Manual da organização: mantenha seu ambiente de trabalho em ordem

Para quem acompanha o blog e lê os posts com frequência sabe que eu sempre bato na tecla de que organização e produtividade caminham lado a lado. Eu já escrevi em mais de um post que “é impossível ser produtivo no meio da bagunça”. Pensando nisso resolvi trazer aqui no blog uma série de posts focados em como se organizar. Nesses posts eu pretendo falar de como se organizar em três grandes áreas: ambiente físico, vida digital e mente.

E para começar vamos falar sobre como organizar seu ambiente de trabalho. Não pretendo falar aqui sobre organização da casa como um todo, mas sim direcionado para a questão do ambiente de trabalho, seja um escritório, home office ou apenas uma mesa. Organização de casa não é o foco aqui do blog, mas se vocês tiverem interesse posso falar um pouco sobre também, é só deixar nos comentários ou me mandar um e-mail dizendo se vocês querem que eu faça posts sobre isso.

A organização do espaço físico do seu ambiente de trabalho se refere a organização de toda aquela bagunça que é visível, material. É o que o Christian Barbosa chama em seu livro (A Tríade do Tempo) de nível físico de organização e a personal organizer Tamara Myles classifica como organização espacial (livro Produtividade Máxima). De forma geral engloba tudo que compõe seu espaço de trabalho: sua mesa (incluindo gavetas), papéis em geral, pastas, arquivos, livros, apostilas, material de escritório.

Para começar precisamos entender melhor o que é organização. No meu entender a melhor definição é: as coisas estão organizadas quando eles estão exatamente no lugar em que deveriam estar. Mas como saber qual o lugar certo para cada coisa? Simples: você encontra com facilidade tudo o que precisa. Daí vem um dos pontos que eu considero como uma das grandes “verdades” da organização: não existe um método pronto ou uma forma ideal de organização. Claro que existem diversas metodologias por aí, desde as mais simples até as mais complexas. O que eu quero dizer na realidade é que não existe um método perfeito: a técnica x pode funcionar perfeitamente para você, mas ser uma fracasso com seu colega de trabalho; aquele método famoso e que todo mundo ama pode dar totalmente errado para você. E não tem nenhum problema, nem com você e nem com o método, é uma simples questão de adaptação. Então, na hora de escolher um método escolha aquele que mais tem a ver com você, que melhor se encaixa na sua rotina. Isso pode não ser assim tão fácil, você pode ter que testar várias opções antes de encontrar o que funciona melhor para você.

Temos então o que para mim é outra “verdade” sobre organização: você deve escolher o que servir melhor para você. Organização é para facilitar sua vida e poupar seu tempo, não complicar. Se você gasta tempo demais com o seu método ou acha tudo muito complexo ou chato, talvez você devesse testar outra forma. Senão, a organização será sempre uma coisa chata e interminável, que você acabará abandonando uma hora ou outra por não ver resultado.

Foto de Jeff Sheldon em Unsplash

Acredito que isso nem precisaria ser dito aqui, mas só para constar, dentre os principais benefícios de trabalhar em um ambiente organizado, temos:

• economia de tempo, uma vez que você encontra facilmente tudo o que precisa;
• eficiência, em função da economia de tempo;
• evita o gasto desnecessário de energia com coisas sem importância (por exemplo, procurando alguma coisa que não está onde deveria estar);
• diminuição do estresse (como apontam vários estudos, trabalhar em um ambiente desorganizado tende a aumentar o nível de estresse).

Pois bem, por onde começar então? Se você só tem sua mesa de trabalho para organizar, será relativamente mais simples, pois o espaço a ser organizado é pequeno. Se você tem um escritório inteiro o esforço será maior. Nesse caso, sugiro que comece pela mesa mesmo, e depois passe para outros pontos como estantes, armários e prateleiras e arquivos.

O que quer que seja que você esteja planejando organizar, o objetivo é que ao final tudo fique em seu devido lugar, além de desenvolver uma forma para que as coisas se mantenham no lugar ao longo do tempo. Assim, o processo de organização abrange três aspectos:

1. descartar o que não é necessário. Ou seja, se desfazer de coisas inúteis e que estão ocupando espaço.
2. guardar o que foi mantido de forma eficiente.
3. desenvolver uma forma de lidar com coisas novas que chegam, de forma que elas não baguncem o que já está devidamente armazenado.

Esses aspectos valem para qualquer coisa que você esteja organizando. Para ficar mais fácil de entender vamos considerar que você está organizando sua mesa de trabalho. Segue um passo a passo do que eu considero a melhor forma de realizar a organização.

Passo 1: separe tudo o que está em sua mesa em duas categorias: descartar e manter.

