Simplificar para ser produtivo

Desde o começo do blog eu sempre tentei explicar por aqui a diferença entre estar ocupado e ser produtivo. Os dois conceitos, que muitas pessoas pensam ser a mesma coisa, na realidade são quase que opostos. Esse é um dos maiores mitos da produtividade. E é fácil entender essa confusão porque o conceito de produtividade, no ambiente industrial, significa produzir mais em menos tempo e, se possível, com menos recursos.

Essa definição pode ser aplicada para uma máquina, um equipamento, mas não para pessoas. Um ser humano não pode viver uma vida em que ocupa todo o seu tempo trabalhando, produzindo, sem se preocupar com todos os outros aspectos que fazem parte da nossa existência. Sem falar que, geralmente, quem está o tempo todo ocupado, não tem tempo para se planejar e muitas vezes nem sabe aonde quer chegar realizando tantas tarefas.

Na semana passada eu falei aqui que produtividade, para mim, definida da forma mais simples possível, é saber gerenciar o seu tempo. Todo mundo tem metas que quer cumprir, objetivos para alcançar; ninguém trabalha sem motivo, mesmo que o motivo seja apenas garantir o salário no final do mês. A produtividade entra quando você entende que a sua vida não é, não precisa ser, só trabalho, mesmo que seja um trabalho que você ame. Produtividade, então, serve para equilibrar o uso do seu tempo, ajudando a fazer suas obrigações de forma eficiente para ter tempo de fazer todas as outras coisas que despertam nosso interesse, nos fazem bem e nos trazem alegria.

Pensando nisso, talvez uma das chaves da produtividade seja simplificar, no sentido de fazer menos e não mais coisas. Parece contraditório, mas a ideia é deixar de se ocupar e passar a produzir. Fazer menos coisas desimportantes e fazer mais coisas que realmente importam e que nos fazem bem. Isso tem um pouco a ver com o conceito de minimalismo, que eu já falei sobre aqui no blog. Aliás, esse post sobre minimalismo conversa muito com o post de hoje, até porque aplicar o conceito de minimalismo é uma boa forma de simplificar as coisas.

Ok, mas o que isso tem a ver, na prática, com produtividade? Muitos dos conceitos importantes relacionados à produtividade, muitas das dicas que eu já dei para ser mais produtivo, em sua essência, podem ser vistas como uma forma de simplificar as coisas.

mesa notebook flores cafe livro

Foto de bongkarn thanyakij em Pexels.com

Eu sempre falo por aqui sobre prioridades. Sobre o quanto é importante ter clareza do que é prioritário. Muitas pessoas hoje passam os dias tentando dar conta de uma lista interminável de tarefas e claramente nunca conseguem, já que a lista é literalmente sem fim, as demandas nunca acabam, estão sempre surgindo novas coisas a serem feitas.

É preciso entender então que nem tudo precisa ser feito agora. Talvez nem ser feito por você. Na realidade algumas coisas não precisam ser feitas e ponto. Mas você só consegue perceber isso quando identifica aquilo que realmente precisa ser feito, sem discussões: essas são as prioridades.

Definir prioridades é simplificar porque nos livra do excesso de coisas a fazer. Nos ajuda a filtrar nossas tarefas para saber o que de fato tem que ser feito, o que é importante. Todo o resto pode ser adiado, delegado ou descartado. Isso tira a sensação de sobrecarga, de que nunca vamos dar conta, que é um sentimento que puxa pra baixo nossa motivação, afeta nossa força de vontade e por consequência nossa produtividade.

Falando em excessos, simplificar também pode se referir a lidar com o excesso de informação. A Síndrome da Fadiga de Informação é amplamente estudada no meio científico e se refere a dificuldade que o cérebro tem de lidar com o volume de informação que consumimos. Excesso de informação envolve as notícias que acompanhamos, os livros que lemos, o tempo que passamos nas redes sociais, qualquer tipo de conteúdo que acessamos e absorvemos.

A simplificação aqui segue a mesma linha: livre-se dos excessos. Passe menos tempo nas redes sociais, na internet em geral. Selecione melhor o conteúdo que você consome: é de confiança? É de qualidade? Em que acrescenta no seu dia a dia? Quero deixar claro que eu não estou dizendo para eliminar tudo, pode ser relaxante acompanhar um Instagram de fofoca ou um canal de humor no Youtube. Jogar algum joguinho no celular ou passar um tempo rolando o feed das redes sociais pode sim ser uma forma de se livrar no estresse. A questão é quanto do seu tempo é gasto com isso.

