Como é minha gestão de metas e projetos

Um dos assuntos relacionados a produtividade que eu mais gosto de falar e estudar sobre é o planejamento de projetos. Eu acredito que  metas e objetivos de longo prazo precisam necessariamente da estruturação de um projeto em torno delas para serem alcançadas. Objetivos de curto prazo também se beneficiam quando transformados em projetos. E como para mim produtividade tem tudo a ver com alcançar resultados, nada melhor do que falar sobre projetos, que são a melhor ferramenta para transformar metas em ações realizáveis.

Se um projeto tem a função de organizar o caminho para alcançar um resultado, o primeiro passo então é saber qual o resultado queremos obter. Parece simples mas nem sempre é. Quando o projeto tem origem externa (quando seu chefe te dá uma tarefa, por exemplo), você já sabe qual o resultado esperado. Agora quando se trata de projetos pessoais, muitas vezes não temos clareza sobre em qual resultado queremos chegar.

Eu já falei antes por aqui que eu acho legal todo mundo ter claras quais metas quer atingir na vida. E claro que isso é muito pessoal, há quem goste de “deixar a vida levar”, mas para mim particularmente isso não funciona, então eu falo aqui para quem também pensa assim e quer ter clareza quanto às suas metas e sobre como alcançá-las.

Meus projetos, então, são de dois tipos. Os de demanda externa (quando um cliente pede algum projeto, quando alguma circunstância pede uma ação – uma reforma da casa, uma viagem à trabalho, por exemplo), já vem com o objetivo pronto, só preciso estruturar recursos, etapas, prazos e as ações (atividades, tarefas).

O segundo tipo são aqueles mais pessoais, surgidos de necessidades minhas, para alcançar objetivos que eu considero importantes para construir e manter a vida que eu desejo ter. Para ter clareza sobre eles a primeira coisa necessária é traçar metas, ou seja, saber o que você quer em todas áreas da sua vida.

“Todas as áreas da vida” pode parecer um pouco amplo, então o que eu faço é dividir em 10 áreas: Carreira, Finanças, Espiritualidade, Bem Estar e Saúde, Estudos, Relacionamentos, Hobbies e Diversão, Desenvolvimento Pessoal, Contribuição Social e Propósito.  Essa divisão que eu uso vem da ferramenta Roda da Vida, mas cada um pode definir as áreas que mais fizerem sentido, essas que eu citei são apenas um exemplo de como eu faço.

Foto de Ylanite Koppens em pexels.com

Então, para cada área, você vai definir metas: o que você quer para cada uma? Que objetivos espera alcançar? Que mudanças quer fazer em relação ao modo como está hoje? Como quer que esteja daqui a um, dois ou cinco anos ? Se for a primeira vez que você para pra fazer essa análise pode ser legal fazer uma espécie de diagnóstico, identificando como está cada área atualmente e como você gostaria que estivesse.

Depois de saber quais as metas é preciso transformá-las em objetivos concretos que permitam desenvolver projetos para realizá-los. Porque uma meta pode ser algo meio abstrato, então é preciso que ela se torne algo mais realizável. Uma forma de fazer isso é escrevê-las seguindo as características do método SMART. Uma meta SMART é específica, mensurável, atingível, relevante e temporal.

Seguindo essas características um única meta mais ampla pode se transformar em mais de um meta SMART, em vários objetivos menores. E para alcançar cada objetivo deverá ser criado um projeto. Eu uso e recomendo seguir o Modelo Natural de Planejamento. Ele tem etapas que seguem a forma natural que o nosso cérebro tem de instintivamente planejar as coisas: definir objetivos, visualizar o resultado, fazer um brainstorm, organizar e identificar as próximas ações.

Até aqui, é uma sequência simples:

• definir metas para cada área da vida;
• transformar as metas em um ou mais objetivos concretos (metas SMART);
• para cada objetivo, criar um projeto, ou mais, se for o caso.

O problema maior é conseguir lidar com a enorme quantidade de projetos que surgem dessa simples sequência. Calculando de forma superficial: 10 áreas e duas metas para cada área totalizam 20 metas. Considerando que cada meta se converta em apenas um objetivo e cada objetivo se transforme em um único projeto, teremos ao menos 20 projetos para serem acompanhados ao mesmo tempo. E lembrando que nessa contagem não estão incluídos os projetos de origem externa, que eu mencionei no começo. E ainda, um objetivo dificilmente é representado por um único projeto.

É aqui que entra um conceito fundamental da produtividade: priorização. Ser produtivo passa por entender que nossas tarefas nunca terminarão, sempre surgem coisas novas e, por consequência, nunca teremos tempo para fazer tudo que queremos e precisamos. Portanto é preciso definir prioridades para saber claramente o que é mais importante e que deve ocupar nosso tempo, em detrimento do que é menos importante e pode ficar para depois.

Foto de bongkarn thanyakij em pexels.com

O ponto chave é não querer se dedicar a todos os projetos de uma vez, não querer alcançar todas as metas de todas as áreas ao mesmo tempo. Depois de planejar todos os projetos você terá diversos prazos e pode definir suas prioridades em função desses prazos. E claro, cada um sabe quais são as áreas mais importantes na sua vida, quais tem mais vontade de priorizar.

Eu sempre faço revisões trimestrais dos meus projetos, então a cada revisão eu escolho algumas áreas para dar mais atenção naquele período e a partir daí seleciono os projetos aos quais vou me dedicar. Tento manter entre 5 e 10 projetos ativos, não mais do que isso, porque senão dispersa atenção e energia em várias coisas e acaba que nenhuma sai do lugar.

A partir daí é aquela sequência: do planejamento trimestral sai o planejamento mensal, que embasa o planejamento semanal. Assim eu faço com que as metas de longo prazo estejam presentes nas minhas tarefas diárias, sendo concretizadas um pouquinho mais a cada dia.

Para finalizar, um pouco sobre as ferramentas que uso para gerenciar tudo isso. Primeiro, pra pensar o projeto, para organizar as coisas, fazer brainstorm, eu sempre uso papel e caneta porque eu penso melhor escrevendo à mão. As metas de cada área da minha vida ficam em um quadro no Trello, assim como os projetos relacionados à cada uma delas. Em termos de planejamento individual de cada projeto, eu uso o Asana para projetos maiores, mais longos e que pedem um nível maior de detalhamento. Projetos menores e mais simples ficam no Trello mesmo. E aí, na hora de planejar meu mês, minha semana, eu consulto as informações de cada projeto e defino quais objetivos eu quero alcançar em um determinado mês e isso embasa a determinação de objetivos e tarefas semanais e das minhas atividades diárias.

E toda essa organização, além de nos manter no controle do andamento de cada projeto, também proporciona uma visão global que nos permite flexibilizar prazos, fazer mudanças de rota e aceitar de forma mais tranquila eventuais imprevistos. Atualmente, vários do meus projetos estão suspensos em função da situação que vivemos, mas esse controle me permite ter uma noção clara de onde elas pararam, quais os próximos passos a serem dados quando eles voltarem a ficar ativos e o quanto os prazos podem ou não serem ampliados. Isso me mantém tranquila quanto ao andamento da minha vida como um todo.

Como vocês gerenciam os projetos de vocês? Gosto sempre de saber como é pra cada um, sempre pode surgir um visão ou ideia diferente. Já sabem, os comentários estão sempre abertos para perguntas, dúvidas e sugestões e o que mais quiserem me contar.

Até mais,

Juliana Sales