Esse passo é bem simples, para não desanimar logo no começo. Analise tudo que está acumulado na sua mesa e decida se você precisa descartar ou se pode jogar no lixo. Você pode jogar fora: canetas que não funcionam mais, clips de papel quebrados, qualquer papel sem utilidade ou que contenha informação que pode ser encontrada em outro lugar. Geralmente, o grande vilão da organização é o acúmulo de papel desnecessário, pois a grande maioria das pessoas tem a tendência a acumular papéis e uma certa dificuldade de se livrar deles. Quando estiver olhando para um pedaço de papel e tentando decidir o que fazer com ele pergunte a si mesmo: eu preciso disso para alguma coisa? Consigo encontrar a informação que está aqui de outra forma? Se você respondeu que sim, então esse papel pode ir para o lixo. Lembre de tomar um cuidado extra ao descartar papéis que contenham informações pessoais, como documentos ou dados bancários.

Passo 2: analise o que você manteve e novamente faça uma classificação em duas categorias: para guardar e requer alguma ação.

A ideia aqui faz parte dos principais métodos de organização, inclusive do conhecidíssimo GTD. Isso porque tudo que nós armazenamos, o fazemos por dois motivos: ou porque contém alguma informação útil ou que poderá ser necessária no futuro, ou porque é algo relacionado a alguma coisa que precisamos fazer.

A categoria para guardar, então, pode incluir: manuais, apostilas, livros, contas pagas, comprovantes de pagamento, relatórios de projetos, cadastros de clientes, enfim, são infinitas as possibilidades em função de como é o seu trabalho. Você precisa encontrar uma forma de arquivar esse material de modo que ele seja facilmente acessível quando necessário. Falaremos disso no passo 3. Obviamente que aqui entram também os materiais de escritório: canetas, blocos de anotação, clips, grampeador, dentre outros.

Quando falamos sobre material que requer alguma ação, nos referimos a tudo que você precisa resolver, fazer alguma coisa sobre. Por exemplo, uma conta a ser paga, um relatório que precisa ser revisado, um post-it com o telefone de um cliente que você precisa entrar em contato. Você pode querer fazer uma lista com todas as ações relacionadas a estes itens ou mesmo reuni-los em uma única caixa ou pasta. Neste caso, o importante é garantir que as devidas ações serão tomadas, ou seja, que você não vai se esquecer de pagar a conta ou ligar para o cliente. Mas lembre-se de não se preocupar em executar essas ações no momento em que estiver realizando a organização, sob o risco de interromper o processo a todo momento para fazer uma ou outra coisa e não acabar nunca. Como eu disse, apenas garanta que você não esquecerá o que precisa ser feito, mas só faça depois que finalizar o trabalho de organização.

Foto de Samuel Zeller em Unsplash

Passo 3: organize tudo o que precisa ser armazenado em seus arquivos

Seus arquivos são onde você deve armazenar todo o seu material de pesquisa e referência, suas informações e documentos importantes e todo e qualquer material similar. Ele pode ser feito em caixas, pastas, armários, gavetas, o que você preferir. É mais uma questão de gosto pessoal e de espaço disponível.

Quando você for transferir material para o seu arquivo lembre-se de manter o padrão que você definiu quando ele foi criado. E apesar de existirem as mais diversas recomendações do mais variados métodos de arquivamento, aqui vale o que eu já repeti algumas vezes ao longo do post: faça da forma que funcionar melhor para você. Seja intuitivo, mantenha tudo de modo que qualquer coisa que você precisar você encontre de forma simples e sem dificuldade. Algumas opções de organização dos arquivos:

• ordem alfabética. Pode ser uma boa opção se você tem vários clientes e várias informações/documentos relacionadas com cada um deles;
• categorias, que variam muito em função do seu tipo de trabalho, mas podem existir categorias como clientes, finanças, impostos, treinamentos, projetos, funcionários, só para citar alguns exemplos;
• cores, que não deixa de ser uma classificação por categoria, onde tem-se uma cor associada a cada uma delas (por exemplo: finanças em pastas/caixas azuis, fornecedores em verde, clientes em vermelho, etc).
• ordem cronológica: dependo do tipo do trabalho pode ser útil classificar os documentos por meses e/ou anos.

Enfim, o importante é que o seu acesso as informações do arquivo seja descomplicado para você, independente da forma de organização que você adote.

Vale lembrar que arquivo pode se referir tanto ao que conhecemos como “arquivo morto” (aqueles papéis que você utiliza muito raramente ou que precisa guardar apenas por motivos legais)  quanto ao material que você usa com frequência, mas não ao ponto de precisar ficar sobre a sua mesa.  O arquivo morto pode ficar em caixas ou pastas guardados em armários, mas esse material de consulta mais frequente é interessante que fique próximo a sua mesa, em gavetas, por exemplo.