Ainda na ideia de simplificar as coisas que temos a fazer, outros dois pontos que ajudam a facilitar nosso dia a dia e evitar coisas que só consomem nosso tempo sem trazer nenhum benefício: 1) saiba dizer não e 2) rotinas.

mesa caneca notebook porta lapis

Foto de bongkarn thanyakij em Pexels.com

Depois de identificar prioridades é fundamental saber dizer não para o que não tem a ver com elas. Gary Keller nos diz que quando você diz sim para alguma coisa é preciso ter consciência de todas as outras coisas para as quais automaticamente você está dizendo não. A verdade é que não somos cuidadosos ao dizer “sim” e temos medo de dizer “não”, sem perceber que para cada “sim” automaticamente estamos dizendo vários “não”.  Saber suas prioridades é o que te ajuda a dizer sim para as coisas certas e te dá suporte e justificativa para dizer não para as outras coisas.

Rotinas são formas de simplificar ao nos permitirem ter controle das coisas que precisam ser feitas e nos ajudar a fazê-las de forma mais eficiente. A rotina tanto pode ser para momentos específicos (rotina da manhã, por exemplo) como para organizar o andamento do seu dia como um todo. A ideia é otimizar as coisas que você precisa fazer e também o uso do tempo.

Por fim, simplificar ajuda não só a nos mantermos mais produtivos, como também mais organizados. Um hábito que eu adquiri depois de conhecer o método FlyLady é o de todos os dias destralhar um pouquinho a casa. A ideia é todo dia tirar 15 minutos e percorrer sua casa, identificando e recolhendo o que é tralha. Nesses 15 minutos eu também  aproveito para colocar no lugar coisas que estão fora dele: um copo que eu usei e ficou no escritório, um livro que eu larguei sobre a cama ou sofá, um casaco que deixei pendurado na cadeira. São atitudes simples e por isso mesmo, simplificam todo o processo de manter a casa organizada.

De forma parecida, outra atitude simples é deixar as coisas em ordem assim que terminar de usá-las: organizar o ambiente de trabalho depois de encerrar o expediente, lavar e guardar copos e talheres logo depois do uso, assim como limpar o fogão ou a mesa, aproveitar para limpar a pia do banheiro ou da cozinha depois de lavar a louça ou escovar os dentes. São necessários poucos minutos para essas coisas e elas facilitam bastante a vida.

Agora me contem: o que vocês acham que poderiam fazer aí, no seu dia a dia, para simplificar sua vida? Para te ajudar a ser mais produtivo ou facilitar a organização? Compartilhem comigo nos comentários!

Até mais,

Juliana Sales

24 comentários sobre “Simplificar para ser produtivo

    • Acho legal quem centraliza tudo no celular Matheus, por que eu mesma não faço assim. Ainda assisto TV (e jogo video game) na TV mesmo, uso caderno e planner de papel, leio mais livros físicos do que e-books. Se pra você tudo flui bem assim, que ótimo, realmente facilita muito ter tudo em um lugar só.

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  1. Eu gostei da ideia da rotina, das duas coisas que precisamos, digamos, lidar. Eu quase não consigo dizer não, se alguém me pede algo, eu vou lá e faço e tenho realmente muitas tarefas, mas acho que o que mais me atrapalha é rotina.

    Eu sempre tenho tantas coisas que nunca consigo me organizar, por isso, preciso me organizar melhor. Eu comprei uma coleira pra minha cachorra pra ela passear, eu vou tentar usar os passeios dela para organizar a minha rotina. Quem sabe, assim, eu consigo? Acordar cedo, dormir mais, seria bom também.

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    • Criar uma rotina ajuda muito mesmo, Camille. Minha dica pra criar uma rotina que funciona é, primeiro, conhecer bem como é o seu dia, quais as coisas que precisa fazer. E depois começar com calma, ir aos poucos, afinal não se cria um hábito da noite para o dia.

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  2. O que tem me ajudado a organizar o dia a dia? Acompanhar as postagens da Juliana no blog Produtivamente. Brincadeiras a parte, tenho conseguido utilizar muita coisa daqui no dia a dia e isso tem tornado meu pequeno caos um pouco menos maluco.

    Abraços!

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  3. Para simplificar minha vida, no meu caso, o melhor seria saber delegar. Muitas das coisas que faço poderiam ser feitas por outras pessoas, mas sempre tenho a sensação que tenho que ser eu a fazer, pq só assim a tarefa sairia de forma satisfatória e isso acaba me sobrecarregando. Tenho que aprender a delegar mais.

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    • Eu também ainda tenho um pouco de dificuldade com isso, Patrícia. Ainda mais sendo autônoma, tendo a querer centralizar tudo em mim. Mas é um trabalho diário, viu? Delegar é um aprendizado que leva tempo.

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  4. Essa coisa de “organizar” sempre foi complicado para mim. Peco constantemente no excesso de informação e é algo recorrente. Algumas coisas minimizam, como priorizar e até desistir de algumas coisas, mas nem sempre é possível. Vou me informar melhor quanto ao método FlyLady, grato pela dica 🙂

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  5. Eu descobri recentemente o que não funcionava na minha rotina: colocar vários afazeres no dia e não conseguir cumprir nenhum e ficar frustrado por isso. Hoje em dia eu coloco coisas que eu sei que vou conseguir fazer e isso me ajuda muito, pois na maioria das vezes eu compro tudo e fico com essa sensação de produtividade incrível!

