Quando se fala em organização logo associamos com a ideia de manter cada coisa em seu lugar. E sim, essa é a definição mais básica de organização, colocar tudo em seu devido lugar, de forma que esteja a mão ou facilmente encontrável quando necessário.
E colocar cada coisa em seu devido lugar parece ser fácil. E até é. O problema maior é definir qual esse lugar, aliás, qual o melhor lugar. E claro, manter tudo funcionando. Eu vejo que é aí que muita gente falha na hora de se organizar, o que leva as pessoas a pensarem que organização é difícil, é chato e que elas não nasceram para isso. ´
Por isso é importante que, qualquer que seja o método de organização que você escolha, tenha uma atenção especial ao que podemos chamar de sistema de arquivamento. Isso nada mais é do que a forma como você guarda as suas coisas. Suas roupas, sua papelada, até seus arquivos digitais. O jeito como tudo é armazenado é fundamental para que um sistema de organização funcione.
Vamos começar do começo então: o que é um sistema de organização? De forma bem ampla é a forma como você gerencia sua vida como um todo. Como cuida de seus compromissos, suas tarefas, suas atividades diárias, seus projetos de longo prazo. Mas nesse post eu quero falar especificamente sobre a forma que você guarda as suas coisas. Sejam objetos físicos ou arquivos digitais. Portanto, o foco desse texto é como manter as coisas guardadas de forma organizada. Sobre compromissos e tarefas eu já falei algumas vezes aqui no blog. Se você quiser ler mais sobre isso, pode ir até esse post onde eu falo sobre organização para ser mais produtivo ou esse, sobre como organizar suas tarefas.
Quando falamos de armazenamento, existem dois conceito bem importantes: sistema de arquivamento e taxonomia pessoal. Sistema de arquivamento é a forma que você escolhe para guardar as suas coisas. Por exemplo:
- se você coloca as suas roupas no guarda roupas separadas por cor, o seu sistema de arquivamento é baseado em cores;
- se você guarda seus livros na estante em ordem alfabética, seu sistema de arquivamento é em função do alfabeto;
- se os projetos da sua empresa são armazenados em uma pasta para cada cliente, o sistema de arquivamento é de acordo com os nomes do clientes.
Um sistema de arquivamento é importante porque quando você precisa encontrar o orçamento que enviou para um cliente X, saberá que ele está na pasta do cliente X. E se que ler determinado livro já sabe em que parte da estante onde ele está.
Fonte: Foto de Siniz Kim em Unsplash
Taxonomia pessoal é um termo que eu vi pela primeira vez no livro do Christian Barbosa, A Tríade do Tempo. Segundo o autor, taxonomia nada mais é do que a forma que usamos para categorizar informações e envolve técnicas de classificação, categorização, agrupamento e hierarquização, tanto de informações quanto de coisas físicas.
O Christian defende que devemos usar a mesma taxonomia pessoal em todas as áreas de nossa vida, desde as nossas gavetas, passando pelo computador e até os grandes projetos profissionais. Eu entendo que isso facilitaria enormemente o processo de arquivamento e a busca de itens, mas admito que na prática é algo que não implantei. Meu computador é organizado de uma forma e os papéis e documentos refletem essa organização. Mas minha estante, por exemplo, é organizada de forma totalmente diferente. E tem funcionado bem pra mim. Por isso é que eu digo sempre que quando de fala de produtividade e organização pessoal, o importante não é seguir rigidamente um método e sim aplicar de forma que seja efetivo para cada um.
Acredito que esses conceitos expressam de forma clara como funciona um sistema de organização: defina um critério para guardar suas coisas (taxonomia) e quais ferramentas serão usadas (pastas, caixas, gavetas, arquivos). Vamos falar um pouco sobre como isso funciona na prática.
