Eu já disse várias vezes por aqui e acho que não precisaria repetir, porque me parece bem claro, mas vamos lá: organização e produtividade estão completamente interligadas. Não vou afirmar categoricamente que é impossível ser uma pessoa produtiva em meio ao caos, porque se tratando desse assunto nada é tão preto no branco. Organização e produtividade são conceitos cuja aplicação é pessoal, ou seja, cada um sabe (ou deveria saber) o que funciona melhor para si.
Mas para mim, e acredito que para a maior parte das pessoas, organização é fundamental para manter-se produtivo. Então, muitas vezes, quando falamos de técnicas e métodos de produtividade, alguma das etapas envolverá cuidar da organização.
Como eu disse, quando se fala de metodologias de organização e produtividade, nossas escolhas devem sempre se basear no que funciona melhor no nosso dia a dia, aquilo que se adapta à nossa rotina e atende nossas necessidades. Podemos fazer uma grande divisão quando falamos do tipo de ferramentas que usamos para nos organizar e aplicar os métodos de produtividade: analógico versus digital.
Ferramentas analógicas e ferramentas digitais
Antes de falar sobre os dois tipos de ferramentas, uma rápida definição do que é uma ferramenta: um instrumento ou meio que você usa para fazer alguma coisa. Então uma ferramenta de organização ou produtividade é o que você usar para aplicar algum método. Por exemplo, para aplicar a técnica Pomodoro você precisa de um timer ou cronômetro, que representam a ferramenta.
Ferramentas analógicas são aquelas que não envolvem tecnologia. Ou seja, o bom e velho papel e caneta. Pode ser lápis também, caneta preta ou azul, canetas coloridas, marca textos, adesivos, post its. Tudo isso para se planejar e se organizar usando cadernos, agendas, planners, bullet journal.
Ferramentas digitais estão relacionadas ao uso da tecnologia. São sites, aplicativos para celular, softwares de computador. Por exemplo, Trello, Todoist, Evernote, Google Calendar, Evernote, Excel.
Foto de Emma Matthews em Unsplash
Organização e Produtividade
Como eu disse lá no começo, para mim produtividade e organização são inseparáveis. Isso porque, eu entendo produtividade como fazer o que tem que ser feito de forma eficiente, alcançar resultados. Mas antes precisamos saber o que exatamente precisa ser feito (tarefas, projetos, compromissos), planejar a execução e administrar o tempo. Isso tudo (gerenciar o que precisa ser feito, como e quando) envolve organização.
Considerando então que precisamos nos organizar para sermos produtivos, essa organização envolve duas frentes: organizar as ações em si (tarefas, projetos, compromissos) e organizar a execução das ações (planejamento, cronogramas, englobando a gestão do tempo)
Organizando as ações
Para começar a organizar nossas tarefas e atividades, antes de tudo precisamos saber o que precisa ser feito. É o que diz a etapa do GTD chamada de captura ou coleta, que nada mais é do que tirar da sua mente a função de se lembrar de compromissos, prazos, ideias e de todas as coisas que você precisa fazer. É aqui que entra a Caixa de Entrada, que é o local onde você vai registrar tudo que você tirou da sua mente. Feito isso, precisamos gerenciar o que foi registrado.
- As tarefas são anotadas nas famosas To Do List. Eu já falei sobre os cuidados para se fazer uma lista de tarefas em um post recente.
- Os projetos também devem ser organizados, em diferentes listas ou de outra forma que preferir. Devemos separar os projetos ativos do que estão suspensos ou adiados e dos projetos futuros. Não podemos esquecer das informações relacionadas ao projetos.
- Compromissos, eventos, prazos e quaisquer coisas com dia e horário específicos para acontecer também devem ser organizados
Organizando a execução e gerenciando o uso do tempo
Depois de devidamente organizadas as tarefas, projetos e compromissos, é hora de distribuir tudo que precisamos fazer ao longo do tempo. Sim, estamos falando de planejamento. Eu também já falei muito sobre planejamento aqui no blog, mas a ideia é determinar um período de tempo (para mim o ideal é planejar a semana, não excluindo é claro planejar-se com horizontes maiores e menores) e organizar suas tarefas, atividades e compromissos durante esse período.