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    • É bem assim mesmo Lucas, muitas vezes a gente se sobrecarrega, quer dar conta de um volume de tarefas que é humanamente impossível e isso derruba nossa produtividade. Que bom que você percebeu isso e mudou.

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  6. Seu post me lembrou algumas listas que eu faço às vezes: coisas simples, básicas, mas que me deixam bem ao fazê-las, pois fazem com que eu sinta que fiz alguma coisa. Recentemente percebi que fazer as coisas me deixa muito melhor do que não fazer . Sabe aquilo de “não se cobre para fazer as coisas”? Pois é, eu tento não me cobrar, mas, ao mesmo tempo, ficar sem fazer nada é angustiante pra mim.
    Essa ideia de simplificar a sua rotina, tentar torná-la mais leve, é algo realmente fantástico, que tenho certeza que ajudaria muita gente ❤

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    • Acho que o segredo é o equilíbrio, Luana. Eu defendo muito isso de não ficar se cobrando para fazer as coisas, mas ao mesmo tempo a sensação de não fazer pode ser muito ruim. Então a gente tenta achar o meio termo né?

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  7. Oi Ju tudo bem!!!
    Infelizmente as pessoas ainda confundem estar ocupado com ser produtivo!
    Aqui o que me ajuda bastante é estabelecer a rotina do dia sempre um dia anterior. Para isso uso o planner, mas, é só para ter um foco, se não der para fazer tudo, também esta tudo bem, refaço o planejamento e seguimos…
    Abraços

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    • Planejar o dia é sempre muito bom Ale e ajuda bastante sim. E sempre levando em conta a flexibilidade na hora de fazer o planejamento, para não se desesperar se algo não der certo.

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  8. Adorei conhecer esse método de Flylady e com certeza o incluirei na minha rotina pois diariamente organizando as coisas nos poupa de sofrer com uma organização maior depois.
    No dia a dia para simplificar minha organização gosto de fazer listas e ir ticando conforme vou executando as tarefas.
    Beijos!

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  9. Minha cara, desde que eu li o seu post (na semana passada) estou tentando analisar a minha realidade. Já olhei aqui e ali e, sim, concordo… é possível fazer menos, listar bem menos coisas. Eu revi a minha checklist algumas vezes. Eu sempre dei conta dela porque meus prazos são espaçados, mas como nada aconteceu nesse primeiro semestre, fiquei um pouco ser ar-vida-chão. Fiquei a flutuar nesse cenário insano. Joguei tudo para o segundo semestre, mas depois de te ler, acho que não seria uma boa idéia compensar os meses perdidos. Acho melhor concluir que estão perdidos e pronto.
    Vou refletir e depois volto aqui..
    Gostei do post e tudo que li, me fez pensar e eu adoro isso.
    Grazie

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    • Lunna, considerando a situação atual, eu sinceramente não acho mesmo uma boa ideia tentar compensar esses meses. Porque a chance de sobrecarga é grande, vamos tentar espremer em alguns meses o que seriam as atividades de um ano todo. Acho que nessa situação, cabe bem o que eu falei de desapegar: algumas coisas, infelizmente, vamos ter que “dar como perdidos mesmo” ou então adiar consideravelmente o prazo final, se for possível. Que bom que o post te permitiu essa reflexão. Depois me conte o que decidiu sobre isso.

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  10. Um tempo atrás eu sofri com esse negócio de excesso de informação, sobretudo nesse momento que estamos passando e as notícias não são nada animadoras. Fiquei doente da mente e do corpo e com isso resolvi dar um basta. Já vinha diminuindo o tempo nas redes, o que foi muito bom, e agora parei também de ficar só vendo notícias. Hoje é o menos possível. Infelizmente estava me consumindo e prejudicou com meus afazeres.
    Agora sobre o “não” é outro aspecto que vivia falando em casa e no fim eu mesma não aplicava e hoje estou tentando praticar mais o não. Tenho tido excesso de coisas para fazer e ler e o tempo não ajuda, pois afinal também tenho as tarefas domésticas e meu trabalho. O não é necessário e espero conseguir praticá-lo mais.

    bjs

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    • Essa questão sempre foi um desafio pra mim também Fê, nos mais diversos aspectos. E nesse momento de pandemia, o começo foi realmente pesado. Também fiz como você e assim sigo até hoje: silenciei a maioria dos grupos de whats, restringi o acesso as notícias (o mínimo para não ficar alienada) e por aí vai. Acredito que é algo que temos que estar sempre de olho essa questão do excesso de informação em geral.

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