de planejamento. O primeiro é o planejamento de algo pontual e/ou específico: uma viagem, um evento, uma meta, um projeto. Nesse caso, se planejar envolve organizar recursos e etapas necessárias para que o seu objetivo final seja concluído. Aqui, o planejamento está ligado a atingir determinado resultado. Esse tipo de planejamento é bem intuitivo, tanto que uma técnica bem conhecida – o Modelo Natural de Planejamento, MNP– se baseia na forma como nosso cérebro naturalmente funciona nessas situações.

Foto de William Iven em Unsplash

A outra forma de planejamento tem a ver com organizar o uso do tempo. Se produtividade é alcançar resultados, também é fazer isso de forma eficiente, sem se sobrecarregar. Produtividade é equilíbrio, é conseguir fazer as coisas que você precisa fazer e também as coisas que quer fazer. E para isso é necessário conseguir usar bem o seu tempo e é aí que entra o planejamento.

Agora estamos falando do famoso planejamento semanal, que tanto é mencionado por aí quando se trata de produtividade e organização. É planejar a forma como você vai usar seu tempo durante uma semana. Ou, dito de outra maneira, planejar como você vai distribuir suas tarefas pelo tempo que você tem. Nesse contexto planejar se refere à gerenciar suas atividades.

E os dois tipos de planejamento andam juntos quando se fala de produtividade. Eles se entrelaçam muito claramente quando falamos de metas, por exemplo. Planejar uma meta é um tipo de planejamento que envolve uma situação específica: o objetivo que você quer alcançar. Para alcançá-lo você reúne recursos, estabelece prazos, cria cronogramas, determina etapas as serem seguidas para realizar as tarefas relacionadas. Por outro lado, você precisa encaixar essas tarefas no seu dia a dia e é aí que entra o planejamento do uso do tempo.

Antes de tudo planejar é pensar, é definir caminhos, encaixar peças. Existem inúmeras ferramentas para isso, os mais diversos aplicativos, mas o que funciona melhor para mim é escrever tudo no papel mesmo. Isso ajuda a ordenar meus pensamentos e enxergar as coisas com mais clareza.

Para mim funciona assim: para planejar um evento eu uso a técnica MNP, que eu já mencionei. Clica no link lá em cima se quiser entender melhor como isso funciona. Resumidamente: eu começo escrevendo de forma bem clara o meu objetivo e o resultado que pretendo alcançar. Depois vou anotando o que precisa ser feito, em que sequência e quanto tempo é necessário. Como já tenho certa prática vou escrevendo de forma já semi organizada, exceto se for algo novo ou muito grande, que não sei bem por onde começar, aí escrevo a medida que vou pensando/lembrando e depois organizo. A organização é fundamental para identificar as tarefas, as ações mesmo, inclusive qual a primeira delas, aquela que devo fazer para iniciar tudo.

Foto de You X Ventures em Unsplash

É nesse ponto que os dois tipos de planejamento se complementam: as tarefas, as ações a serem feitas são inseridas no meu dia a dia a partir do planejamento semanal. Quando vou organizar o meu tempo, cuido para que as minhas obrigações, as tarefas e os momentos de lazer e descanso façam parte da minha semana. E eu falo em termos de semana porque é esse período que eu uso como padrão ao me planejar. Você pode fazer um planejamento diário, mensal. Veja o que faz mais sentido para você.

O planejamento semanal também não tem nenhum segredo. Começo anotando os compromissos, tudo que tem dia e hora marcados, pra saber quanto tempo da minha semana já está ocupado. Depois vou anotando as tarefas que não tem data específica, mas eu quero ou preciso fazer naquela semana. E deixo a parte, na minha lista de tarefas, as atividades que eu gostaria de fazer na semana. Essa lista eu consulto diariamente e vou inserindo as tarefas no meu dia a dia conforme a dinâmica e a disponibilidade de tempo.

Lembrando sempre que eu não preencho todo o meu tempo com alguma coisa a ser feita. É preciso levar em conta atrasos, imprevistos, tempo gasto com deslocamento (antes dessa situação de pandemia) e ter uma flexibilidade de tempo e horário para realocar as coisas sempre que for preciso. Planejar não é encher todos as horas do dia e todos os dias da semana de coisas para fazer. Um “planejamento” assim caminha rapidamente para o fracasso.

Vocês sempre vão me ver falando de planejamento por aqui e nesse post eu quis mostrar porque ele é tão importante e porque é algo relativamente simples de se fazer, as pessoas é que tendem a complicá-lo.

Até mais,

Juliana Sales