Planejamento é importante para que consigamos usar nosso tempo de forma otimizada, determinando antecipadamente como nossas horas serão gastas. Lembrando sempre que planejamento não precisa ser algo rígido e inflexível, até porque imprevisto acontecem. E lembrando também que para conseguirmos nos planejar de forma eficiente, precisamos saber quais são nossas prioridades.
Foto fr Marten Bjork em Unsplash
Quais ferramentas usar?
Para cada tipo de gerenciamento que precisamos fazer, existem ferramentas tanto analógicas quanto digitais que podem ser usadas.
Como eu disse, as ferramentas analógicas são representadas pelas anotações a mão em papel. Um dica que eu acho importante é evitar usar folhas soltas, que podem se perder por aí ou acabar esquecidas em algum lugar, o que acaba fazendo com que perca sua função e prejudique a organização. Em termos de ferramentas analógicas, temos:
- Caixa de Entrada: o lugar onde você esvazia sua mente pode ser um caderno ou bloquinho simples de anotações.
- Para o planejamento (diário, semanal, mensal), para anotar seus projetos, para fazer sua lista de tarefas você pode usar um planner ou bullet journal, que servem também para anotar prazos e compromissos.
- Dá para usar também a tradicional agenda, com um dia por página, mas eu não acho que esse seja o melhor layout, porque acaba que as atividades com datas pré determinadas se misturam com tarefas que você gostaria de fazer naquele dia mas não precisa necessariamente. E eu acho legal separar os compromissos, das tarefas e dos projetos.
- Você pode usar também um simples calendário para anotar seus compromissos, eventos e prazos.
- Em termos de arquivamento, para guardar informações, papéis, apostilas e similares, pode-se usar pastas, arquivos, gavetas.
Sites, aplicativos e softwares são as ferramentas digitais. Eu já fiz dois posts no blog (aqui e aqui) indicando sites e aplicativos para ajudar a ser mais organizado e produtivo.
- Para a Caixa de Entrada, qualquer aplicativo de anotações pode ser usado: Google Keep, Evernote, OneNote, ou até mesmo o aplicativo de notas nativo do celular.
- Para gerenciar tarefas e projetos também não faltam opções: Trello, Todoist, Wunderlist, Remember the Milk.
- Para compromissos e prazos, o mais usado acredito que seja a agenda do Google, o Google Calendar, mas dá pra usar também o calendário do próprio celular.
- Em termos de armazenamento, arquivos de informações podem (e devem) ser mantidos em nuvem, em serviços como o Google Drive ou o Dropbox. Aqui não se trata apenas de arquivos originalmente digitais, você pode escanear papéis em que não seja originário manter o original e guardar apenas a versão digital.
Como escolher qual ferramenta usar?
A escolha da ferramenta, assim como a escolha de uma metodologia, é totalmente individual. Deve-se buscar aquela ferramenta que se enquadra no seu gosto pessoal, que mais lhe agrada. A escolha depende também da sua rotina, das suas necessidades no momento. Basta usar o bom senso. Se você gosta de um aplicativo “x”, mas esse aplicativo precisa de internet para funcionar, e você não tem internet sempre disponível, talvez usar esse aplicativo “x” não seja uma boa ideia, por mais que você goste dele.
Além disso, vale dizer que as duas opções não são mutuamente excludentes: você não precisa escolher uma ou outra, pode mesclar as duas, dependendo do que você gerencia. Eu mesma, misturo ferramentas analógicas e digitais. Aliás, se quiserem, posso fazer um post contando como é meu sistema de organização, quais ferramentas eu uso. Me digam nos comentários se vocês querem um post assim.
Me contem também qual tipo de ferramentas preferem. São do time papel e caneta ou não vivem sem um aplicativo? Ou misturam as duas coisas, como eu?
Até mais,
Juliana Sales
ProdutivaMente 
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