Arquivamento no ambiente de trabalho
Qualquer que seja a área em que você trabalha, provavelmente você lida com dois tipos de material: papelada (impressões, apostilas, documentos, etc) e arquivos digitais (e-mails, planilhas, apresentações, relatórios, etc). A primeira recomendação é que você use a mesma taxonomia para organizar arquivos físicos e digitais. Ou seja, se você tem uma pasta na gaveta para cada cliente, os arquivos no computador também devem ficar em pastas separadas por cliente. Assim como eventuais pastas que você crie dentro do seu e-mail. Parece óbvio, mas muita gente não pensa nisso.
A segunda dica é: não deixe acumular muita coisa para ser guardada. Imagine que durante a semana você trabalha com três novos clientes. Além disso, precisa trabalhar em relatórios para cinco clientes antigos. Se você deixar para guardar tudo isso ao fim da semana, o trabalho será maior e provavelmente a disposição para fazê-lo será menor. Então, guarde o que não estiver usando. Arquive itens novos assim que chegarem.
Agora você deve estar se perguntando: mas como eu defino a forma como irei guardar meus arquivos? Talvez você não goste da resposta, mas a verdade é que não existe uma fórmula pronta. Não há uma forma ideal. A escolha é mais intuitiva do que qualquer outra coisa. Isso porque ele deve ser feita em função de quem irá acessar os arquivos: você. Só você sabe identificar qual a melhor forma para localizar uma informação sem perder tempo. Deve ser algo fácil, tanto na hora de guardar quanto na hora de resgatar um arquivo. Senão, não irá funcionar. E aí, não adianta usar um método super famoso, ou organizar tudo de forma perfeita, se na prática não cumpre a função de facilitar a sua vida.
De qualquer forma, seguem algumas sugestões. Você pode escolher uma delas, combinar mais de uma ou usar como inspiração para criar algo que se adapte ao seu dia a dia.
- Por cliente: uma pasta (ou outra forma de armazenamento) para guardar todos os papéis referentes a cada cliente. Lá ficarão absolutamente todos os documentos e informações relacionadas aqueles cliente.
- Por setor: finanças, impostos, recursos humanos, dentre outras.
- Por tipo de documento: relatórios, orçamentos, contratos, propostas, recibos.
- Por ordem alfabética: eu, particularmente, acredito que a ordem alfabética é uma ideia melhor para sub classificações. Se você tem uma pasta só para clientes e dentro dela uma subdivisão como o nome de cada cliente, os nomes podem ficar em ordem alfabética.
Fonte: Foto de Aleks Dorohovich em Unsplash
Arquivamento pessoal
Para mim essa área de organização é mais complexa, até pela quantidade de material a ser organizada e pela diversidade. Arquivamento pessoal pode ser referir a sua estante, seus documentos, seus projetos, sua casa de forma geral.
Em casa
Eu sei que eu estou devendo falar sobre organização da casa, já me pediram isso por aqui. E eu preciso confessar: sou muito organizada com minha vida profissional, meus estudos, meus compromissos e meus projetos pessoais. Mas em termos de organização de casa eu ainda me perco um pouco as vezes. De qualquer forma, tenho um monte de dicas anotadas, coisas que já testei e que ainda quero testar, e pretendo fazer um post falando sobre isso.
Como eu disse antes, organização em casa envolve diversas coisas. Ela trata de como você guarda tudo o que tem dentro da sua casa. Mas de qualquer forma a ideia é a mesma de qualquer tipo de organização: estabeleça um critério que te ajude a guardar e encontrar as coisas rapidamente e de forma fácil.
Organize suas roupas por cor ou por estação ou ainda por ocasiões. Seus livros podem ser arrumados em ordem alfabética de autor/título, por gênero, por assunto. Os itens no armário da cozinha por ordem de tamanho ou frequência de uso. Já que eu pretendo fazer um post só sobre isso, não me vou me estender muito nesse tópico.
Computador
A primeira sugestão é separar os arquivos pessoais dos profissionais. Se por algum motivo você armazena arquivos do trabalho no seu computador pessoal, mantenha todos juntos em uma pasta separada, que deverá estar organizada seguindo os mesmo princípios usados no seu trabalho.