Esse passo a passo pode ser seguido para organizar qualquer parte dentro do seu ambiente de trabalho. Se for organizar seus armários, separe o que vai ser descartado do que será mantido. Depois, divida o que você manteve em o que será guardado ou o que requer alguma ação. Isso vale para gavetas, estantes e até para o ambiente como um todo: se você tem uma cadeira quebrada, decida se ela vai ser consertada ou se vai jogar fora e comprar uma nova. Anote na sua lista de coisas a resolver: “comprar cadeira nova” ou “levar cadeira para o conserto”, conforme a decisão que você tomou. Só não vale terminar a organização e manter a cadeira quebrada encostada em um canto.

Para finalizar quero falar um pouco da metodologia 5S. O programa 5S é uma ferramenta da gestão da qualidade, ou seja, uma metodologia que ajuda empresas a alcançarem a qualidade total em seus produtos e serviços. Gestão da qualidade nada mais é do que administrar uma empresa com foco na qualidade de produção e/ou prestação de serviços. Não me lembro se já comentei alguma vez por aqui, mas eu faço pós graduação em gestão da qualidade, na verdade estou quase concluindo, e durante meu curso tive uma disciplina chamada ferramentas da qualidade, na qual foram apresentadas as mais diversas técnicas para se trabalhar a gestão da qualidade. Dentre essas, uma que me chamou a atenção foi justamente a 5S.

A metodologia 5S é uma filosofia de trabalho japonesa e, por mais que ela seja voltada para organização de um ambiente de trabalho industrial, acredito que pode ser aplicada para manter em ordem qualquer ambiente de trabalho. O nome 5S vem de cinco palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiktsu e Shitsuke. No Brasil, para que o nome continuasse a fazer sentido, temos:

Seiri = senso de utilização

Seiton =  senso de organização

Seiso = senso de limpeza

Seiketsu = senso de padronização

Shitsuke = senso de disciplina.

Se prestarmos atenção, podemos encaixar cada “s” em um dos passos de organização lá em cima, sendo que padronização e disciplina complementam o processo. Vejamos:

• senso de utilização (seiri): na gestão da qualidade refere-se à analisar se você realmente precisa de tudo que está ao seu redor, recomendando separar as coisas que realmente são necessárias das desnecessárias (que podem ser usadas/armazenadas em outro lugar ou então descartadas). Isso é exatamente o que é proposto no primeiro passo, separar as coisas em descartar ou manter. Refere-se também ao primeiro aspecto do processo de organização que eu citei logo no começo do post.
• senso de organização (seiton): aqui é recomendado que cada coisa seja colocada em seu devido lugar, sendo sugerido o uso de etiquetas de identificação que facilitarão o momento do uso. Trata-se de manter em ordem tanto o que está sobre sua mesa quanto o material que você arquivou. É o segundo aspecto do processo de organização.
• senso de limpeza (seiso): representa o trabalho de manutenção, isso é, depois de descartar o que é inútil e organizar o que foi mantido, deve-se manter tudo limpo e em ordem para que a bagunça não apareça novamente, evitando um novo acúmulo de coisas desnecessárias.
• senso de padronização (seiketsu):  também tem haver com a manutenção, mas no sentido de se determinar um padrão, tanto na organização do material já guardado quanto no estabelecimento de uma rotina para lidar com coisas novas que chegam e impedir que elas se tornem novas pilhas de bagunça acumulada. Aqui vale falar do conceito de caixa de entrada. Clicando no link tem um post que eu falo sobre isso detalhadamente mas, de forma resumida, caixa de entrada é onde você coleta tudo que chega até você para processar em um momento oportuno. Em termos de uma mesa de trabalho, por exemplo, sua caixa de entrada pode ser uma bandeja simples, onde você coloca todo papel que chega até você. Claro que é necessário estabelecer uma rotina de verificação e limpeza da caixa de entrada para que ela própria não se torne um ponto de bagunça ou um buraco negro onde você coloca tudo que não sabe onde guardar e vai deixando ali. E na hora de verificá-la vale a mesma análise do passo 1: avalie se o que está ali pode ser descartado, deve ser armazenado ou requer uma ação e tome as devidas providências. Esse é um ponto crucial de qualquer procedimento de organização, porque se você não lida de forma organizada com as coisas novas que chegam até você, logo tudo estará uma bagunça de novo.
• senso de disciplina (shitsuke): refere-se a disciplina necessária para sustentar os “s” anteriores, mantendo as melhorias e os procedimentos adotados. Requer comprometimento, transformando as regras estabelecidas pelos padrões em hábitos diários, de forma que todo o sistema de organização se mantenha.

Esse foi o primeiro post que eu quis trazer nessa série que eu chamei de “Manual de organização”. Quis falar primeiro de organizar o ambiente de trabalho porque essa bagunça física é mais fácil de se observar e também a que geralmente mais incomoda a maioria das pessoas.

Agora me conta aqui nos comentários se ficou alguma dúvida sobre o conteúdo do post ou se você tem sugestão de alguma coisa que você gostaria que eu falasse nessa série sobre organização.

Até mais,

Juliana Sales.