Suas fotos e vídeos podem ser organizados por data, por ocasião ou por assunto. Faça da forma que mais lhe agradar e que facilitará qualquer busca futura. Eu organizo minhas fotos por data e acho ótimo assim.
Arquivos gerais podem ser categorizados em grandes áreas ou temas. Analise os arquivos do seu computador e veja quais tratam de assuntos similares e podem ser agrupados. Normalmente essas áreas representam assuntos que você tem interesse e costuma pesquisar sobre, os seus hobbies. Assim, você pode ter pastas como: viagens, carros, decoração, culinária, música, artesanato, enfim, quaisquer que sejam os temas que te interessam. Se você tem filhos, pode querer ter um pasta só para arquivos relacionados a eles. O mesmo vale para animais de estimação.
Papelada
Papel é uma das coisas que mais acumulamos. Mesmo com toda a vida digital que possuímos ainda existe muito papel sendo utilizado no nosso dia a dia. Temos cartas, faturas, boletos, contas, documentos, recibos.
Aqui também existem diversos critérios. Você pode separar por categorias, como as que eu mencionei no parágrafo anterior. Documentos importantes podem ser guardados por data ou por conteúdo (documento do carro, da casa, do trabalho, das crianças, plano de saúde, seguro, previdência, diplomas/certificados). Recibos e comprovantes de pagamento também podem ser organizados por data/ano (IPTU, IPVA, imposto de renda) ou por área (financiamentos, impostos, empréstimos, mensalidades, aluguel, contas).
Boletos e contas a pagar devem estar a mão, para que não se perca o prazo de pagamento. Recomendo que só sejam arquivados depois do pagamento efetuado.
Papeis com valor sentimental (cartas, cartões postais, trabalhos escolares do filhos) podem ser classificados por ano ou mesmo mantidos todos juntos, uma vez que você guarda mais pelo apego do que pela necessidade de consulta futura. Aqui entram também antigos diários/agendas que você por acaso tenha interesse em guardar.
Quanto a documentos pessoais, mantenha-os sempre juntos (certidão de nascimento, casamento, passaporte). Se você é responsável pela organização dos documentos de todas as pessoas da casa, pode ter uma pasta para cada um
Para finalizar esse post, algumas dicas gerais:
- Não caia na tentação de criar uma pasta “aleatórios” no seu computador ou deixar um “cantinho da bagunça” na sua casa ou no seu escritório. Existem grande chances de que coisas importantes se percam ali, principalmente se você estiver em um momento de preguiça para analisar as coisas e guardá-las em seus devidos lugares. Além de que, a maior parte do que está ali, provavelmente poderia ser descartada.
- Se você não consegue se livrar desse cantinho da bagunça ou da pasta aleatórios, pode ser um sinal de que o seu sistema de arquivamento não é o ideal para você. Como eu mencionei no começo do post, o ato de armazenar algo deve ser intuitivo. Você deve ser capaz de dizer rapidamente onde uma coisa deve ser armazenada e encontrar com facilidade o que foi guardado. Se não for assim, o sistema vai mais te atrapalhar do que ajudar. E você não terá motivação para mantê-lo, já que não verá resultados.
- Caso você não tenha tempo ou as circunstâncias não permitam que você incorpore ao seu sistema de arquivamento um item novo assim que ele chega, mantenha-o na sua caixa de entrada, até que seja possível arquivar. Não crie uma pasta ou um local temporário. Mantenha a mão o que estiver usando. Guarde o que não estiver.
Eu quis falar aqui no blog sobre arquivamento porque é onde eu vejo que mutas pessoas se perdem na hora de se organizar. Então é importante pensar nisso no momento em que você decide ser uma pessoa mais organizada. Além disso, eu falei sobre o assunto de forma bem geral porque eu acredito mesmo que quem pode decidir a melhor forma de organizar suas coisas é você.
Me conta nos comentários como você arquiva suas coisas? E se estiver tudo uma bagunça, que tal se animar para começar a organizar?
Até mais,
Juliana Sales.
ProdutivaMente 
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